Guida ai grafici RACI ed esempi
Sai esattamente chi sta facendo cosa e per quando per ogni attività, traguardo e deliverable del tuo progetto? Se la risposta è no, potresti aver bisogno di un grafico RACI.
RACI è un acronimo che aiuta i team a stabilire i ruoli all'interno di un progetto e a capire chi è il responsabile di ogni attività. Se non ne hai mai sentito parlare o se stai pensando di creare un grafico di questo tipo per il tuo prossimo progetto, qui di seguito ti spieghiamo come farlo.
Cos'è un grafico RACI?
Un grafico RACI (a volte chiamato anche "Matrice di assegnazione responsabilità") è un modo per identificare i ruoli dei team nel tuo progetto e le responsabilità per qualsiasi attività, traguardo o deliverable di progetto. Con i grafici RACI, puoi definire le responsabilità e ridurre la confusione. RACI sta per:
Responsible (Responsabile): è la persona direttamente responsabile del lavoro. Ogni attività dovrebbe avere un solo responsabile per sapere a chi rivolgersi per domande e aggiornamenti. Se un'attività ha più di un responsabile, potrebbero crearsi malintesi. Valuta la possibilità, invece, di aggiungere altri ruoli RACI che possano essere svolti da più di una persona.
Accountable (Responsabile dell'approvazione): è la persona che ha il compito di supervisionare il completamento delle attività, ma non è necessariamente la persona che svolge il lavoro. Questo ruolo può essere assegnato al project manager (o anche al responsabile, ma in questo caso la persona assumerà due ruoli differenti durante lo svolgimento dell'attività). In questi casi, il Responsabile dell'approvazione ha il compito di assicurarsi che tutte le attività vengano completate. Altre volte, il ruolo può essere assegnato a un senior leader o a un dirigente che è responsabile di approvare il lavoro prima ancora del completamento. Così come per il ruolo precedente, non può esserci più di un Responsabile dell'approvazione.
Consulted (Persona consultata): ha il compito di revisionare e approvare il lavoro prima che venga consegnato. Per ogni attività, traguardo di progetto o deliverable può esserci più di una persona con questo ruolo.
Informed (Persona informata): questa persona, o gruppo di persone, è informata sull'avanzamento e il completamento del lavoro. Non è necessariamente coinvolta in altri aspetti del deliverable.
Quando dovrei creare un grafico RACI?
I grafici RACI sono utili per monitorare il ruolo di ogni stakeholder in attività, traguardi o deliverable, in particolare se stai gestendo un progetto complesso con molti decisori ed esperti del settore. Un grafico RACI ti aiuterà a prendere decisioni ponderate e a identificare i blocchi nel processo di approvazione che potrebbero ostacolare la riuscita del progetto.
Questi grafici, anche se diversi dai grafici PERT, sono particolarmente utili se i tuoi stakeholder assumono ruoli diversi nel progetto. Per esempio, uno stakeholder potrebbe essere il Responsabile di un deliverable e la Persona informata di un altro. Con un grafico RACI, puoi definire chiaramente questi dettagli e assicurarti che tutti sappiano chi è il responsabile di cosa.
Esempio di grafico RACI
Per costruire un grafico RACI, crea un elenco con tutte le attività, i traguardi o deliverable del tuo progetto. In seguito identifica, tra i membri del tuo team, chi sarà il Responsabile (Responsible), il Responsabile dell'approvazione (Accountable), la Persona consultata (Consulted) e la Persona informata (Informed).
Supponiamo che tu stia aggiornando l'home page del tuo sito web. Gli stakeholder coinvolti nel progetto sono:
il copywriter
il designer
il responsabile del sito web
lo sviluppatore web
Dovrai creare un grafico RACI per cinque attività e deliverable:
aggiornare le CTA della home page
aggiornare la storia del cliente nella home page
rinnovare il design del sito web
migliorare la velocità di caricamento della home page
aggiornare il design della home page
Ecco che aspetto dovrebbe avere il grafico RACI:
Aggiornare le CTA della home page
Responsabile: copywriter
Responsabile dell'approvazione: sviluppatore web
Persona consultata: responsabile del sito web
Persona informata: designer
Aggiornare la storia del cliente nella home page
Responsabile: copywriter
Responsabile dell'approvazione: sviluppatore web
Persona consultata: responsabile del sito web
Persona informata: designer
Rinnovare video nella home page
Responsabile: designer
Responsabile dell'approvazione: sviluppatore web
Persona consultata: responsabile del sito web
Persona informata: copywriter
Migliorare la velocità di caricamento della home page
Responsabile: sviluppatore web
Responsabile dell'approvazione: sviluppatore web
Persona consultata: responsabile del sito web
Persone informate: copywriter e designer
Aggiornare il design della home page
Responsabile: designer
Responsabile dell'approvazione: sviluppatore web
Persona consultata: responsabile del sito web
Persona informata: copywriter
I pro e i contro dei grafici RACI
In definitiva, la domanda è: dovresti creare un grafico RACI? Sebbene questi grafici siano uno strumento utile per identificare le responsabilità nell'ambito del progetto, tendono a complicarsi nel tempo. Ecco i pro e i contro della creazione di un grafico RACI per organizzare il lavoro del tuo team.
I vantaggi dei grafici RACI
Definire con chiarezza i ruoli e le responsabilità nell'ambito del progetto può aiutare il tuo team a essere più produttivo e a evitare fraintendimenti sugli incaricati di ogni attività. Con un grafico RACI, puoi assicurarti di non avere due membri del team che lavorano alla stessa cosa. Di conseguenza, collaborare con il tuo team sarà molto più facile.
I grafici RACI sono anche particolarmente utili quando il processo decisionale è suddiviso tra più attività. In alcuni casi, la Persona informata di un'attività o un traguardo può essere anche il Responsabile o la Persona consultata di un'altra attività o traguardo. Per avere chiare queste informazioni, è utile monitorare il lavoro in un grafico RACI.
Insidie dei grafici RACI (e come evitarle)
I modelli RACI non offrono una visione d'insieme a livello di progetto, ma si concentrano sui dettagli. Potresti sapere chi è la Persona consultata di un'attività specifica, il che è utile, ma questo non ti aiuterà a capire la relazione dei vari stakeholder rispetto alle altre attività di un progetto.
Inoltre, se provi a riportare ogni attività e ruolo, il tuo grafico RACI potrebbe diventare difficile da gestire. Peggio ancora, se vengono apportate delle modifiche al progetto, diventerebbe immediatamente obsoleto. In questo modo, non riusciresti a ottenere aggiornamenti chiari e in tempo reale sulle attività del tuo progetto.
I grafici RACI hanno dei limiti perché non si adattano alle esigenze del progetto in tempo reale. Per stabilire aspettative chiare ed eliminare la confusione a livello di progetto, hai bisogno di uno strumento di gestione dei progetti.
Porta il tuo grafico RACI a un nuovo livello con la gestione dei progetti
Con un software di gestione dei progetti, ogni attività ha un Responsabile. Puoi visualizzare il lavoro a livello di progetto, così il Responsabile e la Persona informata non dovranno preoccuparsi di aggiornare il team via email o organizzando riunioni. Inoltre, quando ti servono le approvazioni delle Persone consultate, puoi monitorare le revisioni e le approvazioni in un unico posto. In questo modo, l'intero team RACI ha una fonte centrale di riferimento per tutto il lavoro svolto.
A differenza dei grafici RACI che non sono integrati nello spazio di lavoro, gli strumenti di gestione dei progetti includono l'argomento, l'incaricato e altre informazioni importanti come la data di scadenza o la priorità dell'attività. In questo modo, l'intero team di progetto può visualizzare chi sta facendo cosa e per quando, senza la necessità di affidarti a una sola persona per gestire e aggiornare il grafico. Gli strumenti di gestione dei progetti si aggiornano in tempo reale, così puoi seguire direttamente l'avanzamento nel processo di approvazione.
Monitora chi sta facendo cosa e per quando
Se i ruoli e le responsabilità dei membri del team sono definiti in modo chiaro, potrai raggiungere i tuoi obiettivi nei tempi previsti. Monitorare responsabilità degli stakeholder diverse e complesse in un diagramma RACI può esserti utile, ma solo in parte. Scopri di più sulla gestione del lavoro e come il tuo team può trarne vantaggio.
