Che cos’è la mappatura del flusso del valore (VSM)?
Riepilogo
Quando si organizza un armadio disordinato, il primo passo è quello di rimuovere tutto dallo spazio. Disporre tutto ti dà un’idea migliore di ciò che hai, rendendo più facile la riorganizzazione.
Lo stesso vale per il lavoro: è difficile notare le inefficienze senza avere tutto davanti agli occhi. Fare questo con il tuo flusso di lavoro può rivelare problemi che non avevi notato prima: è qui che la mappatura del flusso del valore torna utile.
Che cos’è la mappatura del flusso del valore?
La mappatura del flusso del valore è un metodo a diagramma di flusso utilizzato per illustrare e analizzare un processo di produzione. La VSM è un componente chiave nella gestione snella dei progetti, una metodologia Agile che aumenta il valore per il cliente eliminando gli sprechi da ogni fase del progetto.
La mappatura del flusso del valore (VSM) prevede quattro passaggi fondamentali:
Mappare il processo attuale
Trovare ed eliminare gli sprechi
Mappare il processo futuro migliorato
Implementare il processo futuro
Potresti notare margini di miglioramento in aree della tua mappa del flusso di valore come:
Flusso del processo
Tempi di esecuzione e di elaborazione
Affidabilità delle attrezzature
Materie prime/inventario
Quando trovi sprechi nel tuo flusso di produzione, come sovrapproduzione, cattiva gestione o difetti del progetto, puoi gestire questi colli di bottiglia in modo che il tuo processo proceda senza intoppi.
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Quando dovresti usare la mappatura del flusso del valore?
La mappatura del flusso del valore può portare a miglioramenti significativi nel modello di business della tua azienda. Ma non dovresti investire tempo e risorse nella VSM se non si adatta alle tue esigenze. Ecco alcune situazioni in cui dovresti usare la mappatura del valore:
Per migliorare un processo di lavoro end-to-end
Per identificare le scorte accumulate in un processo
Per trovare opportunità di ottimizzazione dei processi
Per apprendere le complessità intrinseche di un processo
Per comprendere i sistemi IT utilizzati in un processo
Valutare l’efficacia dei canali di servizio clienti
Visualizzare lo stato dei processi
Rivedere strategicamente i processi
Come puoi vedere, la creazione di una mappa del flusso di valore fornisce approfondimenti su molti aspetti di un processo di lavoro. Tuttavia, una mappa del valore potrebbe non essere utile se stai cercando di risolvere un problema che non ha alcuna relazione con le informazioni, il prodotto o il flusso temporale.
Come creare una mappa del flusso di valore
La mappatura del flusso del valore prevede quattro passaggi di base, ma ti sentirai più preparato se espandi il processo in nove passaggi. I primi cinque passaggi del processo VSM si concentrano sulla pianificazione del progetto. Avere un piano di progetto aumenta i tuoi approfondimenti e può portare a miglioramenti dei processi. Quindi, puoi iniziare con i quattro passaggi di base della VSM con tutto il contesto di cui hai bisogno.
1. Identificare il problema
La mappatura del flusso del valore è una parte importante della manutenzione regolare del flusso di lavoro, ma puoi anche usarla per risolvere un problema del team o del cliente di cui sei già a conoscenza. Per esempio, potresti notare che la domanda dei tuoi clienti è superiore alla quantità di scorte di magazzino disponibili. Quando noti un problema ma non conosci la causa, puoi condividerlo con il tuo team e utilizzare la VSM per trovare soluzioni.
Suggerimento: in questa fase iniziale, fai un brainstorming e poni domande per identificare le inefficienze interne ed esterne. Mettiti nei panni del cliente e dei membri del team, in modo da poter trovare i punti deboli.
2. Scegli il tuo team
Avrai bisogno di un team determinato e concentrato che ti aiuti a mappare il flusso del valore, analizzarlo attentamente e implementare il tuo processo di produzione migliorato. Un team interfunzionale composto da membri dei reparti vendite, operazioni, servizio clienti e progettazione ti fornirà le competenze e le prospettive necessarie per ottimizzare i tempi di processo e soddisfare le esigenze dei clienti. A seconda del problema che stai cercando di risolvere, potresti non aver bisogno di rappresentanti di tutti questi team. Scegli con saggezza per rendere il tuo team VSM il più efficiente possibile.
Suggerimento: coinvolgi sia i dirigenti che i ruoli di supporto nel tuo team VSM per aumentare la visibilità sui problemi interni. Invita fornitori o altri stakeholder a unirsi al tuo gruppo se desideri il punto di vista di un estraneo.
3. Definisci l'ambito del progetto
L’esercizio di mappatura del flusso del valore è un progetto a sé stante, il che significa che dovrai definirne l’ambito. Se non definisci l’ambito del progetto, non saprai quanti dei tuoi processi di lavoro mappare. La mancanza di un ambito definito rende inoltre più difficile identificare ed eliminare gli sprechi in seguito.
Suggerimento: utilizza la VSM solo per un prodotto alla volta. Decidi se mappare il ciclo di vita del prodotto nella sua interezza o concentrarti su fasi specifiche del processo. Se state producendo un prodotto software, potete mappare il processo dalla richiesta iniziale della funzionalità alla consegna al cliente. Tralascia i passaggi condizionali che possono verificarsi una volta che il cliente riceve il prodotto.
4. Mappa il tuo flusso del valore
Ora che hai definito l’ambito della tua VSM, puoi iniziare a creare la mappa. Utilizza i simboli del flusso del valore (spiegati di seguito) per mostrare come le informazioni scorrono tra le attività lavorative. Se stai mappando l’intero processo di produzione, la mappa creerà un cerchio. La fase finale del processo di produzione dovrebbe tornare alla fase iniziale.
Suggerimento: se non sai da dove iniziare la mappa del flusso del valore, inizia dal membro del team incaricato di approvare le richieste tra un cliente e un fornitore. Puoi anche visualizzare la mappa in tre parti. Dedica la parte superiore della mappa al flusso di informazioni, la parte centrale al flusso di prodotti e la parte inferiore al flusso di tempo.
5. Aggiungi i dati del progetto
Una volta che hai un’illustrazione del tuo flusso del valore, aggiungi le metriche pertinenti per ottenere gli approfondimenti più accurati da questo esercizio. Sebbene la mappa da sola possa aiutarti a visualizzare determinate cose, come il processo di produzione della tua azienda o lo sviluppo del software, dovrai abbinare l’immagine a caselle di dati per confrontare aspetti come tempo, quantità e qualità tra tutte le fasi del processo.
I punti dati che puoi aggiungere alla tua mappa includono:
Quantità di inventario detenuta per ogni passaggio
Tempo di ciclo per unità
Tempo di trasferimento
numero di membri del team necessari per eseguire ogni passaggio
Numero di prodotti scartati
Numero di prodotti in ogni lotto di lavorazione
Tempo takt (velocità necessaria per produrre prodotti al fine di soddisfare la domanda dei clienti)
Suggerimento: i dati che includi nella mappa variano a seconda del settore, del processo che stai mappando e dei problemi che speri di risolvere. La maggior parte dei dati rientrerà in queste tre categorie:
Dati dell’ufficio o dell’assistenza
Dati di produzione o di negozio
Dati di fornitori o di elaborazione esterna
6. Creare una cronologia
Una cronologia chiara è essenziale per qualsiasi processo di produzione e i ritardi possono compromettere l'intero flusso di lavoro. Dedicherai il terzo inferiore della mappa del flusso di valore al flusso temporale, utilizzando una scala temporale con due pioli per il tempo di esecuzione e il tempo di ciclo. Questa scala ti darà un'idea migliore se il tempo di esecuzione e il tempo di ciclo sono aggiornati.
Il tempo di esecuzione è il tempo totale necessario al team per completare un’attività, a partire dal momento in cui l’attività entra per la prima volta nel flusso di lavoro. Il tempo di esecuzione comprende tutti i processi operativi che precedono la fase di produzione effettiva.
Il tempo di ciclo è la parte del tempo di consegna totale in cui si sta effettivamente completando un’attività. A volte è noto come tempo a valore aggiunto.
Calcola il tempo di esecuzione facendo il punto dell’inventario disponibile prima di ogni fase del processo e dividendolo per la domanda del cliente per il prodotto. Per esempio, immagina di avere quattro dei tuoi prodotti disponibili prima di passare alla fase di spedizione e che la domanda del cliente per il prodotto sia di due prodotti al giorno: il tuo tempo di esecuzione è di due giorni.
Suggerimento: il tempo di esecuzione è strettamente legato alla gestione dell’inventario e alla soddisfazione del cliente. Se il tempo di esecuzione è troppo lungo, avrai difficoltà a prevedere quando rifornire il tuo inventario. La mappa del flusso di valore può aiutarti a ottimizzare i tempi di consegna prima di ritrovarti in ritardo sulla consegna del prodotto.
7. Analizzare la mappa attuale
Durante la creazione della mappa dello stato del flusso attuale, è probabile che noterai aree che devono essere ottimizzate. Per completare la mappa del flusso del valore, compilala con i dati del progetto per rendere più visibili le aree di spreco.
Tuttavia, anche se le aree di spreco sembrano ovvie, dovresti comunque dedicare del tempo all’analisi della mappa. Le aree di spreco nella gestione lean includono:
Sovrapproduzione (funzionalità non necessarie)
Inventario (backlog mal gestito)
Movimento (passaggio da un'attività all'altra)
Difetti (debito tecnico)
Sovra-elaborazione (strumenti costosi)
Attesa
Trasporto
Team frammentati
Suggerimento: il modo migliore per analizzare la mappa è eseguire esplosioni kaizen su tutte le aree di spreco che hai identificato. La parola kaizen deriva da due parole giapponesi: kai, che significa miglioramento, e zen, che significa buono. Insieme, le due parole creano l'idea di miglioramento continuo. Utilizzerai i kaizen burst per generare idee a valore aggiunto per la mappa del flusso di valore dello stato futuro.
8. Progetta la nuova mappa
Ora sei pronto per disegnare la mappa del flusso del valore dello stato futuro. Questa mappa sarà simile a quella attuale, ma includerà elementi di kaizen per le aree che necessitano di miglioramenti. Puoi utilizzare il software Kanban per implementare un pull, o utilizzare le risorse solo quando la domanda lo richiede, e migliorare il flusso di informazioni.
I simboli specifici che aggiungi alla mappa dello stato futuro variano a seconda del processo. Vedi la mappa dei simboli VSM di seguito per le rappresentazioni visive di quanto segue:
Supermercato: rappresenta un punto di scorta Kanban in cui i clienti possono ottenere l’inventario di cui hanno bisogno non appena il fornitore lo rifornisce.
Kanban di produzione: indica la necessità che il prodotto fornisca parti a un processo a valle.
Kanban di ritiro del materiale: indica a un operatore di spostare le parti da un supermercato a un processo.
Segnale Kanban: utilizzato quando i livelli di inventario in un supermercato sono bassi e segnala la produzione di un numero specificato di parti.
Postazione Kanban: indica la posizione per la raccolta dei segnali Kanban, in genere situata vicino a un supermercato.
Pull del materiale: rappresenta la rimozione dell’inventario immagazzinato dai supermercati.
Pull sequenziato: elimina la necessità di stoccaggio dell’inventario nel supermercato tra i processi, incaricando un team specifico di produrre un ordine personalizzato.
Suggerimento: utilizza la mappa dei simboli del flusso del valore di seguito per vedere come appare ogni simbolo e posizionarli di conseguenza nella mappa dello stato futuro. Sebbene l’obiettivo della mappa dello stato futuro sia semplificare il flusso di materiale, non preoccuparti se la mappa dello stato futuro sembra più affollata della mappa dello stato attuale a causa dei simboli che hai aggiunto.
9. Implementa la nuova mappa
L'ultimo passaggio del processo VSM consiste nell'implementare le soluzioni della mappa dello stato futuro nel processo di lavoro. È qui che vedrai i risultati dell’analisi della mappa.
È come organizzare un armadio: ordinare il disordine sembra un lavoro caotico, ma lo scopo del progetto diventa chiaro una volta che si sente la facilità di utilizzo del nuovo spazio funzionale. Sebbene identificare gli sprechi e trovare soluzioni più snelle sia impegnativo, il prodotto finale è un flusso di lavoro più efficiente e clienti più felici.
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Simboli della mappa del flusso del valore
I seguenti simboli rappresentano i flussi di informazioni, le attività lavorative e le aree che necessitano di miglioramenti nei processi. Quando utilizzi il software VSM, avrai a disposizione una serie di questi simboli.
Esempio di mappatura del flusso di valore
Di seguito è riportato un esempio di mappatura del flusso del valore di una mappa dello stato attuale. Questa mappa delinea il processo di un prodotto o servizio che passa dal fornitore, attraverso la catena di produzione interna, al cliente.
La mappa del flusso di valore inizia in alto al centro con il membro del team responsabile del controllo della produzione. Questa persona approva le richieste o gli ordini dei clienti e li invia al fornitore. Nota che questo esempio di mappa del flusso di valore si sviluppa in modo circolare, perché la domanda dei clienti alimenta sia la catena di approvvigionamento che quella di produzione.
Crea un flusso di lavoro efficiente con la mappatura del flusso del valore
Se stai cercando di migliorare continuamente, esegui una manutenzione regolare dei tuoi processi, proprio come faresti con la tua Home. Sebbene la VSM possa sembrare noiosa, il risultato è un flusso di lavoro più efficiente con meno sprechi e tempi di consegna più brevi.
Mappare il flusso del valore attuale e futuro è più facile quando si utilizza un software adeguato. Integrando la mappa del flusso di valore con Asana, puoi implementare rapidamente le tue soluzioni e tornare a soddisfare i tuoi clienti.
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