6 vincoli di progetto e come gestirli per il successo del progetto

Sei mai stato al circo e hai visto gli artisti fare un numero di equilibrismo? In qualche modo riescono a tenere in equilibrio più piatti in aria con tanta grazia che sembra che stiano usando la magia. Ma per mantenere l’equilibrio non serve la magia, solo concentrazione e abilità. Se un artista dovesse perdere la presa su un singolo piatto, tutti i piatti crollerebbero. 

Come in un numero di circo, la gestione dei progetti è un gioco di equilibri. Durante il ciclo di vita del progetto, incontrerai vari vincoli, tra cui tempo, costi e rischi. Parte del tuo lavoro come project manager efficace è imparare a bilanciare questi vincoli per aumentare le prestazioni del progetto. In questo articolo, parleremo dei vincoli di progetto in dettagli e spiegheremo come gestirli. 

Cosa sono i vincoli di progetto?

I vincoli di progetto sono le limitazioni generali di cui è necessario tenere conto durante il ciclo di vita del progetto. Ad esempio, un vincolo di costo indica che si è limitati a uno specifico budget di progetto, mentre un vincolo di tempo indica che è necessario completare il progetto entro un periodo di tempo specificato. 

La maggior parte dei vincoli di progetto si influenzano a vicenda, motivo per cui la gestione dei vincoli è fondamentale per il successo del progetto. Se decidi di dover espandere la cronologia del progetto, probabilmente avrai bisogno di più soldi per completarlo. Anche l'ambito del progetto si espanderà con l'aumento del tempo e del costo. 

Ci sono sei vincoli di progetto comuni da considerare durante le fasi della gestione dei progetti. In questo articolo, esamineremo ogni vincolo in dettagli e spiegheremo come gestirlo. Indipendentemente dal tipo di progetto a cui stai lavorando, l'utilizzo di un software di gestione dei progetti può aiutarti a visualizzare il programma del progetto e a gestire tutti i vincoli in un unico posto. 

I tre vincoli della gestione dei progetti

I tre vincoli della gestione del progetto, noti anche come triangolo di gestione del progetto o triangolo di ferro, sono ambito, costo e tempo. Dovrai bilanciare questi tre elementi in ogni progetto, e farlo può essere difficile perché si influenzano a vicenda. 

Quando si bilanciano ambito, costo e tempo, è necessario fare dei compromessi e decidere cosa si è disposti a sacrificare per mantenere l'allineamento e la funzionalità del progetto. 

Per esempio, il tuo progetto può rimanere nell’ambito solo se il budget e le assegnazioni di tempo rimangono stabili. Se vuoi terminare il progetto in meno tempo, anche l'ambito deve diminuire per bilanciare il progetto, a meno che tu non sia in grado di apportare modifiche al budget.

Ambito

L’ambito del progetto si riferisce alla portata di un progetto in termini di qualità, dettagli e risultati finali. Il tempo e il denaro sono dipendenze dell’ambito del progetto, perché man mano che l’ambito del progetto cresce, il progetto richiederà più tempo e denaro per essere completato.

È necessario essere consapevoli dello slittamento del progetto in ogni fase e lavorare sodo per evitarlo. Puoi evitare lo slittamento del progetto creando piani di progetto dettagliati e ottenendo l'approvazione degli stakeholder prima dell'inizio della produzione.

Costo

I vincoli di costo includono il budget del progetto nel suo complesso e tutto ciò che ha un valore finanziario necessario per il tuo progetto. Gli elementi che possono rappresentare un vincolo di costo includono:

• costo del progetto

• Stipendi dei membri del team

• costo delle attrezzature

• costo delle strutture

• costi di riparazione

• costi dei materiali

Per mantenere i budget realistici, molti team utilizzano un modello di confronto dei costi per valutare i fornitori, le opzioni di prezzo o le spese per le risorse prima di finalizzare le stime.

Tempo

La gestione del tempo è essenziale per il successo del progetto e ci sono vari vincoli di tempo che dovrai affrontare durante ogni fase del progetto. Quando cerchi di aumentare la cronologia del progetto, ci saranno conseguenze come scadenze più lunghe, modifiche al calendario del team o meno tempo per la pianificazione.

Gli elementi temporali nel tuo progetto che possono portare a vincoli possono includere:

• cronologia generale del progetto

• ore di lavoro dedicate al progetto

• calendari e obiettivi interni

• tempo assegnato per la pianificazione e la strategia

• numero di fasi del progetto

Ambito, costo e tempo sono chiamati il triangolo di ferro, perché questi tre vincoli sono difficili da bilanciare mantenendo la qualità del progetto. Per esempio, se riduci il budget o aumenti l'ambito, probabilmente dovrai compensare allentando i vincoli di tempo. Puoi farlo estendendo le scadenze, aggiungendo ore o modificando il programma del progetto con un modello di programma dell'evento, per mantenere i traguardi visibili e le date di consegna realistiche.

Altri vincoli di progetto comuni da considerare

Sebbene ambito, costo e tempo siano i tre vincoli della gestione del progetto, esistono altri tre vincoli che potresti incontrare nel ciclo di vita del tuo progetto: rischio, risorse e qualità.

Rischio

I rischi di progetto sono eventi imprevisti che possono influenzare il tuo progetto. Sebbene la maggior parte dei rischi di progetto siano negativi, alcuni possono essere positivi. Per esempio, una nuova tecnologia potrebbe essere rilasciata mentre il progetto è in corso. Questa tecnologia può aiutarti a finire il tuo progetto più velocemente, oppure può causare più concorrenza sul mercato e ridurre il valore del tuo prodotto. 

Puoi determinare i rischi del progetto utilizzando l’analisi dei rischi e le strategie di gestione dei rischi per tenerli a bada. Di seguito sono elencati alcuni rischi che potresti affrontare.

• Risorse insufficienti

• Contrattempi operativi

• Basso rendimento

• Mancanza di chiarezza

• slittamento del progetto

• Costi elevati

• Tempi stretti

Utilizza un registro dei rischi per valutare la probabilità e la gravità di ogni rischio del progetto, quindi mitiga prima i rischi più probabili e gravi.

Risorse

Le risorse sono strettamente legate ai vincoli di costo del progetto, perché i requisiti del progetto hanno un costo. Senza un'adeguata allocazione delle risorse, si può verificare una qualità inferiore del progetto, un aumento del budget e ritardi nella cronologia. 

Di seguito elenchiamo alcune risorse da considerare.

• Persone

• Attrezzature o materiali

• Strutture

• Software

Utilizza un piano di gestione delle risorse per assicurarti di avere le risorse necessarie per ogni elemento del tuo progetto, in modo che questo vincolo non influisca negativamente su altre aree del progetto.

Qualità

La qualità del progetto è la misura in cui i risultati finali soddisfano le aspettative iniziali. Ogni vincolo influisce sulla qualità del progetto, perché la qualità è il risultato finale del progetto. Tuttavia, la qualità del progetto è anche un vincolo in sé, perché ci sono aspetti del progetto che possono comportare una scarsa qualità che non sono necessariamente correlati a costi, tempo, risorse, rischi o ambito. Questi includono:

• mancanza di comunicazione

• Scarse capacità di progettazione o sviluppo

• troppe modifiche al progetto

È necessario gestire la qualità del progetto come entità a sé stante, bilanciando al contempo le altre cinque limitazioni, se si desidera ottenere prestazioni elevate. Se non riesci a gestire i tuoi vincoli, il risultato può essere una bassa qualità del progetto e una bassa soddisfazione del cliente.

Come gestire i vincoli di progetto

Esistono strategie che puoi utilizzare per gestire e bilanciare i vincoli di progetto man mano che si presentano. L’utilizzo di metodologie di gestione dei progetti come le fasi della gestione dei progetti della Guida PMBOK e le pratiche Agile, che incoraggiano la flessibilità e la collaborazione, sono alcuni modi per controllare i vincoli del progetto.

Puoi anche utilizzare i seguenti suggerimenti per rafforzare il tuo piano di gestione del progetto: 

1. Comprendi i tuoi vincoli: non puoi gestire i vincoli del tuo progetto se non capisci quali sono. Una volta che conosci i vincoli del tuo progetto, puoi pianificare in base a essi. Ad esempio, durante la pianificazione del progetto, valuta i rischi che potresti affrontare, nonché le risorse di cui avrai bisogno e il loro costo.

2. Pianifica e definisci le strategie: quando consideri tutti e sei i vincoli più comuni nel tuo piano di progetto, puoi procedere con una prospettiva migliore per ciò che ti aspetta. Il tuo piano di progetto dovrebbe includere strategie per mitigare i vincoli e bilanciare il triplo vincolo di ambito, costo e tempo. Puoi anche implementare strategie per affrontare ulteriori vincoli del progetto, ad esempio prevenendo il verificarsi di rischi.

3. Controlla la qualità del progetto: puoi controllare la qualità del progetto monitorando regolarmente il piano di progetto e i processi. Mentre il tuo team gestisce varie attività durante l'esecuzione del progetto, utilizza un software di gestione del lavoro per assicurarti che tutti rispettino le scadenze. Stabilisci un processo di controllo delle modifiche in modo che, se si verificano cambiamenti, sia possibile prevenire lo slittamento del progetto.

4. Gestire i rischi: utilizza l'analisi dei rischi per identificare, valutare e prepararti ai potenziali rischi del progetto. Con un solido piano di gestione dei rischi, puoi tenere a bada i rischi più dannosi del progetto e prepararti per quelli inaspettati.

5. Comunicare in modo efficace: la comunicazione del team è fondamentale per gestire con successo i vincoli del progetto. Senza una comunicazione efficace, potresti pensare di aver trovato il giusto equilibrio tra i vari vincoli, mentre un altro membro del team sta inconsapevolmente compromettendo il tuo duro lavoro. Quando discuti ogni aspetto del progetto con il tuo team, puoi collaborare per raggiungere gli obiettivi del progetto. 

6. Adottare la flessibilità: è necessario essere flessibili per bilanciare efficacemente i vincoli del progetto. Ci saranno momenti in cui dovrai scendere a compromessi sugli elementi del progetto per rimanere nell’ambito. Se non sei flessibile, finirai per sacrificare la qualità del progetto. Mantenere soddisfatti i clienti o gli stakeholder dovrebbe essere la tua priorità assoluta, il che significa accettare compromessi quando necessario. 

Visualizza i vincoli in tempo reale con gli strumenti di project management

Monitora i  vincoli del progetto in ogni fase del ciclo di vita, per garantire che la qualità del progetto soddisfi le aspettative degli stakeholder. Quando ti trovi in una situazione in cui devi modificare un vincolo del progetto, come il programma del progetto, considera in che modo ciò influirà su altre aree del progetto, come i costi e l'ambito, e bilancia i vincoli in base alle necessità. 

Un software di gestione dei progetti può aiutarti a visualizzare i vincoli del progetto in tempo reale. Quando hai bisogno di un modo efficiente per controllare gli elementi del progetto e condividere informazioni con gli altri, gli strumenti disponibili in un sistema di gestione dei progetti come Asana semplificano le cose.