Esempi di ordine del giorno di una riunione: come pianificare, scrivere e implementare

È molto probabile che tu abbia provato quella spiacevole sensazione che si manifesta quando non sai perché sei in una riunione e non sai cosa aspettarti. Le riunioni senza un ordine del giorno tendono a causare quella sensazione: ecco perché crediamo che gli ordini del giorno delle riunioni dovrebbero essere parte integrante della tua cultura aziendale.

Un ordine del giorno efficace comunica lo scopo della riunione, offre al tuo team l’opportunità di preparare i punti all’ordine del giorno e fa in modo che tutti lo seguano.

Che tu stia preparando la prossima riunione del consiglio di amministrazione, una riunione del personale o una riunione aziendale, ti aiuteremo a scrivere un ordine del giorno che massimizzerà il potenziale della tua riunione.

Cos'è un ordine del giorno della riunione?

L'ordine del giorno è una roadmap strutturata per la riunione, che ne definisce gli argomenti e le attività pianificate. Il suo ruolo principale è quello di fornire ai partecipanti alla riunione un framework chiaro, delineando la sequenza degli eventi, il responsabile per ogni punto all’ordine del giorno e il tempo assegnato per ogni attività. Avere questo ordine del giorno come guida sia prima che durante la riunione aiuta a facilitare un flusso di discussione efficiente e produttivo.

Come scrivere un ordine del giorno per una riunione

La creazione di un ordine del giorno è un passaggio fondamentale per garantire una riunione mirata e produttiva. Ecco come farlo in modo efficace.

1. Chiarisci gli obiettivi della riunione

Il primo passo per scrivere un ordine del giorno è definire chiaramente gli obiettivi. Nel chiarire l'obiettivo, sii il più specifico possibile. Questa specificità aiuta a guidare la discussione e a garantire che la riunione rimanga focalizzata. Inoltre, aiuta gli stakeholder a prepararsi per la riunione.

Ad esempio, se l'obiettivo è quello di finalizzare il budget per il prossimo o discutere di nuove opportunità per l'azienda, i partecipanti arriveranno preparati con dati e approfondimenti pertinenti.

Un obiettivo ben definito aiuta anche a impostare il tono della riunione e ad allineare le aspettative di tutti. Questa chiarezza porta a una discussione più strutturata e a una riunione più produttiva nel complesso.

2. Invita i partecipanti a dare il proprio contributo

Invitare i partecipanti a fornire il proprio contributo prima di finalizzare l'ordine del giorno è un passaggio fondamentale per creare un piano di riunione completo e inclusivo. Ciò comporta contattare i potenziali partecipanti e chiedere se c’è qualcosa di specifico che vorrebbero discutere o aggiungere all’ordine del giorno della riunione.

Ad esempio, se stai pianificando una riunione per un team di progetto, potresti inviare un’email chiedendo a ciascun membro di suggerire argomenti che ritiene importanti da affrontare. Questo potrebbe rivelare problemi o idee che non avevi considerato, garantendo un ordine del giorno più completo.

Incorporare il contributo dei partecipanti non solo rende l'ordine del giorno più completo, ma aumenta anche il coinvolgimento. Quando i membri del team vedono che i loro suggerimenti sono stati inclusi, si sentono apprezzati e sono più propensi a partecipare attivamente alla riunione. Inoltre, assicura che la riunione affronti le preoccupazioni di tutti i partecipanti.

La raccolta di input può essere effettuata attraverso vari canali, come email, documenti condivisi o strumenti di collaborazione del team. La chiave è rendere più facile per i partecipanti alla riunione contribuire e garantire che i loro suggerimenti siano presi in considerazione e, se del caso, inclusi nell'ordine del giorno finale.

3. Delinea le domande chiave per la discussione

Fare un elenco di cose importanti di cui parlare è importante per mantenere la riunione in linea con l'obiettivo e focalizzata. Inizia identificando gli argomenti principali della riunione che devono essere affrontati e formulandoli come domande.

Ad esempio, se la riunione ha lo scopo di discutere lo stato di avanzamento di un progetto in corso, le domande chiave potrebbero includere:

• Quali sono gli ostacoli attuali del progetto?

• Come monitoriamo la cronologia del progetto?

• Quali risorse sono necessarie per mantenere il ritmo di lavoro?

Queste domande servono come punti di discussione e guida per la discussione, assicurando che tutti gli argomenti pertinenti siano trattati. Aiutano anche a strutturare la conversazione, rendendo più facile per i partecipanti prepararsi e impegnarsi in modo efficace.

4. Definisci lo scopo di ogni attività

Ogni attività o argomento all’ordine del giorno dovrebbe avere uno scopo chiaramente definito. Questa trasparenza aiuta i partecipanti a comprendere l'importanza di ogni punto di discussione e come si collega all'obiettivo generale della riunione.

Ad esempio, se uno degli elementi dell'ordine del giorno è la revisione dei recenti feedback dei clienti e delle metriche di prestazione, lo scopo potrebbe essere quello di identificare le aree di miglioramento nel servizio clienti. Dichiarando questo scopo, i partecipanti possono concentrare i loro pensieri su questo obiettivo specifico, portando a una discussione più mirata e fruttuosa.

Definire lo scopo di ogni attività aiuta anche a evitare che la riunione vada fuori tema. Quando i partecipanti capiscono perché un argomento viene discusso, è meno probabile che si discosti dall'argomento, rendendo la riunione più efficiente.

5. Assegna il tempo per i punti all'ordine del giorno

Una gestione efficace delle riunioni richiede di assegnare del tempo a ogni punto dell'ordine del giorno. Ciò include la determinazione del tempo necessario per ogni argomento o attività della riunione e la pianificazione appropriata della riunione.

Per esempio, se l'ordine del giorno prevede cinque punti, potresti dedicare 10 minuti a un breve aggiornamento, 20 minuti al brainstorming e 15 minuti alla discussione delle azioni da compiere. Questa allocazione del tempo dovrebbe essere basata sulla complessità e sull'importanza di ciascun argomento.

Una gestione efficace del tempo richiede di essere realistici con le stime e di considerare il tempo extra per conversazioni o richieste impreviste. Questo approccio aiuta a mantenere la riunione entro i tempi previsti, rispettando il tempo di tutti e mantenendo la concentrazione.

6. Assegna facilitatori di argomenti

Assegnare facilitatori per ogni argomento all'ordine del giorno può migliorare notevolmente l'efficacia della riunione. Il ruolo di un facilitatore è quello di guidare la discussione, assicurarsi che la conversazione rimanga in linea con l'argomento e che tutti possano esprimere la propria opinione.

Ad esempio, se uno degli argomenti all'ordine del giorno è la discussione delle strategie di vendita, potresti assegnare questo argomento a un venditore senior. La sua esperienza e familiarità con l’argomento possono aiutare a orientare la conversazione in modo produttivo.

I facilitatori dovrebbero essere scelti in base alla loro conoscenza dell'argomento e alla loro capacità di gestire le discussioni di gruppo. Dovrebbero anche essere informati sul loro ruolo e sulle aspettative per la discussione.

7. Scrivi l'ordine del giorno della riunione

Infine, riunisci tutti gli elementi in un ordine del giorno strutturato e completo. L'ordine del giorno dovrebbe includere l'obiettivo della riunione, un elenco di argomenti da discutere con i relativi scopi, le allocazioni di tempo e i facilitatori assegnati. Questa struttura fornisce una chiara tabella di marcia per la riunione, assicurando che tutti i punti importanti siano trattati.

Condividi l'ordine del giorno con tutti i partecipanti con largo anticipo rispetto alla riunione. Ciò consente loro di prepararsi e garantisce che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Un ordine del giorno ben scritto è uno strumento chiave per gestire una riunione efficace e produttiva.

Suggerimenti per creare un ordine del giorno efficace

Iniziamo con alcuni dei nostri suggerimenti preferiti sulla creazione di ottimi ordini del giorno delle riunioni, in modo da poter ottenere il massimo dalle tue:

• Crea e condividi l'ordine del giorno della riunione il prima possibile. Al più tardi, dovresti condividere l'ordine del giorno della riunione un'ora prima dell'orario previsto. Questo permette a tutti di prepararsi per ciò che accadrà. Il tuo team può anche trasmetterti domande o ulteriori punti all'ordine del giorno per una potenziale modifica prima della riunione. Inoltre, quando i membri del tuo team hanno la possibilità di prepararsi adeguatamente, avranno molto più tempo per concentrarsi durante la riunione.

• Aggiungi in anticipo i link a qualsiasi materiale pertinente da leggere prima della riunione. Può trattarsi della presentazione, di un contesto aggiuntivo o di una decisione precedente. Tutti i partecipanti alla riunione saranno sulla stessa lunghezza d’onda e pronti a portare avanti la discussione, invece di fare un sacco di domande che richiedono tempo.

• Assegna dei facilitatori per ogni punto all'ordine del giorno. Ricordi quella sensazione di quando a scuola ti chiamavano a rispondere e non sapevi la risposta? È una sensazione piuttosto terribile che siamo sicuri non vuoi evocare nei tuoi colleghi del team. Assegnando un facilitatore per ogni punto all'ordine del giorno prima della riunione, consenti loro di prepararsi per un rapido resoconto dell'argomento, delle domande e del feedback.

• Definisci e assegna la priorità ai punti all'ordine del giorno. Distingui tra le tre categorie di punti all'ordine del giorno: informazioni, argomenti di discussione e azioni da attuare. Chiarire lo scopo di ogni voce all'ordine del giorno aiuta i membri del team a capire cosa è più importante e su cosa concentrarsi. Dovrai anche dare la priorità agli elementi più importanti e che devono assolutamente essere discussi durante la riunione, e a quelli che possono essere affrontati in modo asincrono, nel caso in cui il tempo a disposizione dovesse esaurirsi.

• Usa l'ordine del giorno della riunione durante la riunione per tenere traccia delle note e delle azioni da attuare. In questo modo, tutte le informazioni sulla riunione saranno in un unico posto. Se qualcuno ha domande sulle decisioni o sulle azioni da attuare della riunione, ha un posto facile dove trovarle. Bonus: fallo su Asana, così potrai assegnare le azioni da attuare e i passaggi successivi, per assicurarti che nulla venga trascurato. Asana si integra anche con Zoom e inserisce la registrazione o la trascrizione della riunione direttamente nell’attività dell’ordine del giorno della riunione.

• Crea un flusso classificando i punti all'ordine del giorno. Per massimizzare la produttività, ti consigliamo di creare un ordine del giorno che scorra bene. Raggruppa gli elementi simili e assicurati che possano svilupparsi l'uno con l'altro. Ad esempio, elenca tutti gli elementi informativi prima degli elementi di discussione, in modo che il tuo team disponga di tutte le informazioni necessarie per la discussione.

• Assegna tempo sufficiente per ogni punto dell'ordine del giorno. Nessuno si lamenterà di una riunione che finisce prima del previsto, mentre trattenere tutti più a lungo del previsto non è molto divertente. Pianifica un intervallo di tempo sufficiente per ogni punto all'ordine del giorno, stimando la durata prevista per ogni intervento e aggiungendo qualche minuto come cuscinetto. In questo modo, il tuo team non perderà tempo e potrà passare a un altro argomento quando il tempo scade.

Seguendo queste best practice, puoi assicurarti che l'ordine del giorno della riunione sia uno strumento affidabile e svolga il suo lavoro, prima, durante e dopo la riunione.

Perché gli ordini del giorno delle riunioni sono importanti?

Che tu lavori da Home e partecipi a riunioni virtuali o che tu sia in ufficio e partecipi a riunioni di persona, le riunioni possono essere incredibilmente estenuanti. Iniziare con qualche chiacchiera può essere utile per conoscersi meglio o per aggiornarsi su ciò che tutti hanno fatto lo scorso fine settimana, ma di certo non è orientato agli obiettivi o produttivo. Un ordine del giorno può aiutare il tuo team a massimizzare il potenziale di ogni riunione.

La nostra ricerca mostra che le riunioni non necessarie hanno rappresentato 157 ore di “lavoro” nel 2020, rispetto alle 103 del 2019. Considerando una settimana lavorativa di 40 ore, sono quasi quattro settimane di tempo sprecato. È qui che entra in gioco l'ordine del giorno della riunione. Se lo fai nel modo giusto, scrivere l'ordine del giorno è il primo e migliore indicatore per capire se la riunione è effettivamente necessaria o meno. Se scopri che tutto ciò che è presente nell’ordine del giorno della riunione può essere discusso in modo asincrono, puoi annullare la riunione e condividere il messaggio in un’email, risparmiando tempo.

Questo non vuol dire che tutte le riunioni debbano essere sostituite da email. Se sei sicuro che la riunione sia giustificata e necessaria per far progredire il tuo team, organizzala. Tuttavia, assicurati sempre di creare un ordine del giorno prima di incontrarti, in modo che i membri del tuo team sappiano di cosa discuterai e perché la riunione è importante.

Di seguito elenchiamo altri ottimi motivi per cui è importante avere un ordine del giorno per le riunioni.

• L'ordine del giorno consente a tutti di prepararsi per la riunione. Idealmente, ogni punto del tuo ordine del giorno avrà un facilitatore di argomento dedicato. Quando tutti i partecipanti conoscono in anticipo le proprie responsabilità, hanno il tempo di prepararsi e saranno più efficienti durante la riunione.

• Dimostra che tieni in considerazione il tempo del tuo team. Quando il tuo team riceve un ordine del giorno ben congegnato, vedrà immediatamente che la riunione è effettivamente necessaria. Inoltre, è anche una roadmap che ti aiuterà a rispettare le tempistiche durante la riunione e a non sprecare tempo.

• Un ordine del giorno stabilisce aspettative chiare su ciò che verrà e non verrà discusso. Pensa all'ordine del giorno di una riunione come a un modo per stabilire dei limiti e assicurarti che si parli solo degli argomenti in agenda. Se durante la riunione emerge qualcosa che deve essere discusso, annotalo nel verbale e torna sull'argomento in un secondo momento. Alla fine della riunione, se è stata più breve del previsto, in modo asincrono o nella riunione successiva.

• Mantiene il tuo team organizzato. L'ordine del giorno della riunione impedirà al tuo team di divagare, che si tratti di discutere di argomenti non previsti (come la grigliata a casa di Kat ieri sera) o di dedicare troppo tempo a un punto per il quale era stato assegnato un tempo specifico.

• L'ordine del giorno fornirà uno scopo, una struttura e opportunità di collaborazione. Con un piano chiaro da seguire, il tuo team parteciperà alla riunione conoscendo lo scopo e l'obiettivo della riunione. L'ordine del giorno della riunione consente inoltre al tuo team di indirizzare l'attenzione verso le opportunità di collaborazione, che si tratti di una sessione di brainstorming, di un incontro informale o di una riunione quotidiana.

• Monitora i passaggi successivi e le azioni da attuare, per non lasciarti sfuggire nessun dettaglio. Tieni l'ordine del giorno aperto durante la riunione per annotare eventuali passaggi successivi o azioni da attuare. Aggiungendoli direttamente all'ordine del giorno, questi elementi non verranno dimenticati al termine della riunione.

Le riunioni sono ottime opportunità per il tuo team per creare legami, ma il tempo dedicato alle chiacchiere può essere impiegato nei primi minuti dell'ordine del giorno, piuttosto che emergere di tanto in tanto durante la riunione, interrompendo il flusso e la produttività o la discussione del tuo team.

Esempi di ordine del giorno della riunione

Abbiamo discusso di cosa rende un ordine del giorno efficace e di cosa dovresti evitare di fare ma, come sempre, è più facile imparare da un esempio reale. Diamo un'occhiata a un ordine del giorno di una riunione di avvio di un progetto creato su Asana:

Come puoi vedere, ogni elemento ha un intervallo di tempo e un collega del team assegnato, per garantire che tutti sappiano quando è il loro turno e per quanto tempo devono condurre la discussione o fare la presentazione. L'ordine del giorno contiene anche i file pertinenti allegati e viene condiviso con tutti i membri del team per una maggiore visibilità e una migliore collaborazione.

Le riunioni sono un punto fermo nel mondo professionale, ognuna con il proprio focus e le proprie dinamiche. Capire come adattare l'ordine del giorno al tipo di riunione che stai conducendo è fondamentale per garantire una comunicazione e un lavoro di squadra efficaci. Ecco alcuni tipi comuni di riunioni, insieme a esempi di come strutturare il loro ordine del giorno.

Ordine del giorno della riunione del team

Le riunioni del team fungono da piattaforma per il team building, il processo decisionale e il brainstorming. Possono variare in frequenza e durata, ma sono essenziali per garantire l’allineamento e lo slancio in avanti. Gli ordini del giorno efficaci delle riunioni del team dovrebbero includere elementi ricorrenti per le riunioni periodiche e spazio per nuovi argomenti ad hoc. È inoltre fondamentale monitorare i passaggi successivi e le responsabilità assegnate durante la riunione. Un esempio di ordine del giorno di una riunione del team di 45 minuti potrebbe includere le metriche, un piano di tavola rotonda, l'identificazione degli ostacoli e il riconoscimento dei contributi dei membri del team.

ordine del giorno della riunione giornaliera

Le riunioni Scrum quotidiane, o stand-up, sono riunioni brief e mirate volte a mantenere il team allineato durante uno sprint. Queste riunioni in genere riguardano gli ostacoli, un riepilogo del lavoro del giorno precedente, gli obiettivi per il giorno corrente e l'avanzamento verso gli obiettivi dello sprint. L'agilità di queste riunioni aiuta a mantenere lo slancio e ad affrontare prontamente i problemi.

Ordine del giorno di una riunione di avvio di un progetto

Le riunioni di avvio del progetto riuniscono team interfunzionali per iniziare un nuovo progetto. Queste riunioni definiscono il tono del progetto e allineano tutti su obiettivi e aspettative. L'ordine del giorno dovrebbe includere il brief di progetto, i ruoli e le responsabilità, la frequenza delle riunioni, i passaggi successivi da attuare e una sessione di domande e risposte per chiarire i dubbi e garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.

Ordine del giorno di una riunione retrospettiva

Una riunione retrospettiva è un tipo di riunione ricorrente incentrata sulla riflessione su un periodo di lavoro passato, di solito alla fine di un ciclo di progetto o di uno sprint. Il suo scopo principale è condividere informazioni tra i membri del team su cosa ha funzionato bene e cosa no. Durante la riunione, l'intero team discute vari argomenti, tra cui successi, sfide e ostacoli che hanno influito sul lavoro. Questo processo aiuta a identificare le aree di miglioramento e a sviluppare strategie per affrontare eventuali problemi. Le riunioni retrospettive sono fondamentali per lo sviluppo continuo del team e per ottenere risultati migliori nei cicli di lavoro futuri.

Ordine del giorno delle riunioni individuali

Le riunioni individuali, che si tratti di quelle tra un responsabile e un collaboratore diretto, tra colleghi o con un superiore, sono fondamentali per discutere di progetti di lavoro, ostacoli e sviluppo della carriera. Sono fondamentali per creare fiducia.

Un buon ordine del giorno per queste riunioni dovrebbe trovare un equilibrio tra argomenti come motivazione, comunicazione, crescita e discussioni relative al lavoro. Evita gli aggiornamenti di stato, che sono più adatti per le riunioni stand-up. Esempi di domande per una riunione individuale settimanale potrebbero includere la valutazione dei punti salienti e dei punti deboli della settimana, la discussione di eventuali ostacoli e la richiesta di informazioni sull'equilibrio tra lavoro e vita privata.

ordine del giorno delle riunioni individuali da remoto

Le riunioni individuali da remoto richiedono un approccio leggermente diverso, con particolare attenzione alla creazione di un rapporto e al mantenimento di una comunicazione chiara. Poiché manca la presenza fisica, queste riunioni beneficiano di un ordine del giorno online condiviso, accessibile a tutti i partecipanti. I punti chiave potrebbero includere il controllo del benessere generale, la discussione degli incarichi di lavoro attuali e la risoluzione di eventuali dubbi o richieste di assistenza immediata.

Ordine del giorno delle riunioni con i manager di livello superiore

Le riunioni tra colleghi di livelli diversi, che coinvolgono dirigenti e dipendenti non nella loro catena di riporto diretta, offrono la possibilità di entrare in contatto con i diversi livelli dell'organizzazione. Queste riunioni sono ideali per discutere di uno sviluppo professionale più ampio e fornire feedback alla leadership senior. I punti all’ordine del giorno possono riguardare la chiarezza sulle strategie e sugli obiettivi aziendali, gli obiettivi professionali personali e i suggerimenti per miglioramenti organizzativi.

Ordine del giorno della riunione del team di leadership

Le riunioni del team di leadership sono fondamentali per il processo decisionale strategico e la risoluzione dei problemi ai massimi livelli di un’organizzazione. Un ordine del giorno efficace per tali riunioni potrebbe includere aggiornamenti personali, revisione delle metriche chiave, condivisione di vittorie e approfondimenti, discussione di messaggi importanti, risoluzione di problemi urgenti e assegnazione di tempo per una discussione aperta o una sessione "hot seat" in cui vengono affrontati in modo approfondito argomenti specifici.

Ogni tipo di riunione, che si tratti di una riunione generale, di una discussione individuale, di una revisione delle prestazioni o di una sessione di brainstorming del team, richiede un ordine del giorno accuratamente elaborato per evitare riunioni improduttive e mantenere le discussioni nei tempi previsti.

Utilizzando questi esempi di ordine del giorno, puoi assicurarti che ogni riunione, indipendentemente dal suo formato, contribuisca in modo significativo agli obiettivi dell’organizzazione e migliori il lavoro di squadra e la collaborazione.

Condurre una riunione efficace

Una cosa è avere un ordine del giorno incredibilmente organizzato e dettagliato a cui il tuo team può fare riferimento prima della riunione, usarlo come strumento durante la riunione è un'altra. Questi suggerimenti ti aiuteranno a rendere l'ordine del giorno della riunione utile durante la riunione, nonché uno strumento di preparazione.

• Attieniti all'ordine del giorno. Anche l'ordine del giorno migliore diventa inutile se non lo segui durante la riunione. Cerca di non passare da un punto all'altro dell'ordine del giorno, ma piuttosto di attenerti alle priorità che hai stabilito in precedenza. Per le riunioni con molti elementi variabili, come le riunioni generali o i workshop, puoi anche utilizzare un modello di gestione dell’evento per tenere traccia del programma, dei relatori e delle attività in un unico posto.

• Attieniti ai tuoi intervalli di tempo. Fare due chiacchiere o un rapido check-in all'inizio della riunione aiuta a scaricare la tensione e alleggerire l'atmosfera. Ecco perché dovresti dedicare da tre a cinque minuti a questo aspetto, rispettando i tempi previsti. Le foto dell'adorabile costume di Halloween del figlio di Kabir possono essere condivise altrove, così avrai abbastanza tempo per raggiungere gli obiettivi della riunione.

• Incarica qualcuno di prendere appunti. All'inizio della riunione, designa un addetto agli appunti che annoterà eventuali domande, feedback, attività e idee che emergeranno durante la riunione. Puoi alternare questo ruolo, in modo che tutti i membri del team possano contribuire a un certo punto. L'ideale sarebbe che questi appunti venissero presi nello stesso strumento usato per condividere l'ordine del giorno della riunione. In questo modo, sarà molto più facile per i membri del team seguire gli appunti e collegarli agli elementi dell'ordine del giorno. Le note possono anche essere inserite direttamente in Asana per l'aggiornamento e il monitoraggio in tempo reale.

• Follow-up dopo la riunione. In genere, la persona incaricata di prendere appunti sarà responsabile del follow-up con le note della riunione in seguito. Le note dovrebbero includere tutte le decisioni prese durante la riunione, le attività che devono essere completate e le domande che sono rimaste senza risposta. Se possibile, assegna i colleghi del team e aggiungi le date di scadenza alle azioni per mantenere alta la responsabilità. Per garantire che queste azioni vengano monitorate e completate, dovrebbero essere prontamente aggiunte al nostro strumento di project management di Asana.

Ottieni il massimo da ogni riunione

Con Asana, puoi tenere sotto controllo in un unico posto l'ordine del giorno, i verbali e le azioni da attuare della riunione. Condividi facilmente l'ordine del giorno con il tuo team e assegna gli elementi in tempo reale, per non lasciarti sfuggire nessun dettaglio.

Semplificare le riunioni con uno strumento centralizzato ridurrà la quantità di lavoro superfluo che il tuo team deve affrontare, collegherà tutti allo scopo della riunione e consentirà riunioni produttive che tutti apprezzano.