Gestione dell'ambito del progetto: piano, modello e guida

Gestire l’ambito di un progetto è come guidare un’auto. Se non guardi davanti a te, l’auto finisce fuori strada. Allo stesso modo, se non controlli l’ambito del progetto, il progetto va fuori strada. Un piano di gestione dell'ambito delinea i processi coinvolti nell'esecuzione del progetto e serve come linea guida per mantenere il progetto entro limiti specifici. 

In qualità di project manager, è tua responsabilità guidare il tuo team attraverso il ciclo di vita del progetto. In questo articolo, ti spiegheremo cos’è un piano di gestione dell’ambito e come può aiutarti nella fase di pianificazione. Una volta compreso il processo di gestione dell’ambito, il tuo piano preparerà te e il tuo team al successo.

Cos’è la gestione dell’ambito del progetto?

La gestione dell’ambito del progetto si riferisce al processo di definizione e controllo di ciò che è incluso e ciò che non è incluso in un progetto. Si tratta di comprendere gli obiettivi, i traguardi, le attività, le scadenze, i risultati e i costi del progetto e garantire che tutto sia allineato per raggiungere gli obiettivi del progetto. Un piano di gestione dell'ambito ben definito è essenziale per la riuscita dell'esecuzione del progetto, in quanto aiuta a prevenire lo slittamento del progetto, assicura che le risorse siano utilizzate in modo efficiente e mantiene il progetto nei tempi previsti.

Fasi della gestione dell'ambito del progetto

Una gestione efficace dell'ambito del progetto prevede diversi passaggi chiave: avvio, pianificazione, definizione, verifica e controllo dell'ambito del progetto. Seguendo questi passaggi, i project manager possono creare un piano dettagliato di gestione dell'ambito del progetto che definisce come l'ambito verrà definito, convalidato e controllato durante tutto il ciclo di vita del progetto. 

Questo piano è una roadmap che consente agli stakeholder di comprendere i confini del progetto e aiuta a mantenere tutti sulla stessa lunghezza d’onda dall’inizio alla fine.

Avvio

La fase di avvio pone le basi identificando la parte del progetto che necessita di attenzione e gli obiettivi primari. Durante questa fase, si coinvolgono gli stakeholder chiave, si valuta la fattibilità del progetto e si sviluppa una chiara dichiarazione di lavoro o un project charter. La fase di avvio crea una solida base per tutte le successive attività del progetto.

Pianificazione

Durante la fase di pianificazione, il team di progetto collabora per sviluppare un approccio completo che delinei la cronologia, la base di riferimento dell’ambito e il budget del progetto. È qui che la definizione dell’ambito diventa cruciale; è il processo di suddivisione del progetto in attività e sottoattività gestibili, che rende più facile per il team soddisfare le aspettative.

Definizione

Nella fase di definizione, si crea una documentazione precisa delle esclusioni del progetto, chiarendo cosa non rientra nell’ambito del progetto per evitare incomprensioni e slittamento del progetto. Questa documentazione fornisce un chiaro riferimento per ciò che il progetto fornirà, in modo che tutti gli stakeholder e i membri del team abbiano una comprensione coerente degli obiettivi del progetto.

Verifica

La verifica comporta revisioni regolari con gli stakeholder del progetto per confermare che il progetto rimane allineato con la linea di base dell’ambito e per apportare le modifiche necessarie. La verifica è fondamentale per gestire le modifiche ed evitare lo slittamento del progetto, che può far deragliare il successo del progetto.

Controllo dell’ambito del progetto

Infine, il controllo dell'ambito del progetto richiede il monitoraggio e la gestione continui dell'avanzamento del progetto rispetto al piano originale. Ciò comporta il monitoraggio delle prestazioni del team di progetto, il controllo del budget, la gestione dei costi eccessivi e la verifica che tutti gli stakeholder siano a conoscenza e concordino su eventuali modifiche alla cronologia del progetto.

Importanza della gestione dell'ambito del progetto

Comprendere l’importanza della gestione dell’ambito è fondamentale per evitare insidie del progetto come ritardi, superamento del budget e insoddisfazione degli stakeholder. Un piano di gestione dell'ambito del progetto ben elaborato funge da modello che guida ogni decisione e azione in ogni parte del progetto.

Ad esempio, prendi in considerazione un progetto per sviluppare un nuovo software di assistenza clienti. Quando uno stakeholder suggerisce una funzionalità non originariamente inclusa nell'ambito del progetto, il project manager può fare riferimento al piano di gestione dell'ambito del progetto per spiegare chiaramente perché la nuova funzionalità non può essere inclusa. Questa posizione decisa garantisce che il progetto rimanga mirato e nei tempi previsti.

Qual è lo scopo di un piano di gestione dell’ambito del progetto?

Lo scopo di un piano di gestione dell’ambito è creare una struttura del progetto documentando le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto. Il piano di gestione dell’ambito ridurrà anche la possibilità di slittamento del progetto. 

Un processo di gestione dell'ambito ti aiuta a evitare problemi comuni, tra cui: 

• requisiti in continua evoluzione

• spese eccessive

• tempo sprecato

• mancato rispetto delle scadenze

Cos’è l’ambito del progetto?

L’ambito del progetto stabilisce i limiti del progetto e definisce gli obiettivi, le scadenze e i risultati finali. Quando definisci l’ambito del progetto, stai strutturando il progetto in base a ciò che il tuo team farà e non farà, e fornisci obiettivi e traguardi per i quali lavorare.  

L’intero team dovrebbe essere coinvolto nella definizione dell’ambito del progetto. Ciò significa comunicare con gli stakeholder chiave e redigere una dichiarazione dell'ambito del progetto che ne delinei i requisiti. Per esempio, se stai definendo un ambito per una nuova campagna pubblicitaria, assicurati che il team di progettazione, il team dei contenuti e il team di marketing digitale siano tutti d'accordo sui dettagli della dichiarazione dell'ambito. 

Cos’è lo slittamento del progetto?

Lo slittamento del progetto si verifica quando il progetto supera la dichiarazione iniziale dell'ambito. Ad esempio, lo slittamento del progetto può verificarsi se uno stakeholder aggiunge un ulteriore deliverable dopo l'inizio del progetto. 

Modifiche impreviste al progetto possono portare a un aumento dei rischi, come il mancato rispetto delle scadenze, l'aumento del budget, il sovraccarico di lavoro o un prodotto finale di bassa qualità. Ci sono vari motivi per cui può verificarsi lo slittamento del progetto. Di seguito elenchiamo alcuni motivi.

• Mancanza di chiarezza sull'ambito del progetto

• Obiettivi di progetto irrealistici

• numero eccessivo di stakeholder

• scarsa gestione dell’ambito

• scarsa comunicazione con gli stakeholder

Per evitare lo slittamento del progetto, è necessario pianificare in modo da evitarlo, ed è qui che entra in gioco un solido piano di gestione dell'ambito.

Come creare un piano di gestione dell’ambito del progetto

La Guida PMBOK® del Project Management Institute (PMI) offre un processo standard di gestione dell'ambito del progetto in sei fasi. Questi sei passaggi ti aiutano a creare un solido piano di gestione dell'ambito per mantenere il tuo progetto nei tempi previsti.

1. Crea il tuo piano di ambito

Il primo passaggio del processo di pianificazione consiste nella creazione del documento del piano dell'ambito. Questo documento dovrebbe includere la dichiarazione dell'ambito, una ripartizione dei requisiti del progetto e tutti i risultati finali previsti per il progetto. 

Il documento del piano dell'ambito può anche includere un processo di controllo delle modifiche, ovvero un processo per le richieste di modifica che può prevenire lo slittamento del progetto. Questo è un documento a cui puoi fare riferimento nelle fasi successive della pianificazione del progetto. Potresti aver bisogno di questo documento per progetti complessi, progetti in cui ritieni che gli stakeholder vorranno molti risultati finali o quando c'è molta incertezza su quali potrebbero essere i risultati finali. 

Suggerimenti per creare un piano di ambito: 

• Incorporare il giudizio degli esperti: per creare il documento di pianificazione dell'ambito, è necessario considerare tutte le parti del processo organizzativo. Consulta gli stakeholder interfunzionali e i dirigenti per assicurarti di avere tutte le informazioni necessarie.

Organizza riunioni di avvio sull’ambito: prima di finalizzare il documento sull’ambito, assicurati di avere il consenso di tutti gli stakeholder. Condividi il documento di pianificazione dell'ambito in modo asincrono o organizza una riunione di avvio, in modo che altri manager e membri del team coinvolti nel progetto possano contribuire alla dichiarazione iniziale dell'ambito.

2. Raccogli i requisiti del progetto

In questa fase del processo, identificherai le esigenze degli stakeholder in modo da poter raggiungere gli obiettivi del progetto. Il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di raccogliere un elenco approfondito dei requisiti dagli stakeholder, in modo da poter evitare modifiche all'ambito in futuro. 

Suggerimenti per la raccolta dei requisiti del progetto: 

• Crea un project charter: crea un project charter o un elevator pitch, in modo che gli stakeholder possano comprendere chiaramente il progetto e garantire che le loro aspettative corrispondano agli obiettivi del progetto. 

• Organizza focus group o workshop: organizza focus group o workshop per fornire agli stakeholder una migliore comprensione del tuo progetto. Comunicare gli obiettivi del progetto agli stakeholder è essenziale se vuoi che aderiscano all’ambito del progetto.

• Sviluppa prototipi: sviluppa un prototipo del deliverable del progetto prima di presentarlo agli stakeholder. In questo modo, gli stakeholder possono visualizzare il prodotto finale, esprimere le loro preoccupazioni o elencare requisiti aggiuntivi in anticipo.

3. Definisci l’ambito

Una volta raccolti i requisiti dagli stakeholder, trasforma tali informazioni in un ambito ben definito e in una descrizione dettagliata del prodotto. Questo documento chiarisce le aspettative e i risultati finali del progetto, in modo che tutti i membri del team sappiano cosa devono realizzare.

Suggerimenti per definire l'ambito: 

• Prova l’analisi del prodotto: prima di poter definire l’ambito e scrivere una descrizione dettagliata del prodotto, è necessario eseguire un’analisi approfondita del prodotto. Analizza il prodotto che intendi creare dal punto di vista del cliente, per determinare se soddisferà le sue aspettative. 

• Genera alternative: ti consigliamo anche di generare alternative nel caso in cui il tuo progetto incontri dei rischi. Ad esempio, come soddisferai le esigenze degli stakeholder se stai pianificando il lancio di un nuovo prodotto e la data di lancio viene posticipata?

• Facilita i workshop: organizza dei workshop di brainstorming per chiarire l’ambito del progetto e incoraggiare la collaborazione tra i membri del team. 

4. Crea una struttura di scomposizione del lavoro

Una struttura di scomposizione del lavoro (WBS) è un modo per suddividere il progetto in livelli di attività. Quando crei una WBS, il tuo team può visualizzare chiaramente ogni componente del progetto e valutare cosa deve essere fatto. 

Una struttura di scomposizione del lavoro crea una struttura gerarchica delle attività. Da lì, puoi pianificare, monitorare e controllare il tuo progetto. Puoi risparmiare tempo partendo da un modello di struttura di scomposizione del lavoro, che fornisce un framework coerente per la mappatura di ogni attività del progetto.

Suggerimenti per creare una WBS: 

• Scomponi l'obiettivo del progetto: una WBS scompone l'obiettivo del progetto in dipendenze e sottodipendenze. Questi gruppi più piccoli di attività sono spesso chiamati pacchetti di lavoro. Una volta suddivise le attività, hai una visione chiara di tutto ciò di cui il tuo progetto ha bisogno, inclusi ore, attrezzature, strumenti e spese.

• Automatizza i flussi di lavoro: automatizzare i flussi di lavoro dei membri del team può semplificare il coordinamento dei progetti e migliorarne la visibilità. L'utilizzo di un software per automatizzare questi flussi di lavoro ridurrà anche la raccolta manuale delle informazioni e il lavoro duplicato.

5. Convalida l'ambito

Convalidare l'ambito significa semplicemente ottenere l'approvazione da tutti gli stakeholder coinvolti nel progetto. Assicurati che gli stakeholder comprendano chiaramente i risultati finali del progetto per evitare futuri slittamenti. Se possibile, ricevi feedback o consigli su eventuali modifiche e miglioramenti. 

Suggerimenti per convalidare l’ambito: 

• Ispeziona il tuo piano: poiché la convalida è l'approvazione finale del tuo piano di gestione dell'ambito, ti consigliamo di rivederlo e ispezionarlo a fondo. I membri del team possono aiutarti a esaminare il piano prima di inviarlo agli stakeholder, ma anche questi ultimi dovrebbero partecipare a un'ispezione finale, in modo che il piano sia esaminato dal maggior numero possibile di persone.

6. Controlla l'ambito

L'ultimo passaggio del piano di gestione dell'ambito è il controllo dell'ambito. Man mano che il progetto avanza nella fase di esecuzione, monitora lo stato del progetto e gestisci le modifiche all'ambito. Il modo migliore per semplificare il controllo dell’ambito è utilizzare un software di gestione dei progetti. Questi strumenti possono condividere feedback, file e aggiornamenti di stato sul tuo progetto, in modo da essere a conoscenza di eventuali modifiche all'ambito in tempo reale.

Suggerimenti per controllare l’ambito: 

• Analizza la varianza: in questa parte del piano di gestione dell'ambito, valuta la varianza nell'ambito. Analizzare le prestazioni effettive del tuo ambito rispetto alle prestazioni pianificate ti fornirà approfondimenti per i progetti futuri.

• Fai riferimento al documento di controllo delle modifiche: hai creato un processo di controllo delle modifiche in precedenza nella fase di pianificazione. Ricorda di fare riferimento a questo documento in modo da poter monitorare il flusso di informazioni quando si tratta di modifiche al progetto.

Suggerimenti per una gestione efficace dell’ambito del progetto

Una gestione efficace dell'ambito del progetto è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto. Combina la pianificazione strategica e le tecniche di gestione del lavoro per garantire che gli obiettivi vengano raggiunti in modo efficiente. 

Ecco alcuni suggerimenti per guidarti nel mantenere il tuo progetto sulla strada giusta dall'inizio alla fine:

• Definisci chiaramente l'ambito del prodotto e del progetto. Inizia con una definizione precisa sia dell'ambito del prodotto, descrivendo in dettaglio le caratteristiche e le funzioni del prodotto o del servizio in fase di sviluppo, sia dell'ambito del progetto, che include il lavoro necessario per consegnare il prodotto. Una chiara distinzione tra questi ambiti aiuta a prevenire incomprensioni e lo slittamento del progetto.

• Coinvolgi gli stakeholder fin dall’inizio. Coinvolgi i principali stakeholder del progetto all'inizio del processo di pianificazione. Il loro contributo può aiutare a perfezionare l’ambito del progetto e garantire che sia in linea con gli obiettivi dell’azienda e le aspettative degli stakeholder.

• Sviluppa un piano di gestione dell’ambito dettagliato. Crea un piano di gestione dell’ambito completo che definisca come le modifiche all’ambito verranno identificate, valutate e implementate o rifiutate. Questo piano è la tua roadmap per affrontare le sfide dell’ambito.

• Implementa processi di controllo delle modifiche. Stabilisci processi formali di controllo delle modifiche per gestire in modo efficiente le richieste di modifica dell'ambito del progetto. Questi processi aiutano a valutare l’impatto delle modifiche sulla cronologia, sul budget e sulle risorse del progetto.

• Documentare tutto. Conserva registri dettagliati di tutte le riunioni, le decisioni e le modifiche relative all'ambito del progetto. La documentazione fornisce un chiaro punto di riferimento per tutti i partecipanti al progetto e può essere preziosa per risolvere controversie e informare i progetti futuri.

L’integrazione di questi suggerimenti nelle pratiche di gestione dei progetti può portare a risultati più efficaci. Una gestione efficace dell’ambito del progetto consiste nel bilanciare la pianificazione dettagliata delle funzionalità del prodotto e il lavoro del progetto con la flessibilità necessaria per adattarsi ai cambiamenti.

Semplifica la gestione dell’ambito con gli strumenti di project management

Un piano di gestione dell’ambito del progetto crea una struttura chiara che il tuo team può seguire durante l’esecuzione del progetto. La pianificazione della gestione dell’ambito è più semplice se utilizzi uno strumento online, perché puoi condividere il tuo piano con gli stakeholder, automatizzare i flussi di lavoro interni e suddividere facilmente gli obiettivi del progetto in attività. Con un software di gestione dei progetti, puoi semplificare i processi e sentirti più preparato per il futuro.