Cos'è un piano di gestione delle crisi? (Come crearne uno in sei passaggi)

Immagina: è da un po' di tempo che stai preparando i dipendenti per il ritiro aziendale annuale. Non vedi l'ora che tutti abbiano l'opportunità di conoscersi meglio facendo giochi e attività di team building. L'evento inizia l'indomani e il tuo desiderio è che tutto si svolga alla perfezione. 

La maggior parte delle attività si dovrebbero svolgere all'esterno, di conseguenza quando una serie di temporali colpiscono la città, vai in panico! Hai concentrato tutte le tue forze nella pianificazione dell'evento e hai scordato di preparare un piano di riserva in caso di maltempo. Fare modifiche all'ultimo minuto ti costerà migliaia di euro. 

Che cosa puoi imparare da questa situazione? Essere un buon leader non significa soltanto essere una persona positiva con ottime capacità di comunicazione. Saper creare un piano sia per i periodi buoni che per quelli cattivi ti fa acquistare fiducia all'interno del team e mostra la tua preparazione.

La gestione delle crisi è una parte fondamentale di qualsiasi business plan: senza, il tuo team non sarà pronto quando si presenteranno situazioni inaspettate. Nella guida che segue, ti spiegheremo cos'è un piano di gestione delle crisi e come preparare la tua azienda ad affrontare periodi di incertezza.

Cos'è un piano di gestione delle crisi?

Un piano di gestione delle crisi definisce il modo in cui la tua azienda reagirà in caso di crisi. Il piano dovrebbe identificare le persone coinvolte e quali saranno i loro ruoli. L'obiettivo di un piano di gestione delle crisi è minimizzare i danni e ripristinare le operazioni aziendali il più presto possibile.

Il piano di gestione delle crisi è un documento dinamico, a cui il tuo team può fare riferimento e che potrà aggiornare frequentemente. Esistono diversi metodi per definirlo, ma un tipico piano di crisi ha l'aspetto di una checklist. Quando si verificano degli incidenti, il tuo team può spuntare le caselle corrispondenti alle azioni che vanno eseguite per reagire alla crisi.

Non esiste un metodo per sapere con esattezza quale tipo di crisi si verificherà e quando, ma eseguire un'analisi dei rischi può darti un'idea generale delle minacce potenziali che la tua azienda potrebbe dover fronteggiare. 

Per esempio, un'azienda che si occupa di social media marketing potrebbe avere più possibilità di incorrere in un incidente organizzativo che richiede un comunicato di scuse pubbliche, mentre un'azienda del settore tecnologico potrebbe essere più esposta a un attacco informatico. Il settore della tua azienda può aiutarti a determinare eventuali crisi e capire come affrontarle. 

Sei passaggi per creare un piano di gestione delle crisi

Per creare un piano di gestione delle crisi in maniera efficiente ed efficace, suddividilo in passaggi più piccoli, più facili da portare a termine. Questo ti può aiutare a identificare i potenziali rischi senza lasciarti sopraffare dall'intera crisi potenziale. Per organizzare il tuo piano, usa un modello di gestione delle crisi che contenga i sei passaggi che ora andremo a elencare.

1. Identifica il team direttivo per la crisi

Prima di eseguire il primo passaggio del piano di gestione delle crisi, scegli un team di dirigenti con cui collaborare durante il processo di pianificazione della crisi. Il tuo team dovrebbe includere le persone che entreranno in azione durante una crisi. Crealo all'inizio della fase di pianificazione, in modo che tutti conoscano i dettagli della tua strategia. 

2. Valuta i rischi

Per iniziare il processo di pianificazione, organizza una sessione di brainstorming per valutare i vari rischi che la tua azienda potrebbe dover affrontare. Come spiegato sopra, puoi iniziare la sessione di brainstorming valutando i rischi relativi al tuo settore. 

Usa un registro dei rischi per identificarne e analizzarne la probabilità. Un registro dei rischi può eliminare i ritardi nell'avanzamento e preparare a potenziali contrattempi. Può inoltre aiutarti a visualizzare quali rischi sono più probabili, in modo che tu possa pianificare come reagire. 

3. Determina l'impatto aziendale

Una volta che hai identificato i rischi che hanno la probabilità più alta di colpire la tua azienda, determinane l'impatto aziendale con l'aiuto del team direttivo per la crisi. Ogni rischio può portare a esiti diversi, quindi è importante analizzarli separatamente. Gli impatti aziendali potenziali potrebbero includere abbandono dei clienti, reputazione danneggiata, ritardi nelle vendite, perdita di fatturato o sanzioni normative. 

4. Pianifica la reazione

Successivamente, per ogni rischio che hai identificato, determina cosa dovrebbe fare il tuo team per reagire alla minaccia, nel caso in cui si verificasse. Per esempio, se lavori nel settore software e la tua azienda subisce un attacco informatico, potresti aver bisogno di una persona che metta in sicurezza la tua rete, una che informi i clienti e una che gestisca la valutazione dei danni.

5. Rendi il piano più solido

Una volta che hai identificato a livello verbale le minacce che la tua azienda potrebbe dover affrontare, l'impatto aziendale e come reagire, è il momento di rendere il piano più solido. Un piano di gestione delle crisi è più che una strategia scritta o verbale. Dovrebbe includere elementi fondamentali, come ad esempio un protocollo di attivazione e i contatti di emergenza, di cui parleremo in dettaglio più avanti. Inoltre, dovrai collaborare con gli stakeholder principali, in modo che tutti sappiano cosa fare e quando.

6. Rivedi e aggiorna il piano

Una volta completato il piano di crisi, rivedi il prodotto finale per assicurarti che non manchi nulla. Controlla di nuovo il piano di gestione delle crisi e aggiornalo almeno una volta all'anno, poiché i rischi potenziali possono cambiare nel tempo.

Cosa includere in un piano di gestione delle crisi

Il tuo piano di gestione delle crisi dovrebbe includere gli elementi elencati di seguito. Durante la creazione, sfrutta questa checklist per assicurarti di non aver dimenticato i dettagli importanti. 

Analisi dei rischi

Un'analisi dei rischi definisce fisicamente i potenziali rischi che la tua azienda potrebbe dover affrontare e li ordina per probabilità. Includere la gestione dei rischi nel tuo piano di risposta alle emergenze è utile, poiché i nuovi dirigenti possono farvi riferimento nel caso in cui ci fossero cambiamenti a livello direttivo. 

Protocollo di attivazione

Il protocollo di attivazione determina quando agire in caso di crisi. Per esempio, potresti decidere che i membri del tuo team dovrebbero agire solo quando la crisi raggiunge un certo livello di impatto aziendale. Quando si verifica l'impatto aziendale, questo scatena la reazione del team di gestione delle crisi. 

Contatti di emergenza

Includi le informazioni dei contatti di emergenza principali per velocizzare il processo di risposta per le crisi che richiedono un aiuto esterno. L'elenco dei contatti di emergenza può includere le forze dell'ordine locali, paramedici e vigili del fuoco, oltre a idraulici, elettricisti, strutture antiveleni e qualsiasi altro servizio necessario per affrontare i rischi identificati nella tua analisi. 

Procedure di risposta

Mentre il protocollo di attivazione definisce esattamente quando il tuo team di risposta alle crisi dovrebbe attivarsi, le procedure di risposta definiscono i piani d'azione che ogni persona deve seguire quando coinvolta. Usa una matrice per i ruoli e le responsabilità, anche conosciuta come grafico RACI, per chiarire quali siano le posizioni decisionali nel tuo piano di risposta alle crisi. Per esempio, un grafico RACI può aiutare il team di risposta a determinare chi è responsabile della comunicazione col pubblico e chi è responsabile della comunicazione coi dipendenti. 

Strategia di comunicazione della crisi verso l'esterno

Quando si verifica una crisi, è possibile che non solo le operazioni interne ne subiscano le conseguenze. Una volta che una crisi è abbastanza diffusa, dovrai spiegare la situazione agli stakeholder esterni principali e al pubblico. La tua strategia di comunicazione della crisi verso l'esterno dovrebbe includere dettagli relativi alle persone che distribuiranno le informazioni e chi sarà responsabile di gestire il feedback. 

Valutazione post-crisi

Una valutazione post-crisi ricorda al tuo team di eseguire un follow-up e di valutare cosa è andato bene e cosa è andato male. Puoi quindi aggiornare il piano di crisi con ciò che si è imparato per migliorare le procedure di risposta e ridurre l'impatto aziendale. 

Esempi di piani di gestione delle crisi

Nonostante sia impossibile prevedere ogni tipo di crisi, possiamo inserirle in categorie generali e creare piani in base a ciò che potrebbe accadere. Di seguito elenchiamo alcuni esempi di gestione delle crisi.

• Perdita finanziaria: quando la tua azienda subisce una perdita finanziaria, potresti dover dichiarare bancarotta o licenziare dipendenti. Puoi pianificare per questo scenario senza sapere le cause iniziali della crisi finanziaria. 

• Guasto tecnologico: un contrattempo tecnologico potrebbe impedire l'accesso ai tuoi clienti per un lungo periodo di tempo. Questo tipo di crisi ha un effetto negativo sulla reputazione e sul bilancio dell'azienda, di conseguenza è importante prepararsi per questa situazione. 

• Disastro naturale: puoi prepararti ad alcuni disastri naturali, in base a dove si trova la sede dell'azienda. Per esempio, se la tua azienda si trova nella regione sudorientale degli Stati Uniti, puoi creare un piano di crisi per eventuali uragani, che include evacuazioni, comunicazioni coi clienti, ripristino di emergenza e altro ancora. 

• Modifiche operative: nonostante non abbia l'aspetto di una crisi tradizionale, dovresti avere un piano a disposizione per prepararti a un improvviso cambio di grande importanza a livello dirigenziale. Inoltre, il processo operativo potrebbe subire delle ripercussioni nel caso in cui dovessi licenziare un grande numero di dipendenti, e potrebbe essere necessario metterne a conoscenza il pubblico. 

• Contrattempo organizzativo: esiste sempre la possibilità che la tua azienda venga accusata di cattiva condotta o illecito. In questa situazione di crisi, avrai bisogno di un piano che illustra come rispondere, che potrebbe significare scusarsi pubblicamente e capire in che modo riprendersi.

Perché ti serve un piano di gestione delle crisi?

Un piano di gestione delle crisi prepara la tua organizzazione ad affrontare un disastro o un evento inaspettato. Avendo un piano a disposizione, puoi ridurre l'impatto della crisi sui tuoi dipendenti e sulle operazioni aziendali. Quando il team è stato formato correttamente per affrontare eventi inaspettati, si riduce la possibilità di subire danni a lungo termine. 

Se sei tu alla guida di un'organizzazione, è compito tuo collaborare con gli altri alti dirigenti per definire una strategia di gestione delle emergenze che sia adatta alle tue esigenze. All'inizio forse non saprai da dove cominciare, ma un software per la pianificazione di progetti ti potrà aiutare a farti strada in questo territorio inesplorato. 

Un piano di gestione delle crisi ben organizzato può aiutare la tua azienda a riprendersi dopo un disastro. 

Usa la gestione delle crisi per preparare il tuo team

Quando hai a disposizione gli strumenti giusti, è facile creare un piano per la gestione delle crisi. Usa la pianificazione dei progetti per strutturare il tuo piano d'azione in un progetto, con ruoli del team, un protocollo di attivazione, procedure di risposta e altro ancora. 

Rendere il tuo piano di crisi facile da capire e accessibile a tutte le persone che lavorano nella tua azienda può aumentare il livello di preparazione e aiutare a riprendersi in caso di crisi.

Preparati a gestire cambiamenti improvvisi. Usa il piano di continuità aziendale di Asana per definire, registrare e condividere i tuoi processi aziendali.