Create an action plan that drives results

Può essere bello porsi degli obiettivi. Dopotutto, stai definendo ciò che vuoi realizzare. Ma gli obiettivi non serviranno a molto senza azioni chiare. ​​Un piano d’azione è una tecnica di project management molto diffusa, che elenca le fasi da seguire in modo da sapere esattamente come raggiungere i propri obiettivi. 

Ti mostreremo come creare questa roadmap passo dopo passo e altri strumenti che dovresti utilizzare per ottenere il massimo dal tuo piano d’azione. Iniziamo.

Cos'è un piano d'azione?

Un piano d’azione è un elenco di attività o passaggi che devi completare per raggiungere i tuoi obiettivi. Un piano d’azione efficace funziona come un piano di gestione per le iniziative della tua azienda, delineando i passaggi necessari per raggiungere questi obiettivi più ampi. Una volta completato il processo di definizione degli obiettivi, crea un piano d’azione con attività e tempistiche specifiche per raggiungere ciascun obiettivo. 

A chi serve un piano d’azione?

Un piano d’azione è utile per chiunque abbia bisogno di un processo di pianificazione passo dopo passo. Quando crei un piano d’azione, descrivi in dettaglio le azioni che intraprenderai per raggiungere gli obiettivi del progetto. Questi piani possono aiutarti a organizzare le tue attività e assicurarti di avere le informazioni e le risorse necessarie per raggiungere i tuoi obiettivi.

I piani d’azione sono spesso utilizzati nella pianificazione strategica. I piani strategici sono obiettivi da tre a cinque anni per i quali l’intera organizzazione sta lavorando. Una volta creato un piano strategico, puoi utilizzare un piano d’azione per definire come raggiungere i tuoi obiettivi strategici. In questo modo, fornisci al tuo team un framework per monitorare tutte le singole attività che devono completare per raggiungere l’obiettivo strategico generale.

Tuttavia, puoi creare piani d’azione non solo per la pianificazione strategica. Utilizza questi strumenti per raggiungere qualsiasi obiettivo specifico in modo sistematico. Prova a configurare:

• Piano d’azione aziendale

• Piano d’azione di marketing

• Piano d’azione correttivo

• Piano d'azione per le vendite

• Piano d'azione per i progetti

• Piano d'azione per lo sviluppo personale

Indipendentemente dal tipo di piano d’azione che crei, assicurati di farlo in un software di gestione attività. In questo modo, puoi facilmente condividere le azioni da attuare e le cronologie con il tuo team per monitorare l’avanzamento. Invece di aggiornamenti di stato manuali e risultati poco chiari, il tuo team ha un'unica fonte di riferimento per tutto ciò che deve fare per raggiungere i propri obiettivi. 

Ora vediamo come creare un piano d’azione che aumenti l’efficienza e la responsabilità del tuo team.

Sei passaggi per creare un piano d’azione

Passaggio 1: definisci un obiettivo intelligente

Quando si tratta di definire gli obiettivi, la chiarezza è la qualità più importante. Con la tecnica degli obiettivi intelligenti, il tuo obiettivo è chiaramente definito e raggiungibile. Per trarre vantaggio da questa tattica, definisci obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e con scadenze precise.

Ad esempio, il tuo obiettivo potrebbe essere quello di consegnare il tuo progetto attuale (misurabile) in quattro mesi (con scadenze) senza spendere troppo (specifico). Supponendo che questo obiettivo sia sia realizzabile che realistico in base alle risorse disponibili, è un ottimo obiettivo intelligente da porsi.

Passaggio 2: identifica le attività

Ora che il tuo obiettivo è chiaramente definito e scritto, dovrai identificare i passaggi da seguire per raggiungerlo. Identifica tutte le attività che tu e il tuo team dovete completare per raggiungere i traguardi e, infine, l’obiettivo principale.

Ecco alcuni esempi di piani d’azione con attività per diversi tipi di obiettivi:

Obiettivo: aumentare il numero di membri del team da sette a nove entro giugno.

Attività:

• Incontra il reparto Risorse umane per discutere della campagna di assunzione.

• Creare un progetto modello per monitorare i candidati.

• Pianificare tre colloqui a settimana.

Obiettivo: scegliere e implementare un nuovo software di gestione del lavoro per tutta l’azienda entro la fine del secondo trimestre.

Attività:

• Richiedere il budget.

• Creare un piano di implementazione per il secondo trimestre.

• Pianificare la formazione per i membri del team.

Obiettivo: organizzare una corsa di beneficenza di 5 km a maggio per raccogliere 15.000 euro per il banco alimentare locale.

Attività:

• Trovare volontari e determinare le responsabilità

• Preparare materiali di marketing e piani di PR

• Assicurarsi sponsor

Passaggio 3: ripartisci le risorse

Una volta delineate tutte le attività, puoi allocare le risorse, come i membri del team, il budget del progetto o le attrezzature necessarie. Che si tratti di assegnare membri del team a determinate attività, richiedere un budget o raccogliere strumenti utili, ora è il momento di pianificare e prepararsi.

A volte, non è possibile allocare tutte le risorse prima di mettere in moto il piano d’azione. Forse devi prima richiedere un finanziamento o ottenere le approvazioni necessarie prima di poter procedere con un’attività. In tal caso, rendi la risorsa un elemento di azione nel tuo piano in modo da potertene occupare in seguito.

Passaggio 4: assegna la priorità alle attività

Quando il tuo team ha le idee chiare sulle priorità, sa quale lavoro svolgere per primo e quale può riprogrammare, se necessario. Nessun piano d’azione è scolpito nella pietra, quindi il modo migliore per responsabilizzare il tuo team è far sapere ai membri quali attività hanno una priorità alta e quali sono un po’ più flessibili.

Per chiarire questo aspetto, ordina tutte le azioni da attuare per priorità e sequenza:

• Priorità: attività importanti e meno importanti.

• Sequenza: ordine in cui le attività devono essere completate in modo che altre possano iniziare.

Quando organizzi e assegni le priorità alle tue azioni, noterai che alcune dipendono da altre. In altre parole, un’attività non può iniziare fino a quando l’attività precedente non è stata completata. Evidenzia queste dipendenze e includi la sequenza nella definizione delle priorità. Ciò riduce i colli di bottiglia, rimuovendo gli ostacoli che farebbero sì che un’azione da attuare meno importante ritardi un’azione ad alta priorità.  

Passaggio 5: imposta scadenze e traguardi

Quando il tuo team sa a cosa sta lavorando, ha il contesto per assegnare efficacemente le priorità al lavoro e la motivazione per portare a termine un ottimo lavoro. I membri del team tendono a essere più motivati quando capiscono direttamente in che modo il loro lavoro contribuisce al raggiungimento di obiettivi più ampi.

Per coinvolgere i colleghi del team fin dall’inizio, assegna scadenze a tutte le azioni da attuare e definisci i traguardi. I traguardi definiscono dei punti specifici nella cronologia di un progetto che indicano quando le attività sono state completate o quando ne viene avviata una nuova.

Crea una cronologia o un diagramma di Gantt per ottenere una migliore panoramica delle attività, dei traguardi e delle scadenze con priorità. La cronologia serve anche come modo visivo per monitorare le date di inizio e di fine di ogni attività nel tuo piano d’azione. Puoi usarla come punto di riferimento per assicurarti che il tuo team rispetti i tempi previsti.

Passaggio 6: monitora e rivedi il tuo piano d’azione

La tua capacità di tenere sotto controllo i progetti e di adattarti ai cambiamenti è ciò che ti rende un ottimo project manager. È fondamentale monitorare i progressi del tuo team e rivedere il piano quando necessario.

Per fortuna, il tuo piano d’azione non è scolpito nella pietra. Il modo migliore per monitorare le priorità o le scadenze che potrebbero cambiare è utilizzare uno strumento dinamico come un software di gestione del lavoro. In questo modo, puoi aggiornare le attività e le dipendenze in tempo reale, mantenere il tuo team in perfetta sintonia e far avanzare il tuo piano d’azione.

Piano d’azione, piano B, piano di progetto e lista di cose da fare

Quindi, in che modo esattamente un piano d’azione differisce da tutti questi altri piani ed elenchi? Per chiarire una volta per tutte questo aspetto, spiegheremo quali sono questi piani e quando usarli per massimizzare l’impegno del tuo team.

Piano d’azione e piano B

Probabilmente, hai sentito parlare di piano d’azione e piano B come se fossero la stessa cosa. In realtà, un piano d’azione e un piano B sono due tipi di piani completamente diversi. Ecco come distinguerli:

• Il piano d’azione delinea le azioni in modo molto dettagliato, in modo che tu e il tuo team sappiate esattamente quali passaggi seguire per raggiungere l’obiettivo.

• Un piano B è un piano d’azione secondario, una strategia alternativa, che il tuo team può applicare se il piano originale fallisce. Che si tratti di un problema interno o di un fattore esterno, avere un piano B è un ottimo modo per essere preparati al peggiore degli scenari.

Piano d’azione e piano di progetto a confronto

Un piano di progetto è un po’ più complicato di un piano d’azione. I piani di progetto sono modelli che includono gli elementi chiave di cui il tuo team si deve occupare per raggiungere con successo gli obiettivi del progetto. Un piano di progetto include sette elementi:

1. obiettivi e traguardi del progetto

2. metriche di successo

3. stakeholder e ruoli

4. ambito e budget

5. traguardi e risultati finali

6. cronologia e programma

7. Piano di comunicazione

Una volta creato un piano di progetto, utilizza un piano d’azione per definire e documentare come il tuo team eseguirà le attività e raggiungerà gli obiettivi. Ciò garantirà che tutti i membri del tuo team sappiano quali sono le loro responsabilità e cosa devono fare e per quando.

Piano d’azione e lista di cose da fare

Una lista di cose da fare viene in genere utilizzata per annotare singole attività che non portano necessariamente a un obiettivo comune. Le liste di cose da fare possono cambiare quotidianamente e sono molto meno organizzate dei piani d’azione. Un piano d’azione seguirà passaggi specifici e includerà attività che portano tutte al completamento di un obiettivo comune.

Come implementare con successo il tuo piano d'azione

Sai come creare un piano d’azione, ma per implementarlo con successo devi utilizzare gli strumenti giusti e usarli correttamente. Ecco i nostri cinque migliori suggerimenti per garantire che il tuo piano d'azione sia efficace:

Usa un software di gestione attività

Semplifica il tuo piano d’azione mantenendo tutte le attività e le cronologie in un’unica fonte di riferimento. Un software di gestione delle attività, come Asana, è perfetto per il tuo piano d’azione, perché ti consente di monitorare le attività in sospeso, dichiarare la responsabilità delle attività, assegnare dipendenze e connetterti con il tuo team in tempo reale o in modo asincrono.

Usa o crea modelli

Crea o utilizza un modello che elenchi tutte le azioni da intraprendere con note, stato, priorità e responsabilità. Quando crei un modello che si adatta al tuo tipo di progetto, puoi riutilizzarlo più volte.

Imposta avvisi in tempo reale e assegna dipendenze

Assicurati che tutte le azioni da attuare abbiano una scadenza e assegna le dipendenze. In questo modo, il tuo team può intervenire quando un elemento è pronto per loro e monitorare facilmente quali altri elementi dipendono dal loro. 

Spunta le azioni da attuare man mano che le completi

Quando le azioni da attuare vengono completate, spuntale! Assicurati che sia visibile a tutti e che avvenga in tempo reale, in modo che la persona responsabile della successiva azione possa iniziare il proprio lavoro il prima possibile.

Discuti le attività in ritardo o in sospeso

In caso di problemi o ritardi, parla con il tuo team per identificare potenziali colli di bottiglia e trovare soluzioni che mantengano il piano d’azione nei tempi previsti. Puoi aggiungere note direttamente nel tuo piano d’azione o impostare chiamate per discutere di questioni più complesse.

Pronti, partenza, piano d’azione

Come disse una volta Benjamin Franklin: “Se non pianifichi, stai pianificando di fallire”. La creazione di un piano d’azione ti aiuta a rimanere concentrato, nei tempi previsti, e a raggiungere i tuoi obiettivi.