Cosa sono le revisioni post-azione (AAR)?

Quando hai molto da fare, potresti passare da un progetto all'altro con poco tempo di transizione. Altri dipendono da te per rispettare le Scadenze, il che significa che devi fare le cose velocemente per rispettare la tabella di marcia. Ma c’è qualcosa di più importante del rispettare le scadenze: le prestazioni del progetto. 

Per lavorare al meglio, hai bisogno di tempo per riflettere. In questo modo, puoi utilizzare i progetti passati per migliorare quelli futuri. Le revisioni post-azione (AAR) forniscono una transizione tra i progetti e offrono un momento per valutare cosa è andato bene e cosa no.

Cos'è un'analisi dopo l'azione?

Un’After-Action Review (AAR) è uno strumento utilizzato per fare il punto su un progetto o un evento, per capire cosa è successo, perché è successo in quel modo e come migliorare. Se utilizzata correttamente, può evidenziare punti di forza o di preoccupazione nel tuo progetto e nel tuo team. 

Le AAR forniscono approfondimenti su aspetti come:

• Comunicazione del team: il tuo team comunica in modo da svolgere il lavoro in modo efficace?

• Tasso di utilizzo: hai abbastanza membri del team disponibili per completare le attività entro la scadenza?

• Risorse del progetto: sono disponibili risorse sufficienti e assegnate correttamente per produrre i risultati finali del progetto?

• Ruoli e responsabilità: i membri del team svolgono correttamente i loro ruoli e responsabilità e lavorano in modo collaborativo per portare a termine le attività?

Una riunione post mortem si svolge alla fine di un progetto e il suo scopo è migliorare i progetti futuri con flussi di lavoro o funzionalità simili. Per esempio, se la riunione post mortem rivela che il tuo team ha avuto difficoltà ad allocare le risorse a causa di una strategia inadeguata, puoi sviluppare una nuova strategia di allocazione per i progetti futuri.

Quali sono le quattro parti di un AAR?

Una revisione post-azione è un framework in quattro parti che puoi trattare come un flusso di lavoro di progetto. Ogni fase del Framework ha passaggi propri che facilitano la riflessione e il miglioramento. 

Le quattro fasi di un AAR sono:

1. Progettazione: identifica i dettagli fondamentali della tua AAR.

2. Preparazione: raccogli le ricerche sul tuo progetto e pianifica le attività della tua AAR.

3. Implementazione: approfondisci la riflessione e l'analisi della tua AAR.

4. Diffusione: ordina i risultati, scrivi un resoconto e crea un piano d’azione.

Segui i passaggi seguenti per approfondire ogni fase della riunione e ottenere approfondimenti sulle prestazioni complessive del tuo progetto. 

1. Progettazione

La fase di progettazione è un'opportunità per dare struttura alla tua AAR. I progetti sono composti da molte parti, quindi è importante identificare l’approccio da adottare quando si cercano modi per migliorare. 

Definisci l’ambito e gli obiettivi:

la tua AAR non deve analizzare ogni membro del team, stakeholder, voce di budget e traguardo. Per ottenere il massimo dagli approfondimenti della tua AAR, definisci l’ambito e gli obiettivi chiave per ciò che speri di realizzare. Probabilmente inizierai il processo di revisione con un'idea di base delle cose che stai cercando o delle lezioni che speri di imparare. Usa queste idee come obiettivi. 

Identifica gli stakeholder:

Gli stakeholder sono tutte le persone coinvolte nel processo di revisione post-azione, nonché tutte le persone interessate dagli approfondimenti ottenuti. Possono includere i membri del team, i clienti, gli stakeholder del progetto in questione e i dirigenti del progetto. Tieni a mente queste persone mentre esegui la revisione, in modo da poter ottenere una vasta gamma di prospettive. 

2. Preparazione

Nella fase di preparazione, raccoglierai informazioni e materiali per eseguire la maggior parte del processo di AAR. Questa fase dovrebbe anche comportare una discussione con il tuo team sulle attività e le domande che desideri porre quando analizzi le parti del progetto che hai identificato nella fase di progettazione.

Fai delle ricerche:

La parte di ricerca della preparazione prevede la raccolta di materiali di progetto per aiutare il tuo team a rispondere alle domande durante la fase successiva della AAR. Se stai concentrando la tua AAR su come il tuo team ha gestito il budget e le risorse del progetto, allora ti consigliamo di accedere alla proposta di budget, ricercare i fornitori utilizzati e recuperare le ricevute di acquisto e i registri delle comunicazioni sul budget.

Raccogliere i materiali del workshop:

Il tuo team può fare un brainstorming per capire quali attività del workshop sarebbero le migliori per il progetto AAR e l’argomento in questione. Se stai cercando i punti deboli in una cronologia di progetto più ampia, l’event-storming o la mappatura dei punti deboli possono essere utili. Per queste attività, avrai bisogno di una lavagna e di note adesive. Puoi anche provare a giocare a “Cosa, e allora, e adesso?”, che non richiederà molto in termini di materiali. Questo modello di riflessione aiuta i team a passare attraverso diversi livelli di riflessione per trovare soluzioni.

3. Implementazione

La fase di implementazione è quella in cui inizierai la discussione e l’analisi della AAR. A questo punto, dovresti sapere di cosa vuoi parlare nella sessione AAR, come vuoi analizzare l’argomento e chi altro è coinvolto.

Condurre workshop e analisi:

• Utilizzando i materiali raccolti nella seconda fase, inizia a lavorare sul tuo progetto. Se stai facendo un brainstorming degli eventi, posiziona gli eventi e le azioni chiave lungo una linea temporale immaginaria con note adesive. Discuti l'ordine degli eventi e identifica i potenziali punti critici lungo la cronologia. Se stai mappando i punti critici, traccerai questi punti lungo una griglia con asse x e y, dove l'asse y rappresenta il problema e l'asse x l'impegno. 

Poni quattro domande chiave:

Ci sono quattro domande chiave a cui rispondere durante ogni AAR: 

1. Cosa ci aspettavamo che accadesse?

2. Cosa è successo effettivamente?

3. Cosa è andato bene e perché?

4. Cosa possiamo migliorare e come?

Rispondendo a queste domande, farai un resoconto completo dell'argomento del progetto e capirai come migliorare.

4. Diffondere

Dopo aver lavorato sull'argomento del progetto e risposto alle quattro domande chiave, è il momento di diffondere i risultati. Il passaggio finale consiste nel redigere un rapporto post-azione, che riassuma le informazioni e offra consigli attuabili per il futuro. 

Trarre conclusioni:

Una volta creato un rapporto post-azione, puoi consultarlo per i progetti futuri. Puoi utilizzare questo resoconto per trarre conclusioni su cosa è andato bene, cosa no e quali azioni correttive dovresti intraprendere. Per esempio, potresti concludere che hai superato il budget perché non hai fatto abbastanza ricerche durante la creazione della proposta di budget.

Creare un piano d’azione:

Quando concludi il tuo resoconto, trova soluzioni per migliorare in futuro. Sebbene le soluzioni potrebbero non essere applicabili a tutti i progetti futuri, può essere utile affrontare i nuovi progetti con un livello di preparazione più elevato. Ad esempio, il piano d’azione che crei potrebbe includere un processo dettagliato di pianificazione della proposta di budget o una strategia di allocazione delle risorse.

Molti team abbinano un’analisi post-azione a un modello delle lezioni apprese o a un modello di resoconto del progetto, in modo che gli approfondimenti siano facili da monitorare e riutilizzare nei progetti futuri.

Esempio di un resoconto post-azione

Ecco un esempio di un resoconto post-azione per un progetto di campagna sui social media. Questo resoconto AAR esamina come il team ha gestito il budget e le risorse del progetto. 

In questo modello di revisione post-azione, vedrai le sezioni per il team per lavorare attraverso la struttura AAR, prepararsi per il workshop e rispondere alle quattro domande chiave. 

Modello di riunione post-azione

Usa il modello di seguito come guida per il tuo prossimo progetto.

Questo documento dovrebbe servire come compagno per te e il tuo team. Quando conduci una riunione di questo tipo, di persona o virtualmente, discuti attivamente l’argomento in questione per rispondere alle domande e trovare soluzioni.

Vantaggi delle AAR

È più efficace mostrare ai membri del team come migliorare con esempi di progetti passati piuttosto che dirglielo. Mostrare ti consente di dare l’esempio e di creare fiducia nel tuo team. 

Quando prendi gli approfondimenti della tua AAR e li metti in pratica, vedrai migliorare il tuo lavoro e la dinamica del tuo team. 

I vantaggi delle riunioni post-incarico includono:

• Ispira l’innovazione: quando i team capiscono dove si sono verificati gli errori precedenti, possono trovare soluzioni creative per migliorare.

• Porta a un migliore processo decisionale: prendersi del tempo per riflettere aiuta i leader e i membri del team a prendere decisioni migliori in futuro.

• Identificano gli errori passati: le AAR offrono l’opportunità di rivedere i progetti passati e identificare eventuali errori o punti deboli gestiti in modo errato.

• Crea sinergia nel team: la natura di workshop delle riunioni post-mortem offre ai gruppi la possibilità di lavorare insieme e produrre un prezioso piano d’azione, che è una sinergia positiva in azione.

• Migliorano i progetti futuri: l’obiettivo finale di una riunione post mortem è migliorare i progetti futuri.

Il vantaggio principale dell'utilizzo di una riunione post-lancio è l'apprendimento. Quando impari dal tuo passato, diventi più abile per il futuro. Come modulo di miglioramento continuo, le AAR ti aiutano ad apportare piccoli cambiamenti rimuovendo le inefficienze del passato, il che alla fine porta a grandi miglioramenti a lungo termine.

Semplifica la tua AAR con un software di gestione del lavoro

La collaborazione è fondamentale per le riunioni post-progetto, e i membri del tuo team impareranno molto gli uni dagli altri mentre lavorano insieme per migliorare. Per semplificare il debriefing del progetto, inserisci il modello di revisione e il successivo piano d’azione in uno strumento di gestione del lavoro. In questo modo, potrai condividere facilmente i tuoi materiali e inserire le informazioni sul progetto. Crea un flusso di lavoro per la riunione post-progetto con Asana e osserva come i tuoi progetti migliorano senza problemi.