Come documentare le lezioni apprese nella gestione dei progetti

I risultati finali del progetto non sono le uniche cose di valore che puoi portare via da un progetto. Indipendentemente dal fatto che la tua iniziativa sia un grande successo, uno sfortunato fallimento o qualcosa nel mezzo, qualsiasi progetto offre sempre delle lezioni da apprendere. 

Tuttavia, raccogliere e documentare con efficacia le lezioni apprese può essere complicato. In questo articolo ti illustreremo come condurre una sessione per raccogliere le lezioni apprese nella gestione dei progetti. Ecco come puoi farlo. 

Cosa sono le lezioni apprese nella gestione dei progetti? 

Impari qualcosa di nuovo in ogni progetto, ma una sessione sulle lezioni apprese ti assicura di raccogliere e codificare tali informazioni in modo da poterle condividere con gli altri team. Quando fai il punto sulle lezioni apprese e crei un resoconto su di esse, stai producendo un documento che tutto il team che lavora al progetto può usare per migliorare i progetti futuri. 

Una volta documentate, le lezioni apprese possono essere inoltrate ad altri project manager che gestiscono iniziative simili oppure usate dai membri del team che stanno iniziando progetti simili. La condivisione delle lezioni apprese tra i team è un ottimo modo per prevenire il ripetersi degli stessi errori. In tal modo, non sei solo tu a imparare dagli errori che hai commesso nello svolgere i tuoi progetti, ma con un resoconto sulle lezioni apprese anche gli altri possono farlo. 

Puoi documentare le lezioni apprese in qualsiasi momento durante la cronologia del progetto. In effetti, a seconda della complessità del progetto, potresti decidere di condurre una sessione sulle lezioni apprese alla fine di ciascuna fase di gestione del progetto, raccogliendo così le informazioni quando sono ancora chiare. In tal modo, puoi individuare ciò che è andato bene, ciò che è andato male e ciò che puoi imparare da tutto questo. 

I diversi tipi di sessioni sulle lezioni apprese

Potresti aver già condotto un sondaggio sulle lezioni apprese, ma usando un altro nome. I team tecnici usano di solito la tecnica dei cinque perché, il cui scopo specifico è identificare la causa alla base del fallimento del progetto. I team Scrum creano retrospettive alla fine di una sessione di sprint. Inoltre, alcuni team svolgono una revisione alla fine dei progetti. 

Ciò che conta è raccogliere le informazioni e condividerle con tutti. Qualunque sia il nome con cui la identifichi, cerca di condurre almeno una sessione sulle lezioni apprese per ciascun progetto.

Cinque passaggi per condurre una sessione sulle lezioni apprese

Se hai appena iniziato a tenere conto delle lezioni apprese, segui questi cinque passaggi per assicurarti di raccogliere, documentare e condividere in maniera accurata le informazioni sul progetto in un modo accessibile a tutti. 

1. Identificazione

È qui che identifichi le lezioni apprese dal progetto per documentarle nel passaggio successivo. La fase di identificazione include tre passaggi. 

Passaggio 1: sondaggio sulle lezioni apprese

Subito dopo il completamento del progetto o, nel caso di iniziative più grandi, alla fine di una fase significativa del progetto, invia un sondaggio sulle lezioni apprese a ogni membro del team del progetto. In questo modo riceverai il feedback quando è ancora chiaro nella mente di tutti. Quindi, raccogli tali informazioni per ottenere un quadro generale di ciò che ognuno ha imparato dal progetto. 

Il sondaggio sulle lezioni apprese è una delle parti più importanti di questo processo. Di seguito trovi un modello che puoi usare. È sondaggio generico adatto a qualsiasi progetto, ma puoi anche adattare le domande alle tue necessità. 

Passaggio 2: pianifica la sessione sulle lezioni apprese

Prima di iniziare la sessione sulle lezioni apprese, seleziona un moderatore. L'ideale sarebbe trovarne uno che non sia il project manager, in modo che i membri del team si sentano a proprio agio nel parlare liberamente. Chiedi al team leader o a un membro di un altro team di condurre la sessione. 

Dopo aver pianificato la sessione sulle lezioni apprese, il moderatore condivide le informazioni da leggere prima della riunione per assicurarsi che tutti i membri del team del progetto siano aggiornati. Ciò include la ricondivisione della documentazione relativa alla pianificazione, come il piano del progetto o gli obiettivi del progetto. Secondo la complessità del progetto, potresti anche condividerne la cronologia e i risultati. 

Passaggio 3: conduci la sessione sulle lezioni apprese

Oltre al sondaggio sulle lezioni apprese, organizza una sessione di brainstorming dal vivo per tutti i membri del team. Ciò consentirà loro di approfondire le proprie lezioni apprese. In particolare, durante la sessione di brainstorming si possono porre tre domande chiave: 

1. Cosa è andato bene? 

2. Cosa è andato male? 

3. Cosa può essere migliorato? 

2. Documentazione

Lo scopo principale dello svolgere una sessione sulle lezioni apprese è di condividerle con tutto il team. Pianifica di creare un resoconto dettagliato sulle lezioni apprese, con tutte le informazioni sul progetto e con le note relative alla discussione, e un executive summary che gli stakeholder del progetto interessati possano rivedere. 

Formato di un resoconto sulle lezioni apprese

• Executive summary

• Riepilogo dei risultati

• Sondaggi sulle lezioni apprese

• Raccomandazioni in dettaglio

3. Analisi

Analizza e applica le lezioni apprese in modo tale che gli altri team e i progetti futuri ne possano trarre beneficio. Ciò è particolarmente importante se stai conducendo una sessione sulle lezioni apprese a metà progetto. Analizza le informazioni ottenute dal sondaggio sulle lezioni apprese per migliorare in maniera efficace le prossime fasi del tuo progetto. Altrimenti, se stai conducendo una sessione alla fine di un progetto, usa la fase di analisi per raccogliere approfondimenti e individuare opportunità prima di iniziare il tuo prossimo progetto. 

4. Archiviazione

Conserva le lezioni apprese in un archivio centrale a cui tutti possono accedere, come uno strumento di project management. Con un'unica fonte di riferimento, i responsabili del progetto possono accedere alle informazioni condivise per prepararsi al meglio per i propri progetti. 

5. Recupero 

Se stai gestendo un progetto simile, cerca un resoconto sulle lezioni apprese di un progetto precedente per evitare di compiere gli stessi errori. Questi resoconti dovrebbero essere condivisi in una fonte di riferimento centralizzata che tutti i project manager possono rivedere prima di iniziare il processo di pianificazione di un progetto. 

Modello di sondaggio sulle lezioni apprese

Durante la prima fase della sessione sulle lezioni apprese, invia un sondaggio per raccogliere le informazioni dal team del progetto. Anche se poi discuterete del progetto di persona, il sondaggio sulle lezioni apprese è una parte critica con cui ti assicuri di raccogliere informazioni accurate in modo da imparare dai tuoi progetti. 

Ecco un esempio di modello generico di sondaggio sulle lezioni apprese che puoi usare per qualsiasi progetto.

Indica il tuo grado di accordo o disaccordo riguardo a ciascuna delle seguenti affermazioni. 

Se selezioni "In disaccordo" o "Fortemente in disaccordo", fornisci ulteriori informazioni per aiutarci a migliorare il processo di pianificazione per i progetti futuri. 

Pianificazione dei progetti

Il piano del progetto includeva il corretto livello di dettaglio. Disponevo di tutto ciò di cui avevo bisogno per comprendere l'argomento del progetto. 

• Pienamente d'accordo

• D'accordo 

• Indifferente 

• In disaccordo 

• Fortemente in disaccordo 

• Non applicabile

Il piano del progetto ne spiegava chiaramente lo scopo. 

• Pienamente d'accordo

• D'accordo 

• Indifferente 

• In disaccordo 

• Fortemente in disaccordo 

• Non applicabile

L'ambito del progetto era ben definito. 

• Pienamente d'accordo

• D'accordo 

• Indifferente 

• In disaccordo 

• Fortemente in disaccordo 

• Non applicabile

Il programma del progetto era chiaro e facile da seguire. 

• Pienamente d'accordo

• D'accordo 

• Indifferente 

• In disaccordo 

• Fortemente in disaccordo 

• Non applicabile

Il piano di comunicazione del progetto definiva chiaramente i modi e i luoghi di comunicazione relativi al lavoro sul progetto. 

• Pienamente d'accordo

• D'accordo 

• Indifferente 

• In disaccordo 

• Fortemente in disaccordo 

• Non applicabile

Il piano del progetto è stato condiviso con tutti gli stakeholder ed era facile da trovare. 

• Pienamente d'accordo

• D'accordo 

• Indifferente 

• In disaccordo 

• Fortemente in disaccordo 

• Non applicabile

Come stakeholder, ritengo che il mio livello di coinvolgimento nel processo di pianificazione del progetto sia stato soddisfacente. 

• Pienamente d'accordo

• D'accordo 

• Indifferente 

• In disaccordo 

• Fortemente in disaccordo 

• Non applicabile

Esecuzione del progetto

Ho compreso le responsabilità di tutti durante il ciclo di vita del progetto.

• Pienamente d'accordo

• D'accordo 

• Indifferente 

• In disaccordo 

• Fortemente in disaccordo 

• Non applicabile

Gli stakeholder del progetto partecipavano ed erano efficacemente coinvolti nel progetto.

• Pienamente d'accordo

• D'accordo 

• Indifferente 

• In disaccordo 

• Fortemente in disaccordo 

• Non applicabile

L'ambiente del progetto favoriva la collaborazione. 

• Pienamente d'accordo

• D'accordo 

• Indifferente 

• In disaccordo 

• Fortemente in disaccordo 

• Non applicabile

Il project manager era disponibile e rispondeva in modo tempestivo. 

• Pienamente d'accordo

• D'accordo 

• Indifferente 

• In disaccordo 

• Fortemente in disaccordo 

• Non applicabile

Le modifiche del progetto erano gestibili e rientravano nell'ambito del progetto.

• Pienamente d'accordo

• D'accordo 

• Indifferente 

• In disaccordo 

• Fortemente in disaccordo 

• Non applicabile

L'iniziale programma del progetto, documentato nel piano del progetto, è stato in gran parte rispettato. 

• Pienamente d'accordo

• D'accordo 

• Indifferente 

• In disaccordo 

• Fortemente in disaccordo 

• Non applicabile

Il risultato del progetto corrispondeva a quanto definito nel project charter originale. 

• Pienamente d'accordo

• D'accordo 

• Indifferente 

• In disaccordo 

• Fortemente in disaccordo 

• Non applicabile

Tutti all'interno del team del progetto hanno compreso i propri obiettivi e le proprie responsabilità individuali. 

• Pienamente d'accordo

• D'accordo 

• Indifferente 

• In disaccordo 

• Fortemente in disaccordo 

• Non applicabile

Risultato

Il progetto era realistico e realizzabile. 

• Pienamente d'accordo

• D'accordo 

• Indifferente 

• In disaccordo 

• Fortemente in disaccordo 

• Non applicabile

Gli incarichi sono stati chiaramente definiti durante tutto il ciclo di vita del progetto. 

• Pienamente d'accordo

• D'accordo 

• Indifferente 

• In disaccordo 

• Fortemente in disaccordo 

• Non applicabile

Il progetto disponeva di solide metriche delle prestazioni che hanno permesso di definirne il successo. 

• Pienamente d'accordo

• D'accordo 

• Indifferente 

• In disaccordo 

• Fortemente in disaccordo 

• Non applicabile

Credo che abbiamo raggiunto l'obiettivo del progetto. 

• Pienamente d'accordo

• D'accordo 

• Indifferente 

• In disaccordo 

• Fortemente in disaccordo 

• Non applicabile

Il mio coinvolgimento nel progetto, inclusi il carico di lavoro, il tempo e l'impegno, ha soddisfatto le mie aspettative. 

• Pienamente d'accordo

• D'accordo 

• Indifferente 

• In disaccordo 

• Fortemente in disaccordo 

• Non applicabile

Lezioni apprese

Documentare le lezioni apprese può aiutarti a identificare e diffondere le conoscenze aziendali. Invece di reinventare la ruota, i membri dei team e i capi progetto dispongono di una visione chiara su cosa ha funzionato, su cosa non ha funzionato e su cosa può essere migliorato. 

Collegando le lezioni apprese al lavoro futuro del team, puoi iniziare il tuo progetto col piede giusto. Quando tutti sanno esattamente chi sta facendo cosa e per quando, cosa è successo e perché, il tuo team è facilitato nel portare a termine lavori di grande impatto.