Modello di matrice di rischio: come valutare i rischi per portare a termine i progetti (con esempi)

I rischi fanno parte di qualsiasi progetto e non esiste un modo sicuro per sapere quali si verificheranno e quando. A volte, si può portare a termine un intero progetto senza incontrare alcun problema. Altre volte, ti sembrerà che tutto vada storto. Senza l’aiuto di una sfera di cristallo, l’unico modo per prevenire i rischi di progetto è prepararsi in modo proattivo. 

Una matrice di rischio ti aiuta ad analizzare il rischio assegnando a ogni evento un impatto alto, medio o basso su una scala da uno a 25. Una volta valutata la gravità e la probabilità di ogni rischio, li classificherai in base alla priorità e ti preparerai di conseguenza. In questo articolo, ti spiegheremo come creare un modello di matrice di rischio e ti forniremo strumenti utili per trasformare i risultati in azioni.

Cos’è una matrice di rischio nella gestione dei progetti?

Una matrice di rischio è uno strumento di analisi del rischio per valutare la probabilità e la gravità del rischio durante il processo di pianificazione del progetto. Una volta valutate la probabilità e la gravità di ogni rischio, puoi inserirle nella matrice per calcolare le valutazioni dell'impatto del rischio. Queste valutazioni aiuteranno il tuo team a dare priorità ai rischi del progetto e a gestirli in modo efficace. 

Tipi di rischi

Come parte del processo, dovrai fare un brainstorming per stilare un elenco di rischi da inserire nella matrice. I rischi che potresti affrontare rientreranno probabilmente in queste categorie:

• Rischio strategico: i rischi strategici comportano errori di prestazione o di decisione, come la scelta del fornitore o del software sbagliato per un progetto.

• Rischio operativo: i rischi operativi sono errori di processo o procedurali, come una scarsa pianificazione o una mancanza di comunicazione tra i team.

• Rischio finanziario: il rischio finanziario può comportare vari eventi che causano una perdita di profitto aziendale, tra cui cambiamenti di mercato, cause legali o concorrenza.

• Rischio tecnico: il rischio tecnico può includere tutto ciò che riguarda la tecnologia aziendale, ad esempio una violazione della sicurezza, un'interruzione di corrente, la perdita di Internet o danni alle proprietà.

• Rischio esterno: i rischi esterni sono fuori dal tuo controllo, come inondazioni, incendi, disastri naturali o pandemie. 

Ci sono altre categorie di rischio da considerare a seconda del settore di lavoro. Per esempio, se hai clienti governativi, dovresti anche fare un brainstorming sui rischi legali. Se la tua azienda vende un prodotto fisico, potresti dover pensare ai rischi di produzione.

Come creare un modello di matrice di rischio

Quando crei il modello di matrice di rischio, devi innanzitutto identificare la scala di gravità, che inserirai nelle colonne della matrice. ​​La scala di gravità misura la gravità delle conseguenze per ogni rischio. In una matrice cinque per cinque, ci sono cinque livelli nella scala di gravità. 

• Trascurabile (1): il rischio avrà poche conseguenze se si verifica.

• Minore (2): le conseguenze del rischio saranno facili da gestire.

• Moderato (3): le conseguenze del rischio richiederanno tempo per essere mitigate.

• Maggiore (4): le conseguenze di questo rischio saranno significative e potrebbero causare danni a lungo termine.

• Catastrofico (5): le conseguenze di questo rischio saranno dannose e potrebbe essere difficile riprendersi.

Identificherai quindi la scala di probabilità, che inserirai nelle righe del modello di matrice del rischio. La scala di probabilità identifica la probabilità che ogni rischio si verifichi.  

• Molto probabile (5): è abbastanza certo che questo rischio si verificherà a un certo punto.

• Probabile (4): c’è una buona probabilità che questo rischio si verifichi.

• Possibile (3): questo rischio potrebbe verificarsi, ma potrebbe anche non verificarsi. Questo rischio ha probabilità divise.

• Improbabile (2): è molto probabile che questo rischio non si verifichi.

• Molto improbabile (1): è molto improbabile che questo rischio si verifichi.

Quando inserisci un rischio nella matrice in base alla sua probabilità e gravità, troverai il livello di impatto del rischio. L’impatto del rischio è sia codificato a colori dal verde al rosso, sia valutato su una scala da uno a 25. 

• Basso (1-6): è probabile che gli eventi a basso rischio non si verifichino e, se lo fanno, non causeranno conseguenze significative per il tuo progetto o la tua azienda. Puoi etichettarli come a bassa priorità nel tuo piano di gestione dei rischi.

• Medio (7-12): gli eventi a rischio medio sono una seccatura e possono causare intoppi al progetto, ma se si interviene durante la pianificazione del progetto per prevenire e mitigare questi rischi, si preparerà il terreno per il successo del progetto. Non dovresti ignorare questi rischi, ma non è necessario che siano una priorità assoluta.

• Alto (13-25): gli eventi ad alto rischio possono far deragliare il tuo progetto se non li tieni a mente durante la pianificazione del progetto. Poiché è probabile che si verifichino e abbiano gravi conseguenze, questi sono i più importanti nel tuo piano di gestione dei rischi.

 Non devi necessariamente attenerti alle etichette sopra riportate per il tuo modello di matrice di rischio, se non sono adatte alla tua azienda o al tuo progetto. Puoi personalizzare le dimensioni e la terminologia della tua matrice in base alle tue esigenze.

Come usare una matrice di rischio

Una volta creata una matrice di rischio, puoi utilizzarla come strumento di analisi completo. Il vantaggio di un modello di matrice di rischio è che non è necessario modificarlo per ogni progetto. Una volta creato, puoi riutilizzarlo e condividerlo con gli altri. 

1. Identifica i rischi del progetto

Per utilizzare la matrice dei rischi, è necessario un elenco dei rischi potenziali. In questa fase, determinerai quali rischi possono influenzare il progetto specifico a cui stai lavorando. 

Per individuare i rischi rilevanti per il tuo progetto, dovrai comprendere l'ambito del progetto e gli obiettivi. Questo include:

• cronologia

• Budget

• Risorse

• Vincoli

Usando l'ambito del progetto come guida, pensa a situazioni rischiose che potrebbero influenzare il tuo progetto. Se non sai da dove cominciare, prova tecniche di brainstorming come la mappa mentale o lo starbursting per elencare il maggior numero possibile di rischi per ogni tipo di rischio. 

2. Determina la gravità dei rischi

Quando hai creato la matrice di rischio, hai definito i criteri per la gravità e la probabilità del rischio. Ora che hai un elenco dei rischi del progetto, classificali utilizzando i criteri della matrice. Inizia con la scala di gravità e analizza ogni rischio che hai elencato. Considera le seguenti domande:

• Qual è il risultato più negativo che potrebbe derivare da questo rischio?

• Quali sono i danni peggiori che potrebbero derivare da questo rischio?

• Quanto sarà difficile riprendersi da questo rischio?

• Quale dei cinque livelli di gravità corrisponde maggiormente a questo rischio?

Potresti non avere sempre la prospettiva di cui hai bisogno per sapere quanto siano gravi le conseguenze di un rischio. In tal caso, collabora con gli altri stakeholder del progetto per determinare il potenziale impatto del rischio.

3. Identifica la probabilità dei rischi

Una volta definita la gravità di ogni rischio, hai completato metà dell'equazione dell'analisi dei rischi. Successivamente, identifica la probabilità di ogni rischio. Per farlo, considera le seguenti domande:

• Questo rischio si è verificato in passato e, se sì, con quale frequenza?

• Si sono verificati rischi simili a questo?

• Questo rischio può verificarsi e, in caso affermativo, quanto è probabile che si verifichi?

Anche la collaborazione del team è fondamentale in questa fase, perché potresti non avere un’idea chiara dei rischi simili che si sono verificati in progetti precedenti. Assicurati di fare riferimento ai progetti precedenti e di analizzare la probabilità di ogni rischio con il tuo team, al fine di creare un piano di mitigazione più accurato.

4. Calcola l’impatto del rischio

L'ultima parte dell'equazione di analisi del rischio è il calcolo dell'impatto del rischio. L’equazione che utilizzerai è:

Probabilità x gravità = impatto del rischio 

Posiziona ogni rischio nella matrice in base alla sua probabilità e gravità, quindi moltiplica i numeri nella riga e nella colonna in cui si trova per trovare il livello di impatto del rischio. Per esempio, se pensi che il rischio di una violazione dei dati sia di grande gravità (4) e probabile (4), moltiplica quattro per quattro per ottenere un impatto del rischio di 16. Questo è considerato un impatto ad alto rischio. 

5. Dai la priorità ai rischi e agisci

Ora dovresti avere un livello di impatto del rischio su una scala da 1 a 25 per ogni rischio identificato. Con questi valori numerici, è più facile determinare quali rischi sono di massima priorità. Quando hai rischi con lo stesso punteggio di impatto, spetterà a te e al tuo team determinare a quale rischio dare la priorità. I rischi con lo stesso impatto potrebbero richiedere la stessa attenzione quando crei il tuo piano d’azione. 

Il tuo piano di risposta ai rischi dovrebbe includere misure per prevenire i rischi e modi per mitigarli se si verificano eventi sfortunati. Poiché la pianificazione del progetto è un processo complesso, la strategia migliore per affrontare i rischi potrebbe essere quella di suddividere il lavoro.

Modello di matrice di valutazione del rischio

La dimensione del modello di matrice di rischio determina quanto da vicino puoi analizzare i rischi del progetto. Un modello di matrice di rischio più grande offre più spazio sullo spettro di impatto del rischio, mentre un modello di matrice di rischio più piccolo mantiene la classificazione dell'impatto del rischio più semplice e meno soggettiva. 

Ogni quadrato della matrice rappresenta un livello di probabilità e gravità del rischio, quindi la matrice non dovrebbe essere più piccola di tre quadrati in lunghezza e larghezza.

Una matrice dei rischi cinque per cinque è l'ideale per poter analizzare ulteriormente ogni rischio. Una volta tracciati i rischi lungo il modello di matrice di rischio finito, questa matrice crea uno spettro cromatico più ampio per vedere l'impatto di ogni rischio come alto, medio o basso. 

L'esempio seguente mostra un modello di matrice di rischio cinque per cinque.

Puoi scaricare un modello gratuito di matrice di rischio utilizzando il link di seguito. Usa questo modello per tracciare i rischi del tuo progetto e determinare il loro livello complessivo di impatto.

Abbina il modello di matrice di rischio a uno strumento di gestione del lavoro

Puoi utilizzare lo stesso modello di matrice di rischio per misurare il rischio in più progetti. Tuttavia, è importante ricordare che i rischi che affronti si evolveranno. L’ambiente cambia, la tecnologia diventa più intelligente e il luogo di lavoro cresce. Ogni progetto affronta rischi unici e devi rivalutarli anno dopo anno.

Quando abbini il modello di matrice di rischio a un software di gestione del lavoro, puoi utilizzare i dati passati per definire i processi attuali. Asana ti aiuta a condividere i risultati della tua matrice dei rischi con gli stakeholder, in modo da poter collaborare a un piano di gestione dei rischi. Una volta che hai un piano solido, puoi monitorare il tuo team in tempo reale mentre agisce.