Le riunioni di lavoro fanno perdere tempo? Segui questi suggerimenti per migliorare.

Fotografia del viso collaboratore Molly TalbertMolly Talbert26 agosto 20207 minuti di lettura
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Se in questo momento dessi un'occhiata al tuo calendario lavorativo, quante riunioni troveresti programmate per la prossima settimana? La maggior parte dei calendari sono pieni di inviti a riunioni da cui, il più delle volte, i dipendenti ne escono sperando un giorno di non avere più la sensazione che siano solo una perdita di tempo. Continua a leggere, perché ti aiuteremo a cambiare il tuo approccio e far sì che le tue riunioni siano efficaci.

Leggi: Tre modi per collaborare da remoto con il tuo team

C'è un 50% di possibilità che le riunioni non ti piacciano. In un sondaggio condotto da Igloo software, il 47% degli intervistati ha affermato che le riunioni sono generalmente improduttive. Ma sperare che le riunioni non siano una perdita tempo non le farà migliorare. Cosa si può fare per interrompere questo circolo vizioso?

Prima di tutto, prenditi qualche minuto per apprezzare le riunioni. Infatti, se condotte in maniera efficace,  promuovono la collaborazione e la comunicazione, mantenendo motivati i dipendenti. Ad esempio, una riunione del personale può affrontare argomenti fondamentali che interessano un intero reparto o un'intera azienda. Tuttavia, se male organizzata può minare la collaborazione e la comunicazione, diventando improduttiva e i partecipanti potrebbero uscirne chiedendosi se fosse veramente necessaria.

Di conseguenza, se desideri aumentare la produttività e sollevare il morale, analizza i motivi per cui alcune riunioni sono al primo posto nella classifica "attività che fanno perdere tempo". Forse sono eccessive (sono troppo frequenti o troppo lunghe) o forse mancano di qualcosa (un argomento su cui concentrarsi o risultati utili)? Abbiamo elencato di seguito quattro comuni motivi per cui le riunioni sono una perdita di tempo e una lista di cose che puoi fare subito per migliorarle e renderle più efficaci.

Senza ulteriori indugi, iniziamo ad analizzare i problemi delle tue riunioni.

"Ho troppe riunioni in calendario"

Quando ti appare il promemoria di una riunione ogni ora, è difficile trovare un momento in cui concentrarsi per lavorare in maniera approfondita al tuo prossimo progetto. Vorresti dedicare al lavoro importante il tempo che merita, ma le riunioni sembrano dominare la tua giornata. Secondo il resoconto sul ROI della gestione del lavoro di Asana, il tempo perso in riunioni è uno dei maggiori ostacoli alla produttività. Di seguito elenchiamo alcune soluzioni da provare per ridurre il numero di riunioni improduttive e risparmiare tempo da investire nel lavoro di impatto.

Annulla le riunioni non necessarie

Ci sono milioni di riunioni ogni giorno (negli Stati Uniti, la stima è di 56 milioni al giorno), ma quante sono veramente necessarie? Anche se la discussione di argomenti complessi e le sessioni di brainstorming sono sicuramente più adatte a riunioni di persona o videoconferenze, considera l'utilizzo di un metodo più efficiente se devi solo condividere delle informazioni. Resoconti scritti sullo stato, una riunione stand-up di 15 minuti o una revisione online sono ugualmente efficaci per molti casi d'uso e ti consentono di annullare molte riunioni.

Crea una giornata in cui non sono permesse riunioni

I calendari zeppi di riunioni interrompono il deep work, ovvero quel periodo di massima concentrazione necessario per risolvere problemi complessi e affrontare progetti importanti. Anche se inizi ad annullare le riunioni non necessarie, le frequenti interruzioni ai tuoi momenti di profonda concentrazione possono avere un effetto negativo sulla tua produttività. Avere la possibilità di disporre del tuo tempo come meglio credi è fondamentale per aumentare la tua produttività. Cerca di guidare un'iniziativa volta a rimuovere le riunioni dai calendari del tuo team in un determinato giorno della settimana (ad esempio il giovedì). Fai in modo che questa pratica diventi parte della cultura lavorativa e incoraggia le altre persone a rispettare questa giornata senza riunioni. Se necessario, blocca parti del calendario per mostrare alle persone che stai lavorando e che non accetterai inviti durante quell'intervallo di tempo.

Dì di "no"

Ogni volta che ricevi l'invito a una riunione, puoi scegliere l'opzione "Rifiuta", ma quante volte lo fai? Dai un'occhiata all'ordine del giorno, agli invitati e alla durata. Fai in modo che tu e il tuo team facciate attenzione a cosa dedicate il vostro tempo e clicca su "Rifiuta" se pensi che la riunione non porti alcun vantaggio. Puoi sempre chiedere i relativi appunti una volta che la riunione si è conclusa, in modo da fare un follow-up se necessario. Tuttavia, è molto probabile che non ne avrai bisogno.

Leggi: Come scrivere un resoconto sullo stato del progetto in modo efficiente

"Le mie riunioni durano troppo"

Ti chiedi costantemente se la durata delle tue riunioni potrebbe essere dimezzata? La risposta a questa domanda probabilmente è: sì. Ma tocca a te decidere che valore dare al tuo tempo e usare un po' di creatività nell'organizzazione delle riunioni per gestire meglio il tuo tempo. Di seguito elenchiamo alcuni suggerimenti che potrebbero esserti utili.

Pensa al tuo tempo come a una merce di valore

Perché, insomma, il tempo è denaro. La durata media di una riunione è di 50,6 minuti. Ma ciò non significa che le riunioni debbano durare così tanto.

Quando prepari l'ordine del giorno della tua riunione (approfondiremo questo argomento più avanti), fai una stima del tempo necessario per ogni argomento, calcola i tempi e determinane la durata necessaria. Magari ti bastano 15 minuti, oppure te ne servono 45. In qualsiasi caso, i partecipanti saranno più concentrati se sanno che hanno, per esempio, solo dieci minuti per parlare di un dato argomento. Si percepirà così un senso di immediatezza, che non farà deragliare la discussione e che farà in modo che tutti i punti dell'ordine del giorno vengano affrontati. Così facendo, non dovrai programmare un'ulteriore riunione per parlare degli argomenti che non siete riusciti ad affrontare.

Prova una riunione stand-up

Che cos'è? Nel settore tech, una riunione stand-up è una rapida riunione giornaliera sullo stato in cui i membri del team stanno letteralmente in piedi mentre spiegano cos'hanno fatto, cosa faranno e quali sono i problemi che potrebbero incontrare.

Se devi tenere una riunione ricorrente sullo stato, prova una riunione stand-up invece di prenotare una sala per 30-60 minuti. Non dovete stare in piedi accanto alle vostre scrivanie, potete prendere un caffè alla mattina, magari all'aperto se è una bella giornata oppure in un'area comune. Il principio fondamentale è scegliere qualcosa di diverso dal solito, in modo che le persone restino coinvolte, e darti una scadenza. Usa un timer per abituarti all'idea di avere a disposizione meno tempo e per fare in modo che anche le altre persone rispettino le tempistiche. In base alle dimensioni del tuo gruppo, puoi dare a ogni persona dai 30 secondi a un minuto per parlare e fare in modo che non sforino.

"Nelle mie riunioni manca la concentrazione"

Restare concentrati durante una riunione quando tutti vogliono parlare dei loro piani per il weekend può essere difficile. Soprattutto se il tuo team lavora da sedi diverse o da remoto, può essere divertente fare due chiacchiere con persone che non vedi spesso. Tuttavia, pianificare la riunione e definire in modo chiaro le aspettative può fare in modo che il tuo team possa godersi veramente il weekend in anticipo, invece che parlarne soltanto. Di seguito elenchiamo una serie di soluzioni che dovresti provare.

Identifica lo scopo e l'obiettivo della riunione

Inizia il processo con largo anticipo, scrivendoti gli obiettivi da raggiungere, invece che creare un ordine del giorno su due piedi. Avere a disposizione un ordine del giorno concreto prima della riunione comunica trasparenza ai partecipanti e fa in modo che tutti lo seguano. Salvalo in una posizione centrale, ad esempio uno strumento di gestione del lavoro, in modo da collegare facilmente gli elementi dell'ordine del giorno alle attività e cronologie del progetto. Inoltre, aggiungi blocchi di tempo, in modo da non dilungarti a parlare di un argomento. Se vuoi inserire una piccola attività per rafforzare l'intesa del team, puoi iniziare la riunione con cinque minuti di chiacchere libere, ma assicurati di tenere il tempo sotto controllo per poi passare ad argomenti più importanti.

Condividi l'ordine del giorno e altri materiali utili prima della riunione

Se possibile, invia l'ordine del giorno allegato all'invito alla riunione. Se inizi a creare l'ordine del giorno prima di programmare la riunione, forse potresti scoprire che non è necessaria! Ad ogni modo, inviare l'ordine del giorno allegato all'invito autorizzerà le persone a rifiutare se il materiale non è allineato con i loro obiettivi.

Quando definisci un ordine del giorno, se lo crei all'interno di uno strumento di gestione del lavoro, puoi fare in modo che i partecipanti vi collaborino e aggiungano elementi prima della riunione. Così facendo, avrai l'opportunità di aggiungere attività e di dare ai partecipanti l'opportunità di arrivare preparati a discutere gli argomenti giusti. Per creare facilmente un ordine del giorno per tutti i tipi di riunione, sfrutta questi modelli:

Leggi: Il modo in cui lavoriamo non funziona. Ecco come diventare più produttivi

"Le mie riunioni non sono produttive come vorrei"

Anche se invitare alle tue riunioni tutte le persone che ti vengono in mente potrebbe sembrare la scelta giusta, potrebbe renderle meno produttive. Vuoi organizzare riunioni altamente produttive? O almeno fare in modo che il tuo progetto rispetti le scadenze? Abbiamo raccolto alcuni suggerimenti per mantenere alta la produttività durante queste sessioni strategiche.

Seleziona i partecipanti giusti e definiscine i ruoli

In ogni riunione che organizzi, sono presenti le persone giuste? Sono tutti a conoscenza dei propri ruoli e del perché sono stati invitati? Se metà dell'ordine del giorno riguarda tre partecipanti su quindici, è meglio rivedere l'ordine del giorno e/o la lista dei partecipanti. Questo è un altro motivo importante per creare un ordine del giorno prima di programmare una riunione. Se, una volta che hai creato l'ordine del giorno e inviato l'invito, uno degli stakeholder principali non può partecipare, posticipa la riunione invece che farla senza quella persona, considerando che comunque dovrai programmare un follow-up.

Incarica una persona che prenderà appunti

Designa l'incaricato a prendere appunti prima della riunione. In questo modo, il resto del gruppo potrà concentrarsi a partecipare attivamente alla riunione invece che prendere appunti. Gli appunti sono inoltre utili per tutte le persone che non hanno potuto partecipare alla riunione o hanno rifiutato l'invito. Assicurati che gli appunti vengano condivisi subito dopo la riunione e che tutti i partecipanti sappiano dove trovarli. Uno strumento di gestione del lavoro è un ottimo luogo in cui archiviare appunti e ordini del giorno: puoi tenere tutto in un unico posto.

Nove suggerimenti per prendere meglio gli appunti durante una riunione

Assegna sul momento le attività da svolgere

Puoi prendere queste decisioni mentre segui l'ordine del giorno e la persona incaricata di prendere gli appunti può verbalizzarle. In alternativa, se usi uno strumento di gestione del lavoro, puoi creare l'attività e assegnarla in tempo reale. Assicurati di includere in ogni azione da intraprendere le scadenze, l'incaricato e altre date importanti. Se non riesci a prendere una decisione chiara riguardo un elemento dell'ordine del giorno, assegna a qualcuno l'attività di finire la verifica e affidati alle sue capacità di prendere una decisione; questo motiva i colleghi a lavorare al meglio.

Apprezza di nuovo le tue riunioni

A tutti può capitare una brutta riunione. Succede. Usa i suggerimenti elencati qui sopra per fare in modo che le riunioni vadano a tuo favore, e non il contrario. Diventa un esempio di persona che organizza riunioni migliori. I colleghi se ne accorgeranno e potrebbero implementare le tue modifiche per migliorare le proprie riunioni. Asana può fungere da guida verso riunioni meno frequenti, più corte e di maggiore impatto. Quando scopri che una riunione è necessaria per raggiungere i tuoi obiettivi, può essere un modo per farti rispettare le tempistiche e mantenere la produttività.

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