Come scrivere un promemoria per una comunicazione efficace (con modello)

Una comunicazione efficace è fondamentale. ma è anche importante che sia facile da comprendere. Avere un modello per farlo non solo può rendere più facile creare comunicazioni, ma anche per i tuoi dipendenti comprenderle.

Ed è qui che entra in gioco il promemoria. Un modello di promemoria è un ottimo punto di partenza quando si desidera informare il proprio team o reparto di nuove procedure, implementazione della strategia o progetti in programma. Per trasmettere chiaramente il tuo messaggio, è essenziale capire come scrivere un promemoria in modo professionale.

La nostra guida spiega cos’è un promemoria, quando inviarlo, come creare il formato e suggerimenti per scriverne uno in modo efficace. Quindi, usa il nostro modello di promemoria gratuito per avere una roadmap per il successo.

Che cos’è un memo?

Un promemoria, noto anche come memorandum, comunica informazioni in tutta l’organizzazione. A differenza di un messaggio individuale, i promemoria di solito hanno un pubblico più ampio.

Questa lettera viene solitamente inviata a un intero team, reparto o organizzazione per informare i dipendenti su ciò che accade in azienda. Un promemoria può riguardare qualsiasi argomento importante con rilevanza su larga scala, da un cambiamento di politica ai nuovi clienti ai tagli al budget.

Questo tipo di comunicazione può essere creato e inviato elettronicamente o stampato come dispensa fisica. Anche se conosci tutti i membri della tua catena di comunicazione, è importante mantenere questi documenti cortesi e professionali. In caso di dubbio, evita le emoji, il linguaggio dei messaggi di testo e le abbreviazioni per rendere il messaggio più professionale.

Motivi per inviare un promemoria

Ci sono molte ragioni per cui qualcuno dovrebbe inviare un promemoria invece di una normale email. Mentre un'email è un modulo di comunicazione informale, un promemoria è più ufficiale e diventa parte del registro aziendale. 

I dipendenti prendono più sul serio i promemoria. Di conseguenza, i promemoria tendono a essere molto più efficaci nella comunicazione interorganizzativa. Di seguito abbiamo delineato alcuni dei motivi più comuni.

Un promemoria può:

• Spiegare le modifiche alle politiche

• annunciare l'ordine del giorno delle riunioni o gli eventi in programma

• annunciare tagli al budget

• Riassumere i piani d’azione

• Descrivere l'onboarding di nuovi clienti

• Dettagli del verbale di una riunione

• Richiedere suggerimenti o feedback

• Informare i dipendenti di un problema o di una soluzione aziendale

Inviare un promemoria elettronico a gruppi di dipendenti è utile perché offre loro una posizione centralizzata per visualizzare i dettagli dell’azienda. Tutti ricevono le stesse informazioni contemporaneamente, invece di sentirle attraverso il passaparola.

Come formattare un promemoria

Esistono diversi modi per strutturare un promemoria, ma la maggior parte di essi ha gli stessi elementi di formattazione. Puoi personalizzare il modello di promemoria in base al tono e al contenuto del messaggio che desideri inviare.

Oggetto

Per prima cosa, parti col piede giusto iniziando il tuo memorandum con un oggetto efficace. Le migliori righe dell’oggetto dovrebbero essere il più specifiche possibile.

Per esempio, invece di scrivere "Evento aziendale", scrivi "Festa aziendale: data e dettagli".

Un oggetto chiaro consente alle persone di sapere esattamente di cosa tratta il tuo promemoria prima di aprirlo. Inoltre, rende più facile trovare il promemoria, perché i dipendenti non avranno più promemoria con lo stesso oggetto nella posta in arrivo.

Titolo

Ci sono diversi fattori chiave che dovresti includere nell'intestazione del tuo promemoria. Includa sempre la data, il destinatario e il mittente. Queste informazioni forniranno contesto sul contenuto del messaggio. 

Corpo del messaggio

Il corpo del promemoria rappresenta lo scopo principale del messaggio. Usa il paragrafo di apertura per indicare esattamente di cosa parlerà il resto del documento. Mantieni la sezione iniziale breve per trasmettere il messaggio nel modo più efficace. 

• Paragrafo 1: utilizza frasi come "Ti scrivo per informarti" e "Richiedo informazioni su" all'inizio di questo paragrafo. Questo primo paragrafo dovrebbe includere le informazioni più importanti del promemoria. 

• Paragrafo 2: il secondo paragrafo ti darà la possibilità di fornire ulteriori dettagli e approfondire l’argomento.

• Paragrafo 3: il terzo paragrafo è quello in cui fai la tua richiesta. Ad esempio, puoi chiedere a un reparto un feedback su un progetto o di rispondere a un evento aziendale entro una certa data.  

Alcuni promemoria non hanno una richiesta associata alle informazioni presentate. In questo caso, puoi usare quello spazio come un'opportunità per ringraziare i tuoi colleghi per il loro tempo.

Prima di inviare un promemoria ai tuoi colleghi, controlla la politica di comunicazione di massa della tua azienda. Alcune aziende richiedono ulteriori passaggi, come l'aggiunta del logo dell'organizzazione, il nome dell'azienda o l'utilizzo di dimensioni dei caratteri standardizzate. Potrebbe anche essere necessario ottenere approvazioni o autorizzazioni prima di inviarlo.

Suggerimenti per scrivere un promemoria

Ora che sai cosa includere nel tuo promemoria, è il momento di concentrarti sul tono e sulla formattazione corretti. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti da tenere a mente quando si scrive un promemoria aziendale efficace.

• Mantieni un tono professionale: mantieni sempre un tono professionale, ma adattalo al tuo pubblico e al tuo obiettivo.

• Evita acronimi e abbreviazioni: scrivi per esteso acronimi e abbreviazioni, in modo che tutti i destinatari possano comprendere il tuo messaggio.

• Scrivi un promemoria di una sola pagina: cerca di adattare il testo in tre paragrafi per esprimere brevemente il tuo punto di vista.

• Usa gli allegati quando necessario: sentiti libero di aggiungere allegati o volantini per fornire ulteriore contesto al tuo promemoria, se necessario.

• Pensa al tuo pubblico di destinazione: cambia il messaggio della tua email a seconda di chi sono i destinatari.

• Mantieni la formattazione coerente: mantieni lo stesso carattere, la stessa struttura dei paragrafi, la stessa punteggiatura e la stessa grammatica in tutto il documento.

• Sii chiaro e conciso: fai la tua richiesta o annuncio all'inizio del documento.

• Rimani obiettivo: attieniti ai fatti e astieniti da pregiudizi personali quando scrivi un documento aziendale.

Seguendo questi suggerimenti e sapendo cosa includere, puoi creare un promemoria professionale e conciso ogni volta.

Tipi di promemoria

Esistono tre stili di promemoria: suggerimento, conferma e richiesta. Il formato generale e lo stile di scrittura aziendale rimangono simili tra i tre tipi di promemoria. La differenza sta nel considerare il pubblico, il tono e l'oggetto. 

Promemoria di suggerimento

Inviare un promemoria di suggerimento è un ottimo modo per trovare soluzioni ai problemi aziendali. Spesso incoraggiano il pensiero creativo, il brainstorming e le discussioni di gruppo. 

Quando invii un promemoria di suggerimento, è meglio usare un linguaggio positivo e incoraggiante. Questo linguaggio aiuterà i tuoi colleghi a trovare idee fuori dagli schemi.

Esempio: invia un promemoria di suggerimento se sei un'agenzia pubblicitaria che cerca una discussione di gruppo su nuove idee per una campagna di promozione del marchio.

Promemoria di conferma

Utilizza i promemoria di conferma per confermare gli accordi verbali mettendoli per iscritto. Assicurati di evidenziare gli aspetti importanti dell'accordo tra le parti, in modo che tutti comprendano chiaramente gli obiettivi.

Termina il documento chiedendo all'altra parte se ha bisogno di ulteriori chiarimenti o se desidera modificare i dettagli. In questo modo, eviterai confusione o incomprensioni una volta avviato il progetto.

Esempio: se sei un team leader di un team di marketing, puoi inviare un promemoria di conferma al team DevOps della tua azienda mentre collabori a un progetto. Il promemoria dovrebbe riguardare i risultati finali del progetto, assicurarsi che tutti gli stakeholder comprendano l’ambito del progetto e garantire che nessuno abbia domande.

Memo di richiesta

Un promemoria di richiesta è un documento o un'email che puoi inviare alla tua azienda quando hai una richiesta. Inizia questo tipo di promemoria giustificando il motivo per cui hai bisogno che una richiesta venga completata.

Mantieni un tono professionale e persuasivo quando dai i tuoi consigli su come risolvere il problema. Anche se questo tipo di linguaggio è sempre consigliato nei promemoria, è particolarmente importante nei promemoria di richiesta.

Esempio: invieresti un promemoria di richiesta se sei un responsabile delle risorse umane e chiedi ai dipendenti di compilare le informazioni sulla loro assicurazione prima di una scadenza.

Modello di promemoria

Usa il nostro modello di promemoria per organizzare il tuo documento e creare ogni volta un messaggio efficace. Quando invii il tuo promemoria, assicurati di compilare in modo efficace l'oggetto, l'intestazione e il corpo del messaggio.

Gli strumenti di project management e i promemoria ti aiuteranno a semplificare la comunicazione

L'utilizzo di un modello di promemoria ti aiuterà a comunicare con tutti i membri della tua azienda. Combinarlo con uno strumento di project management può aiutarti a mantenere tutti i tuoi promemoria in un unico posto e ti consente di inviarli facilmente a molti stakeholder e membri del team. Puoi persino collegare i promemoria direttamente alle azioni da attuare, per dare vita a queste attività e messaggi.