Cos’è la gestione degli acquisti e perché è così importante?

Quando hai un team di piccole dimensioni, scegliere gli strumenti che vuoi utilizzare per la tua attività quotidiana è facile: basta sapere cosa vuoi e poi acquistarlo. 

Ma quando le aziende iniziano a crescere, questo processo può diventare insostenibile. La necessità di strumenti diventa più complessa e le aziende vogliono ridurre al minimo la quantità di rischi che si assumono quando lavorano con un potenziale partner.

Questo è il motivo per cui le aziende hanno team dedicati al processo di approvvigionamento.

Cos’è la gestione dell’approvvigionamento?

La gestione dell’approvvigionamento è il processo di ottenimento di beni o servizi per un’azienda attraverso l’acquisto, il noleggio o la stipula di contratti con una risorsa esterna per completare un progetto. 

Questo processo comporta una serie di attività di approvvigionamento, che possono includere l’identificazione delle esigenze di un progetto, l’approvvigionamento di potenziali opzioni, la presentazione di una richiesta di proposte (RFP), se necessario, e la gestione degli approvvigionamenti per il team. Questo processo può essere eseguito da un team separato da quello che richiede il prodotto o il servizio, nel tentativo di proteggere l’azienda da qualsiasi potenziale rischio. Tuttavia, consulta sempre il team legale della tua azienda per confermare il processo di approvvigionamento specifico della tua organizzazione.

I team di approvvigionamento sono in genere esperti nella gestione dei contratti. Il tuo team interno di approvvigionamento sarà probabilmente responsabile della negoziazione dei contratti per soddisfare al meglio le esigenze della tua azienda, della negoziazione dei prezzi e delle informazioni sui pacchetti con il tuo potenziale partner e dell’esecuzione di un’analisi dei rischi per proteggere la tua azienda da potenziali minacce. 

In genere, l’approvvigionamento si articola in due fasi principali: l’approvvigionamento strategico front-end e la gestione operativa dell’approvvigionamento. 

L’approvvigionamento front-end è il modo in cui il team identifica i diversi partner e le aziende con cui la tua azienda vuole lavorare. Questo processo di solito comporta la definizione dei requisiti minimi che i potenziali fornitori dovrebbero soddisfare e l’identificazione del motivo per cui l’azienda ha bisogno di coinvolgere un fornitore di terze parti per un progetto. 

La componente operativa della gestione degli acquisti è costituita dai singoli passaggi che un’azienda deve seguire per iniziare a lavorare con una terza parte. Questi passaggi variano a seconda delle pratiche aziendali interne, ma possono includere l’utilizzo di ordini di acquisto, l’invio di richieste di offerta, la scelta degli offerenti o l’esecuzione di un processo di quotazione.

Quattro fasi del processo di approvvigionamento

I team di approvvigionamento dovranno seguire quattro fasi principali in un processo di gestione degli acquisti. Ecco uno schema di base di come un team di progetto per l’approvvigionamento dovrebbe seguire i passaggi per l’approvvigionamento dei materiali necessari per completare un progetto. Consulta sempre il team legale della tua azienda per indicazioni sulle pratiche e le politiche di approvvigionamento della tua azienda.

1. Crea un piano di gestione degli acquisti

Questa è la fase iniziale della gestione degli acquisti. I team di approvvigionamento in genere collaborano con gli stakeholder per identificare le risorse necessarie al team per completare un progetto. Il team di approvvigionamento esaminerà il progetto nel suo complesso e identificherà le potenziali soluzioni. Strumenti come i sistemi di gestione degli acquisti o i sistemi di gestione del lavoro possono aiutare il team di approvvigionamento a conservare documenti importanti come RFP e richieste di acquisto in un unico posto. 

I professionisti interni dell’approvvigionamento valuteranno probabilmente le risorse che l’azienda ha attualmente a disposizione rispetto a ciò che il team sta cercando. Se è più conveniente utilizzare le risorse che il team ha a disposizione, probabilmente lo suggeriranno, oltre a negoziare i costi quando discuteranno le opzioni con gli offerenti. 

Questa fase risponderà anche a domande di base sul piano di approvvigionamento. Queste domande possono includere:

• Gli stakeholder hanno bisogno di questa risorsa entro una data specifica?

• Ci sarà un processo specifico per il modo in cui il team valuta le diverse opzioni?

• Il tuo team invierà una richiesta di proposta ai potenziali fornitori?

2. Effettuare gli acquisti

Durante questa fase, il team di approvvigionamento in genere esegue una decisione. Il team legale interno ti guiderà su come raccogliere le offerte e aiuterà il tuo team a valutare le diverse opzioni disponibili.

Rivolgiti al tuo team interno per sapere quale opzione si adatta meglio alle tue esigenze. Una volta selezionato un fornitore, il team legale interno ti aiuterà a passare alle trattative e alla firma del contratto, non appena questo sarà conforme alle esigenze del progetto. Questo processo in genere termina con un documento, come un ordine di acquisto, per sigillare tutti i dettagli dell’accordo. L’ordine di acquisto può includere dettagli sul prezzo, sulla quantità, sulla tempistica di consegna del prodotto e sulle modalità di pagamento.

3. Amministrare (o controllare) l'approvvigionamento

A seconda del tipo di prodotto che il tuo team sta acquistando, questa è la fase in cui il team implementa l’acquisto appena effettuato nel piano di progetto. Ciò potrebbe significare gestire e formare un nuovo team di appaltatori, installare un nuovo software o spostare materie prime per trasformarle in un nuovo prodotto. 

Durante questa fase, è una buona idea implementare alcuni moduli di gestione del cambiamento nel processo. Questo vale soprattutto se aggiungi altri membri del team al tuo flusso di lavoro. Ciò ti consentirà di monitorare le operazioni della tua azienda e verificare se i nuovi acquisti hanno cambiato qualcosa. Per esempio, se un team acquista nuovi macchinari di automazione per una linea di assemblaggio, è importante monitorare la differenza nella produzione prima e dopo l’aggiunta dei macchinari. Questa differenza rappresenta esattamente l’impatto che il macchinario ha avuto sul tuo funzionamento. 

4. Chiudi gli acquisti

Durante la fase di negoziazione, il team legale interno e il fornitore concorderanno reciprocamente su cosa costituisce un "lavoro completato". Quindi, una volta che entrambe le parti raggiungono la fase in cui il lavoro effettivo è completato, il team legale interno in genere finalizzerà tutti i documenti e potrà eseguire una liberatoria, se necessario. 

In genere, entrambe le parti si assicureranno che tutto sia completato in base agli accordi contrattuali.

Il ruolo del project manager durante il processo di approvvigionamento

Un project manager è responsabile dello svolgimento di un progetto secondo il programma del progetto e della gestione degli aggiornamenti per gli stakeholder e gli altri membri del team quando si tratta del processo di approvvigionamento. Tuttavia, la maggior parte del processo di approvvigionamento dovrebbe essere gestita dal team legale interno, in conformità con le politiche aziendali. 

La responsabilità principale del project manager durante il processo di approvvigionamento è quella di aiutare a coordinare le informazioni per il team di approvvigionamento e tutto ciò di cui potrebbe aver bisogno per portare avanti una richiesta di proposta o un contratto nella fase successiva. Se il team di approvvigionamento necessita di informazioni specifiche sulle esigenze del progetto, il project manager può aiutare a raccogliere e condividere tali informazioni. 

Alcune aziende utilizzano un software di gestione degli acquisti dedicato per mantenere organizzate le informazioni per il reparto acquisti. Altre possono semplificare le informazioni utilizzando uno strumento di gestione del lavoro che può mantenere i principali traguardi del progetto, le informazioni sui fornitori e gli aggiornamenti dello stato degli stakeholder in un unico posto. 

Gli strumenti di gestione del lavoro come Asana possono aiutare a mantenere documenti come contratti di approvvigionamento, RFP e audit importanti in un unico posto, in cui gli stakeholder possono accedere a tali informazioni. Se vuoi iniziare, prova oggi stesso il nostro modello gratuito di RFP.