Misura le prestazioni con i valori di riferimento del progetto

Immagina: sei in un poligono di tiro con l'arco in mano e punti a un enorme muro bianco. Lasci andare la corda e la tua freccia si conficca dritta nel muro di fronte a te. Inizi a esultare, poi ti fermi: pensi di aver tirato dritto davanti a te, ma non ne sei del tutto sicuro, perché ogni parte del muro è uguale all’altra. 

Decidi quindi di mirare a un bersaglio. Tiri indietro la corda e lasci volare la freccia, che atterra con un tonfo sul bersaglio. Questa volta, sai che il tuo tiro è stato un successo. 

Stabilire un obiettivo non serve solo a farti sentire come Robin Hood (anche se senza i leggings). Avere un bersaglio a cui mirare ti offre un punto di riferimento per misurare le tue abilità, proprio come le basi di riferimento del progetto ti offrono un punto di riferimento per confrontare le prestazioni di un progetto.

Cosa sono le basi di riferimento di un progetto?  

Le basi di riferimento del progetto sono obiettivi predefiniti per il programma del progetto, il costo e l'ambito. Le baseline vengono determinate come parte del piano di progetto. Quindi, man mano che il progetto avanza, utilizzi tali basi di riferimento per monitorare le prestazioni nel tempo.

Esistono tre tipi di baseline di progetto: 

• Una baseline dell’ambito definisce chiaramente l’ambito del progetto. Include un elenco di obiettivi e deliverable su cui ti concentrerai per il tuo progetto.  

• Una baseline di pianificazione determina la durata del progetto. La baseline di pianificazione è la cronologia del progetto e dovrebbe includere date di scadenza chiaramente definite per ogni risultato finale, oltre a una scadenza finale per il progetto. 

• Una baseline di costo è il budget stimato del progetto. La baseline di costo dovrebbe suddividere le risorse necessarie per ciascun risultato finale, quindi sommarle per illustrare il costo totale stimato del progetto.

Il tuo piano di progetto dovrebbe includere tutte e tre queste linee di base. Durante il progetto, puoi monitorare le prestazioni effettive rispetto a ciascuna linea di riferimento per garantire che l'ambito, il programma e il budget rimangano in linea con l'obiettivo. 

Perché le basi di riferimento del progetto sono importanti? 

Le basi di riferimento sono una componente essenziale di qualsiasi progetto di successo. Ecco come possono aiutare te e il tuo team: 

Monitorare e regolare le prestazioni del progetto

Le basi di riferimento ti forniscono uno standard per le prestazioni del tuo progetto. Man mano che il lavoro procede, puoi misurare le prestazioni effettive rispetto alle basi di riferimento impostate durante la pianificazione. In questo modo, puoi verificare se l'ambito del progetto, il programma o il budget sono in linea (o meno) con le previsioni, quindi correggere la rotta prima che i problemi diventino troppo grandi.  

Insieme, i tre tipi di riferimento (ambito, programma e budget) costituiscono la base di riferimento per la misurazione delle prestazioni (PMB). Quando confronti le prestazioni effettive con le linee di riferimento previste in tutte e tre le aree, puoi capire come sta andando il tuo progetto a livello generale. 

È importante misurare tutte e tre le baseline affiancate per visualizzare come una modifica in un componente influisce sugli altri, ad esempio come un aumento dell’ambito influisce sulla pianificazione e sui costi. Questo ti aiuta a capire come dovresti adattarti quando devi modificare l’ambito, il programma o il budget pianificati. E se la differenza tra le prestazioni effettive e le baseline diventa troppo grande, puoi decidere se ridefinire la baseline e modificare gli obiettivi del progetto per renderli più raggiungibili. 

Supponi, per esempio, di lavorare a una serie di blog e di aver appena aumentato l’ambito da 10 a 11 articoli. Di conseguenza, il tuo progetto avrà un costo maggiore e richiederà più tempo per essere completato, facendo sì che il budget e la pianificazione si discostino dalla linea di riferimento. Se non hai assegnato alcun tempo di riserva o budget aggiuntivo nel tuo piano di progetto, potresti dover modificare gli obiettivi del progetto.  

Gestire le aspettative degli stakeholder

Quando imposti le baseline e le comunichi agli stakeholder, tutti sanno cosa stai facendo e quando, oltre a quanto costerà. Ecco come questo può essere utile: 

• La base di riferimento dell’ambito indica agli stakeholder esattamente cosa intendi ottenere. Questo aiuta gli stakeholder a capire cosa fa e cosa non fa parte del deliverable del progetto. Immagina, per esempio, che gli stakeholder abbiano richiesto una nuova landing page con componenti interattivi. Con le attuali limitazioni di budget, puoi creare la landing page ma non i componenti interattivi aggiuntivi. Impostare una base di riferimento dell'ambito consente loro di conoscere in anticipo tale limitazione, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.

• La linea di riferimento della pianificazione chiarisce quando completerai ogni risultato finale. Questo aiuta gli stakeholder a capire quanto tempo ci vorrà per completare ogni risultato finale, in modo che sappiano quando aspettarsi un prodotto finale. E se gli stakeholder desiderano aumentare l’ambito del progetto con richieste aggiuntive, puoi dimostrare chiaramente in che modo ciò influirà sul programma e sul budget del progetto. 

• La linea di base dei costi stabilisce le risorse necessarie per ogni risultato finale. Se gli stakeholder desiderano aggiungere ulteriori richieste, il tuo budget dimostra chiaramente come avrai bisogno di fondi extra per realizzare il progetto. Di conseguenza, puoi rifiutare le richieste o presentare una buona argomentazione per ottenere un budget aggiuntivo.

Insieme, questi valori di riferimento aiutano gli stakeholder a capire in che modo le modifiche all'ambito, alla cronologia o al budget influiranno sulla riuscita del progetto. Ti forniscono uno strumento per respingere richieste aggiuntive e prevenire lo slittamento del progetto, oltre a un modo per comunicare l'impatto che le modifiche alla cronologia e ai costi avranno sugli obiettivi generali del progetto. 

Migliora le stime future

Quando il progetto è finito, puoi confrontare le prestazioni effettive con le basi di riferimento per vedere quanto erano accurate le tue stime iniziali. Questo ti aiuta a identificare le aree in cui puoi migliorare il processo di definizione delle baseline, come i fattori che non hai considerato quando hai calcolato il budget del progetto, i risultati finali che hanno richiesto più tempo del previsto o le attività che avrebbero dovuto essere escluse dall'ambito. 

Se analizzi le prestazioni effettive rispetto alle baseline per ogni progetto, puoi vedere quali aree in genere hanno prestazioni inferiori o superiori. In seguito, puoi usare queste informazioni per fare stime migliori per i progetti futuri. 

Per esempio, immagina che tre dei cinque progetti di questo trimestre abbiano superato la scadenza di una settimana a causa di malattia dei membri del team. In futuro, potresti creare un buffer di tempo aggiuntivo in ogni programma del progetto per far fronte a eventuali assenze dell’ultimo minuto. 

Come impostare le linee di riferimento del progetto in cinque passaggi 

La definizione delle linee di base del progetto è una parte importante di qualsiasi solido piano di gestione del progetto. Quando pianifichi il tuo prossimo progetto, segui questi passaggi per creare le basi di riferimento e comunicarle ai tuoi partner interfunzionali.  

1. Determina l’ambito

Imposta prima la baseline dell'ambito del progetto, poiché questo determina sia il programma che il budget. L'ambito del progetto stabilisce i limiti del progetto definendo esattamente i risultati finali che intendi realizzare. Puoi documentare l'ambito sotto forma di una dichiarazione dell'ambito del progetto o di una dichiarazione di lavoro. 

Per creare la base di riferimento dell'ambito, elenca tutti i risultati finali che desideri ottenere con il tuo progetto. Quindi, suddividi ogni risultato finale in attività o subdeliverable. Per esempio, se uno dei risultati finali è l'organizzazione di un evento di reclutamento, potresti suddividerlo nei seguenti subdeliverable: 

• prenotare lo spazio per l'evento

• Prenotare il catering

• finalizzare la scelta degli ospiti relatori

• inviare email di promemoria

Puoi anche creare una struttura di scomposizione del lavoro per disporre visivamente tutti i deliverable e i subdeliverable del tuo progetto. Questo strumento suddivide il lavoro in più livelli, a partire dall'obiettivo principale in alto e ramificandosi in risultati finali e subdeliverable. 

2. Definisci il programma del progetto

Una volta definito l'ambito del progetto, è il momento di definire il programma del progetto e creare la linea di riferimento della pianificazione. Per creare la linea di base della pianificazione, definisci date di scadenza chiare per ogni risultato finale e subdeliverable, oltre a una scadenza finale per l'intero progetto. Assicurati che ogni data di scadenza sia realistica e chiarisci le dipendenze tra le attività. Per esempio, potresti dover finalizzare l'elenco dei relatori ospiti per il tuo evento di reclutamento prima di poter inviare email di promemoria. 

Alcuni strumenti di project management ti consentono di visualizzare le dipendenze all'interno del programma del progetto, in modo da poter pianificare e impostare le date di fine di conseguenza. Ad esempio, la vista cronologia di Asana definisce le attività e i traguardi all'interno del progetto e visualizza le dipendenze, in modo simile a un diagramma di Gantt. Puoi anche vedere quali attività sono state completate e a chi sono state assegnate, in modo da poter monitorare e condividere il programma del progetto in tempo reale. 

3. Crea un piano di budget del progetto

Ora che hai consolidato l'ambito e il programma, puoi creare la base di riferimento del budget del progetto. Per creare il budget, elenca tutte le risorse necessarie per ogni risultato finale e subdeliverable all'interno del progetto. Quindi, stima il costo di ogni risorsa. 

Il documento del budget finale dovrebbe includere le voci per ciascun deliverable, subdeliverable e risorsa necessaria, oltre al costo previsto. Dovresti anche includere la cronologia per definire quando ti sarà necessaria ciascuna risorsa e quando pensi di spendere i fondi. Inoltre, è utile includere la persona responsabile di ciascun componente del budget e un totale delle spese per l'intero progetto. 

Nell'esempio seguente, la colonna della spesa stimata rappresenta la base di riferimento del budget per il tuo progetto. Man mano che il lavoro procede, puoi monitorare la spesa effettiva e confrontarla con la linea di riferimento. 

4. Delinea un processo di controllo delle modifiche

Solo perché hai impostato le linee di riferimento non significa che il tuo progetto sia destinato a fallire se l'ambito, il programma o il budget non rispettano le previsioni. In effetti, la pianificazione del cambiamento è parte integrante del processo di definizione delle linee di base del progetto. 

Dopo aver finalizzato le tre linee di riferimento del progetto, crea un processo di controllo delle modifiche per delineare come gestirai le richieste di modifica del tuo team e degli stakeholder. Il processo di controllo delle modifiche è un modo per rimanere flessibili e consentire agli stakeholder di richiedere modifiche mentre il progetto è in corso.  Questo aiuta a proteggere l'ambito del progetto, il programma e il budget da un aumento incontrollato. In questo contesto, le richieste di modifica possono includere richieste di risultati finali aggiuntivi, aggiornamenti della cronologia o adeguamenti del budget. 

Un processo di controllo delle modifiche in genere include le seguenti fasi: 

1. Avvio: uno stakeholder invia un modulo di richiesta di modifica per fornire informazioni pertinenti sul motivo per cui questa modifica è importante. In genere, include una descrizione della richiesta, la priorità della richiesta e tutte le scadenze importanti.

2. Valutazione: il capo progetto o del reparto esamina i dettagli della richiesta e determina le risorse necessarie, l'impatto che la richiesta avrebbe e a chi dovrebbe essere inoltrata. 

3. Analisi: il responsabile del progetto decide se approvare o rifiutare la richiesta. Durante questa fase, si considera la richiesta nel contesto delle linee di base del progetto per determinare l'impatto sull'ambito, sul programma e sul budget. 

4. Implementazione: se la richiesta viene approvata, collaborerai con gli stakeholder per implementare la modifica. Assicurati di registrare quali modifiche sono state apportate e in che modo influenzeranno le linee di base del progetto. Se la modifica è significativa, potrebbe essere necessario modificare gli obiettivi del progetto e creare nuovi valori di riferimento.  

5. Chiusura: chiudi la richiesta e archivia tutta la documentazione, i registri delle modifiche e la comunicazione in uno spazio condiviso a cui gli stakeholder possono accedere facilmente in qualsiasi momento. 

La definizione di un processo di controllo delle modifiche garantisce che ogni potenziale aggiornamento venga considerato nel contesto di tutte e tre le linee di riferimento del progetto. Ad esempio, se ricevi una richiesta per aggiungere un ulteriore deliverable all'ambito del progetto, puoi analizzare in che modo tale aggiunta influirà sul programma e sul budget. Se il progetto si discosta troppo dalla baseline, puoi rifiutare la modifica e chiudere la richiesta di modifica. 

5. Incorpora il feedback degli stakeholder del progetto

Ultimo ma non meno importante, presenta le linee di riferimento del progetto agli stakeholder chiave al fine di raccogliere e incorporare il loro feedback. Questo passaggio è importante perché assicura che tu e i tuoi stakeholder siate allineati sull'ambito, sulla pianificazione e sugli obiettivi di budget del tuo progetto. Ad esempio, se le attività all'interno del progetto dipendono dalle risorse del team di progettazione, la condivisione delle baseline aiuta il team a capire perché le scadenze per la consegna di tali risorse sono importanti. E se il team di progettazione non riesce a rispettare la scadenza proposta, puoi aggiornare la linea di riferimento della pianificazione di conseguenza. 

Questa è anche un'opportunità per modificare e migliorare le basi di riferimento, soprattutto perché gli stakeholder possono avere conoscenze più specialistiche su alcuni aspetti del tuo progetto. Ad esempio, il team finanziario potrebbe essere in grado di fornire approfondimenti sul costo dei risultati finali o sulle scadenze dei pagamenti. 

È possibile modificare una base di riferimento del progetto?

In poche parole, sì. Ma non dovresti farlo troppo spesso: cerca di modificarle solo quando è veramente necessario. Ad esempio, potrebbe essere necessario ridefinire il progetto quando si verifica un cambiamento significativo, come quando un membro del team lascia l’azienda e devi riassegnare le responsabilità. 

Se lo fai troppo spesso, i valori di riferimento perdono di significato. Ricorda che le basi di riferimento rappresentano gli obiettivi a cui miri, quindi i risultati finali non devono corrispondere esattamente a questi. Va bene che un progetto sia al di fuori della baseline per ambito, programma o budget, purché tu possa bilanciare la differenza in altre aree. Ad esempio, se hai aumentato l’ambito del progetto ma puoi ridurre il budget e il tempo in altre aree, non è necessario ridefinire il progetto.

Trova la tua home base

Le basi di riferimento del progetto sono un modo essenziale per monitorare le prestazioni del tuo progetto nel tempo. Se vuoi rendere i tuoi riferimenti facilmente accessibili e visibili agli stakeholder, prendi in considerazione la possibilità di crearli con un software di gestione dei progetti. In questo modo, il tuo team e gli stakeholder possono collaborare e commentare direttamente le basi di riferimento, oltre a vedere eventuali modifiche in tempo reale.