Checklist per la conformità al RGPD

Quando si tratta di gestire i dati personal, anche un solo errore può portare a conseguenze importanti. Dalle sanzioni legali alla perdita di fiducia del pubblico, il mancato rispetto del Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) può avere un impatto sulle aziende di qualsiasi dimensione. Se il tuo team ha difficoltà a capire cosa si intende per “dati personali”, come elaborarli legalmente o cosa fare quando si verifica una violazione dei dati, una checklist per la conformità al RGPD lo aiuta a gestire ogni requisito in un unico spazio di lavoro sicuro.

Quando è necessario documentare le valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA), monitorare i diritti degli interessati o preparare le notifiche di violazione, questo modello RGPD semplifica le complesse regole di conformità, soprattutto per le aziende statunitensi o le organizzazioni internazionali che gestiscono i flussi di dati tra gli Stati membri dell’UE.

Chi trae vantaggio dalle checklist per la conformità al RGPD?

In Asana, abbiamo visto come le checklist di conformità aiutano i team a ridurre i rischi. Dai reparti legali a quelli IT e operativi, i modelli di conformità forniscono un processo condiviso per tutti per mantenere i siti web conformi al RGPD.

Team legali e responsabili della protezione dei dati (RPD)

I team legali e i responsabili della protezione dei dati utilizzano le checklist RGPD per verificare se le attività di elaborazione dei dati soddisfano i requisiti di liceità, correttezza e trasparenza previsti dall’RGPD. Con registri dettagliati delle attività di trattamento, possono dimostrare la conformità alle autorità di vigilanza quando necessario.

Team IT e di sicurezza

I team tecnici monitorano il modo in cui i dati personali vengono archiviati e trasferiti. L’RGPD richiede loro di monitorare il modo in cui le informazioni vengono crittografate, nonché di documentare le politiche di sicurezza informatica e di risposta alle violazioni dei dati.

Responsabili delle operazioni e della conformità

I responsabili delle operazioni coordinano la corretta implementazione delle informative sulla privacy, delle richieste di cancellazione, dei controlli di sicurezza e del consenso degli utenti. Una checklist RGPD centralizzata aiuta a semplificare questo lavoro e a evitare ritardi ingiustificati negli obblighi legali.

Aziende statunitensi che operano nell’UE

Per le organizzazioni al di fuori dell’Unione europea, una checklist di conformità RGPD per le aziende statunitensi rende più gestibile l’elaborazione dati transfrontaliera. Garantisce la conformità anche quando il RGPD non si applica a livello locale ma riguarda i tuoi clienti.

Perché usare la checklist di conformità all'RGPD di Asana

Uno dei nostri clienti aziendali aveva bisogno di rispondere a una violazione dei dati personal ad alto rischio in diverse regioni dell’UE. Grazie alla checklist per la conformità RGPD basata su Asana, ha risposto entro la scadenza di 72 ore e ha documentato ogni passaggio per la sua autorità di vigilanza.

Il modello di checklist RGPD di Asana è stato creato per supportare la trasparenza, la struttura e la velocità. Semplifica la collaborazione legale e operativa, riducendo al contempo il rischio di non conformità.

I vantaggi di questo modello di checklist includono:

• Organizzare le attività di raccolta e trattamento dei dati in base alla normativa

• Documentare le DPIA e i trasferimenti di dati in un unico spazio di lavoro sicuro

• Assegnazione della responsabilità per notifiche, richieste e valutazioni

• Centralizzare le attività della checklist per la conformità del sito web al RGPD (come le notifiche sui cookie)

• Coordinare i passaggi della checklist per la conformità alle email RGPD con i team di marketing

Come usare una checklist per la conformità al RGPD

Questa checklist è organizzata in sezioni che corrispondono ai requisiti dell’RGPD, dalla governance dei dati al monitoraggio delle politiche di sicurezza. Ogni sezione ti consente di assegnare attività, impostare date di scadenza e valutare i livelli di rischio per mantenere il tuo sito web e i tuoi team conformi al RGPD in ogni fase. Puoi anche utilizzare colonne come Frequenza di revisione o Commenti del revisore per semplificare le verifiche RGPD ed espandere la conformità in tutta l'azienda.

Passaggio 1: governance e responsabilità

Inizia definendo chi è responsabile della conformità RGPD nella tua organizzazione. Assegna un responsabile della protezione dei dati (RPD) o un responsabile interno per monitorare la responsabilità, rispondere alle autorità di vigilanza e mantenere i registri delle attività di trattamento.

Puoi anche utilizzare questa sezione per documentare le politiche interne di protezione dei dati, i registri di formazione e gli audit interni. Includi eventuali valutazioni del rischio o obblighi legali che si applicano alla tua azienda come autorità pubblica o entità privata ai sensi delle leggi sulla protezione dei dati applicabili.

Passaggio 2: trattamento lecito

Aggiungi attività per definire la base legale per ogni attività di trattamento, tra cui il consenso, l’esecuzione del contratto, l’obbligo legale o gli interessi legittimi. Questa documentazione aiuta a dimostrare la legittimità ai sensi dell’articolo 6 del Regolamento generale sulla protezione dei dati.

Includi campi di attività per registrare le categorie di dati personali, l'uso previsto (limitazione della finalità) e i periodi di conservazione (limitazione della conservazione). Definire questi elementi ti aiuterà a evitare la non conformità e a rassicurare le autorità preposte alla protezione dei dati che stai gestendo i dati personali in modo adeguato.

Passaggio 3: diritti dell’interessato

Crea attività per gestire le richieste di accesso, cancellazione (diritto all’oblio), rettifica, limitazione del trattamento e portabilità dei dati. Assegna i titolari a ciascuna attività per garantire che nessuna richiesta rimanga senza risposta o venga ritardata.

Puoi utilizzare la colonna Livello di rischio di conformità per evidenziare i problemi relativi ai diritti ad alto rischio, come il processo decisionale automatizzato o la profilazione. Questo passaggio è fondamentale quando il RGPD si applica alla tua base di utenti globale.

Passaggio 4: sicurezza e violazioni

Questa sezione del modello RGPD tiene traccia di come implementi la politica di sicurezza e i piani di risposta alle violazioni dei dati. Crea attività per il rilevamento degli incidenti, la valutazione dell’impatto e le procedure di notifica.

Dovresti anche registrare le garanzie tecniche come la crittografia o l’autenticazione a più fattori. Includi indicazioni sulla gestione delle violazioni dei dati che coinvolgono categorie speciali di dati o identificatori come gli indirizzi IP.

Passaggio 5: terze parti e trasferimenti

Utilizza questa sezione per elencare tutti i fornitori e i responsabili del trattamento dei dati che gestiscono i dati dei tuoi clienti. Aggiungi attività per raccogliere e archiviare gli accordi sul trattamento dei dati (DPA) e documentare la loro conformità all’RGPD.

Prendi nota di eventuali trasferimenti internazionali di dati, in particolare al di fuori dell’Unione Europea. Le attività dovrebbero definire le garanzie per le informazioni personal, come le clausole contrattuali standard (SCC), e qualsiasi richiesta di accesso ai dati da parte delle autorità pubbliche.

Passaggio 6: privacy per impostazione predefinita e progettazione

Crea attività che impongano la protezione dei dati in base alla progettazione e alle politiche predefinite tra i sistemi e i flussi di lavoro dei prodotti. Ciò potrebbe includere la limitazione dell’accesso ai dati sensibili o l’applicazione di tecniche di pseudonimizzazione.

Documenta le revisioni della progettazione, gli audit interni RGPD e le revisioni legali per le iniziative di trattamento su larga scala. Questa sezione rafforza l’impegno proattivo della tua organizzazione nei confronti dei requisiti RGPD, non solo le misure reattive.

Funzionalità di documentazione di Asana

Se stai cercando un modello di checklist per la conformità al RGPD per il tuo sito web o per il marketing via email, le funzionalità di Asana ti aiutano a personalizzare questo modello per qualsiasi team, settore o caso d’uso. Di seguito abbiamo incluso alcune delle nostre funzionalità di conformità preferite, ma consulta l’elenco completo delle funzionalità di Asana per ulteriori ispirazioni.

Campi personalizzati

Monitora le categorie di dati personali, i livelli di rischio, le sedi di trattamento o lo stato della DPIA con elenchi a discesa o etichette personalizzati. Puoi ordinare il lavoro di conformità in base all'urgenza o al tipo di attività di trattamento.

Regole

Crea automazioni per le attività ricorrenti relative al RGPD, come l’impostazione di promemoria per le revisioni annuali dell’informativa sulla privacy o la notifica al responsabile della protezione dei dati quando viene aggiunta un’attività ad alto rischio.

Approvazioni

Crea flussi di lavoro per l’approvazione legale, dalle informative sulla privacy ai trasferimenti di dati. Puoi assegnare gli approvatori e monitorare la cronologia delle approvazioni per la responsabilità.

Vista del progetto

Visualizza i progetti di conformità RGPD, come gli audit del flusso di dati o le simulazioni di violazione, utilizzando una cronologia in stile Gantt. Questa vista ti aiuta a individuare e risolvere i colli di bottiglia in anticipo.

Allegati

Archivia DPA, informative sulla privacy e documentazione di audit in un unico posto. Collega i file direttamente a ogni elemento della checklist per un facile recupero.

Portfolio

Monitora la conformità al RGPD in più reparti o regioni raggruppando i progetti in una vista portfolio. Utilizza le dashboard per creare resoconti sullo stato di avanzamento del completamento e sui rischi.

Integrazioni consigliate per il modello di conformità RGPD

Le integrazioni di Asana collegano il modello di checklist per la conformità al RGPD agli strumenti che già utilizzi. Visita il nostro hub di integrazioni delle app per trovare le piattaforme che il tuo team utilizza regolarmente.

Google Drive

Allega le politiche sulla protezione dei dati, le informative sulla privacy e le prove di audit direttamente alle attività da Drive.

Slack

Invia avvisi automatici per richieste di diritti o attività di risposta alle violazioni ai tuoi canali Slack.

Jira Cloud

Registra le attività di rimedio tecnico relative al GDPR direttamente su Jira.

Zoom

Pianifica riunioni di revisione DPIA, consultazioni DPO o simulazioni di risposta agli incidenti con link Zoom incorporati nelle attività.

Hanzo

Per i team che affrontano rischi di contenzioso o di audit, Hanzo aiuta ad acquisire e archiviare in modo sicuro l’attività di Asana relativa alla documentazione e ai flussi di lavoro RGPD.

Domande frequenti sulle checklist di conformità RGPD