Quattro modi per definire ruoli e responsabilità per il successo del team

Conosciamo tutti quella sensazione di caos quando ci troviamo a gestire un progetto in cui ruoli e responsabilità non sono ben chiari. Un membro del team porta avanti il design, un altro si occupa dei contenuti. Entrambi preparano il testo incluso nelle figure, supponendo che faccia parte del loro ruolo. Un problema di comunicazione porta a fare due volte la stessa cosa, il testo non sarà pronto in tempo e il progetto subirà dei ritardi.

È difficile attenersi a un piano di progetto senza chiarezza di ruoli e responsabilità. Quando i ruoli nel team sono definiti, puoi aiutare i membri a collaborare e a lavorare ai progetti in maniera più efficiente. Se come responsabile intendi migliorare la produttività del team, è importante chiarire nello specifico le attività di ogni membro all'inizio di un progetto.

In questa guida analizzeremo come stabilire ruoli e responsabilità, e perché il tuo team può trarne vantaggio.

1. Stabilire cosa si deve fare

Per identificare i ruoli e le responsabilità sia a livello di organizzazione che di progetto, puoi seguire i passaggi descritti di seguito. Il primo passaggio della definizione dei ruoli del team è quello di determinare le diverse attività da portare a termine. Ecco un elenco di alcune domande utili per identificarle.

• Gli ultimi progetti sono stati completati con successo?

• Altrimenti, cosa si sarebbe potuto fare meglio?

• Quali attività sono ancora nell'elenco delle cose da fare del tuo team?

• Quali attività vengono completate ogni giorno da ciascun membro del team?

• Queste attività rientrano nelle mansioni di ciascun membro del team?

Quando sai quanto lavoro deve ancora essere portato a termine, sarai di conseguenza in grado di delegare le attività.

2. Identificare i gap di responsabilità

Anche se questo passaggio è più importante nella definizione dei ruoli a livello di organizzazione, i gap di responsabilità possono verificarsi anche quando si lavora a un progetto.

Dopo aver creato la tua lista delle cose da fare, confronta tali attività con quello che stanno svolgendo i membri del tuo team. Questo confronto ti aiuterà a identificare eventuali gap di responsabilità, che potrebbero verificarsi senza volerlo se le mansioni originarie dei membri del team non sono chiare o se sono stati invitati a partecipare all'attività da altri.

I gap di responsabilità eventualmente riscontrati diventano il tuo punto di partenza per il riallineamento del team. Puoi quindi riassegnare i membri del team ai ruoli inizialmente previsti e pensare a chi affidare le attività aggiuntive di cui si stavano occupando.

3. Chiarire i ruoli utilizzando un grafico RACI

Un grafico RACI è lo strumento ideale per chiarire i ruoli dei membri del team. RACI è l'acronimo di Responsible (responsabile), Accountable (responsabile dell'approvazione), Consulted (persona consultata) e Informed (persona informata). Puoi impostare una matrice, o una tabella, RACI con le attività sull'asse Y e i membri del team sull'asse X. 

Assegna una delle quattro lettere RACI a ciascuna attività e a ciascun membro del team. In questo modo sarà più facile per i membri del team sapere qual è il loro specifico ruolo in ogni attività.

La legenda di seguito spiega nei dettagli quali ruoli del team funzionano meglio con ciascuna delle lettere del grafico RACI.

• R = Responsible (responsabile). È la persona responsabile dell'esecuzione del lavoro. Dovrebbe esserci un solo responsabile per ogni attività, così tutti nel team sapranno a chi rivolgersi per eventuali domande o aggiornamenti.

• A = Accountable (responsabile dell'approvazione). È la persona responsabile dell'approvazione del lavoro, molto probabilmente un manager.

• C = Consulted (persona consultata). È la persona che dovrebbe fornire input sul lavoro. Potrebbe essere un membro del team o qualcuno di un altro team.

• I = Informed (persona informata). È la persona che dovrebbe essere informata sui progressi e sui risultati del lavoro, ma che non è tenuta a dare input sul lavoro durante la sua esecuzione. 

Altri suggerimenti per il grafico RACI. 

• Dovrebbe esserci sempre un solo responsabile per ogni attività (R), in modo che i membri del team sappiano chi è incaricato del lavoro. Se un'attività ha più di un responsabile, i membri del team potrebbero sentirsi confusi.

• Anche se dovrebbe esserci un solo responsabile dell'approvazione per ogni attività (A), la stessa persona può anche ricoprire il ruolo di responsabile dell'attività (AR). 

• È altresì importante limitare il numero di persone da informare, per evitare che il progetto diventi inutilmente complesso (il numero di I deve essere basso).

Puoi utilizzare un grafico RACI per definire delle aspettative chiare per i membri del tuo team e come riferimento durante l'esecuzione dei progetti. 

4. Chiedere un feedback ai membri del team

Chiedere un feedback sincero ai membri del team dopo aver completato il tuo grafico RACI favorisce la collaborazione e fornisce indicazioni sulla funzionalità dei ruoli assegnati.

Quando i membri del tuo team si sentono liberi di esprimere le loro opinioni, si creano delle sane dinamiche di gruppo sul luogo di lavoro, facilitando la comunicazione.

Puoi richiedere un feedback in diversi modi, come ad esempio quelli menzionati di seguito. 

• Tenere una riunione del team e chiedere: "Cosa ne pensate dei ruoli assegnati?"

• Programmare delle riunioni individuali in modo che i membri del team abbiano a disposizione uno spazio sicuro per esprimere le loro preoccupazioni.

• Pubblicare un sondaggio anonimo, in modo che i membri del team possano condividere in tutta sincerità le loro risposte.

Quando chiarire ruoli e responsabilità

Ruoli e responsabilità sono elementi presenti sia a livello di organizzazione che di progetto. In qualità di project manager, il tuo lavoro è di definirli entrambi per il tuo team, in momenti diversi. Creare una solida struttura del team a livello organizzativo è essenziale, e dovrebbe essere la prima cosa da fare quando si notano gap in quest'area.

Per esempio, se uno degli scrittori del tuo team si trova a gestire gran parte della pianificazione del progetto, potrebbe essere il momento di ridefinire le priorità e le attività. Se un designer passa tutta la giornata a rispondere alle email, riallinea la struttura del tuo team, in modo che abbia più tempo per concentrarsi sul lavoro creativo. 

Quando tutti nel team sono a conoscenza dei loro ruoli e responsabilità a livello di organizzazione, puoi iniziare a occuparti di ogni singolo progetto. Un designer potrebbe avere dei doveri generali a causa del suo ruolo, ma per uno specifico progetto potrebbe anche essere responsabile dello scambio di corrispondenza.  

I vantaggi di stabilire ruoli e responsabilità

Quando stabilisci ruoli e responsabilità, in realtà stai creando una struttura del team fatta per durare. Le prestazioni del team migliorano quando i singoli sono sicuri dei compiti assegnati.

Quando i membri del team hanno ciascuno un proprio ruolo, il team ne trae vantaggio anche in altri modi.

• Maggiore produttività: quando assegni le responsabilità chiave a ogni membro del team, noterai un incremento della produttività. Quando i membri del team hanno ben chiari i loro ruoli e responsabilità, possono dare la priorità al lavoro giusto e portare a termine i lavori di grande impatto.

• Miglioramento del processo di assunzione: quando le responsabilità per i diversi ruoli sono chiare, per i responsabili delle assunzioni è più facile soddisfare le necessità del team durante la ricerca di nuovo personale. Senza un chiaro elenco delle responsabilità, per i selezionatori potrebbe essere più difficile spiegare le mansioni ai candidati.

• Morale del team più alto: quando ai membri del team non è chiaro cosa devono fare, potrebbero sentirsi insicuri delle loro capacità. La definizione dei ruoli e delle responsabilità contribuisce a migliorare il morale del team, perché tutti avranno un'attività da portare a termine. Puoi anche allineare i membri del team in modo che lavorino ad attività complementari alle loro naturali abilità; si sentiranno più sicuri di quello che stanno facendo ogni giorno. 

• Sfruttamento più efficiente delle risorse: quando i membri del team lavorano secondo i ruoli assegnati, la tua organizzazione sprecherà meno tempo e denaro. Come già visto nell'esempio sopra, due membri del team che non erano a conoscenza delle loro responsabilità hanno fatto due volte lo stesso lavoro. Questo ha causato una perdita di tempo per il progetto, e anche una perdita di denaro. Più il tuo team sarà efficiente, più snelli saranno il budget e le tempistiche. 

Con ruoli chiari e concreti, i membri del tuo team si sentiranno sicuri e motivati ad assolvere le loro responsabilità. 

Esempi di ruoli e responsabilità

Per ogni ruolo è possibile definire delle responsabilità chiave che si adattano a tale posizione. Se allineati correttamente, i membri del team dovrebbero essere a conoscenza del loro ruolo ed essere responsabili solo delle attività che rientrano nelle loro mansioni. Esaminiamo insieme alcuni dei ruoli più comuni e le responsabilità correlate.

Ruolo: project manager

Responsabilità: 

• Pianificare e sviluppare il progetto

• Creare e guidare il team

• Monitorare e condividere l'avanzamento del progetto

Ruolo: visual designer

Responsabilità:

• Produrre contenuti grafici coerenti nel tempo

• Mantenere aggiornati i membri del team con i traguardi del progetto

• Definire la direzione dei progetti e guidare i membri del team

Ruolo: scrittore di contenuti

Responsabilità:

• Effettuare ricerche e scrivere testi

• Comunicare i progressi ai designer e ai responsabili

• Rivedere i testi dopo aver ricevuto i feedback dai clienti

Queste responsabilità possono variare in base alla cultura organizzativa, all'ambiente di lavoro e alle competenze di ciascun membro del team. Puoi creare un tuo modello per le responsabilità lavorative che include più dettagli, come ad esempio a chi rispondono i membri del team e i requisiti del ruolo.

Crea un team di progetto solido con una comunicazione e una struttura ben chiare

Sei il team leader. Hai la responsabilità di preparare i membri del tuo team per ogni progetto. Il modo migliore per creare un team dalla struttura solida è mantenendo aperte le vie di comunicazione. Con un software di comunicazione per i team, riuscirai a rispettare le scadenze e a raggiungere gli obiettivi del team, tutti saranno a conoscenza dei loro ruoli e responsabilità, delle scadenze e sapranno a che punto è il lavoro.