Crea un piano d’azione che porti risultati

Definire gli obiettivi può essere gratificante. Dopotutto, stai definendo ciò che vuoi realizzare. Ma gli obiettivi non servono a molto senza azioni chiare. ​​Un piano d’azione è una tecnica di gestione dei progetti molto diffusa, che elenca le azioni da intraprendere per sapere esattamente come raggiungere i propri obiettivi. 

Ti mostreremo come creare questa chiara roadmap passo dopo passo e altri strumenti che dovresti utilizzare per ottenere il massimo dal tuo piano d'azione. Scopriamolo subito.

Cos’è un piano d’azione?

Un piano d’azione è un elenco di attività o passaggi da completare per raggiungere i propri obiettivi. Un piano d’azione efficace funziona come un piano di gestione per le iniziative della tua azienda, delineando i passaggi necessari per raggiungere questi obiettivi più ampi. Una volta completato il processo di definizione degli obiettivi, crea un piano d’azione con attività e tempistiche specifiche per raggiungere ogni obiettivo. 

A chi serve un piano d’azione?

Un piano d’azione è utile per chiunque abbia bisogno di un processo di pianificazione dettagliato. Quando crei un piano d’azione, descrivi esattamente quali azioni intraprenderai per raggiungere gli obiettivi del tuo progetto. Questi piani possono aiutarti a organizzare le tue attività e ad assicurarti di avere le informazioni e le risorse necessarie per raggiungere i tuoi obiettivi.

I piani d'azione sono spesso utilizzati nella pianificazione strategica. I piani strategici sono obiettivi triennali o quinquennali che tutta l’organizzazione si impegna a raggiungere. Una volta creato un piano strategico, puoi utilizzare un piano d’azione per delineare come raggiungerai i tuoi obiettivi strategici. In questo modo, fornisci al tuo team un framework per monitorare tutte le singole attività che devono completare per raggiungere l'obiettivo strategico generale.

Ma puoi creare piani d'azione per qualcosa di più della semplice pianificazione strategica. Utilizza questo strumento per raggiungere qualsiasi obiettivo specifico in modo sistematico. Prova a creare:

• Piano d’azione per l’azienda

• Piano d’azione di marketing

• Piano d’azione correttivo

• Piano d'azione per le vendite

• Piano d'azione per le azioni del progetto

• Piano d'azione per lo sviluppo personale

Indipendentemente dal tipo di piano d'azione che crei, assicurati di farlo in un software di gestione delle attività. In questo modo, puoi condividere facilmente le azioni da attuare e le tempistiche con il tuo team per monitorare l'avanzamento. Invece di aggiornamenti di stato manuali e risultati poco chiari, il tuo team ha un'unica fonte di riferimento per tutto ciò che deve fare per raggiungere i propri obiettivi. 

Ora, vediamo come creare un piano d’azione che aumenti l’efficienza e la responsabilità del tuo team.

Sei passaggi per creare un piano d’azione

Passaggio 1: definisci un obiettivo intelligente

Quando si tratta di definire gli obiettivi, la chiarezza è la qualità più importante. Con il metodo degli obiettivi intelligenti, il tuo obiettivo è chiaramente definito e raggiungibile. Definisci obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e con scadenza per trarre vantaggio da questa tattica.

Ad esempio, il tuo obiettivo potrebbe essere quello di consegnare il tuo progetto attuale (misurabile) in quattro mesi (con scadenza) senza spendere troppo (specifico). Supponendo che questo obiettivo sia sia realizzabile che realistico in base alle risorse disponibili, è un ottimo obiettivo intelligente da definire.

Passaggio 2: identifica le attività

Ora che il tuo obiettivo è chiaramente definito e scritto, ti consigliamo di identificare i passaggi da seguire per raggiungerlo. Identifica tutte le attività che tu e il tuo team dovete portare a termine per raggiungere i traguardi e, infine, l’obiettivo principale.

Di seguito elenchiamo alcuni esempi di piani d’azione con attività per diversi tipi di obiettivi.

Obiettivo: espandere il team da sette a nove membri entro giugno.

Attività:

• Incontrare il reparto risorse umane per discutere della campagna di reclutamento.

• Creare un modello di progetto per monitorare i candidati.

• Pianificare tre colloqui a settimana.

Obiettivo: selezionare e implementare un nuovo software di gestione del lavoro per l'intera azienda entro la fine del secondo trimestre.

Attività:

• Richiedere il budget.

• Creare un piano di implementazione per il secondo trimestre.

• Pianificare la formazione per i membri del team.

obiettivo: organizzare una corsa di beneficenza di 5 km a maggio per raccogliere 15.000 dollari per il banco alimentare locale.

Attività:

• Trovare volontari e determinare le responsabilità

• Preparare materiali di marketing e piani di pubbliche relazioni

• Assicurarsi sponsor

Passaggio 3: ripartisci le risorse

Una volta delineate tutte le attività, puoi allocare le risorse, come i membri del team, il budget del progetto o le attrezzature necessarie. Che si tratti di assegnare i membri del team a determinate attività, richiedere un budget o raccogliere strumenti utili, ora è il momento di pianificare e preparare.

A volte, non è possibile allocare tutte le risorse prima di mettere in atto il piano d’azione. Magari devi prima richiedere un finanziamento o ottenere l’approvazione dei dirigenti prima di poter procedere con un’attività. In tal caso, rendi la risorsa un'azione da attuare nel tuo piano, in modo da potertene occupare in seguito.

Passaggio 4: dai la priorità alle attività

Quando il tuo team comprende le priorità, sa quale lavoro svolgere per primo e cosa riprogrammare, se necessario. Nessun piano d’azione è scolpito nella pietra, quindi il modo migliore per responsabilizzare il tuo team è far sapere loro quali attività sono altamente prioritarie e quali sono un po’ più flessibili.

Per renderlo chiaro, ordina tutte le azioni da attuare per priorità e sequenza:

• Priorità: attività importanti e meno importanti.

• Sequenza: ordine in cui le attività devono essere completate in modo che altre possano iniziare.

Quando organizzi e dai priorità alle tue azioni, noterai che alcune dipendono da altre. In altre parole, un'attività non può iniziare fino a quando l'attività precedente non è stata completata. Evidenzia queste dipendenze e includi la sequenza nella definizione delle priorità. In questo modo, ridurrai i colli di bottiglia, rimuovendo gli ostacoli che farebbero sì che un'azione da attuare meno importante ritardi un'attività ad alta priorità.  

Passaggio 5: definisci scadenze e traguardi

Quando il tuo team sa a cosa sta lavorando, ha il contesto per definire efficacemente le priorità e la motivazione per lavorare al meglio. I membri del team tendono a essere più motivati quando comprendono chiaramente come il loro lavoro contribuisce al raggiungimento di obiettivi più ampi.

Per coinvolgere i tuoi colleghi del team fin dall'inizio, assegna scadenze a tutte le azioni da attuare e definisci i traguardi. I traguardi definiscono dei punti specifici nella cronologia del progetto che indicano quando le attività sono state completate o quando ne viene avviata una nuova.

Crea una cronologia o un diagramma di Gantt per ottenere una migliore panoramica delle attività, dei traguardi e delle scadenze. La cronologia serve anche per monitorare visivamente le date di inizio e di fine di ogni attività del piano d’azione. Puoi usarla come riferimento per assicurarti che il tuo team rispetti i tempi previsti.

Passaggio 6: monitora e rivedi il tuo piano d'azione

La tua capacità di tenere tutto sotto controllo e di adattarti ai cambiamenti è ciò che ti rende un ottimo project manager. È fondamentale monitorare l'avanzamento del tuo team e rivedere il piano quando necessario. Se riscontri problemi ricorrenti che rallentano il tuo team, un modello di piano d’azione correttivo può aiutarti a individuare le cause principali e trasformare i problemi in miglioramenti.

Fortunatamente, il tuo piano d’azione non è scolpito nella pietra. Il modo migliore per monitorare le priorità o le scadenze potenzialmente mutevoli è utilizzare uno strumento dinamico, come un software di gestione del lavoro. In questo modo, puoi aggiornare le attività e le dipendenze in tempo reale, mantenere il tuo team in perfetta sintonia e far sì che il tuo piano d'azione proceda. Puoi anche utilizzare un modello di registro delle azioni per tenere traccia di ciò che è stato completato, di ciò che è in sospeso e di eventuali azioni da attuare in seguito alle revisioni. I modelli di registro aiutano il tuo team a monitorare la responsabilità nel tempo e ad apportare aggiornamenti basati sui dati al piano.

Piano d’azione, piano B, piano di progetto e lista di cose da fare

In che modo esattamente un piano d'azione differisce da tutti questi altri piani ed elenchi? Per chiarire questo concetto una volta per tutte, spiegheremo cosa sono questi piani e quando usarli per massimizzare l’impegno del tuo team.

Piano d'azione e piano B

Probabilmente, hai sentito parlare di piano d’azione e piano B come se fossero la stessa cosa. In realtà, un piano d’azione e un piano B sono due tipi di piani completamente diversi. Ecco come distinguerli:

• Il piano d’azione delinea le azioni in modo molto dettagliato, in modo che tu e il tuo team sappiate esattamente quali passaggi seguire per raggiungere l’obiettivo.

• Un piano B è un piano d’azione secondario, una strategia alternativa, che il tuo team può applicare se il piano originale fallisce. Che si tratti di un problema interno o di un fattore esterno, avere un piano B è un ottimo modo per essere preparati allo scenario peggiore.

Piano d’azione e piano di progetto a confronto

Un piano di progetto è un po' più complicato di un piano d'azione. I piani di progetto sono modelli degli elementi chiave di cui il tuo team ha bisogno per raggiungere gli obiettivi del progetto. Un piano di progetto include sette elementi:

1. scopi e obiettivi del progetto

2. metriche di successo

3. stakeholder e ruoli

4. ambito e budget

5. traguardi e risultati finali

6. cronologia e programma

7. Piano di comunicazione

Una volta creato un piano di progetto, utilizza un piano d'azione per delineare e documentare come il tuo team eseguirà le attività e raggiungerà gli obiettivi. Ciò garantirà che tutti i membri del team sappiano quali sono le loro responsabilità e cosa devono fare entro quando.

Piano d’azione e lista di cose da fare: qual è la differenza

Una lista di cose da fare viene solitamente utilizzata per annotare singole attività che non portano necessariamente a un obiettivo comune. Le liste di cose da fare possono cambiare quotidianamente e sono molto meno organizzate dei piani d'azione. Un piano d’azione seguirà passaggi specifici e includerà attività che portano tutte al completamento di un obiettivo comune.

Come implementare con successo il tuo piano d'azione

Sai come creare un piano d'azione, ma per implementarlo con successo devi utilizzare gli strumenti giusti e usarli correttamente. Ecco i nostri cinque suggerimenti principali per garantire che il tuo piano d'azione sia efficace.

Usa un software di gestione delle attività

Semplifica il tuo piano d’azione mantenendo tutte le attività e le cronologie in un’unica fonte di riferimento. Un software di gestione delle attività, come Asana, è perfetto per il tuo piano d’azione perché ti consente di monitorare le attività in sospeso, dichiarare la responsabilità delle attività, assegnare le dipendenze e connetterti con il tuo team in tempo reale o in modo asincrono.

Usa o crea modelli

Crea o utilizza un modello che elenchi tutte le azioni da attuare con note, stato, priorità e responsabilità. Quando crei un modello che si adatta al tuo tipo di progetto, puoi riutilizzarlo più volte.

Imposta avvisi in tempo reale e assegna le dipendenze

Assicurati che tutte le azioni da attuare abbiano una scadenza e che vengano assegnate le dipendenze. In questo modo, il tuo team può intervenire quando un elemento è pronto e monitorare facilmente quali altri elementi dipendono da quello. 

Spunta le azioni da attuare man mano che le completi

Quando le azioni da attuare sono completate, spuntale! Assicurati che sia visibile a tutti e che accada in tempo reale, in modo che la persona responsabile dell'azione successiva possa iniziare il proprio lavoro il prima possibile.

Discuti le attività in ritardo o in sospeso

Se riscontri problemi o ritardi, parla con il tuo team per scoprire potenziali colli di bottiglia e trovare soluzioni che mantengano il piano d’azione nei tempi previsti. Puoi aggiungere note direttamente nel tuo piano d’azione o impostare chiamate per discutere di problemi più complessi.

Pronti, partenza, piano d’azione

Come disse una volta Benjamin Franklin: "Se non riesci a pianificare, stai pianificando di fallire". La creazione di un piano d’azione ti aiuta a rimanere concentrato e nei tempi previsti, e a realizzare i tuoi obiettivi.