Modello di richiesta di preventivo: sei passaggi per creare un modello di richiesta di preventivo

Ti è mai capitato di trovarti sopraffatto dal processo di ricerca del fornitore giusto per il tuo progetto? Se vuoi avere successo, semplificare il processo e rispettare il budget, potresti iniziare con un documento di richiesta di preventivo (RFQ). 

In questa guida, ti spiegheremo cos’è una RFQ, i passaggi da seguire e cosa includere nel documento. Abbiamo anche incluso un modello di RFQ per semplificare l’avvio.

Cos'è una RFQ?

Una richiesta di preventivo (RFQ) è un documento che le aziende inviano ai potenziali fornitori per saperne di più sui loro prezzi. Questo modulo standardizzato aiuta le aziende a valutare le offerte in modo più efficace, poiché la sua oggettività rende più facile confrontare i fornitori. È possibile inviare i documenti RFQ prima o insieme alla richiesta di proposta (RFP).

In genere, un’azienda personalizzerà la RFQ che invia per ricevere le informazioni specifiche che deve esaminare prima di poter procedere con un potenziale fornitore. Personalizza il tuo documento per includere i dettagli più importanti per il tuo fornitore, tra cui le aspettative sui prezzi, i dettagli di invio e altro ancora. 

Qual è la differenza tra una richiesta di preventivo e una richiesta di proposta?

Sebbene ci siano alcune sovrapposizioni tra i due, ci sono diverse differenze tra i documenti RFQ e RFP. Una RFQ cerca principalmente il prezzo più basso tra i fornitori. 

RFP è l’acronimo di Request for Proposal (richiesta di proposta). Una RFP prende in considerazione fattori aggiuntivi e pone una serie di domande per valutare l’opzione migliore. In particolare, i documenti di richiesta di proposta includono domande sulla gestione del rischio, l’analisi della concorrenza, i punti di rottura e altro ancora.

RFQ, dichiarazione di lavoro e ambito di lavoro a confronto

Una dichiarazione di lavoro è un documento che delinea ciò che deve accadere per avere un progetto di successo. L’ambito di lavoro è una sezione di questo documento che descrive in che modo verranno raggiunti gli obiettivi del progetto.

Una dichiarazione di lavoro viene in genere inviata prima del documento RFQ, al fine di stabilire i passaggi che devono essere eseguiti per avere un progetto di successo. Una volta compresa la roadmap del fornitore per il completamento delle attività, il passaggio successivo è quello di esaminare le informazioni sui prezzi tramite il documento RFQ.

Quando inviare una richiesta di preventivo

Le aziende che stanno acquistando un bene o un servizio dovrebbero inviare un documento di richiesta di preventivo ai fornitori che stanno valutando di utilizzare per i loro progetti. I fornitori restituiranno questo documento per delineare i loro prezzi, in modo da poter confrontare i loro costi con quelli di altri potenziali fornitori. Ottenere questi risultati è un passo importante nella gestione degli approvvigionamenti di un progetto.

Un modello di RFQ viene inviato dopo che hai fornito a un potenziale fornitore un documento che delinea i tuoi obiettivi, il budget e la cronologia per il tuo prossimo progetto. Avere una richiesta di preventivo e i dettagli del progetto aiuterà i fornitori a comprendere l’ambito del progetto e a decidere se vogliono partecipare. 

Cos'è un RFQ e come si completa?

Una volta inviati ai fornitori l’ambito di lavoro e la dichiarazione di lavoro all’inizio del processo di verifica, è il momento di inviare il modello di richiesta di preventivo a tutte le parti. Di seguito abbiamo incluso i sei passaggi principali per la creazione di un documento di richiesta di preventivo, per aiutarti a iniziare il tuo prossimo progetto. 

1. Stabilisci il budget dei tuoi progetti

Per prima cosa, imposta il budget del progetto. Il budget di progetto è il tuo piano dettagliato e la cronologia di quanto denaro spenderai e per cosa lo spenderai. 

È fondamentale che il budget sia pronto prima di creare il documento di richiesta di preventivo, in modo da avere una base per valutare i potenziali fornitori. Avere queste informazioni a portata di mano fin dall’inizio ti aiuterà a impostare il tuo progetto per il successo finanziario e ti fornirà un percorso chiaro per scegliere il fornitore corretto.

2. Identifica i tuoi requisiti

Oltre a definire il budget prima di compilare il modello di richiesta di preventivo, è necessario identificare in anticipo anche i requisiti. Sapere quali sono le qualità più importanti ti aiuterà a filtrare l’elenco dei fornitori qualificati per lavorare al tuo progetto. 

Di seguito sono riportati alcuni esempi di requisiti che potrebbe essere importante includere nel documento di richiesta di preventivo:

• quantità di materiali necessari

• Requisiti di consegna

• Processo di revisione della richiesta di preventivo

• termini e condizioni;

• Parametri di pagamento 

I tuoi requisiti cambieranno a seconda del tipo di progetto a cui stai lavorando e possono essere personalizzati per soddisfare le tue esigenze.

3. Prepara il documento

Ora che hai fatto il lavoro di preparazione, è il momento di preparare il documento. Più dettagli includi nella tua richiesta di preventivo, meglio è. Includere i dettagli è importante perché fornisce al potenziale fornitore maggiori informazioni sulla cronologia e sull’ambito del progetto. Di conseguenza, sarà in grado di condividere con maggiore precisione i suoi prezzi per quel particolare lavoro.

Ecco alcuni fattori da considerare durante la preparazione del modello di richiesta di preventivo:

• Obiettivi del progetto: scrivere una breve descrizione del progetto e dei suoi obiettivi è importante per un documento di richiesta di preventivo. Più dettagli fornisci, più un fornitore sarà in grado di fornire un preventivo accurato per il lavoro desiderato.

• Cronologia: fornire una cronologia del progetto consentirà ai fornitori di sapere se possono soddisfare le aspettative del progetto. Cerca di essere realistico con la tua cronologia, in modo che i fornitori abbiano il tempo di raccogliere le forniture e la manodopera necessarie per completare il lavoro.

• Aspettative di prezzo: assicurati di chiedere ai potenziali fornitori di fornire una ripartizione completa del loro metodo di calcolo dei costi. Specifica il livello di dettagli che desideri, come il costo della manodopera, delle forniture e delle spese aggiuntive nel riepilogo dei costi totali.

• Dettagli di presentazione: includi la cronologia di presentazione e le modalità di restituzione della richiesta di preventivo. L’aggiunta di queste informazioni al documento contribuirà a garantire che gli offerenti non perdano la scadenza.

• Informazioni di contatto: potrebbe sembrare un passaggio banale, ma è importante. Dopotutto, i candidati non saranno in grado di contattarti se non includi le informazioni di contatto della tua azienda.

Avere un documento che delinea chiaramente le tue esigenze ti aiuterà a mitigare potenziali incomprensioni. Ti aiuterà anche a ottenere risposte e preventivi più accurati.

4. Invia la richiesta

Successivamente, è il momento di inviare la richiesta di preventivo ai fornitori presenti nel tuo elenco. Rileggi il documento finale un’ultima volta prima di inviarlo. In questo modo avrai un’ultima opportunità per assicurarti che la tua richiesta di preventivo includa le informazioni necessarie.

Assicurati di dare ai fornitori diverse settimane per rispondere, in modo che abbiano abbastanza tempo per lavorare con il loro team sui prezzi. In genere, 3-4 settimane sono sufficienti per consentire ai fornitori di porre domande e comprendere i risultati finali dei progetti. Mantieni sempre riservate le informazioni relative alle offerte.

5. Rivedi la richiesta di preventivo completata

La revisione delle RFQ inviate dovrebbe essere rapida e semplice, ora che hai svolto il lavoro di preparazione per la valutazione dei fornitori. L’utilizzo di questo metodo ti aiuterà a valutare ogni fornitore per vedere quali soddisfano tutti i tuoi requisiti al minor costo. 

6. Seleziona i fornitori

Ora che hai ricevuto tutte le richieste di preventivo dai fornitori, è il momento di fare la tua scelta. L'utilizzo di un modello di richiesta di preventivo coerente semplifica il confronto dei fornitori in modo rapido e semplice. Leggi attentamente ogni richiesta per assicurarti che i termini e i prezzi del fornitore selezionato corrispondano alle tue aspettative. 

Modello ed esempio di richiesta di preventivo

Dai un’occhiata al nostro modello di richiesta di preventivo qui sotto per semplificare la ricerca del fornitore perfetto.  Quando si consegna un documento di richiesta di preventivo a un potenziale fornitore, la tua azienda compilerà i dettagli del progetto, mentre il fornitore compilerà la ripartizione dei prezzi e le informazioni sull’azienda. 

Di seguito, troverai un esempio di come potrebbe essere un documento di richiesta di preventivo completamente compilato da un fornitore durante la pianificazione di un evento, ma sentiti libero di personalizzare il modello in base alle tue esigenze.

Dal modello di richiesta di preventivo alla gestione dei fornitori

Un modello di richiesta di preventivo chiaro e conciso aiuterà il tuo flusso di lavoro e fornirà chiarezza tra te e i tuoi potenziali fornitori. Un documento di richiesta di preventivo ti aiuterà a ottenere il prodotto o il servizio che stai cercando al prezzo più basso. Una volta che hai una RFQ, prova lo strumento di project management di Asana per semplificare la tua prossima attività e rispettare le scadenze.