Otto funzionalità principali da cercare in una piattaforma di gestione del lavoro

Il modo in cui lavoriamo non funziona. Il lavoro è disperso, gli strumenti non sono sincronizzati e i team sono oberati di app e stanchi della tecnologia. Ma esiste un modo più intelligente. Con una piattaforma di gestione del lavoro aziendale, puoi collegare tutti gli elementi dell’organizzazione, dalle più piccole attività quotidiane agli obiettivi aziendali più complessi, per un modo di lavorare più integrato e fluido. 

La sfida sta nello scegliere la piattaforma giusta. Ed è qui che entra in gioco questa guida. Ti guideremo passo dopo passo attraverso le funzionalità indispensabili da cercare in una piattaforma di gestione del lavoro aziendale. Alla fine, sarai in grado di prendere una decisione che supporti le esigenze attuali della tua organizzazione e la strategia aziendale a lungo termine.

Otto funzionalità chiave da cercare in una piattaforma di gestione del lavoro aziendale

Abbiamo suddiviso le otto funzionalità essenziali per qualsiasi piattaforma, su misura per le esigenze delle aziende moderne.

1. Scalabilità e sicurezza 

Quando si tratta di scegliere una piattaforma di gestione del lavoro aziendale con una redditività a lungo termine, è essenziale trovarne una di livello aziendale e in grado di scalare per soddisfare le esigenze di una grande organizzazione. Vedila in questo modo: la giusta piattaforma di gestione del lavoro non è solo un altro software che acquisti per aggiungerlo al tuo stack tecnologico, ma è un investimento che collegherà il tuo lavoro e si adatterà ed evolverà insieme alla tua azienda. 

Ciò significa scegliere una piattaforma costruita per la scalabilità e la sicurezza. La piattaforma ideale dovrebbe avere la capacità di ospitare unità aziendali di varie dimensioni, scalare tra i reparti e mantenere la facilità d’uso e la coerenza delle prestazioni man mano che l’azienda cresce. 

La sicurezza è il caposaldo della scalabilità. Cerca una piattaforma con funzionalità di sicurezza di livello aziendale, come crittografia avanzata, controlli di amministrazione completi e autorizzazioni dettagliate. Altrettanto importanti sono le misure di protezione dei dati, come l’autenticazione a due fattori, i backup regolari dei dati, le funzionalità di ripristino affidabili e l’impegno a garantire tempi di attività elevati. Inoltre, garantire che la piattaforma soddisfi le normative sulla protezione dei dati e sulla privacy come RGPD, CCPA, FERPA e HIPAA è fondamentale per mantenere la conformità. 

Suggerimento: prova il nostro modello di checklist per la conformità al RGPD, per assicurarti che il tuo team gestisca la raccolta, l’archiviazione e la condivisione dei dati nel modo giusto.

2. Integrazione con i sistemi esistenti 

Una piattaforma di gestione del lavoro ideale non è un elemento a sé stante, ma un elemento unificante che riunisce gli strumenti e i sistemi su cui la tua azienda già fa affidamento. Anziché aumentare la complessità dell’infrastruttura tecnologica, la piattaforma dovrebbe semplificarla collegando i team interfunzionali, i reparti e gli strumenti in un unico posto.

Per farlo, cerca una piattaforma che si integri con le altre applicazioni del tuo luogo di lavoro. Dando priorità all’interoperabilità, puoi riunire tutti i tuoi strumenti e dati in un unico spazio, collegando senza problemi i tuoi flussi di lavoro senza uscire dalla piattaforma. Per andare oltre, scegli una piattaforma con accesso API, in modo da poter sviluppare app personalizzate su misura per le esigenze specifiche della tua azienda. Ricorda: l’obiettivo di una piattaforma di gestione del lavoro non è sostituire gli strumenti, ma collegarli. 

3. Usabilità e facilità di adozione 

Quando si tratta di scegliere una piattaforma di gestione del lavoro, i leader hanno molto da fare: un intero elenco di funzionalità da esaminare e domande da affrontare. Ma per i team che la useranno ogni giorno, la considerazione principale si riduce a qualcosa di molto più semplice: quanto è facile da usare e adottare?

L’usabilità non è un optional, è un must. Il design della piattaforma dovrebbe essere intuitivo e facile da usare, in modo che i team possano iniziare a lavorare subito, senza una curva di apprendimento ripida. Cerca una piattaforma con un’interfaccia utente intuitiva e funzionalità facili da usare, come una home page personalizzata e un elenco di attività. 

La piattaforma di gestione del lavoro ideale dovrebbe sembrare un’estensione naturale dei flussi di lavoro dei tuoi team. Una piattaforma con risorse per il successo dei clienti e l’assistenza, come supporto per l’onboarding, corsi di formazione su misura, tutorial autoguidati e una knowledge base dettagliata, aiuterà il tuo team a mettersi rapidamente al passo, e questo è importante. Dopotutto, più è facile per i tuoi team utilizzare la piattaforma, più velocemente loro (e la tua organizzazione) possono trarne vantaggio, come una migliore collaborazione, flussi di lavoro semplificati e una maggiore produttività. 

4. Flessibilità e personalizzazione

Il tuo modo di lavorare non è uguale per tutti, e nemmeno la piattaforma di gestione del lavoro ideale lo è. La piattaforma deve funzionare per ogni livello dell’azienda, dai singoli collaboratori che svolgono il lavoro quotidiano ai dirigenti che monitorano gli obiettivi a livello di organizzazione. È fondamentale scegliere una piattaforma che offra flessibilità nella presentazione dei dati, garantendo che ogni membro del team abbia accesso a informazioni pertinenti e personalizzate in base al proprio ruolo specifico, indipendentemente dalla posizione nella gerarchia aziendale. 

Per rendere possibile tutto ciò, cerca una piattaforma di gestione del lavoro che si basi su un modello di dati standard per centralizzare le informazioni, consentendo al contempo flessibilità e personalizzazione. Ciò consente a tutti di lavorare con lo stesso set di dati, adattato alle proprie esigenze individuali. Le funzionalità chiave da cercare includono più viste del progetto che mettono in evidenza le informazioni più rilevanti per l’utente e la funzionalità di multihoming che consente di monitorare e gestire le attività in più progetti. In questo modo, nessuno è ostacolato da dettagli irrilevanti o non ha il quadro generale: ogni membro del team può vedere esattamente ciò che deve vedere, esattamente quando deve vederlo. 

5. Capacità di collaborazione interfunzionale

Una piattaforma di gestione del lavoro dovrebbe fungere da hub centrale per la collaborazione interfunzionale, in cui reparti diversi possono comunicare, condividere idee e collaborare in modo efficiente.  La piattaforma giusta può trasformare il modo in cui i team interagiscono, rendendo le attività disgiunte, i file sparsi e gli scambi di email un ricordo del passato: tutto, dagli aggiornamenti rapidi alle discussioni approfondite e alle decisioni di ampio respiro, avviene in un unico posto.

Cerca una piattaforma flessibile che colleghi team, reparti e strumenti interfunzionali. Scegli una piattaforma che abbia la flessibilità necessaria per supportare vari progetti e tipi di flusso di lavoro, che possa collaborare facilmente e che si adatti a stili e processi di lavoro unici. La piattaforma giusta dovrebbe anche integrarsi con gli strumenti business-critical esistenti dei team, consentendo loro di collaborare senza problemi senza spostarsi dai loro strumenti preferiti.  Riunendo tutti i progetti, le attività, i file e i feedback del tuo team in un unico posto, puoi eliminare i compartimenti stagni di comunicazione e informazioni che esistono tra i team interfunzionali, ottenendo un maggiore impatto e promuovendo un ambiente di collaborazione tra i team.

6. Allineamento e monitoraggio degli obiettivi strategici

Un’altra caratteristica fondamentale da cercare è la capacità di collegare il lavoro di ogni team agli obiettivi a livello aziendale. Ciò garantisce che tutti conoscano il "perché" dietro ciò che viene fatto e aiuta i team a concentrarsi sul lavoro che conta, ovvero il lavoro che contribuisce alle iniziative strategiche dell’organizzazione.

Cerca funzionalità che ti consentano di monitorare gli obiettivi e il lavoro che li supporta in un unico posto, come obiettivi condivisi, analisi dei dati in tempo reale e funzionalità di reportistica personalizzata. Monitorando gli obiettivi generali e il loro stato in un unico posto, i team possono tenere traccia sia del lavoro individuale che dell’avanzamento generale. Ciò consente loro di vedere quali obiettivi sono nei tempi previsti e quali sono a rischio, in modo da poter apportare le modifiche necessarie per rispettare la tabella di marcia e raggiungere gli obiettivi più velocemente. 

7. Automazione e IA 

Una piattaforma di gestione del lavoro dotata di funzionalità di automazione e IA consente di affrontare uno dei maggiori ostacoli alla produttività: il lavoro duplicato. Investire in una piattaforma che elimina le attività ripetitive e di basso valore consente ai team di concentrarsi sul lavoro strategico e di grande impatto. Inoltre, sfruttando l’intelligenza artificiale e l’automazione per standardizzare e scalare i flussi di lavoro, puoi portare coerenza e precisione ai tuoi processi. 

Quando si tratta di funzionalità di intelligenza artificiale, cerca una piattaforma con funzionalità che semplificano i processi decisionali e promuovono una maggiore chiarezza, come la capacità di analizzare i dati dei progetti in tempo reale per fornire approfondimenti, aggiornamenti di stato e identificare potenziali rischi e ostacoli.

Dovresti anche cercare una piattaforma che sfrutti l’intelligenza artificiale e l’automazione per creare e ottimizzare flussi di lavoro personalizzabili a livello di organizzazione. Le funzionalità specifiche da cercare includono regole che automatizzano le attività, moduli che standardizzano le richieste e modelli personalizzabili che creano processi di flusso di lavoro ripetibili che possono essere creati da chiunque, senza competenze tecniche o di codifica.

8. Funzionalità di creazione di resoconti 

Una piattaforma di gestione del lavoro con una solida funzionalità di creazione di resoconti non solo ti tiene informato, ma ti consente di essere sempre un passo avanti. Le funzionalità di reportistica trasformano i dati grezzi in una narrazione chiara, in modo da poter capire come stanno progredendo le iniziative della tua azienda, dove si trovano i colli di bottiglia e quanto il lavoro è allineato agli obiettivi aziendali. Con queste funzionalità, tutti, dai singoli collaboratori ai dirigenti di alto livello, possono essere sulla stessa lunghezza d’onda, prendere decisioni migliori e ottenere risultati più velocemente. 

Cerca una piattaforma con funzionalità di reportistica Advanced che possano guidare il processo decisionale basato sui dati, come dashboard di reportistica che ti consentano di personalizzare gli input, visualizzare i dati in più modi e monitorare l’avanzamento in tutta l’organizzazione. Inoltre, assicurati che la piattaforma sia dotata di funzionalità per una perfetta integrazione dei dati, per importare i dati in altri strumenti di reportistica Advanced come Tableau e PowerBI, migliorando le tue capacità di analisi e reportistica.

Lavora in modo più intelligente con una piattaforma di gestione del lavoro

La giusta piattaforma di gestione del lavoro può trasformare i flussi di lavoro della tua azienda e colmare il divario tra strategia, pianificazione ed esecuzione. Vuoi vedere il processo in azione? Fai il passo successivo e scopri come una piattaforma come Asana può favorire chiarezza e responsabilità, massimizzare l’impatto dell’azienda e rivoluzionare il modo in cui funziona la tua organizzazione.

Hai altre domande sulla gestione del lavoro? Consulta le nostre domande frequenti.

Che cos’è la gestione del lavoro?

La gestione del lavoro è un approccio sistematico alla strutturazione dei flussi di lavoro di un'organizzazione (ad esempio progetti, processi in corso o attività di routine), allo scopo di fornire la chiarezza di cui i team e le organizzazioni hanno bisogno. È un modo per coordinare le persone e il lavoro a ogni livello dell'organizzazione, garantendo così che tutti dispongano delle informazioni di cui hanno bisogno per portare a termine il lavoro che conta. A livello aziendale, la gestione del lavoro orchestra strategicamente i flussi di lavoro dei team per allinearli agli obiettivi organizzativi più ampi. La gestione del lavoro va oltre le singole attività, includendo progetti e processi in corso per portare chiarezza e direzione a tutti i livelli, dai membri del team ai dirigenti.

Qual è la differenza tra una piattaforma di gestione del lavoro e una piattaforma di gestione dei progetti?

Probabilmente, hai già sentito parlare di software di gestione dei progetti, o magari li hai anche usati. Mentre le piattaforme di gestione dei progetti sono ideali per gestire singoli progetti o iniziative ad hoc, le piattaforme di gestione del lavoro portano questo concetto a un livello superiore. Questo perché il software di gestione dei progetti si concentra su singoli progetti o attività, mentre le piattaforme di gestione del lavoro comprendono l’intero ambito operativo di un’azienda. Collegano strategia, pianificazione ed esecuzione in un'unica piattaforma, collegando gli obiettivi organizzativi di alto livello al lavoro che li alimenta. 

Quali sono i vantaggi di una piattaforma di gestione del lavoro?

Secondo la nostra ricerca, il 60% del tempo di un dipendente è dedicato ad attività superflue (riunioni sullo stato, aggiornamenti via email, lavoro duplicato e inserimento manuale) anziché al lavoro qualificato. 

Con una piattaforma di gestione del lavoro, puoi ottimizzare il tempo che il tuo team dedica alle iniziative strategiche. Riducendo il tempo perso in riunioni sullo stato e aggiornamenti manuali, le piattaforme di gestione del lavoro migliorano la chiarezza, promuovono la collaborazione interfunzionale e forniscono una visione completa di come tutto il lavoro contribuisce alle iniziative di alto livello dell'azienda, in modo da poterle realizzare più velocemente.

Come faccio a sapere se la mia azienda ha bisogno di una piattaforma di gestione del lavoro?

Qualsiasi azienda con lavoro interfunzionale, team distribuiti e flussi di lavoro e iniziative complesse può trarre vantaggio da una piattaforma di gestione del lavoro. In particolare, una piattaforma di gestione del lavoro può aiutare la tua azienda a:

• collegare il lavoro individuale agli obiettivi aziendali, promuovendo chiarezza e responsabilizzazione

• Ottenere consigli in tempo reale e basati sui dati su come correggere la rotta quando necessario e ottenere risultati

• Automatizzare i flussi di lavoro e collaborare in modo più efficiente, per fare di più e farlo più velocemente

• Migliorare lo stack tecnologico esistente e riunire tutti i team, i reparti e gli strumenti interfunzionali

• Ridurre le attività manuali di basso valore e mantenere l’attenzione sul lavoro ad alto impatto