Le cinque fasi della gestione dei progetti per ottimizzare il flusso di lavoro del tuo team

Il project management viene spesso mal interpretato. Molti professionisti, infatti, credono che consista nel gestire le scadenze dei progetti, ma è molto più di questo. Ecco perché abbiamo creato una guida facile che ti aiuterà a comprendere le cinque fasi della gestione dei progetti. 

Perché è così importante conoscere le cinque fasi? Comprendere il ciclo di vita dei progetti ti aiuterà a implementare processi interni migliori grazie all'aiuto di un software di project management.

Questo modello a cinque fasi è stato definito dal Project Management Institute (PMI) nella Guida PMBOK® sul ciclo di vita dei progetti, nota anche come Project Management Body of Knowledge. La Guida PMBOK® è un ottimo punto di riferimento per tutti i professionisti che cercano di accrescere le loro conoscenze e competenze nella gestione dei progetti. 

Iniziamo con una breve introduzione alle diverse fasi del project management. Oppure salta direttamente al triangolo di gestione del progetto.

1. Avvio del progetto

Il modello di project management prevede una fase di avvio, nella quale il progetto viene definito a grandi linee. Questo è il momento in cui identificare gli sponsor e gli stakeholder e avviare le ricerche iniziali. Ti suggeriamo di documentare il progetto per iscritto in modo da poter distribuire facilmente il piano di comunicazione al resto del team. Molti team avviano un progetto con una riunione iniziale o uno studio di fattibilità. Il modo in cui decidi di iniziare dovrebbe dipendere dallo stile di comunicazione preferito dal tuo team. 

Oltre a presentare l'idea iniziale del progetto, dovresti anche identificare i benefici, i costi e i fattori di rischio associati ai deliverable del progetto. Potresti anche definire ulteriori metriche a seconda di come la tua organizzazione misura il successo. 

Dopo aver valutato il progetto, creerai un business case o, per i progetti più piccoli, un project charter. Questi strumenti possono aiutarti a delineare e pianificare il tuo progetto in modo approfondito, includendo dettagli come gli obiettivi, il budget e le tempistiche. Che tu crei un business case o un project charter, questi strumenti si rivelano utili poiché possono essere consultati in qualsiasi momento e consentono di individuare rapidamente gli obiettivi del progetto lungo il percorso. 

Ecco un esempio delle informazioni da includere in un business case o in un project charter.

• Ragione sociale: Apollo Enterprises

• Nome del progetto: Manuale degli OKR

• Project Manager: Kabir Madan

• Obiettivo: l'obiettivo di questo resoconto è aumentare la lead generation offrendo risorse di qualità alla nostra base di clienti. 

• Stakeholder: Daniela Vargas, Kat Mooney, Ray Brooks 

• Cronologia: 1 giugno - 20 luglio 2021 

• Benefici: grazie a questo resoconto, otterremo un vantaggio competitivo, svilupperemo un nuovo funnel per la lead generation e infine, registreremo un ROI elevato considerando il budget ridotto del progetto. 

• Rischi: anche se vediamo più benefici che rischi, il report potrebbe non generare conversioni poiché potrebbe attirare lead non qualificati. 

2. Pianificazione del progetto

Nella seconda fase della gestione dei progetti che corrisponde alla pianificazione, definirai obiettivi chiari usando una roadmap di progetto. Sebbene esistano diverse modalità di pianificazione, gli obiettivi SMART, CLEAR e gli OKR sono tre ottime strategie da cui partire. 

L'acronimo SMART sta per Specific (specifico), Measurable (misurabile), Achievable (raggiungibile), Realistic (realistico) e Time-bound (con scadenza). Molti team usano questo metodo perché consente di migliorare la comunicazione, di definire chiaramente la tabella di marcia e ottenere metriche tracciabili. 

L'acronimo CLEAR sta per Collaborative (collaborativo), Limited (limitato), Emotional (emozionale), Appreciable (apprezzabile) e Refinable (ridefinibile). Molti team optano per questo metodo perché è un po' più facile da mettere in pratica e si concentra sulla collaborazione.

Gli OKR si differenziano in modo significativo dagli altri due metodi. Questo approccio consente all'intera azienda di conoscere gli obiettivi, aumentando la visibilità in tutta l'organizzazione. Invece di partire da un progetto e poi definire l'obiettivo, gli OKR partono dall'obiettivo e sulla base di questo creano dei progetti. Scopri di più sulla gestione degli OKR per verificare se è il metodo giusto per la tua organizzazione.  

Obiettivi SMART, CLEAR o OKR

Sebbene le tre strategie abbiano approcci diversi, tutte portano a risultati simili. Sta a te scegliere quella più adatta per raggiungere il tuo obiettivo di business.

Nella fase di pianificazione del progetto puoi usare altre risorse, quali i grafici dei traguardi, i diagrammi di Gantt e l'analisi della gestione dei rischi del progetto, che contribuiscono a chiarire i dettagli per gli stakeholder. Anche se questi aspetti sono stati affrontati durante la fase iniziale di definizione dell'ambito del progetto, questo è il momento ideale per approfondire gli obiettivi, i traguardi e i rischi. 

Ecco un esempio di analisi degli obiettivi creato usando la metodologia di gestione dei progetti SMART.

Obiettivo iniziale: aumentare la lead generation

Obiettivo SMART migliorato:

• Specifico: aumentare la lead generation distribuendo una guida alle risorse

• Misurabile: aumentare la lead generation del 15% ogni mese. 

• Raggiungibile: secondo un recente studio, sappiamo che i nostri clienti sono interessati a una guida alle risorse.

• Realistico: raccogliere le informazioni di contatto dei clienti in cambio della nostra guida alle risorse.

• Con scadenza: produrre una guida alle risorse annuale ogni gennaio per mantenere il traffico dei clienti potenziali. 

3. Esecuzione del progetto

Nella fase di esecuzione, il tuo team si concentrerà sul raggiungimento degli obiettivi fissati. Utilizzerà le informazioni raccolte nelle prime due fasi per creare e lanciare il progetto entro i tempi stabiliti lavorando in squadra e collaborando. 

Inizia assegnando le attività ai membri del team. Se usi già uno strumento di project management, puoi aggiungere le attività al flusso di lavoro del progetto in modo che il tuo team possa accedere rapidamente alle risorse e comunicare in un unico posto. Un software della cronologia e altri strumenti di definizione del progetto possono aiutare il tuo team a visualizzare ogni fase del progetto. 

Successivamente, dovresti definire la metodologia di monitoraggio e di valutazione in modo che tutti capiscano chiaramente come verrà misurato il successo. Potresti usare indicatori di performance specifici che intendi monitorare o obiettivi post-campagna che state cercando di raggiungere. 

Poiché le scadenze e i carichi di lavoro cambiano ogni giorno, assicurati di aggiornare il programma del progetto quando necessario e di chiudere le dipendenze una volta completate. Se hai una data di scadenza, assicurati di organizzare il programma del tuo team in base alla priorità. È una buona idea monitorare regolarmente i membri del team per assicurarsi che il progetto rispetti le tempistiche e i deliverable siano pronti. 

Anche se i programmi possono variare, è importante non allontanarsi dalla tabella di marcia iniziale in modo da non incorrere nello slittamento del progetto. In altre parole, non andare troppo oltre l'ambito originale del progetto.

Dai un'occhiata a questo esempio di cronologia per capire meglio come organizzare struttura di scomposizione del lavoro. 

Cronologia del progetto: 1 giugno - 20 luglio 2021

Team del progetto: Kabir Madan, Daniela Vargas, Kat Mooney, Ray Brooks

• 1 giugno: Kabir deve creare le attività e assegnarle ai membri del team. 

• 14 giugno: Daniela deve raccogliere i dati sulle risorse.

• 18 giugno: Daniela deve organizzare le informazioni e consegnarle a Ray per la progettazione della guida. 

• 28 giugno: Ray deve inviare la bozza della guida a Kabir per la revisione. 

• 1 luglio: Kabir deve fornire un feedback sulla guida.

• 6 luglio: Ray deve inviare la versione definitiva della guida a Kat per l'implementazione.

• 12 luglio: Kat deve sottoporre il sito di staging a Kabir per la revisione. 

• 15 luglio: Kabir deve dare un feedback sullo staging.

• 19 luglio: Kat deve sottoporre lo staging finale al team per i test. 

• 20 luglio: lancio della guida alle risorse. 

4. Performance del progetto

Misurare l'efficacia di un progetto è importante per diverse ragioni, non solo per migliorare un progetto ma anche perché consente ai membri del team di imparare sia dai successi che dai fallimenti. Esistono diversi indicatori chiave di performance (KPI) per identificare e raggiungere gli obiettivi strategici usando un software di definizione degli obiettivi. I KPI che deciderai di usare dipendono dal tipo di lavoro e di progetto a cui stai lavorando. 

Una delle prime metriche di performance da considerare è l'obiettivo iniziale. Il progetto riguarda il problema che stavi cercando di risolvere? È facile dimenticarsi dell'obiettivo iniziale, ma è importante tenerlo a mente quando si misurano le prestazioni. 

Il tuo prossimo passo consiste nell'analizzare altri KPI per capire se il progetto è andato a buon fine. Alcuni KPI universali includono il ritorno sull'investimento (ROI), l'indice di prestazione dei costi (CPI), il valore pianificato (PV), il costo effettivo (AC) e il valore guadagnato (EV), sebbene ce ne siano molti altri oltre a questi. 

Comunica agli stakeholder l'andamento del progetto, illustrando cosa ha funzionato e cosa è andato storto. Essere onesti e aperti ai feedback è il modo migliore per i membri del team di imparare dai propri errori.

Dai un'occhiata ai nostri KPI di esempio di seguito. 

• Obiettivo del progetto: aumentare l'acquisizione di clienti potenziali del 15% su base mensile.

• Costo effettivo: 6.487 $ in ore fatturabili. 

• Valore guadagnato: crescita pari a 47.300 $ su base mensile grazie alle acquisizioni

• Ritorno sull'investimento: 40.813 $

• Indice di prestazione del programma (valore guadagnato diviso per il valore pianificato): 0,88

• Costo di acquisizione del cliente (costo diviso per il numero di lead): 0,61 $ per lead

• Acquisizione di clienti potenziali su base mensile: miglioramento del 18%

• Traffico del sito su base mensile: miglioramento del 4%

• Margine di profitto netto: miglioramento dell'8%

5. Conclusione del progetto

Questa fase è quella che varia maggiormente tra le diverse aziende e i team. Mentre ad alcuni piace riconoscere il duro lavoro che è stato fatto, ad altri piace iniziare immediatamente a dedicarsi alla prossima iniziativa. Non c'è un modo giusto o sbagliato per concludere un progetto. Sta a te capire cosa funziona meglio per te e il tuo team. 

Alla chiusura del progetto, potresti incontrare gli stakeholder per fare il punto della situazione sui risultati ottenuti. Questo tipo di riunione è spesso chiamato "post mortem." Se decidi di organizzare un incontro, invia un sondaggio anonimo in anticipo per assicurarti che tutte le questioni critiche vengano affrontate durante la riunione. Potrebbe essere una buona idea fare un riepilogo dei KPI misurati nella fase di implementazione, in modo che tutti gli stakeholder abbiano chiaro cosa è andato bene e cosa no. In questo modo, non si ripeteranno più gli stessi errori nei progetti futuri. 

Inoltre, è consigliabile organizzare e conservare i materiali del progetto in una cartella da condividere con i colleghi del team a cui potervi accedere prima della conclusione. Al momento di valutare le prestazioni, è importante avere a portata di mano materiali come brief di progetto, modelli, testi, file di progettazione, lavori di sviluppo e così via.  

Una parte importante che spesso viene dimenticata nella fase di conclusione del progetto è continuare a monitorare le prestazioni. Il tuo team ha l'abitudine di creare e poi dimenticare i vecchi progetti? È importante testare costantemente e inventare nuove modalità di esecuzione per continuare a crescere come azienda. 

Ecco un esempio di ordine del giorno di una riunione post mortem per aiutarti a concludere il tuo prossimo progetto.  

Nome del progetto: Manuale degli OKR 

Data: 20 agosto 2021

Ora: 10.00 - 11.00

Dettagli dell'ordine del giorno:

• Rapido riepilogo del progetto (10.00): Kabir analizzerà gli obiettivi iniziali del progetto e farà un riepilogo dei deliverable. 

• Riepilogo dei risultati (10.15): Kabir passerà in rassegna le prestazioni del progetto, si concentrerà sull'obiettivo iniziale di lead generation e su ulteriori KPI chiave.

• Feedback degli stakeholder (10.30): Kabir, Daniela, Kat e Ray condivideranno i loro punti di vista su cosa è andato bene e cosa sarebbe potuto andare meglio.

• Azioni: Kabir invierà le note della riunione entro il 20 agosto e gli interventi di ottimizzazione dovranno essere completati entro il 3 settembre. 

Partecipa alla riunione post mortem intervenendo con feedback sul modo in cui possiamo migliorare le prestazioni in futuro. 

I vantaggi della gestione dei progetti

Con un operatore della conoscenza medio che si destreggia tra 10 app fino a 25 volte al giorno e la maggior parte dei team che lavorano ancora da remoto, il lavoro di squadra non è mai stato così distribuito. Questo rende la gestione dei progetti una parte davvero importante per qualsiasi organizzazione di successo. Che si tratti di un team di cinque o 500 persone, tenere le attività e la comunicazione organizzati e in un unico posto può essere complicato. Seguire queste cinque fasi della gestione dei progetti può aiutare il tuo team a non perdere la rotta e garantire la massima produttività.

Oltre a comprendere il ciclo di vita della gestione dei progetti, la gestione dei progetti offre anche altri vantaggi. Gli strumenti adeguati per la gestione dei progetti non solo possono mantenere il lavoro e gli obiettivi organizzati in un unico posto, ma possono anche eliminare la confusione, migliorare l'efficacia del team, aumentare l'efficienza e allineare la comunicazione. Questo ti permette di aver più tempo per concentrarti sulle cose importanti, come far crescere un'azienda di successo. 

Un buon punto di partenza per migliorare i tuoi metodi attuali è quello di informarti continuamente su nuovi strumenti e risorse. Sebbene i metodi di project management come le bacheche Kanban e gli sprint Scrum esistano da tempo, sono state sviluppate nuove funzionalità software che possono aiutare il tuo team a raggiungere un nuovo livello di produttività e successo. La chiave della gestione dei progetti è non smettere mai di provare nuovi metodi. 

Gestisci l'ingestibile

Con così tanti elementi da esplorare, da dove cominciare? È facile: inizia osservando il tuo team. In fondo, il tuo lavoro è quello di mettere i membri del team nelle condizioni di fare del loro meglio. 

Il processo di gestione dei progetti e gli strumenti che implementi dovrebbero migliorare la comunicazione, aumentare la produttività con l'aiuto di un software dedicato e aiutare ad alleviare la pressione delle scadenze. In caso di dubbio, fai delle domande al tuo team. Ti sorprenderà vedere ciò che un gruppo di persone può realizzare quando si uniscono le forze. 

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