Hai bisogno di tempi di consegna più brevi

Tutti abbiamo sentito quelle storie sui bei vecchi tempi, quando tutto costava poco e i bambini giocavano fuori invece di stare incollati ai loro telefoni. Ma sappiamo anche che la nostra comoda vita moderna ha i suoi vantaggi. Le consegne con i droni e i giganti della tecnologia hanno cambiato il modo in cui le aziende forniscono i loro servizi ai clienti e, con alcuni pacchi che arrivano in poche ore, si può dire che gli acquirenti si aspettano che le cose si muovano più velocemente che mai.

Ecco perché il tempo di evasione degli ordini è così importante. Per gestire il tempo in modo efficace e fornire le cose giuste ai tuoi clienti al momento giusto, devi prima sapere quanto tempo ci vuole. Questo è il tuo tempo di consegna. In questo articolo, scoprirai come utilizzare le metriche del tempo di consegna per aumentare la soddisfazione dei clienti, migliorare la produzione e i processi e accelerare i flussi di lavoro per consegne più rapide e fluide.

Cos’è il tempo di consegna?

Il tempo di evasione ordine è il tempo che intercorre tra la ricezione di un ordine e la sua elaborazione. È principalmente associato alla produzione, alla gestione della catena di approvvigionamento e alla gestione dei progetti, ma si applica a qualsiasi azienda che abbia clienti, prodotti e un team di vendita. Ad esempio, il tempo di produzione calcola il tempo che intercorre tra la ricezione di un ordine di acquisto e il momento in cui il prodotto è nelle mani di un cliente. Il lead time di un progetto, invece, inizia quando viene ricevuto un ordine (in questo caso dal manager) e termina quando un dipendente lo completa. 

Indipendentemente dall’azienda o dal reparto, ridurre il tempo dall’ordine alla consegna significa in definitiva poter elaborare più ordini e guadagnare di più.

Qual è la differenza tra tempo di evasione ordine e tempo di elaborazione?

Il tempo di elaborazione è la quantità di tempo che intercorre tra la ricezione di un ordine di acquisto e il momento in cui viene passato a un altro reparto o processo. Il tempo di elaborazione è una parte del tempo di consegna totale e può avere un grande impatto. 

Per esempio, se la tua struttura elabora e confeziona prodotti alimentari, un ritardo nel tempo di elaborazione potrebbe significare che i tuoi prodotti arrivano in ritardo ai negozi di alimentari. Per questo motivo, meno clienti mangeranno i tuoi prodotti, il che significa meno vendite per i negozi. Se non riesci a risolvere il problema che sta aumentando il tempo di elaborazione (ad esempio, sei a corto di personale e non hai il budget per assumere), alla fine i tuoi prodotti potrebbero essere sostituiti sugli scaffali dei negozi.

Come si calcola il tempo di esecuzione?

Per calcolare il tempo di consegna, è necessario sommare il tempo di pre-elaborazione, elaborazione e post-elaborazione. 

Pre-elaborazione + Elaborazione + Post-elaborazione = Tempo di produzione

Ecco una ripartizione del calcolo del tempo di esecuzione:

• Pre-elaborazione: misura i tempi di approvvigionamento e di ordinazione, tenendo conto di potenziali ritardi di spedizione o carenze quando necessario.

• Elaborazione: determina il tempo necessario per elaborare completamente un ordine. Cerca di tenere conto di ogni minimo dettaglio, come l’imballaggio degli articoli o le pause dei dipendenti.

• Post-elaborazione: qui prevederai il tempo necessario affinché i clienti ricevano il prodotto. Di solito si tratta del tempo di spedizione o, se ti occupi di gestione dei progetti, del tempo che intercorre tra il completamento e l’implementazione.

Perché il tempo di evasione degli ordini è importante?

Il tempo di produzione influisce sulla maggior parte degli aspetti della tua azienda. Se è troppo lungo, può compromettere l’esperienza del cliente, creare frustrazioni interne e persino portare a prezzi più elevati se si tenta di compensare le spese di tempi di produzione più lunghi. Tempi di consegna più brevi aumentano i profitti e soddisfano tutti, dall’approvvigionamento dei fornitori fino al cliente.

L’impatto di tempi di consegna più lunghi

I tempi di evasione degli ordini lunghi raramente si verificano da un giorno all'altro. Iniziano come una lenta perdita di tempo. Perché mentre la maggior parte delle persone vuole mantenere i tempi di produzione il più brevi possibile, questi possono aumentare gradualmente senza che tu te ne renda conto. Magari hai ridotto il tuo team senza aggiungere la tecnologia per aumentare la produttività. Poi hai iniziato a sentirti disorganizzato, con conseguenti ordini duplicati di materie prime e perdita di tracciabilità del prodotto finito. Passano mesi e improvvisamente ti rendi conto che il tempo di consegna è cambiato drasticamente. Quelli che all’inizio sembravano piccoli passi falsi hanno causato tempi di consegna significativamente più lunghi.

Il che è spaventoso. Perché la dura verità è che i tuoi clienti non ti aspetteranno se possono ottenere gli stessi servizi altrove. Non importa quanto sia grande il tuo prodotto o la tua offerta, c’è un limite al tempo che aspetteranno prima di rivolgersi a un tuo concorrente. I colli di bottiglia e i ritardi nella consegna ti costeranno nel lungo termine, con flussi di lavoro interrotti, un morale del team più basso e, inevitabilmente, minori vendite.

Esempi di tempo di consegna

Diamo un’occhiata ad alcuni esempi di come calcolare il tempo di evasione degli ordini in diversi settori.

Tempo di produzione

La produzione è il settore più comune a cui pensiamo quando parliamo di tempo di esecuzione. Pertanto, i suoi calcoli sono relativamente semplici.

• Approvvigionamento: nella produzione, la pre-elaborazione è la fase di gestione degli approvvigionamenti. Misurerai il tempo necessario per trovare, ordinare e ricevere gli articoli.

• Elaborazione: questa è la fase in cui costruisci il tuo prodotto. Quanto tempo ti ci vuole per mettere insieme tutti i pezzi del tuo prodotto e renderlo pronto per il cliente? 

• Spedizione: è ora di spedirlo! Il tempo di spedizione è il numero di giorni o settimane necessari per passare dalla struttura di lavorazione ai clienti.

Tempo di consegna della catena di approvvigionamento

Il tempo di evasione ordine della catena di approvvigionamento è un po’ più complicato, perché dipende da molti fattori al di fuori del tuo controllo. Poiché la catena di approvvigionamento di solito incanala le merci da un luogo all'altro, si basa molto sui tempi di spedizione che possono cambiare da un momento all'altro.

• Ordine di fornitura: è il tempo necessario per ricevere i prodotti. Quando un'azienda ti spedisce un prodotto, quanto tempo, in media, impiega ad arrivare? 

• Elaborazione: è qui che hai il massimo controllo sul tempo di evasione della catena di approvvigionamento. Più velocemente riesci a trasformare quei prodotti e a farli uscire, più breve è il tempo di consegna complessivo.

• Spedizione: simile alla produzione, è il tempo necessario ai prodotti per arrivare alla tappa successiva una volta che lasciano la tua struttura.

Gestione dei progetti

Nella gestione dei progetti, il tempo di esecuzione ti aiuta a definire aspettative realistiche per il tuo team, in modo da non sovraccaricarlo con richieste dell’ultimo minuto. 

• Delegazione: il team leader esamina e organizza tutte le attività correlate al progetto e le assegna ai diversi membri. Qui, si osserva il tempo necessario al responsabile per rivedere i dettagli del progetto, creare un piano strategico che includa obiettivi, traguardi, risultati finali e delegarli al team. 

• Lavoro del progetto: una volta che il team ha compreso le aspettative, quanto tempo impiega per consegnare un progetto finale? 

• Revisioni e approvazioni: una volta che il progetto è stato finalizzato internamente, spesso viene esaminato e approvato da altri stakeholder del progetto. Infine, viene passato a un altro reparto o team per il monitoraggio o l’implementazione. Calcola il tempo necessario dal completamento del progetto fino a quando non è nelle mani di quell'altro reparto.

Aziende B2C o D2C

Il calcolo del tempo di evasione ordine per le aziende B2C o D2C è il tempo che intercorre tra la ricezione dell'ordine di acquisto del cliente e il momento in cui il cliente riceve il prodotto.

• Pre-elaborazione: per le aziende B2C o D2C, la pre-elaborazione inizia con la ricezione di un ordine di acquisto e termina quando il team inizia ad assemblare il prodotto. Nel frattempo, è necessario elaborare il pagamento e compilare i campi dati richiesti prima di iniziare l’elaborazione.

• Elaborazione: se il prodotto è già stato fabbricato, in questa fase lo prepari per la spedizione, inclusi l’imballaggio e la preparazione delle etichette di spedizione.

• Spedizione: simile ad altri settori di cui abbiamo discusso, questa fase finale è il tempo che intercorre tra la spedizione del pacco e la sua consegna al cliente.

Come ridurre il tempo di evasione ordine

Ora, ecco una buona notizia: puoi ridurre il tempo di evasione ordine con modifiche piuttosto semplici alle tue strutture di elaborazione. Inefficienze ed errori umani possono causare un tempo di esecuzione più lungo, ma anche cose completamente al di fuori del tuo controllo, come disastri naturali e carenze nella catena di approvvigionamento. Quando si riducono i tempi di evasione degli ordini, è importante concentrarsi sugli elementi che è possibile controllare e creare piani per quando si verificano inevitabilmente eventi al di fuori del proprio controllo.

• Utilizza strumenti e tecnologie che semplificano le attività e il lavoro superfluo.

• Comunica in modo efficace con il tuo team dall'inizio alla fine per chiarire le aspettative e ridurre la confusione.

• Utilizza la previsione per prevedere quali saranno le tue esigenze in futuro. In questo modo, si lascia meno al caso e si riduce la reattività, il che significa più lavoro mirato e tempi di consegna più brevi.

Migliorare i tempi di evasione degli ordini con il software

Molti degli errori di elaborazione che influiscono sui tempi di esecuzione possono essere automatizzati. Ad esempio, puoi automatizzare le attività e i titolari per ogni fase del processo di produzione. Rivedi il tuo flusso di lavoro generale e cerca i punti ripetitivi e manuali. Queste sono cose che puoi automatizzare o semplificare, riducendo naturalmente i tempi di consegna. Il software non farà il lavoro al posto tuo, ma semplifica il processo e rende il tuo team più efficiente. È un modo più semplice per ridurre i tempi di consegna, senza la spesa aggiuntiva di aumentare il personale. 

Un tempo di esecuzione più breve risolve (la maggior parte) dei problemi di produzione 

Ridurre il tempo di produzione può influire su quasi ogni aspetto della tua azienda. Nell’epoca odierna della gratificazione immediata, è fondamentale mettere i prodotti nelle mani dei clienti il più rapidamente possibile. In conclusione, il tempo è la nostra risorsa più preziosa. E questo vale anche per la tua azienda. 

I tempi di produzione più lunghi sono solitamente causati da inefficienze. La buona notizia è che spesso si tratta di aspetti che puoi cambiare. Le funzionalità di automazione e organizzazione di Asana possono semplificare i tuoi processi e ridurre i tempi di consegna.