Cinque controlli del progetto e dove implementarli

Tempo e denaro sono due cose che la maggior parte delle persone ammetterebbe di volere di più, ma risparmiare ciò che abbiamo non è sempre facile. Le aziende, tuttavia, devono dare la priorità al risparmio, perché spesso è ciò che le mantiene a galla. Il modo più semplice per aiutare la tua azienda a risparmiare tempo e denaro è controllare i progetti con la gestione dei progetti. 

In questo articolo ti spiegheremo cosa sono i controlli di progetto e come puoi utilizzarli per prevedere e comprendere il tempo e il denaro spesi per i tuoi progetti.

Cosa sono i controlli di progetto nella gestione dei progetti?

I controlli di progetto sono una serie di processi utilizzati per comprendere e influenzare la quantità di tempo o denaro speso per un progetto. Ogni controllo di progetto si concentra su una parte distinta del piano di progetto, come la pianificazione, le risorse o i potenziali rischi.

L'obiettivo dei controlli è rispettare l'ambito del progetto, ridurre al minimo il budget quando possibile e attenersi al programma del progetto.

Controlli di progetto e gestione dei progetti a confronto

I controlli di progetto e la gestione dei progetti hanno funzioni sovrapposte. Entrambi i processi aiutano a mantenere un progetto nei tempi previsti e nell'ambito definito. Tuttavia, i controlli di progetto non hanno uno scopo così ampio come la gestione dei progetti. 

Mentre la gestione del progetto si concentra sul mantenere l'intero progetto nei tempi previsti, inclusi persone, processi e risultati finali, i controlli di progetto si concentrano specificamente sul controllo della qualità al fine di risparmiare tempo e denaro. 

Perché i controlli di progetto sono importanti

I controlli di progetto forniscono informazioni che consentono ai project manager di prendere decisioni informate e tempestive che prevengono i rischi del progetto. Dall’avvio del progetto al suo completamento, il tuo compito di project manager è quello di mantenere il lavoro nei tempi previsti e nell’ambito del progetto. 

Senza un processo di controllo del progetto, è difficile rispondere a domande importanti sul progetto, che possono influire o complicare il successo del progetto. Ecco alcuni motivi per cui i progetti potrebbero andare fuori strada senza controlli del progetto:

• Persone: senza controlli di progetto, possono sorgere domande su chi è disponibile a lavorare a un progetto, chi è responsabile di quali ruoli e responsabilità e chi dovrebbe assumersi la responsabilità di attività specifiche durante lo sviluppo del progetto.

• Qualità: il processo di controllo del progetto garantisce che le aspettative siano soddisfatte, che gli elementi in ogni fase del progetto siano completi e che tutto funzioni lungo il percorso.

• Costo: quando il costo del progetto non è controllato, potrebbero verificarsi commissioni impreviste a causa di modifiche apportate dagli stakeholder o errori di calcolo durante la pianificazione del progetto. 

• Tempo: il monitoraggio del tempo del progetto previene problemi come ritardi nella pianificazione, cambiamenti nelle priorità e conflitti nelle risorse, che possono portare a risultati insoddisfacenti.

Attraverso il processo di controllo, puoi capire quando le cose non vanno come previsto e correggere rapidamente la rotta per mantenere il tuo progetto nei tempi previsti. 

I cinque controlli di gestione dei progetti

Questi sono i cinque controlli di progetto che puoi implementare per ottenere informazioni migliori sul tuo piano di progetto.

1. Programma

Aumentare la visibilità sul programma del progetto ti aiuta a sapere se stai procedendo secondo la cronologia. Per farlo, assicurati di monitorare tutto il lavoro del progetto in un unico posto, come uno strumento di project management. In questo modo, puoi ottenere approfondimenti a colpo d’occhio su attività, scadenze e dipendenze. Inoltre, puoi impostare i traguardi del progetto come check point per valutare l’avanzamento.

Per tenere gli stakeholder aggiornati sull'avanzamento del progetto, utilizza i resoconti sullo stato del progetto. Questi resoconti bisettimanali o mensili sono un ottimo modo per valutare se il tuo progetto è nei tempi previsti o meno. Se il progetto non sta andando come previsto, puoi individuare rapidamente il motivo e risolvere il problema di conseguenza. Quindi, condividi queste informazioni con gli stakeholder, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda.

Suggerimento rapido: utilizza un diagramma di Gantt per visualizzare il programma del progetto suddiviso in attività e traguardi. Un diagramma di Gantt è un grafico a barre orizzontali che illustra la cronologia di un progetto, un programma o un lavoro. Questo tipo di grafico può aiutarti a valutare la durata di un progetto e a mostrare le dipendenze tra le attività.

2. Risorse

Ogni progetto dipende dalle risorse, come tempo, denaro o disponibilità dei membri del team di progetto. La gestione delle risorse è una parte fondamentale del processo di controllo del progetto, perché è l'occasione per il tuo team di controllare efficacemente i costi e monitorare il tempo e i materiali disponibili. La stima dei costi e la pianificazione delle risorse durante l’avvio del progetto possono anche aiutarti a rispettare il budget. 

Non solo è necessario avere un quadro chiaro delle risorse disponibili all’avvio del progetto, ma è anche necessario un modo per monitorare i costi e le risorse man mano che il progetto va avanti. Se una parte del progetto supera il budget o un membro del team non è più disponibile quando pensavi che lo sarebbe stato, i controlli proattivi del progetto possono aiutarti a identificare rapidamente un’alternativa. 

Suggerimento rapido: prova a calcolare la variazione dei costi per analizzare se stai procedendo al ritmo giusto per rimanere nei limiti dei tuoi mezzi. Per determinare la variazione dei costi, sottrai il costo effettivo dal valore realizzato. Il valore realizzato è la quantità di un'attività effettivamente completata. Il costo effettivo è la quantità di denaro che è stata spesa per il lavoro già svolto.  La formula per calcolare la variazione dei costi è VC = VA - CE.

3. Rischio

La gestione dei rischi è un controllo fondamentale per identificare e prevenire in modo proattivo i rischi che possono compromettere il tuo progetto. Il modo migliore per farlo è utilizzare un registro dei rischi, in cui si classificano i potenziali rischi in base alla priorità e si valuta come gestirli di conseguenza. 

Suggerimento rapido: gli scenari di rischio comuni che potresti incontrare nel tuo progetto includono sicurezza dei dati, problemi di comunicazione, ritardi nella pianificazione, attività non pianificate e furto di materiali. Puoi utilizzare queste categorie per iniziare a fare brainstorming sul registro dei rischi.

4. Modifiche

Il controllo delle modifiche è uno dei modi migliori per prevenire lo slittamento del progetto, che può portare a ritardi nella tempistica, aumento del budget e difetti del progetto. Quando implementi un processo di controllo delle modifiche, ti sentirai preparato per qualsiasi modifica al progetto. 

Questo perché un processo di controllo delle modifiche può aiutarti a valutare se le modifiche proposte sono importanti e, in caso affermativo, quali modifiche implementare senza aumentare la cronologia del progetto o influire sull'ambito del progetto. L’utilizzo di questo processo può garantire che il tuo team gestisca la modifica in modo efficace perché si sente informato, coinvolto e convalidato.

Suggerimento rapido: in genere, il processo di controllo delle modifiche è specifico del progetto. Per cambiamenti più ampi a livello di organizzazione, prendi in considerazione l’implementazione di un processo di gestione del cambiamento. La gestione del cambiamento è il processo di preparazione e gestione di un cambiamento aziendale.

5. Prestazioni

La gestione delle prestazioni è il processo generale di monitoraggio del successo del progetto. Il modo più semplice per farlo è impostare indicatori chiave di prestazione (KPI) per valutare le prestazioni del progetto. Questi possono includere il monitoraggio dei costi rispetto alle linee di riferimento, il completamento puntuale, le ore fatturate e il ritorno sull'investimento.

Indipendentemente dagli obiettivi che ti poni, assicurati che siano quantificabili, specifici e misurabili. In caso di dubbio, utilizza il metodo degli obiettivi intelligenti. SMART è l'acronimo di Specific (specifico), Measurable (misurabile), Achievable (raggiungibile), Realistic (realistico) e Time-bound (con scadenza). 

Suggerimento: un buon KPI dovrebbe monitorare un valore misurabile sul quale tu o il tuo team potete agire in modo tempestivo. Dovrebbe inoltre aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi strategici e offrire ai membri del team un'idea chiara di come i loro progetti contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi aziendali. 

Quando utilizzi questi controlli di progetto, puoi avere la certezza di monitorare il tuo progetto da tutte le angolazioni. In questo modo, risparmierai tempo e denaro e riuscirai a creare risultati finali di successo. 

Dove utilizzare i controlli del progetto

Controllare il tuo progetto è importante quanto creare i risultati finali. Implementa i controlli di progetto in ogni fase del ciclo di vita del progetto se vuoi evitare sorprese inaspettate.

Pianificazione del progetto (avvio)

La fase di pianificazione è la tua occasione per integrare i controlli di progetto nelle fondamenta del tuo progetto. Più dettagliato è il tuo piano, minore sarà la gestione del controllo che dovrai fare in seguito. 

La pianificazione del progetto include:

• Delineare la cronologia del progetto

• Assegnazione di ruoli e responsabilità

• Creazione di una struttura di scomposizione del lavoro (WBS)

• identificare gli stakeholder

• Creazione degli obiettivi del progetto

Durante la fase di pianificazione del progetto, dovresti anche pianificare il budget e cercare di stimare i costi futuri. Prepararsi per ciò che verrà fa parte del processo di controllo, perché mantiene il progetto nei tempi previsti prima che inizi.

Esecuzione del progetto

Una volta che il tuo progetto è in fase di sviluppo, è il momento di mettere in atto i tuoi processi di controllo. Mentre i membri del team progettano, codificano e creano il prodotto, i controlli di progetto ti aiuteranno a monitorare l'avanzamento del progetto.

Assicurati di aver tenuto conto dei cinque controlli del progetto mentre avanzi in ogni fase del progetto. Durante l'implementazione, ti danno un quadro di come sta procedendo il tuo lavoro e dove potrebbero essere necessarie modifiche. Se desideri un modo più rapido per condividere gli aggiornamenti, prova a utilizzare un modello di resoconto sull'avanzamento. Trasforma i controlli continui in riepiloghi rapidi e coerenti per il tuo team.

Conclusione del progetto

Dopo aver inviato i risultati finali a tutti gli stakeholder del progetto, utilizza le informazioni raccolte dai processi di controllo del progetto per condurre una riunione post-mortem. 

La riunione post-mortem è un'opportunità per valutare ciò che hai imparato e ottenere indicazioni per i progetti futuri. Che tu abbia perso tempo e denaro a causa di errori o che tu abbia gestito le cose in modo eccezionale, questo passaggio ti consente di applicare gli insegnamenti appresi da questa esperienza ai progetti futuri.

Controlla il tuo progetto con un software di gestione dei progetti

Controllare più parti del tuo progetto contemporaneamente può diventare caotico. Poiché il processo di controllo avviene mentre il progetto è in corso, è necessario monitorare i controlli del progetto, assicurandosi al contempo che il team del progetto rimanga coinvolto e concentrato sul lavoro ad alto impatto. 

Con un software di gestione dei progetti, puoi monitorare l'avanzamento del progetto, tenere sotto controllo le metriche importanti e le modifiche di stato, e ottenere la visione d'insieme necessaria per rispettare le scadenze e il budget.