Suggerimenti per creare un documento e un modello di richiesta di informazioni (RFI)

Una richiesta di informazioni (RFI) è il punto di partenza ideale quando cerchi un fornitore per il tuo prossimo progetto. I modelli di RFI non solo ti aiutano a organizzare i tuoi pensieri, ma possono anche ottenere informazioni dai fornitori per aiutarti a trovare i migliori consulenti per il tuo progetto.

Questa guida spiega cos'è una richiesta di informazioni, quando dovresti usarla e i passaggi necessari per creare questo documento. Quindi, utilizza il nostro modello gratuito di RFI per iniziare il processo con il piede giusto.

Cos'è una richiesta di informazioni?

Una richiesta di informazioni (RFI) è un documento che un project manager invia ai potenziali fornitori per raccogliere informazioni sui loro servizi e prodotti disponibili. Lo scopo dell'invio di una RFI è ottenere soluzioni proposte dai fornitori per i tuoi progetti aziendali. Pertanto, non è necessario conoscere la risposta al problema quando si inizia. Una RFI può essere parte del processo per capire esattamente qual è il modo migliore per risolvere il tuo problema.

Una RFI include:

• dettagli del progetto

• criteri di valutazione

• Qualifiche

• dettagli per l’invio

• Scadenza per la risposta

• Informazioni richieste

La tua azienda può personalizzare i moduli RFI per porre ai fornitori domande specifiche su pubblico di destinazione, progetti passati e caratteristiche dell'azienda. Questo è utile perché porre al fornitore le domande più pertinenti lo aiuterà a trovare una soluzione più rapidamente e in modo più efficace.

Una RFI aiuta il tuo team a ridurre gli errori futuri richiedendo informazioni dettagliate ai tuoi fornitori. Puoi utilizzare la combinazione di risposte dai documenti RFI, RFP e RFQ per prendere la decisione finale su quale fornitore selezionare.

RFI e RFP a confronto

La principale differenza tra una richiesta di informazioni e una richiesta di proposta è quando vengono utilizzate. Dovresti inviare prima una richiesta di informazioni, quando vuoi sapere come i potenziali fornitori risolverebbero un problema del progetto. 

Un documento di richiesta di proposta (RFP) fornisce informazioni di base, dettagli e budget del progetto. Dovresti inviare questo tipo di modello ai potenziali fornitori e chiedere loro di inviare una proposta. Utilizza una richiesta di proposta quando vuoi sapere quali passaggi specifici adotterà un fornitore per completare un progetto: è anche il modo in cui i fornitori fanno offerte per il loro lavoro.

Richiesta di informazioni e richiesta di preventivo a confronto

Una richiesta di informazioni raccoglie informazioni generali sul potenziale fornitore. Una richiesta di preventivo (RFQ) è un documento che le aziende inviano ai fornitori per chiarire i loro prezzi. 

In genere, si invia una RFI prima di una RFQ, ma si utilizzano entrambe per decidere quale fornitore è il migliore per completare il lavoro in questione. Una richiesta di informazioni si concentra sui dettagli del progetto e sul quadro generale, mentre una richiesta di preventivo si concentra principalmente sul costo dei servizi o dei beni di un fornitore.

Quando si dovrebbe usare una RFI?

È consigliabile utilizzare un documento di richiesta di informazioni come primo passaggio della fase di pianificazione del progetto. 

Un modello di richiesta di informazioni è particolarmente utile quando hai un problema da risolvere ma non sai da dove iniziare o come farlo. L'invio di una descrizione del problema ai fornitori ti aiuterà a trovare le soluzioni opzionali. Per esempio, immagina i seguenti scenari:

• Se desideri un’opinione sulla ristrutturazione del tuo spazio di lavoro Home, puoi inviare una richiesta di informazioni a un interior designer.

• Quando stai cercando di prevenire le inondazioni nel seminterrato, puoi inviare una richiesta di informazioni a diversi appaltatori.

• Puoi inviare un modello di richiesta di informazioni via email agli esperti di SEO se hai bisogno di trovare la strategia migliore per aumentare il traffico del tuo sito web.

Dopo aver esaminato il documento RFI compilato, puoi decidere quali venditori o fornitori ti interessano ancora. Successivamente, puoi utilizzare questo elenco ristretto per sapere a chi inviare una richiesta di proposta per ottenere ulteriori dettagli su come completeranno il progetto.

Come creare un documento RFI

Dopo aver stabilito che hai un problema da risolvere o un progetto che richiede il supporto di un appaltatore, è il momento di inviare il documento RFI. Ricorda che non è necessario avere già una soluzione pronta. 

I tuoi fornitori risponderanno con modi in cui possono aiutarti nei tuoi sforzi. Di seguito sono riportati i quattro passaggi per la creazione di un documento RFI per aiutarti a trovare i fornitori giusti per il tuo prossimo progetto.

1. Crea una dichiarazione di necessità

Prima di fare qualsiasi altra cosa, dovrai compilare la dichiarazione di necessità nel documento RFI. Questa sezione dovrebbe fornire una breve panoramica del problema che stai cercando di risolvere e dei criteri del fornitore. Fornisci informazioni sufficienti per consentire a un fornitore di comprendere il problema, anche senza una conoscenza preliminare della tua azienda.

Un buon esempio potrebbe essere quello di contattare uno specialista di marketing per assisterti con il piano di marketing del tuo marchio di abbigliamento.  Gli invieresti un modello di RFI che include una dichiarazione di necessità che spiega la tua necessità di aumentare la consapevolezza del marchio e le entrate per la tua azienda. Gli specialisti di marketing risponderebbero nella sezione "informazioni richieste" del documento e mostrerebbero come possono risolvere il problema.

2. Aggiungi le informazioni sulla tua azienda

Fornire ulteriori dettagli sul tuo modello di azienda può aiutare il fornitore a trovare una soluzione al problema in modo più efficiente. Fornisci informazioni sul tuo settore, sul pubblico di destinazione e sui valori aziendali per aiutarlo a personalizzare la sua risposta in base alle tue esigenze. Fornire queste importanti informazioni di base aiuterà anche il fornitore a comprendere in modo più dettagliato i problemi specifici che stai cercando di risolvere.

3. Includi i dettagli importanti del progetto

Quindi, chiediti quali sono le informazioni più importanti da includere nella risposta alla richiesta di informazioni. Assicurati di includere tutte le informazioni che un fornitore deve conoscere per completare il tuo progetto.

Di seguito elenchiamo alcuni fattori da includere quando crei il documento RFI.

• Obiettivi del progetto: fornisci i dettagli e gli obiettivi del progetto per aiutare i fornitori a disporre di informazioni sufficienti per trovare una soluzione al tuo problema.

• Dettagli per l'invio: aggiungi la tua email o il tuo indirizzo postale al documento, per assicurarti che i fornitori sappiano dove rispedire la tua RFI.

• Scadenza della risposta: indicando la scadenza della risposta e l'intervallo di tempo direttamente nel documento RFI, puoi assicurarti che tutti i partecipanti comprendano quando devono inviare il loro documento in tempo per essere presi in considerazione.

• Criteri di valutazione: avere chiari requisiti di valutazione consentirà ai potenziali fornitori di sapere se soddisfano i requisiti minimi per essere selezionati per il tuo progetto. 

Includere tutti i dettagli del progetto ti aiuterà a trovare un appaltatore in grado di completarlo con successo e di trovare qualcuno che abbia una soluzione ai tuoi problemi. Aiuterà anche i fornitori a personalizzare le loro risposte in base alle esigenze specifiche del tuo progetto, e questo può darti un'idea di quanto siano adatti a te.

4. Allega una sezione di risposta

Consenti ai fornitori di spiegare come completeranno il progetto. Questo è fondamentale, perché ti consente di valutare se si tratta o meno di una buona soluzione potenziale. Inoltre, chiedi loro di spiegare perché sono il miglior team per il lavoro. Questo ti darà approfondimenti sul modo in cui è impostato il loro team, su come affrontano il lavoro e su quale sia la loro etica del lavoro. Queste risposte ti aiuteranno a determinare i fornitori con cui procedere inviando una richiesta di proposta.

In particolare, assicurati che il documento RFI contenga sezioni per:

• Informazioni richieste: è essenziale includere una sezione che i fornitori devono compilare per rispondere a tutte le domande della tua azienda in merito al progetto.

• Qualifiche: crea una sezione in cui i fornitori possono compilare e includere le loro qualifiche per aiutarti a prendere una decisione informata su chi sarebbe il migliore con cui lavorare.  

Modello di RFI

Utilizza il nostro modello di RFI di seguito per aiutarti a trovare il fornitore che può aiutarti a risolvere i problemi del tuo progetto. Quando invii la richiesta di informazioni, assicurati di compilare le informazioni sull'azienda, gli obiettivi, i requisiti aziendali, l'ambito di lavoro e la sezione delle informazioni richieste. 

Come mostrato nel nostro esempio di richiesta di informazioni riportato di seguito, lascia vuota la sezione delle risposte del fornitore, in modo che il fornitore abbia spazio per rispondere alle tue domande.

Dal modello di RFI alla gestione dei fornitori

L'utilizzo di un modello di RFI dettagliato ti aiuterà a trovare le soluzioni migliori agli ostacoli della tua azienda. Un documento di richiesta di informazioni può aiutarti a creare un elenco di potenziali fornitori e a gettare le basi per le aspettative sui risultati finali del progetto. 

Ma una RFI è solo l'inizio. Per il tuo prossimo progetto, prova a utilizzare Asana per monitorare i tuoi documenti RFI, RFP e RFQ in ogni fase del processo.