Come condurre una retrospettiva degli sprint efficace

Secondo Albert Einstein, “Follia è fare sempre la stessa cosa e aspettarsi risultati diversi”. E mentre il genio matematico stava probabilmente parlando di meccanica quantistica (qualunque cosa sia), lo stesso concetto vale per la gestione dei progetti. Se qualcosa non funziona come vorresti, è folle continuare a fare la stessa cosa. 

Ma per migliorare il tuo approccio, devi riflettere su come stanno andando le cose. Ed è qui che entra in gioco la retrospettiva degli sprint. 

Che cos’è una retrospettiva degli sprint? 

Una **retrospettiva degli sprint** è un tipo di riunione all'interno del framework Agile che si svolge alla fine di uno sprint. Durante una retrospettiva degli sprint, i team riflettono su cosa è andato bene e cosa potrebbe essere migliorato per il loro prossimo sprint. 

In Scrum, uno sprint è solitamente una sessione di lavoro di due settimane con risultati finali specifici. Organizzare il lavoro in questo modo offre ai team la concentrazione necessaria per lavorare rapidamente, oltre all'opportunità di migliorare e ripetere il processo durante ogni sprint successivo. Ecco perché una retrospettiva degli sprint è una parte essenziale del processo Scrum: offre ai team la possibilità di riflettere e migliorare continuamente il loro processo di sprint.

Retrospettiva degli sprint e riunione di revisione degli sprint

Anche una riunione di revisione degli sprint si svolge alla fine dello sprint, ma invece di concentrarsi sul miglioramento dei processi, è un’opportunità per il team Agile o Scrum di mostrare il lavoro svolto. Durante una riunione di revisione degli sprint, il team in genere presenta i risultati utilizzando demo di prodotti, che aiutano gli stakeholder interfunzionali a visualizzare e comprendere ogni risultato finale.

Invece, lo scopo della retrospettiva degli sprint è identificare i processi che hanno funzionato e quelli che non hanno funzionato durante lo sprint. Questa riunione è meno incentrata su risultati finali specifici e più incentrata sui miglioramenti dei processi per ottimizzare il flusso di lavoro dello sprint del tuo team. 

Chi ha bisogno di una retrospettiva degli sprint? 

Se il tuo team utilizza Scrum, dovresti condurre una retrospettiva alla fine di ogni sprint. Scrum è un tipo di metodologia Agile comunemente utilizzata dai team di prodotto, progettazione o sviluppo software. Tuttavia, qualsiasi team che desideri creare e iterare rapidamente può trarre vantaggio dall’utilizzo di Scrum e dalla conduzione di regolari retrospettive degli sprint. 

E anche se il tuo team non lavora in sprint, puoi comunque condurre retrospettive ogni volta che finisci un progetto o raggiungi un obiettivo. In questo modo, puoi imparare dalle tue esperienze e incorporare tali apprendimenti nel tuo prossimo progetto. 

Chi partecipa a una retrospettiva degli sprint? 

Solo i membri del team che hanno lavorato alle attività durante lo sprint precedente dovrebbero partecipare a una retrospettiva degli sprint. Ciò include lo Scrum Master (ovvero il team leader Scrum) che facilita la riunione, i singoli membri del team e talvolta il Product Owner. In genere, tutti coloro che partecipano alle riunioni giornaliere di Scrum (le cosiddette stand-up) dovrebbero essere inclusi nella retrospettiva degli sprint. 

Gli stakeholder e i manager che non fanno direttamente parte del team di solito non partecipano alla retrospettiva degli sprint. Questo perché una retrospettiva riguarda il team di prodotto: è un luogo in cui ogni membro del team può fornire feedback e fare brainstorming sui modi per migliorare il processo di sprint. Limitare la partecipazione alle riunioni di retrospettiva degli sprint aiuta il team di prodotto a rimanere concentrato e a sentirsi a proprio agio nell'esprimere ciò che non ha funzionato. 

Sebbene gli stakeholder interfunzionali e i manager non partecipino alle retrospettive degli sprint, partecipano alle riunioni di revisione degli sprint.

Vantaggi di una riunione retrospettiva degli sprint 

Il miglioramento continuo nel tempo è un principio fondamentale del Framework Scrum. Ecco perché in ogni sprint è integrata una retrospettiva, in modo che lo Scrum team abbia sempre l’opportunità di registrare e incorporare i propri apprendimenti nel ciclo di sprint successivo. In questo modo, ogni singolo sprint funziona come un ciclo di apprendimento per i team, che possono perfezionare il processo di pianificazione dello sprint. 

Una retrospettiva degli sprint aiuta il tuo team a:

• Celebrare (e continuare a fare) le cose che stanno andando bene. Ad esempio, puoi utilizzare una retrospettiva degli sprint per riconoscere e supportare la comunicazione proattiva del tuo team quando le attività hanno richiesto più tempo del previsto. Il feedback positivo non solo fornisce chiarezza su ciò che il team dovrebbe continuare a fare, ma mantiene anche il team coinvolto, promuove il lavoro di squadra e riduce gli effetti negativi dello stress.   

• Identificare le aree di miglioramento. Per esempio, il tuo team potrebbe suggerire di cambiare il modo in cui stima il tempo necessario per completare ogni attività. Oppure, potresti voler migliorare il processo di perfezionamento del backlog per assicurarti che le attività simili vengano raggruppate. Identificare i modi per ottimizzare il processo di sprint è essenziale, perché senza un feedback costruttivo, tu e il tuo team non potete migliorare. 

• Crea un piano per implementare miglioramenti al processo di pianificazione dello sprint. Suggerire miglioramenti è una cosa, implementarli è un’altra. Durante una retrospettiva degli sprint, il tuo team decide le azioni concrete da portare avanti nello sprint successivo. Ad esempio, potresti decidere di implementare un sistema di punteggio per stimare i requisiti di tempo per ogni attività. La creazione di azioni da attuare garantisce che tu e il tuo team siate responsabili dell'implementazione dei miglioramenti al processo di sprint. 

Ordine del giorno della riunione retrospettiva degli sprint

Non esiste un solo modo per gestire una riunione retrospettiva degli sprint. Con il tempo, imparerai cosa funziona meglio per il tuo team e potrai personalizzare e perfezionare di conseguenza l'ordine del giorno della retrospettiva degli sprint. Creare un modello standard di ordine del giorno semplifica la condivisione con il team e la raccolta di feedback in anticipo. In questo modo, puoi assicurarti che la discussione sia il più informata possibile. 

Ma per cominciare, assicurati che il tuo ordine del giorno includa questi passaggi di base: 

1. Definisci l’obiettivo della riunione

Stabilire in anticipo l’obiettivo della retrospettiva degli sprint aiuta il team a concentrarsi sull’attività da svolgere. Quando definisci un obiettivo, ti assicuri che tutti lavorino per la stessa cosa. Per farlo, dedica del tempo a fare brainstorming su cosa significhi una retrospettiva degli sprint per il tuo team. In questo modo, puoi utilizzare tale obiettivo per guidare ogni riunione futura. Per esempio, l’obiettivo del tuo team potrebbe essere quello di fornire un feedback sincero e costruttivo per migliorare il processo di pianificazione degli sprint, piuttosto che dare la colpa a ciò che è andato storto. 

2. Raccogli il feedback del team 

Il tuo team è la migliore fonte di informazioni che hai per migliorare il tuo processo di sprint. Sono loro a svolgere il lavoro quotidiano, quindi il loro contributo è fondamentale per assicurarti che lo sprint si svolga senza intoppi. Inoltre, raccogliere feedback direttamente dal tuo team aiuta a garantire che il processo di sprint funzioni per gli stili di lavoro e le esigenze individuali di tutti. 

Invia a ciascun membro del team queste domande 1-2 giorni prima della riunione di retrospettiva degli sprint, in modo che possano fare brainstorming e fornire feedback prima della riunione.

• Cosa è andato bene durante l'ultimo sprint?

• Cosa non ha funzionato? 

• Cosa abbiamo imparato? 

• Cosa dovremmo fare diversamente la prossima volta?

Per semplificare le cose, condividi queste domande insieme all'ordine del giorno della riunione (che invierai comunque in anticipo). E se scegli di utilizzare uno strumento di project management come Asana, puoi semplificare ulteriormente le cose: ad esempio, puoi condividere l'ordine del giorno e raccogliere feedback in un unico posto con un modello di retrospettiva degli sprint. 

Alcuni team Scrum utilizzano un approccio ancora più semplice per raccogliere feedback, chiamato metodo start-stop-continue. Con questo approccio, ogni membro del team identifica le cose che il team dovrebbe iniziare a fare, smettere di fare e continuare a fare. 

3. Trarre approfondimenti

Ora che hai raccolto i dati dal tuo team in modo asincrono, puoi identificare modelli e punti in comune durante la riunione di retrospettiva stessa. Possono essere punti critici condivisi da più membri del team, insegnamenti chiave da trasferire negli sprint futuri o pratiche dello sprint precedente che funzionano per il team. L’identificazione dei modelli ti aiuta a dare la priorità alle azioni che il tuo team dovrebbe impostare per lo sprint successivo. Ad esempio, se più membri del team segnalano di non aver avuto informazioni sufficienti per completare le attività, è qualcosa che dovresti affrontare con un’azione da attuare. 

Se possibile, trova un modo per condividere lo schermo o collaborare a un documento o una lavagna condivisi con tutto il team durante la retrospettiva. In questo modo, le persone possono vedere che stai prendendo appunti, annotando le azioni da attuare e prendendo seriamente in considerazione il feedback di ciascuno. Questo è un buon modo per avviare il coinvolgimento e trasformare le conversazioni in passaggi attuabili, soprattutto se è la prima volta che conduci una riunione retrospettiva. 

Ecco un esempio di come potresti visualizzare e raccogliere feedback durante la riunione. Questa Bacheca Kanban include un ordine del giorno della riunione, oltre a colonne per documentare domande e diverse categorie di feedback. 

4. Imposta le azioni da attuare

È arrivato il momento di creare azioni da attuare per affrontare i punti critici comuni. Le azioni da attuare sono passaggi successivi concreti con titolari e scadenze chiari, in modo che tu e il tuo team siate responsabili di garantire che i passaggi successivi vengano completati. Definire le azioni da attuare durante la retrospettiva degli sprint fornisce chiarezza su chi sta facendo cosa e per quando. Inoltre, aiuta il tuo team a capire perché ogni azione da attuare è importante per il successo del gruppo. 

Per continuare con l'esempio precedente, se più membri del team affermano di non aver avuto informazioni sufficienti per completare le attività, puoi creare un'azione da attuare per raccogliere più contesto dagli stakeholder durante il perfezionamento del backlog degli sprint.

5. Concludi la riunione

Dedica qualche minuto alla fine della tua retrospettiva degli sprint per concludere la riunione. Durante la chiusura, riassumi brevemente la riunione, ringrazia tutti per la loro partecipazione e identifica come condividerai le azioni da attuare con il gruppo. La chiusura formale della retrospettiva dimostra che apprezzi il tempo e i contributi del tuo team. Inoltre, garantisce che tutti siano tutti sulla stessa lunghezza d’onda. 

Insidie comuni delle retrospettive degli sprint e soluzioni

Le riunioni di retrospettiva degli sprint possono essere difficili da gestire, soprattutto se è la prima volta che ne pianifichi una. Ecco alcune insidie comuni a cui prestare attenzione, oltre a soluzioni per evitarle.

Tempo a disposizione insufficiente

C’è molto da trattare durante le retrospettive Agile, quindi è comune che queste riunioni superino di gran lunga il tempo assegnato. Fortunatamente, puoi mantenere la tua retrospettiva nei tempi previsti con un paio di semplici soluzioni: 

• Crea e condividi l'ordine del giorno in anticipo. Creare un ordine del giorno chiaro è uno dei modi migliori per gestire una riunione in modo efficiente. L'ordine del giorno dovrebbe includere un elenco di argomenti da discutere, oltre al tempo assegnato per ciascuno di essi. Questo ti aiuta a rimanere concentrato, a passare all’argomento successivo quando necessario e ad assicurarti di trattare tutti i punti all’ordine del giorno. Condividere l'ordine del giorno in anticipo fa anche risparmiare tempo, perché aiuta i membri del team ad arrivare preparati e pronti a contribuire.

• Considera la durata della riunione. Assicurati di dedicare tempo sufficiente per completare tutto ciò che è previsto nell’ordine del giorno della retrospettiva degli sprint. La durata della riunione può variare a seconda delle circostanze, ad esempio il numero di membri del team, la durata dello sprint e la presenza di nuovi membri del team che devono essere aggiornati sul processo di retrospettiva. Come regola generale, dovresti dedicare 45 minuti per uno sprint di una settimana, 1,5 ore per uno sprint di due settimane, 2,25 ore per uno sprint di tre settimane e tre ore per uno sprint di un mese. Assicurati di inserire brevi pause ogni 30 minuti per sessioni più lunghe, soprattutto se la riunione si svolge virtualmente. Gli studi dimostrano che è difficile concentrarsi per più di 30 minuti durante una videochiamata. 

Mancanza di coinvolgimento

Condividere feedback è difficile, soprattutto se i membri del team non si sentono a proprio agio nel condividere i punti deboli o ritengono che il loro contributo non sia apprezzato. Tuttavia, per migliorare il processo di sprint, è necessario un feedback costruttivo da parte del team. Ecco alcuni modi per aumentare il coinvolgimento e garantire che tutti siano pronti a contribuire con successo: 

• Condividi i suggerimenti in anticipo, in modo che i membri del team possano prepararsi. Può essere difficile per le persone pensare in autonomia, soprattutto quando si sentono sotto pressione. Invece di porre domande difficili per la prima volta durante la riunione retrospettiva, invia un elenco di suggerimenti con almeno qualche giorno di anticipo. Questi possono includere domande come cosa è andato bene, cosa non è andato bene e cosa il team dovrebbe fare diversamente la prossima volta. 

• Rompi il ghiaccio. Inizia con una domanda per rompere il ghiaccio e impostare un tono divertente e collaborativo per la tua riunione. Tra le preferite dai fan ci sono "Un hot dog è un panino?", "Se fossi una patata, come ti piacerebbe essere cucinata?" e "Se in questo momento dovessi mandare un'email al CEO con un'emoji, quale sarebbe?". 

• Mostra gratitudine. Se vuoi che il tuo team condivida feedback, devi creare uno spazio sicuro e dimostrare che le loro esperienze e opinioni sono importanti. Ciò significa che quando i membri del team parlano, dovresti ascoltare attivamente e annotare il loro contributo per dimostrare che è apprezzato. E ricorda di ringraziare sinceramente i membri del team per i loro contributi, soprattutto se il loro feedback è costruttivo. Fornire un feedback costruttivo è difficile, ma è anche un elemento fondamentale per migliorare il processo di sprint. 

Passaggi successivi poco chiari

Immagina: passi ore a dare e raccogliere feedback costruttivi, concludi la tua riunione retrospettiva e poi... non succede nulla. Nessun follow-up, nessuna azione da attuare, non cambia nulla. Ahi. 

Per evitare che si verifichi questo scenario doloroso, assicurati di documentare e approfondire gli approfondimenti raccolti durante la retrospettiva degli sprint. Ecco come: 

• Prendi appunti e condividi lo schermo, se possibile. Lo Scrum Master o il product manager è il facilitatore della riunione e dovrebbe prendere appunti durante una riunione retrospettiva degli sprint. In questo modo, i membri del team possono concentrarsi sul dare un feedback. Gli appunti della riunione sono essenziali per aiutarti a ricordare i punti importanti e le azioni da intraprendere. E sebbene i metodi di annotazione varino, le cose più importanti da includere sono gli argomenti discussi, le decisioni chiave e le azioni da attuare.  

• Seguire le azioni da attuare. Impostare azioni concrete è il modo migliore per dare seguito al feedback e soddisfare lo scopo di una retrospettiva di sprint, ovvero migliorare continuamente il processo di sprint. Le azioni da attuare efficaci hanno un titolare chiaro, una scadenza e una descrizione che inizia con un verbo, in modo che non ci siano ambiguità su ciò che deve essere fatto. Ad esempio, "Raccogliere il contesto delle attività dagli stakeholder prima del perfezionamento del backlog è molto più chiaro di "Più contesto delle attività". 

• Rendi le informazioni accessibili. Le note e le azioni da attuare sono ottime, ma non sono di grande aiuto se non puoi condividerle facilmente con il tuo team. Invece di trasmettere documenti ed email che possono facilmente andare persi, valuta di organizzare la tua retrospettiva degli sprint con uno strumento di project management come Asana. In questo modo, puoi far circolare l'ordine del giorno della riunione, prendere appunti in tempo reale e assegnare le azioni da attuare in un unico posto. E se usi Asana anche per coordinare lo sprint, il tuo team non deve passare da uno strumento all'altro per ottenere le informazioni di cui ha bisogno.