Lezioni apprese

Hai appena concluso un progetto importante. Tutto sembrava a posto, finché non ti sei reso conto che il tuo team ha dovuto rifare il lavoro perché i file chiave non erano stati condivisi in tempo. È stato frustrante e, peggio, avresti potuto evitarlo se avessi colto prima questo approfondimento.

Ogni progetto completato offre lezioni preziose. Ma senza un modo strutturato per acquisirle, il tuo team rischia di ripetere gli errori o di trascurare i successi. I modelli di lezioni apprese di Asana ti aiutano a riflettere sui risultati del progetto, a raccogliere input dagli stakeholder e a documentare i punti chiave, in modo da poter prendere decisioni più intelligenti e migliorare continuamente i tuoi flussi di lavoro.

Chi trae vantaggio da questo modello di lezioni apprese?

In Asana, utilizziamo le revisioni delle lezioni apprese dopo ogni iniziativa importante per identificare cosa ha funzionato, cosa non ha funzionato e perché. Acquisire le lezioni apprese con un modello pronto all'uso ci aiuta a farlo in modo più rapido ed efficace. Un modello di lezioni apprese garantisce che gli approfondimenti attuabili non vadano persi e che ogni team tragga vantaggio da un processo strutturato e ripetibile. Questa riflessione aiuta i team a diventare più forti con ogni progetto che intraprendono.

Questo modello di lezioni apprese è ideale per:

• project manager che acquisiscono lezioni dai progetti completati

• team che conducono retrospettive degli sprint, post mortem o revisioni di chiusura del progetto

• gli stakeholder che desiderano migliorare la pianificazione e l'esecuzione dei progetti

• team PMO che creano una raccolta di lezioni apprese dai progetti per riferimento futuro

Usa questo modello di lezioni apprese nella gestione dei progetti per migliorare il successo dei progetti futuri, evitare di ripetere gli errori e prendere decisioni più consapevoli.

Perché usare il modello delle lezioni apprese di Asana?

Dopo aver completato un intero progetto, vuoi assicurarti che il tuo team acquisisca gli approfondimenti chiave prima di andare avanti. Un modello dedicato rende questo processo coerente, attuabile e facile da rivedere.

Con questo modello di lezioni apprese di Asana, puoi:

• Concentrare le discussioni sui temi chiave: utilizza suggerimenti strutturati per esplorare cosa è andato bene, cosa no e perché, come una Scadenza non rispettata o un cambiamento dell'ambito all'ultimo minuto.

• Acquisire gli input degli stakeholder in tempo reale. Utilizza commenti e moduli per raccogliere approfondimenti dal tuo team di progetto e dagli stakeholder.

• Trasformare gli approfondimenti in azioni da attuare. Trasforma le lezioni in passaggi successivi chiari e pratici. Ad esempio, se la responsabilità delle attività non era chiara, la prossima volta decidi in anticipo chi è responsabile.

• Evitare di ripetere gli errori. Identifica le cause principali, come lacune nella comunicazione o requisiti poco chiari, e definisci le azioni da attuare per guidare la pianificazione e l'esecuzione dei progetti futuri, ad esempio chiarendo le tempistiche o migliorando le procedure di passaggio di consegne.

• Monitora l’avanzamento delle attività di follow-up. Assegna titolari e scadenze per le azioni da attuare, come il controllo con gli stakeholder del progetto per assicurarti che tutti siano allineati su un nuovo processo di approvazioni.

• Crea una knowledge base consultabile. Mantieni i resoconti sulle lezioni apprese accessibili e collegati al progetto originale

• Allinearsi al miglioramento continuo. Documenta ciò che ha funzionato bene per ripetere il successo in progetti simili.

Come usare questo modello di lezioni apprese

Una volta terminato il progetto, pianifica una sessione sulle lezioni apprese e invita il team di progetto e gli stakeholder. Quindi:

1. Duplica e rinomina il modello. Crea una copia del modello di lezioni apprese e assegnale un nome chiaro e ricercabile. Gli esempi includono "Campagna T2: lezioni apprese", "Riprogettazione del sito web post-mortem" o "Revisione dell'onboarding dei dipendenti". Questo aiuta a mantenere organizzato il tuo spazio di lavoro e semplifica la ricerca dei resoconti in seguito.

2. Imposta l'ordine del giorno della sessione. Delinea argomenti come successi, sfide, obiettivi del progetto e raccomandazioni future. Inizia con una breve panoramica del progetto e spiega lo scopo della sessione.

3. Raccogli feedback. Utilizza moduli o documenti condivisi per raccogliere in anticipo le riflessioni individuali. Invita i collaboratori a condividere ciò che è andato bene, ciò che non è andato bene e le sfide ricorrenti.

4. Discuti in gruppo. Esamina le fasi e i risultati chiave del progetto. Analizza le ragioni dei successi e delle battute d'arresto, non solo i sintomi superficiali.

5. Documenta i punti chiave. Acquisisci gli insegnamenti chiave in categorie come successi, insuccessi e cause principali. Includi prove o esempi a supporto quando possibile.

6. Assegna le azioni da attuare. Trasforma le lezioni in passaggi successivi concreti. Crea attività, assegna i responsabili e imposta le scadenze da rispettare.

7. Condividi il resoconto. Archivia il resoconto sulle lezioni apprese con il progetto. Aggiungi un'etichetta per riferimento futuro e rendilo accessibile ai team che gestiscono progetti simili in seguito.

Funzionalità di Asana che semplificano le revisioni delle lezioni apprese

Non è necessaria una configurazione complicata per acquisire informazioni significative. Queste funzionalità di Asana semplificano la raccolta di feedback, la documentazione degli approfondimenti e il monitoraggio dei miglioramenti.

• Moduli: standardizza il modo in cui raccogli i commenti degli stakeholder per ogni progetto, come un rapido sondaggio dopo il lancio di un prodotto o un evento di vendita.

• Campi personalizzati: etichetta i punti chiave in base al nome del progetto o al tipo di problema, per rendere le tendenze facili da trovare, ad esempio etichettando il feedback come "problemi di passaggio di consegne" o "slittamento del progetto".

• Traguardi: contrassegna i punti di svolta chiave, come un'approvazione ritardata o un cambiamento di ambito, in modo che non vengano dimenticati nella revisione.

• Commenti alle attività: consenti ai colleghi del team di condividere il contesto direttamente nelle lezioni, ad esempio annotando il motivo per cui una scadenza è stata superata o cosa l’ha risolta.

• Allegati: collega prove a supporto, risultati finali o report finali a ogni lezione.

• Asana AI: lascia che l’IA ti aiuti a riassumere i feedback, suggerire approfondimenti e identificare i temi in più lezioni apprese, come ruoli poco chiari o modifiche dell’ultimo minuto.

• Aggiornamenti di stato: condividi i punti chiave e i piani di follow-up in un aggiornamento conciso, in modo che tutti possano visualizzare i punti salienti senza bisogno di un'altra riunione.

Integrazioni consigliate

Collega il modello delle lezioni apprese agli strumenti già utilizzati dal tuo team. Che tu stia raccogliendo feedback da una campagna, condividendo progetti o esaminando la documentazione tecnica, queste integrazioni aiutano a mantenere tutto in un unico posto e a ridurre il passaggio tra gli strumenti di project management.

Puoi esplorare ancora più opzioni nella directory delle app di Asana.

• Slack: acquisisci feedback in tempo reale durante le conclusioni del progetto e trasforma i messaggi in attività di Asana.

• Microsoft Teams: mantieni le tue sessioni sulle lezioni apprese collaborative con la creazione di attività integrate durante le riunioni.

• Google Drive: allega file come resoconti finali, retrospettive o cronologie di progetto per fornire contesto.

• Figma: incorpora file di progettazione e prototipi per fare riferimento al lavoro visivo o al feedback UX durante la revisione.

• Coview: allega registrazioni dello schermo e feedback visivi per fornire un contesto più approfondito dietro le sfide o i passaggi mancanti.

• GitLab: collega i repository di codice o unisci le cronologie delle richieste per i post-mortem legati al lavoro tecnico.

• Threads: acquisisci e sincronizza le discussioni pertinenti del team da Threads per informare la sessione sulle lezioni apprese.

• Jira Cloud: sincronizza gli approfondimenti post-mortem tra i team di sviluppo e non tecnici. Collega Jira

• Dropbox: carica le risorse post-progetto direttamente nell’attività o nel resoconto sulle lezioni apprese.

Domande frequenti sui modelli di lezioni apprese