Formula della variazione dei costi: rispettare il budget dei progetti

La formula della variazione dei costi è uno strumento di gestione dei costi di progetto che ti aiuta a rispettare il budget. La “varianza di costo” è la differenza tra il costo previsto del progetto (o l'importo preventivato) e il costo effettivo del progetto (o l'importo speso). Quando questo valore è positivo, indica che un progetto rientra nel budget, mentre una variazione negativa indica che un progetto costa più di quanto preventivato.

Quando gestisci un progetto, calcola periodicamente la variazione dei costi per determinare se il progetto rispetta il budget o meno. Puoi anche calcolare le singole variazioni per diverse categorie di budget, come manodopera o forniture, al fine di trovare le aree che hanno maggiori probabilità di spingere un progetto oltre il budget.

In questo post, spiegheremo cos’è la variazione di costo e come puoi applicare la formula della variazione di costo. Esamineremo anche diverse formule di variazione dei costi individuali e come calcolare ciascuna di esse.

Cos’è la variazione di costo?

La variazione di costo è la differenza tra il costo pianificato di un progetto e il suo costo effettivo dopo aver tenuto conto di eventuali spese extra o risparmi imprevisti. La formula per calcolare la variazione di costo è:

• Costo previsto – costo effettivo = variazione di costo

Una variazione di costo positiva indica che un progetto rientra nel budget, mentre una variazione di costo negativa significa che il progetto supera il budget. Se la variazione di costo è zero, significa che il costo effettivo del progetto è uguale al costo previsto. 

Variazione di costo positiva e negativa

In un mondo ideale, la variazione di costo per un progetto sarebbe zero, il che significa che il costo preventivato e l’importo effettivo speso corrispondono esattamente. In realtà, è estremamente raro che il costo effettivo di un progetto corrisponda perfettamente al suo budget iniziale. 

In generale, punta a una variazione positiva o favorevole, poiché ciò indica che il progetto è nei tempi previsti e nel rispetto del budget. Tuttavia, una variazione negativa o sfavorevole non significa necessariamente che il progetto sia in difficoltà. Potrebbe semplicemente significare che il budget originale era troppo ottimistico e che è necessario intervenire per garantire che tutti i costi rimangano sotto controllo. Il tuo team può utilizzare un modello di confronto dei costi per disporre le spese una accanto all'altra e individuare rapidamente dove sono necessarie modifiche.

Esempio di variazione dei costi semplice

È più facile comprendere appieno la varianza di costo quando la si vede messa in pratica. Supponiamo che tu sia il proprietario di una piccola azienda che ha recentemente assunto un graphic designer. Il designer è responsabile della creazione di materiali di marketing, del design del sito web e di altre risorse visive a una tariffa di 50 € all’ora. Se prevedi che l’intero progetto venga completato in due mesi, o 1.200 ore di lavoro, dovresti preventivare 60.000 € per questo progetto. 

Il progetto richiede circa 10 settimane più del previsto e il grafico ha registrato 1.600 ore in totale. In totale, il progetto è costato 80.000 € in termini di tempo di progettazione grafica.

Per calcolare la variazione di costo per il budget di progettazione grafica dell’azienda, sottrarre il costo effettivo (80.000 €) dal costo preventivato (o previsto) (60.000 €) per una variazione di costo di -20.000 €. Quando la variazione di costo è negativa, significa che il progetto ha superato il budget di quell’importo.

Nell’esempio precedente, tu (il titolare dell’azienda) hai calcolato la variazione dei costi solo alla fine del progetto. La variazione dei costi è più utile quando può identificare le tendenze di superamento del budget mentre si verificano, in modo da avere l’opportunità di correggere la rotta e rimettere il progetto in carreggiata dal punto di vista finanziario. Per farlo, devi considerare il valore realizzato.

Cos’è la gestione del valore realizzato?

Il valore realizzato, a volte chiamato valore pianificato, rappresenta il costo preventivato del lavoro svolto in un determinato momento di un progetto. La gestione del valore realizzato può aiutarti a controllare periodicamente l’avanzamento e ad assicurarti che il tuo progetto rispetti le scadenze e il budget. 

Tornando all'esempio precedente, supponiamo che tu abbia controllato il progetto di design grafico quando il 25% del lavoro era stato completato. Al 25% di completamento, il costo previsto, ovvero l’importo che ti aspettavi di aver speso a questo punto, dovrebbe essere di 15.000 €, o il 25% del budget totale. 

Ma in questo caso, il tuo designer ha impiegato 400 ore per completare il 25% del progetto. Il costo effettivo del lavoro svolto al 25% di avanzamento è stato di 20.000 € (o 400 ore di lavoro a 50 €/ora).

Se avessi calcolato la variazione dei costi al punto di avanzamento del 25%, sottraendo il costo effettivo (€ 20.000) dal costo previsto o dal valore realizzato (€ 15.000) per una variazione dei costi di -€ 5.000, avresti appreso in anticipo che il tuo progetto stava superando il budget e avresti potuto apportare le modifiche necessarie.

Questo processo di esecuzione di un’analisi del valore a intervalli regolari durante un progetto per garantire che il valore realizzato corrisponda o superi il costo effettivo di un progetto è chiamato gestione del valore realizzato. L’utilizzo di un modello di budget semplifica il monitoraggio coerente di queste cifre e il confronto tra i costi previsti e la spesa effettiva.

Tre modi per calcolare la variazione dei costi

Esistono tre diversi metodi per calcolare la variazione nella contabilità dei costi: 

• Metodo della variazione cumulativa dei costi

• Metodo di variazione dei costi periodo per periodo

• Metodo della variazione al completamento 

Tutti e tre i metodi utilizzano la stessa formula, ma applicano il calcolo in modo diverso per determinare cose diverse.

Metodo della variazione cumulativa dei costi

La variazione cumulativa del costo viene calcolata prendendo la differenza tra il costo cumulativo effettivo del progetto e il costo cumulativo previsto del progetto. Questo metodo può essere utilizzato per ottenere una panoramica di quanto un progetto si è discostato dal suo budget originale.

Nel nostro esempio precedente, abbiamo utilizzato il metodo della variazione cumulativa dei costi per determinare quanto il costo dell’intero progetto si era discostato dal budget fino a quel momento.

Metodo della variazione dei costi periodo per periodo

È possibile calcolare la variazione dei costi periodo per periodo prendendo la differenza tra il costo effettivo del progetto e il costo previsto del progetto in un determinato momento o in una determinata fase del progetto. 

Supponiamo che tu controlli nuovamente l’avanzamento del tuo progetto di progettazione grafica a metà del percorso. Per calcolare la variazione dei costi periodo per periodo, devi calcolare separatamente la variazione dei costi del primo e del secondo trimestre del progetto. 

Il vantaggio della varianza di costo per periodo è che consente di ottenere una visione migliore di dove si verificano le fluttuazioni del budget nel programma del progetto. Se un progetto è nei tempi previsti a metà, ma in ritardo a tre quarti, non solo sai che qualcosa è andato storto, ma sai anche quando è andato storto. Con un intervallo di tempo più ristretto, puoi trovare e risolvere i problemi più facilmente. 

Metodo della variazione al completamento

È possibile utilizzare il metodo della variazione al completamento in qualsiasi momento durante il progetto per prevedere quanto il progetto sarà al di sopra o al di sotto del budget quando sarà completato, in base ai progressi compiuti fino a quel momento. Puoi calcolare la variazione al completamento sottraendo il costo totale attuale del progetto (o costo previsto) da quello che avevi inizialmente previsto (il costo atteso). 

Quando valuti il tuo progetto di progettazione grafica al punto di completamento del 25% e scopri che hai già speso 20.000 €, il costo previsto del progetto a questo punto sarebbe di 80.000 €. Sottraendo il costo previsto dal costo originale previsto di 60.000 €, puoi determinare che la variazione al completamento, se il progetto continua a questo ritmo, sarà di -20.000 €.

Il metodo della variazione al completamento ti consente di utilizzare le informazioni sul ritmo attuale per prevedere quanto il progetto si sarà discostato dal suo budget al completamento.

Cinque tipi di variazione di costo

Le tre categorie precedenti descrivono tre modi diversi per calcolare la variazione di costo. Qui esamineremo i cinque tipi di variazione dei costi che è possibile calcolare.

Ognuna di queste formule calcola la variazione dei costi per una diversa categoria di budget, consentendo ai project manager di approfondire e identificare dove i costi sono al di sotto o al di sopra del budget e di apportare le modifiche necessarie.

Variazione del costo del materiale

I progetti che richiedono materiali diretti avranno una variazione del costo del materiale, che calcola la differenza tra l’importo preventivato per i materiali e l’importo effettivamente speso. 

I costi dei materiali possono essere calcolati moltiplicando la quantità di materiali per il prezzo del materiale. Il costo effettivo dei materiali può differire dal costo preventivato se la quantità o il prezzo dei materiali cambia.

Se calcoli la variazione dei costi a metà del progetto e scopri che la variazione dei costi dei materiali è superiore al previsto, dovrai modificare l’ambito del progetto o trovare fondi aggiuntivi altrove che possano coprire i costi dei materiali in eccesso.

Varianza del costo del lavoro

La variazione del costo del lavoro è la differenza tra i costi preventivati e quelli effettivi per il lavoro diretto. I costi del lavoro possono discostarsi dal budget se il progetto richiede più ore del previsto o se i salari orari aumentano. Il nostro esempio di progettazione grafica riportato sopra è un esempio di variazione del costo del lavoro.

Se la tua azienda ha una grande variazione positiva del costo del lavoro, il che significa che è stato stanziato più del necessario, modifica il budget del lavoro e reindirizza i fondi extra ad altre categorie di budget con variazioni di costo negative. Se la variazione del costo del lavoro è negativa, significa che il tuo team sta producendo meno del previsto o che l’ambito del progetto è più ampio del previsto. Una formazione aggiuntiva o misure di controllo della qualità migliori possono aiutarti a ridurre i costi del lavoro.

Variazione delle vendite

La variazione delle vendite differisce da tutti gli altri tipi di variazione dei costi in quanto ha a che fare con i costi in entrata (ricavi) piuttosto che con i costi in uscita (spese). La variazione delle vendite entra in gioco solo nei progetti con una componente di vendita. Ad esempio, il nostro esempio di progettazione grafica non avrebbe una variazione delle vendite, perché nulla in quel progetto viene venduto. 

Il calcolo della variazione delle vendite è la differenza tra le vendite preventivate e le vendite effettive. Questo è l’unico tipo di variazione nell’elenco che è positivo quando è negativo. Se il totale delle vendite preventivate (o previste) era di 1.000 € e il totale delle vendite effettive era di 2.000 €, la variazione delle vendite è di -1.000 €. Quando le vendite effettive superano le vendite preventivate, la variazione sarà negativa, ma i profitti saranno positivi.

Variazione dei costi generali variabili

I costi generali sono le spese associate alla gestione di un'azienda. I costi generali variabili sono i costi sostenuti durante le operazioni aziendali che aumentano o diminuiscono a seconda della produttività della tua azienda. I costi di spedizione, i costi energetici del magazzino e la manutenzione dei macchinari sono tutti esempi di costi generali variabili.

Per calcolare la variazione dei costi per le spese generali variabili, devi prima trovare il "tasso di spese generali variabili standard per ora". Questa è la somma totale dei costi variabili sostenuti in un’ora di produzione. Per esempio, se paghi 2 $ per unità spedita e produci 10 unità all’ora, la tariffa di spedizione standard all’ora sarebbe di 20 $.

La variazione dei costi generali variabili è la differenza tra i costi generali variabili standard durante un periodo di tempo e ciò che i costi generali variabili effettivi risultano essere dopo che eventuali variazioni di prezzo o variazioni delle ore lavorate sono state prese in considerazione.

Variazione dei costi generali fissi

Le spese generali fisse rimangono le stesse, indipendentemente dalla quantità di lavoro svolto. Affitto, tasse di proprietà e abbonamenti sono tutti esempi di costi generali fissi. Il termine "fisso" nelle spese generali fisse si riferisce specificamente al tipo e alla quantità di spese generali: ad esempio, non devi pagare più affitto quanto più usi il tuo spazio ufficio, ma ciò non significa che il tuo proprietario non possa aumentare l’affitto.

La formula per la varianza delle spese generali fisse è il costo delle spese generali standard (o preventivato) meno il costo delle spese generali effettivo. Entrambe le cifre sono totali generali, quindi comprendono il costo totale di tutte le spese generali per un determinato periodo.

Supponiamo che la tua azienda abbia solo due costi generali fissi: affitto (10.000 €/mese) e assicurazione aziendale (500 €). Il costo generale standard per un progetto di sei mesi sarebbe di 10.500 $/mese, o 63.000 $. Se il proprietario di casa aumenta l’affitto a 15.000 $/mese a metà del progetto, il costo fisso effettivo sarà più alto: 10.500 $ per i primi tre mesi più 15.500 $ per i restanti tre mesi, o 78.000 $ in totale.

Per calcolare la variazione dei costi fissi generali, sottrai i costi fissi generali effettivi dai costi fissi generali standard per una variazione finale di -15.000 euro.

Usa la varianza di costo per mantenere i budget dei progetti nei tempi previsti

La prima chiave per tenere sotto controllo i costi di un progetto è garantire che le stime iniziali siano ragionevolmente accurate. A tal fine, assicurati di lavorare a stretto contatto con il team di progetto per determinare le spese necessarie per un progetto. Quindi, collabora con altri stakeholder interni nei reparti finanziario e contabile per prevedere accuratamente i costi e i prezzi futuri per tali spese.