Documentazione di processo: la guida definitiva con esempi

Intendi eseguire un nuovo processo ma non sai bene come iniziare? Ci pensiamo noi. La documentazione di processo è una descrizione dettagliata dell'esecuzione di un processo. Aiuta a definire con esattezza le fasi necessarie per completare un'attività dall'inizio alla fine.

La creazione di un documento dettagliato può allineare il lavoro di squadra sugli obiettivi di progetto e migliorare la trasparenza a livello organizzativo. In qualità di team leader hai l'opportunità di definire quali campi e funzioni si adattano meglio al tuo team, dall'identificazione degli ambiti alla documentazione delle fasi del processo.

Esaminiamo insieme lo scopo della documentazione di processo, come crearla (con esempi) e i vantaggi della sua implementazione per il tuo team. 

Cos'è la documentazione di processo?

La documentazione di processo è una serie di documenti interni in continua evoluzione che descrivono in dettaglio le attività e le fasi necessarie per il lancio di un nuovo processo.

Da qualcosa di semplice come l'onboarding dei nuovi assunti a obiettivi più ambiziosi come la modifica della struttura del team, è importante documentare correttamente e monitorare come procedono i nuovi processi.

Puoi anche creare una documentazione di processo per ottimizzare i processi già esistenti. Potrebbe sorprenderti scoprire il numero di quelli già in atto nella tua organizzazione, dallo sviluppo di nuovi strumenti alla comunicazione con i clienti. 

Oltre a mantenere i team allineati, la documentazione di processo funge anche da roadmap per i membri del team, in quanto aiuta a chiarire le fasi necessarie per la creazione di un nuovo processo. Elimina inoltre le possibilità di confusione, perché è una risorsa sempre disponibile come riferimento per completare le diverse attività.   

Documentazione di processo o mappatura dei processi?

I due termini possono sembrare simili, ma tra la documentazione di processo e la mappatura dei processi ci sono delle differenze sostanziali.

La differenza principale è il layout del sistema. La documentazione di processo si concentra sulla creazione di documenti scritti che definiscono i dettagli più importanti, mentre la mappatura dei processi si concentra sulla visualizzazione dei processi. E mentre la documentazione di processo include una rappresentazione visiva, è piuttosto diversa dalla visuale approfondita tipica di una mappa di processo.

Come creare un documento di processo

Dalla definizione iniziale degli ambiti alle fasi di test e revisione, otto fasi sono le fasi da seguire per la creazione di un documento di processo.

Ogni singola fase intende documentare formalmente i numerosi passaggi di un processo, mantenere il team allineato e semplificare la comunicazione. Analizzeremo tutte e otto le fasi e ne evidenzieremo le componenti più importanti che dovresti includere nel tuo documento di processo. 

1. Analisi iniziale del processo

In questa prima fase il project manager analizza le informazioni iniziali e crea una breve descrizione in base agli obiettivi, alla cronologia e alle priorità. Gli obiettivi vengono analizzati e documentati in un business case. 

Nel corso dell'analisi del processo è bene includere quanto segue.

• Obiettivi principali: considera gli indicatori chiave di prestazione o gli obiettivi aziendali che intendi raggiungere con il tuo processo.

• Stakeholder: anche se non conosci ancora i singoli membri, considera quali team dovranno collaborare insieme. 

• Cronologia: puoi stimare l'ambito del progetto e la cronologia per il completamento con il metodo del percorso critico.

• Priorità: determina quanto è importante l'implementazione di questo processo rispetto agli altri progetti e obiettivi ai quali sta lavorando il tuo team.

Questi fattori aiuteranno a dipingere un quadro più chiaro per gli stakeholder e il team direttivo, in modo che possano comprendere prontamente il processo in questione. 

2. Definire gli ambiti del processo

Una volta in possesso delle informazioni di processo iniziali, puoi proseguire con la definizione degli ambiti. A questo proposito, prova a delineare come il processo si inserisce nei diversi team, analizzando le attività che ciascun singolo team porta a termine. Considera dove ha inizio e dove terminerà il processo, e chi ne verrà interessato. 

La definizione di tali ambiti può aiutarti a specificare delle linee guida precise al momento di implementare il nuovo processo. Per esempio, se l'intenzione è ridurre il lavoro improduttivo con un processo automatizzato, i tuoi ambiti possono includere il tuo team IT, che si occuperà di avviare il processo, e il tuo team esecutivo che lo porterà a termine. 

3. Determinare gli input e gli output del processo

La terza fase richiede di identificare sia gli input che gli output.

• Gli input di processo sono le risorse necessarie per completare un processo. 

• Gli output di processo sono quello che desideri ottenere alla fine del processo.

Gli output possono essere determinati facendo riferimento agli obiettivi di progetto iniziali e selezionando indicatori specifici e misurabili. Per esempio, se il tuo obiettivo è la riduzione del lavoro improduttivo, uno dei tuoi output potrebbe essere l'automazione dei promemoria delle attività. Per lo stesso esempio, l'input potrebbe essere l'implementazione di uno strumento di gestione del lavoro. 

La determinazione degli input e degli output ti consentirà in seguito di suddividere tali obiettivi in passaggi più piccoli.

4. Identificazione delle fasi del progetto

Ora che grazie agli input e agli output di processo abbiamo raccolto tutte le informazioni necessarie, possiamo passare a suddividere il tuo piano di processo in passaggi più piccoli. Puoi procedere in maniera autonoma o con una sessione di brainstorming.

Inizia osservando il punto di inizio del processo, in altre parole cosa determina l'avvio del progetto. In alcuni casi potrebbe trattarsi di una dipendenza che deve essere portata a termine. Per esempio, per riuscire ad automatizzare i promemoria attività, è necessario innanzitutto creare le attività. 

Una volta stabilito cosa determina l'inizio e la fine del processo, elenca in ordine sequenziale tutte le singole fasi. Se sono necessarie più attività, riportale all'interno della relativa fase. Le varie fasi devono essere mantenute il più semplice possibile; concentrati solo sugli elementi fondamentali del processo. 

Suddividi ciascuna fase in componenti minori che possono essere assegnati ai singoli stakeholder. Il passaggio successivo è l'assegnazione delle responsabilità per ciascuna fase.

5. Collaborare con gli stakeholder

Una volta determinate le diverse fasi, proseguiamo con la suddivisione delle attività e l'assegnazione ai relativi responsabili. Per motivi di chiarezza e per ottimizzare la comunicazione, è consigliabile includere nel documento le informazioni dettagliate per ciascuna attività, per esempio i risultati finali e la cronologia. 

Se è necessario fornire un maggior background o più contesto per i progetti più complessi, considera la possibilità di una riunione con il team o di indirizzarne i membri alle informazioni necessarie. Per esempio, potrebbe trattarsi di competenze legali o di linee guida sul marchio che sono necessarie per raggiungere i risultati finali. 

6. Realizzare un diagramma di flusso del progetto

Adesso inizia la parte più divertente, la visualizzazione del tuo processo. Uno dei modi più semplici è un diagramma di flusso. A seconda del tipo di processo da documentare, un diagramma di flusso consente di rappresentare le informazioni in modo chiaro e più comprensibile. In questo caso potrebbe esserti utile uno strumento di gestione dei flussi di lavoro che ti consentirà di monitorare obiettivi e attività lungo il percorso. 

Per realizzare il diagramma di flusso, dovrai avere a portata di mano tutte le informazioni sulle fasi del processo, input e output e stakeholder. Dopo di che, tutto quello che ti resta da fare è disporre ordinatamente in sequenza ciascuna fase.

Ecco un esempio di diagramma di flusso di un progetto, come ispirazione per creare il tuo.

Come puoi notare, per ogni fase sono previsti i relativi input e output. La visualizzazione delle fasi in un diagramma di flusso consente di distinguere più facilmente le risorse e i risultati attesi. Puoi anche aggiungere delle swimlane al tuo diagramma per categorizzare le assegnazioni alle varie attività. È una funzionalità particolarmente utile, soprattutto per i processi più complessi.

Anche se non esistono due processi identici, è importante collegare le varie fasi per fornire in anticipo le informazioni più importanti.

7. Annotare le eccezioni al flusso di processo

Ora che hai documentato una rappresentazione visiva del tuo flusso di processo, annota tutte le potenziali eccezioni per il tuo team, dovute al fatto che non tutti i flussi seguono lo stesso identico percorso. 

Per esempio, un'eccezione al flusso qui sopra potrebbe essere che alcune attività, a seconda della complessità del lavoro, non necessitano di revisione. In tal caso, è bene annotare quali scenari non richiedono nessuna approvazione. Dovresti anche includere le azioni che il tuo team deve intraprendere per affrontare queste eccezioni. 

8. Testare il processo

La fase finale del ciclo di vita della documentazione di processo è il test del processo, per garantire che funzioni. Durante il test, identifica dove si verificano i problemi o le possibili aree di rischio e cerca di correggerli in tempo reale. È un'opportunità per mettere a punto il tuo nuovo processo, quindi apporta tutte le modifiche necessarie in modo che tutto funzioni nella maniera più fluida possibile. 

Poniti delle domande per scoprire eventuali punti deboli.

• Il documento del flusso di processo riesce a risolvere i problemi che sto cercando di correggere? 

• Devo implementare modifiche più grandi per consentire al mio processo di funzionare in maniera ottimale? 

Quando hai finito di lavorare sui punti deboli, determina l'efficacia del processo. È un'opportunità per mettere a punto il tuo processo in modo che tutto funzioni nella maniera più fluida possibile. 

Infine, puoi chiudere le attività di processo ancora aperte e archiviare le informazioni in uno spazio condiviso per essere riesaminate successivamente, se necessario.

Vantaggi della documentazione di processo

Forse hai creato un flusso di processo definito nei minimi dettagli, oppure hai seguito uno schema condiviso. In ogni caso, nel lungo termine, documentare subito le informazioni eviterà il fallimento del progetto. 

Dall'eliminazione degli errori, al miglioramento dell'allocazione delle risorse e all'efficienza, quattro sono i vantaggi principali della documentazione di progetto.

Eliminazione degli errori

La documentazione dei processi aziendali previene gli errori, riuscendo a definire in maniera proattiva tutte le fasi del processo. Puoi analizzare l'efficacia di tali fasi e apportare delle modifiche mentre procedi. 

Ecco cosa riuscirai a eliminare documentando il tuo processo in maniera proattiva.

• Mancanza di comunicazione: senza la necessaria documentazione, le comunicazioni possono finire in mille rivoli, con più attività superflue.

• Fasi di processo non raggiunte: senza un dettaglio delle fasi, le attività possono essere confuse o trascurate, risultando in un processo inefficiente.

• Obiettivi e input non chiari: se i membri del team non comprendono lo scopo di un determinato processo, i risultati finali o le priorità potrebbero non essere chiari.

Il ciclo di vita della documentazione di processo analizza gli errori e ti fornisce un sistema per monitorare di continuo eventuali colli di bottiglia durante il ciclo di vita del processo. Questo ti offre la possibilità di modificare o eliminare le fasi che non sono necessarie. 

Riduzione del lavoro improduttivo

Un documento di processo adeguato riduce il lavoro improduttivo e il tempo dedicato alle attività superflue, dato che le informazioni vengono fornite in anticipo, anche in formato visivo.  

Di seguito indichiamo alcuni degli ostacoli più comuni che la documentazione di progetto consente di eliminare.

• Riunioni frequenti: un documento di processo può indicare in dettaglio le informazioni richieste, senza che sia necessaria una riunione. Le riunioni inefficaci sono una perdita di tempo, in certi casi possono perfino aumentare il livello di confusione. 

• Lavoro duplicato: quando le attività sono organizzate correttamente fin da subito, il lavoro duplicato è meno probabile. 

• Comunicazione disorganizzata: quando le informazioni vengono archiviate in più luoghi, il risultato è una comunicazione disorganizzata. 

Commettendo meno di questi errori, il tuo team sarà più produttivo e riuscirà a concentrarsi di più sul lavoro. Puoi anche compiere un ulteriore passo in avanti e automatizzare i processi aziendali per eliminare il lavoro improduttivo.

Ottimizzazione dell'allocazione delle risorse

Un documento di processo ottimizza l'allocazione delle risorse perché le informazioni vengono organizzate chiaramente e collegate con le risorse necessarie. 

Indichiamo di seguito alcuni dei possibili vantaggi.

• Utilizzo corretto delle risorse: i team sanno quali risorse hanno a disposizione, che quindi verranno utilizzate in maniera corretta ed efficiente. 

• Collegamento con i passaggi appropriati: collegando le risorse alle attività, sarà chiaro quando e come devono essere utilizzate.

• Conseguimento dei risultati previsti: quando le risorse vengono allocate correttamente, verranno utilizzate per lo scopo previsto.

L'utilizzo improprio delle risorse può risultare in spese non previste. Per questo è importante definire correttamente la loro allocazione, in modo che il tuo team disponga delle risorse necessarie.

Miglioramento della comunicazione

Mantenere le comunicazioni in uno strumento condiviso aiuta a prevenire problemi futuri al processo. Il vantaggio è che tutti gli stakeholder hanno accesso a un'unica fonte di riferimento, sempre disponibile per la consultazione.  

Di seguito indichiamo alcuni vantaggi del miglioramento dei flussi di comunicazione.

• Il lavoro viene svolto correttamente fin da subito: un flusso di comunicazione chiaro riduce il rischio di confusione o che il lavoro venga svolto male.

• Sviluppo di competenze di processo più chiare: comunicando tra di loro, i team possono essere aggiornati sui nuovi processi. 

• Miglioramenti nella mappatura dei processi e delle procedure operative standard: comunicare consente di chiarire le informazioni e garantisce che la mappatura e le procedure dei processi siano allineate con gli obiettivi iniziali.

Il fattore comunicazione all'interno del team può fare la differenza tra un buon processo e un ottimo processo. Ai fini della chiarezza, accertati di comunicare per tempo e spesso.

Come velocizzare i tuoi progressi con la documentazione di progetto

La documentazione di processo può aiutare a ottimizzare i miglioramenti del processo e apre la strada per altri processi diversi in futuro. Un progetto documentato aiuta a evitare inefficienze e colli di bottiglia, e i membri del team saranno preparati per lavorare con successo su altri progetti in futuro.  

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