Modello gratuito di ordine del giorno per riunioni individuali

Le riunioni individuali sono onnipresenti in molte start-up, inclusa la nostra. Ma c’è un buon motivo per cui le mettiamo in cima al nostro calendario (nonostante i nostri migliori tentativi di ridurre le riunioni). Il confronto individuale è il modo migliore per i manager e i loro collaboratori di discutere di questioni urgenti, sviluppare una solida relazione e garantire che i dipendenti sentano di lavorare per raggiungere i propri obiettivi, sia sul lavoro che in altri ambiti. Senza un framework, un ordine del giorno e una mentalità adeguati, tuttavia, i meeting individuali possono diventare solo un'altra riunione nella tua giornata. Ecco il nostro piano d’azione tattico per rendere la riunione individuale la più importante, che tu sia un manager o un singolo collaboratore.

Cos'è un meeting individuale?

Una riunione individuale è uno spazio dedicato sul calendario e nella tua mappa mentale per conversazioni aperte e pianificate tra un manager e un dipendente. A differenza dei resoconti sullo stato o delle riunioni tattiche, il meeting individuale è un luogo dedicato al coaching, al mentoring, alla definizione del contesto o persino allo sfogo. Il confronto individuale va oltre una politica della porta aperta e dedica tempo a intervalli regolari affinché colleghi del team e leader possano connettersi e comunicare.

Investi così tanto tempo nel cercare persone fantastiche, che vale la pena aiutarle a crescere affinché realizzino tutto il loro potenziale.”

A cosa serve una riunione individuale?

I meeting individuali sono fondamentali per una comunicazione diretta e aperta tra i manager e i membri del loro team. Queste riunioni aiutano a creare fiducia e sono fondamentali per comprendere gli obiettivi personali, affrontare le preoccupazioni e promuovere una cultura della fiducia e della trasparenza all'interno del team. 

Ad esempio, un project manager potrebbe utilizzare una riunione individuale per fornire un feedback personalizzato a un dipendente, aiutandolo a orientarsi nel suo percorso professionale e ad allineare i suoi obiettivi personali con quelli dell'azienda. Per assicurarsi che ogni membro del team si senta supportato e apprezzato, questo tempo è dedicato all’avanzamento di ogni individuo e alle sfide che potrebbe dover affrontare.

Vantaggi delle riunioni individuali

Le riunioni individuali offrono vantaggi distinti rispetto alle riunioni del team. Si concentrano sulle prestazioni dei singoli dipendenti e sugli obiettivi di sviluppo della carriera, oltre a offrire l’opportunità di affrontare ostacoli e risultati specifici. 

A differenza delle riunioni di team, in cui i punti di discussione sono ampi e mirati agli obiettivi del gruppo, i meeting individuali rafforzano le relazioni lavorative e consentono di creare uno spazio privato per discutere le sfide e i successi quotidiani. Questo formato faccia a faccia è ideale per fornire feedback costruttivi e allineare l’impegno individuale con le prestazioni del team.

Migliorare il coinvolgimento dei dipendenti

Le riunioni individuali aumentano significativamente il coinvolgimento dei dipendenti, mostrando ai membri del team che le loro opinioni e i loro contributi sono apprezzati. Discussioni regolari e dedicate sul loro lavoro e sulle loro aspirazioni di carriera fanno sentire i dipendenti più connessi e impegnati nei loro ruoli e nell’organizzazione.

Feedback e sviluppo personalizzati

Queste riunioni periodiche di persona offrono un'opportunità unica per il feedback individualizzato e lo sviluppo professionale. I manager possono concentrarsi sui punti di forza e sulle aree di miglioramento di un membro del team, definire aspettative chiare e determinare piani di crescita personalizzati. Questa strategia migliora il benessere dei dipendenti, promuovendo al contempo lo sviluppo professionale.

Migliore monitoraggio delle prestazioni

Le riunioni individuali facilitano la valutazione continua delle prestazioni di un dipendente rispetto ai suoi obiettivi. Questo ciclo di feedback continuo consente di apportare modifiche in tempo reale alle strategie o all'attenzione, per garantire che i membri del team rispettino i tempi previsti per raggiungere o superare i loro obiettivi.

Costruire un rapporto tra manager e dipendenti

Le interazioni individuali regolari aiutano a costruire una relazione più forte e più fiduciosa tra i manager e i loro resoconti diretti. Queste riunioni creano uno spazio sicuro per un dialogo aperto in cui i dipendenti possono condividere idee, esprimere preoccupazioni e chiedere consigli senza timore di essere giudicati. Le conversazioni individuali spesso portano a un ambiente di team più coeso e solidale.

Come condurre un meeting individuale

Un approccio organizzato può fare la differenza quando si tratta di organizzare riunioni individuali efficaci. Ecco una guida dettagliata su come condurre una riunione individuale in modo che sia produttiva e significativa.

Passaggio 1: preparati in anticipo

È fondamentale preparare un ordine del giorno per i meeting individuali. Entrambe le parti dovrebbero presentare argomenti da discutere, domande e aggiornamenti sulle azioni da attuare concordate in precedenza. Se si tratta della prima riunione individuale, considera la possibilità di impostare un tono accogliente che incoraggi il dialogo aperto e il rispetto reciproco. In caso contrario, rivedi le note della riunione della settimana precedente per identificare i progressi sulle azioni da attuare e garantire una discussione mirata e produttiva.

Ad esempio, un manager delle Risorse umane potrebbe esaminare le ultime metriche sulle prestazioni del dipendente, prendere nota di eventuali aree di discussione e incoraggiare le persone a pensare alle loro sfide e ai loro risultati recenti.

Passaggio 2: crea un ambiente confortevole

Le impostazioni della riunione possono influire in modo significativo sulla sua efficacia. Scegli uno spazio tranquillo e privato per garantire la riservatezza e ridurre al minimo le interruzioni. 

Ad esempio, un supervisore potrebbe prenotare una sala conferenze o consigliare di fare una passeggiata all'aperto per creare un ambiente sicuro per una comunicazione sincera.

Passaggio 3: discuti e ascolta

Inizia con una revisione dell'ordine del giorno, quindi approfondisci i punti di discussione. Incoraggi la comunicazione aperta ponendo domande a risposta aperta e ascoltando attivamente le risposte. 

Ad esempio, un manager potrebbe chiedere: "Di quale supporto hai bisogno per raggiungere i tuoi obiettivi attuali?" Ciò favorisce una conversazione bidirezionale e mostra un sincero interesse per il punto di vista del dipendente.

Passaggio 4: concordare le azioni da attuare e il follow-up

Concludi la riunione con un riepilogo della discussione, concorda i passaggi successivi e fissa le scadenze per le azioni da attuare. 

Per esempio, se un dipendente esprime interesse per le opportunità di sviluppo professionale, il manager potrebbe assegnargli la ricerca di potenziali corsi, con una discussione di follow-up programmata per la riunione successiva per decidere sull'iscrizione.

Ordine del giorno delle riunioni individuali

Un ordine del giorno ben strutturato è essenziale per massimizzare l'efficacia delle riunioni individuali. Garantisce che entrambe le parti siano preparate e che le conversazioni siano mirate. 

Ecco gli elementi essenziali da includere nell’ordine del giorno dei meeting individuali:

• Revisione delle attività precedenti: inizia valutando l’avanzamento delle attività e degli obiettivi fissati durante la settimana precedente o l’ultima riunione.

• Discussione dei progetti e delle attività in corso: esamina il carico di lavoro attuale del dipendente, le difficoltà che potrebbe avere e l’assistenza di cui ha bisogno.

• Feedback e riconoscimento: assegna del tempo a entrambe le parti per condividere il feedback. Riconoscere i risultati e affrontare le aree di miglioramento.

• Sviluppo e obiettivi di carriera: discuti le aspirazioni di carriera del dipendente e pianifica i passaggi per la crescita e lo sviluppo.

• Passaggi successivi e azioni da attuare: riassumi i punti chiave della riunione, concorda le azioni da attuare e definisci gli obiettivi per la riunione successiva.

Domande per le riunioni individuali per manager e dipendenti

Per condurre riunioni individuali efficaci, è necessario porre le domande giuste. Queste domande possono sbloccare preziosi feedback in tempo reale, promuovere una comunicazione aperta e aiutare sia i manager che i dipendenti a creare team ad alte prestazioni. 

Per aiutarti a iniziare conversazioni di persona produttive, abbiamo incluso alcune domande specifiche per le riunioni individuali.

Domande per i manager

Nel tuo ruolo di manager, migliorare l’esperienza dei dipendenti attraverso i meeting individuali non significa solo offrire indicazioni, ma anche adottare uno stile di gestione che dia priorità all’ascolto attivo dei tuoi resoconti diretti. 

Queste domande sono state ideate per valutare le esigenze e la soddisfazione dei dipendenti, identificare eventuali dubbi e favorire un’atmosfera positiva:

• "Cosa ne pensi dei tuoi Progetti attuali? Ci sono aree in cui stai affrontando delle sfide?"

• "In che modo posso aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi?"

•  "Ci sono competenze che vorresti sviluppare o opportunità che ti interessa esplorare?"

• "Come preferisci ricevere feedback e con quale frequenza vorresti riceverlo?"

• "Quali sono i risultati di cui sei più orgoglioso dalla nostra ultima riunione?"

• "Di recente hai incontrato ostacoli che hanno intralciato il tuo lavoro? Come possiamo affrontarli insieme?"

• "C'è qualche feedback o riconoscimento che ritieni ti manchi nel tuo Ruolo?"

• "Come vedi evolvere il tuo ruolo nel team e cosa possiamo fare per facilitare questa crescita?"

• "Ci sono dinamiche o processi del team che pensi che possiamo migliorare?"

• "Cosa possiamo cambiare delle nostre riunioni individuali per renderle più utili per te?"

Domande per i dipendenti

Come dipendente, i meeting individuali sono la tua occasione per prendere in mano lo sviluppo della tua carriera e comunicare direttamente con il tuo manager le tue esigenze e aspirazioni. Considera di porre queste domande per ottenere il massimo da queste riunioni ricorrenti:

• "Cos'è prioritario per il nostro team in questo trimestre e come posso allineare il mio lavoro per supportare questi obiettivi?"

• "Sulla base delle mie prestazioni recenti, quali sono le aree in cui posso migliorare?"

• "Puoi fornire esempi di comportamenti o azioni che mi aiuterebbero a progredire verso i miei obiettivi di carriera?"

• "Ci sono progetti o ruoli futuri che ritieni siano adatti alle mie competenze e ai miei obiettivi di carriera?"

• “Come valuti il mio contributo al team rispetto alle aspettative prefissate?”

• "Cos'è la sfida più grande che il nostro team sta affrontando e come posso contribuire a risolverla?"

• "Puoi condividere qualche feedback dei colleghi sul mio lavoro o sui miei progetti recenti?"

• "Cos'è più importante per avanzare al livello successivo nel mio ruolo?"

• "Ci sono risorse o corsi di formazione aziendali che mi consigli per aiutarmi a sviluppare ulteriormente le mie competenze?"

• "Come posso allineare meglio il mio lavoro con gli obiettivi o le iniziative più ampie dell'azienda?"

Porre queste domande può aiutare i dipendenti a ottenere feedback preziosi, chiarire le aspettative e allineare il proprio impegno con gli obiettivi del team e i propri obiettivi di carriera.

Best practice per riunioni individuali efficaci

Molti manager trovano impegnative le riunioni individuali, spesso faticando a rendere queste sessioni efficaci. Queste best practice offrono strategie semplici per trasformare gli incontri individuali in momenti chiave per il coinvolgimento del team e la crescita individuale. 

Con suggerimenti chiari e attuabili, manager e dipendenti possono trasformare queste conversazioni in opportunità di dialogo aperto, allineamento degli obiettivi e miglioramento della produttività.

Ritagliati del tempo nel tuo calendario

Gli incontri individuali sono un momento per assicurarti che tu e il tuo team siate allineati. I controlli regolari impediscono che i problemi più grandi si aggravino, consentono un feedback immediato e regolare e promuovono una comunicazione aperta. Ma i programmi dei manager sono spesso pieni di riunioni, quindi può essere difficile trovare il tempo e lo spazio per i colloqui individuali.

Una gestione efficace delle prestazioni richiede un ritmo regolare di check-in con i membri del team, ma la frequenza ottimale potrebbe variare. Mentre le riunioni bisettimanali potrebbero essere opprimenti per alcuni, una riunione mensile ricorrente spesso raggiunge il giusto equilibrio tra rimanere informati e rispettare il carico di lavoro di tutti. 

Impostazioni di un programma individuale per la prima volta? Impegnati a rispettarlo: evitare la tentazione di riprogrammare sottolinea l’importanza che dai a queste interazioni. 

Optare per un ambiente al di fuori della tradizionale sala riunioni può anche incoraggiare conversazioni individuali più naturali e produttive. Decidi se riservare una giornata per una serie di riunioni individuali, in modo da avere una visione globale delle dinamiche del team, o se distribuirle nel corso del mese.

Sii flessibile riguardo alla struttura

Non esiste un solo modo per organizzare un incontro individuale. In effetti, molti fattori determinano il modo migliore per strutturare le riunioni, tra cui i bisogni emotivi dei membri del team, il rapporto che hai con loro e il loro livello di esperienza.

L'elemento più importante in un meeting individuale di successo è creare uno spazio in cui le persone si sentano a proprio agio nel discutere i problemi e le preoccupazioni che hanno in mente. Queste riunioni sono rivolte principalmente ai dipendenti, la cui partecipazione è fondamentale.

Precompilare l'ordine del giorno ti assicura di trattare gli argomenti prioritari. Crea un ordine del giorno condiviso non solo per fornire un contesto prima della riunione, ma anche per consentire a entrambe le parti di assumersi la responsabilità della riunione. Definisci un intervallo di tempo per gli argomenti che sai di dover trattare.

Prepararsi per la riunione in anticipo ti consente di non perdere tempo con le informazioni di base e di arrivare immediatamente alle cose che contano davvero.

Poni le domande giuste

Inizia la riunione individuale con una domanda aperta. Ciò consente di far emergere gli argomenti più importanti e di maggiore interesse. Ecco alcune domande che potresti provare:

• Come ti senti?

• Cos'è che ti preoccupa preoccupa?

• Cos'è che ti entusiasma di più?

• Cos'è che ti preoccupa di più?

La sfida principale del coach è ascoltare senza filtri. Un filtro è un certo atteggiamento o pregiudizio che l'ascoltatore assume e che inibisce la sua capacità di essere presente con l'esperienza autentica dell'oratore.”

Soprattutto, pratica l'ascolto attivo. Un aspetto importante dell'essere un manager è assicurarsi che i dipendenti si sentano ascoltati, sicuri e responsabilizzati. Una volta che li hai ascoltati attentamente, aiutali a trovare le soluzioni. Scopri cosa li entusiasma, come puoi guidarli verso il successo e cosa impedisce loro di lavorare al meglio. Ecco alcune tattiche per assicurarti di creare uno spazio di fiducia:

• Per prima cosa, afferma il loro punto di vista

• Rivela le tue debolezze, i punti in cui hai avuto difficoltà

• Sii incondizionatamente dalla loro parte/team, anche (e soprattutto) quando dai loro un feedback schietto sulle opportunità di crescita

• Rispettali come persone, non solo come esecutori di attività; trattali come colleghi

Ogni poche settimane, verifica con i tuoi resoconti e con te stesso come stanno andando i tuoi colloqui individuali. Ritieni che questi blocchi di tempo siano utili? In caso contrario, ripeti il Processo secondo necessità.

Come i dipendenti possono ottenere il massimo dalla loro prima riunione individuale

Gli incontri individuali sono il momento in cui puoi esprimere al tuo manager ciò che ti passa per la mente, fare brainstorming e comunicare i tuoi obiettivi futuri. Usa il tuo tempo con saggezza:

• Prima della riunione, dedica del tempo a organizzare gli argomenti di cui vorresti discutere e aggiungili all'ordine del giorno.

• Ti senti frustrato, sopraffatto, bloccato o entusiasta? Pensa al motivo per cui ti senti così e delinea eventuali soluzioni potenziali specifiche che vorresti elaborare con il tuo manager.

• Rimani aperto a discutere di ciò che sta andando davvero bene e di dove hai bisogno del supporto del tuo manager.

• Chiedi ciò che vuoi in parole semplici. Ricorda, nessuno può leggerti nel pensiero. Si tratta di maggiori responsabilità? Un’opportunità per gestire un membro del team junior? Discuti di queste cose in modo specifico.

Obiettivi a lungo termine e obiettivi a breve termine a confronto

Se durante il colloquio individuale non riesci a districarti tra i dettagli, pianifica una riunione separata per discutere di questioni tattiche o aggiornamenti di stato. In alternativa, prova ad alternare riunioni che trattano questioni tattiche e argomenti a lungo termine.

Ogni poche settimane, dai la priorità al tempo necessario per coprire gli obiettivi a lungo termine al di fuori dei normali sistemi di revisione in atto per affrontare le prestazioni. Il colloquio individuale dovrebbe concentrarsi su obiettivi e ambizioni a lungo termine. Dovrebbe anche garantire che nulla in una valutazione delle prestazioni sia una sorpresa.

Di seguito elenchiamo alcuni argomenti da trattare e alcune domande efficaci che potresti porre durante i meeting individuali.

Domande sul ruolo:

• Qual è il tuo grafico a torta di ciò su cui stai lavorando? Come vorresti che fosse?

• Come ti vedi nel tuo ruolo?

Riflessione sulla carriera:

• Se stessi vivendo la migliore giornata di lavoro di sempre nel tuo Ruolo ideale, come sarebbe il tuo programma?

• Da dove deriva la tua soddisfazione lavorativa?

• Dove hai avuto più successo in passato?

Obiettivi a lungo termine:

• Cos'è un obiettivo a lungo termine? Di quali competenze hai bisogno per raggiungerli?

• Quali ostacoli dovrai superare per raggiungere questi obiettivi?

Il feedback continuo e onesto fornito in un contesto individuale offre infiniti vantaggi, sia per il manager che per i membri del team. Tirare fuori il meglio dai tuoi dipendenti, eliminare le tensioni inutili, migliorare il flusso di lavoro, aumentare il livello di energia del tuo team e far sentire i tuoi dipendenti apprezzati sono solo alcuni dei motivi per cui dovresti trovare il tempo sul tuo calendario per la tua prossima conversazione individuale se ricopri un ruolo di leadership. Come membro del team, i colloqui individuali sono un'occasione per condividere feedback aperti e onesti con un manager per costruire la carriera dei tuoi sogni.