Riunioni individuali efficaci: modello gratuito e ordine del giorno

Le riunioni individuali sono onnipresenti in molte startup, inclusa la nostra. Ma c’è un buon motivo per cui le mettiamo in cima al nostro calendario (nonostante i nostri migliori tentativi di ridurre le riunioni). Il confronto individuale è il modo migliore per i manager e i loro collaboratori di confrontarsi su questioni urgenti, sviluppare una solida relazione e garantire che i dipendenti sentano di lavorare per raggiungere i propri obiettivi, sia sul lavoro che in altri ambiti. Senza un Framework, un ordine del giorno e una mentalità adeguati, tuttavia, la riunione individuale può diventare solo un'altra riunione nella tua giornata. Ecco il nostro piano d’azione tattico per rendere la riunione individuale la più importante, che tu sia un manager o un singolo collaboratore.

Cos’è una riunione individuale?

Una riunione a tu per tu è uno spazio dedicato sul calendario e nella tua mappa mentale per una conversazione aperta e pianificata tra un manager e un dipendente. A differenza dei resoconti sullo stato di avanzamento o delle riunioni tattiche, la riunione individuale è un luogo in cui fare coaching, mentoring, dare contesto o anche sfogarsi. Il confronto individuale va oltre una politica della porta aperta e dedica tempo a intervalli regolari affinché colleghi del team e leader possano connettersi e comunicare.

Investi così tanto tempo nel cercare persone fantastiche, che vale la pena aiutarle a crescere affinché realizzino tutto il loro potenziale.”

A cosa serve una riunione individuale?

Le riunioni individuali sono fondamentali per una comunicazione diretta e aperta tra i manager e i membri del loro team. Queste riunioni aiutano a creare fiducia e sono fondamentali per comprendere gli obiettivi personali, affrontare le preoccupazioni e promuovere una cultura della fiducia e della trasparenza all'interno del team. 

Ad esempio, un project manager potrebbe utilizzare una riunione one-to-one per fornire un feedback personalizzato a un dipendente, aiutandolo a orientarsi nel suo percorso professionale e ad allineare i suoi obiettivi personali con quelli dell'azienda. Per assicurarsi che ogni membro del team si senta supportato e apprezzato, questo tempo è dedicato all’avanzamento di ogni individuo e alle sfide che potrebbe trovarsi ad affrontare.

Vantaggi delle riunioni individuali

Le riunioni individuali offrono vantaggi distinti rispetto alle riunioni del team. Si concentrano sulle prestazioni dei singoli dipendenti e sugli obiettivi di sviluppo della carriera, oltre a offrire l'opportunità di affrontare ostacoli e risultati specifici. 

A differenza delle riunioni di team, in cui i punti di discussione sono ampi e mirati agli obiettivi del gruppo, le riunioni individuali rafforzano le relazioni di lavoro e consentono di creare uno spazio privato per discutere le sfide e i successi quotidiani. Questo formato faccia a faccia è ideale per fornire un feedback costruttivo e allineare l’impegno individuale con le prestazioni del team.

Migliorare il coinvolgimento dei dipendenti

Le riunioni individuali aumentano significativamente il coinvolgimento dei dipendenti, dimostrando ai membri del team che le loro opinioni e i loro contributi sono apprezzati. Discussioni regolari e dedicate sul loro lavoro e sulle loro aspirazioni di carriera fanno sentire i dipendenti più connessi e impegnati nei loro ruoli e nell'organizzazione.

Feedback e sviluppo personalizzati

Queste riunioni periodiche di persona offrono un'opportunità unica per un feedback personalizzato e lo sviluppo professionale. I manager possono concentrarsi sui punti di forza e sulle aree di miglioramento di un membro del team, definire aspettative chiare e stabilire piani di crescita personalizzati. Questa strategia migliora il benessere dei dipendenti, promuovendo al contempo lo sviluppo professionale.

Migliore monitoraggio delle prestazioni

Le riunioni individuali facilitano la valutazione continua delle prestazioni di un dipendente rispetto ai suoi obiettivi. Questo ciclo di feedback continuo consente di apportare modifiche in tempo reale alle strategie o all'attenzione, per garantire che i membri del team siano sulla buona strada per raggiungere o superare i loro obiettivi.

Costruzione di un rapporto tra manager e dipendenti

Le interazioni individuali regolari aiutano a costruire una relazione più forte e più fiduciosa tra i manager e i loro subordinati diretti. Queste riunioni creano uno spazio sicuro per un dialogo aperto in cui i dipendenti possono condividere idee, esprimere preoccupazioni e cercare indicazioni senza timore di essere giudicati. Le conversazioni individuali spesso portano a un ambiente di team più coeso e solidale.

Come condurre una riunione individuale

Un approccio organizzato può fare la differenza quando si tratta di organizzare riunioni individuali efficaci. Ecco una guida dettagliata su come condurre una riunione individuale in modo che sia produttiva e significativa.

Passaggio 1: preparati in anticipo

È fondamentale preparare un ordine del giorno per la riunione. Entrambe le parti dovrebbero presentare argomenti da discutere, domande e aggiornamenti sulle azioni da attuare concordate in precedenza. Se si tratta della prima riunione individuale, considera la possibilità di impostare un tono accogliente che incoraggi il dialogo aperto e il rispetto reciproco. Altrimenti, rivedi le note della riunione della settimana precedente per identificare i progressi sulle azioni da attuare e garantire una discussione mirata e produttiva.

Ad esempio, un responsabile delle Risorse umane potrebbe esaminare le ultime metriche sulle prestazioni del dipendente, annotare eventuali aree di discussione e incoraggiare le persone a pensare alle loro sfide e ai loro risultati recenti.

Passaggio 2: crea un ambiente confortevole

L'ambiente in cui si svolge la riunione può influire in modo significativo sulla sua efficacia. Scegli uno spazio tranquillo e privato per garantire la riservatezza e ridurre al minimo le interruzioni. 

Ad esempio, un supervisore potrebbe prenotare una sala riunioni o consigliare di fare una passeggiata all’aperto per creare un ambiente sicuro per una comunicazione sincera.

Passaggio 3: discuti e ascolta

Inizia con una revisione dell'ordine del giorno, quindi approfondisci i punti di discussione. Incoraggi la comunicazione aperta ponendo domande a risposta aperta e ascoltando attivamente le risposte. 

Un esempio potrebbe essere un manager che chiede: "Di quale supporto hai bisogno per raggiungere i tuoi obiettivi attuali?" Ciò favorisce una conversazione bidirezionale e mostra un sincero interesse per il punto di vista del dipendente.

Passaggio 4: concordare le azioni da attuare e il follow-up

Concludi la riunione con un riepilogo della discussione, concorda i passaggi successivi e fissa le scadenze per le azioni da attuare. 

Per esempio, se un dipendente esprime interesse per le opportunità di sviluppo professionale, il manager potrebbe assegnargli la ricerca di potenziali corsi, con una discussione di follow-up programmata per la riunione successiva per decidere sull'iscrizione.

ordine del giorno delle riunioni individuali

Un ordine del giorno ben strutturato è essenziale per massimizzare l'efficacia delle riunioni individuali. Garantisce che entrambe le parti siano preparate e che la conversazione sia mirata. 

Ecco gli elementi essenziali da includere nell'ordine del giorno di una riunione individuale:

• Revisione delle attività precedenti: inizia valutando l'avanzamento delle attività e degli obiettivi fissati durante la settimana precedente o l'ultima riunione.

• Discussione dei progetti e delle attività in corso: esamina l’attuale carico di lavoro del dipendente, le difficoltà che potrebbe avere e l’assistenza di cui ha bisogno.

• Feedback e riconoscimento: assegna del tempo a entrambe le parti per condividere il feedback. Riconoscere i risultati e affrontare le aree di miglioramento.

• Sviluppo e obiettivi di carriera: discuti le aspirazioni di carriera del dipendente e pianifica i passaggi per la crescita e lo sviluppo.

• Passaggi successivi e azioni da attuare: riassumi i punti chiave della riunione, concorda le azioni da attuare e definisci gli obiettivi per la riunione successiva.

Domande per le riunioni individuali per responsabili e dipendenti

Per rendere efficaci le riunioni individuali, è necessario porre le domande giuste. Queste domande possono sbloccare preziosi feedback in tempo reale, promuovere una comunicazione aperta e aiutare sia i responsabili che i dipendenti a creare team ad alte prestazioni. 

Per aiutarti ad avviare conversazioni di persona produttive, abbiamo incluso alcune domande specifiche per le riunioni individuali.

Domande per i manager

Nel tuo ruolo di manager, migliorare l’esperienza del dipendente attraverso riunioni individuali implica più che offrire indicazioni: si tratta di utilizzare uno stile di gestione che dia la priorità all’ascolto attivo dei tuoi collaboratori. 

Queste domande sono state ideate per valutare le esigenze e la soddisfazione dei dipendenti, identificare eventuali dubbi e favorire un’atmosfera positiva:

• "Cosa ne pensi dei tuoi progetti attuali? Ci sono aree in cui stai affrontando delle sfide?"

• "In che modo posso aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi?"

•  "Ci sono competenze che vorresti sviluppare o opportunità che ti interessa esplorare?"

• "Come preferisci ricevere feedback e con quale frequenza vorresti riceverlo?"

• "Quali sono i risultati di cui sei più orgoglioso dal nostro ultimo incontro?"

• "Di recente hai incontrato ostacoli che hanno intralciato il tuo lavoro? Come possiamo affrontarli insieme?"

• "C'è un feedback o un riconoscimento che ritieni di non ricevere nel tuo ruolo?"

• "Come vedi evolvere il tuo ruolo nel team e cosa possiamo fare per facilitare questa crescita?"

• "Ci sono dinamiche o processi del team che pensi possiamo migliorare?"

• "C'è qualcosa che possiamo cambiare nelle nostre riunioni individuali per renderle più utili per te?"

Domande per i dipendenti

Come dipendente, le riunioni individuali sono la tua occasione per riprendere il controllo dello sviluppo della tua carriera e comunicare direttamente con il tuo manager le tue esigenze e aspirazioni. Considera di porre queste domande per ottenere il massimo da queste riunioni ricorrenti:

• "Quali sono le priorità chiave per il nostro team in questo trimestre e come posso allineare il mio lavoro per supportare questi obiettivi?"

• "Sulla base delle mie prestazioni recenti, quali sono le aree in cui posso migliorare?"

• "Puoi fornire esempi di comportamenti o azioni che mi aiuterebbero a progredire verso i miei obiettivi di carriera?"

• "Ci sono progetti o ruoli futuri che ritieni siano adatti alle mie competenze e ai miei obiettivi di carriera?"

• “Come valuti il mio contributo al team rispetto alle aspettative prefissate?”

• "Quali sono le maggiori sfide che il nostro team sta affrontando e come posso contribuire a risolverle?"

• "Puoi condividere eventuali feedback dei colleghi sul mio lavoro o sui miei progetti recenti?"

• "Quali sono le qualità più importanti che cerca in qualcuno che avanza al livello successivo nel mio ruolo?"

• "Ci sono risorse aziendali o corsi di formazione che mi consigli per aiutarmi a sviluppare ulteriormente le mie competenze?"

• "Come posso allineare meglio il mio lavoro con gli obiettivi o le iniziative più ampie dell'azienda?"

Porre queste domande può aiutare i dipendenti a ottenere feedback preziosi, chiarire le aspettative e allineare il proprio impegno con gli obiettivi del team e i propri obiettivi di carriera.

Best practice per riunioni individuali efficaci

Molti manager trovano impegnative le riunioni individuali, spesso faticando a rendere queste sessioni efficaci. Queste best practice offrono strategie semplici per trasformare gli incontri individuali in momenti chiave per il coinvolgimento del team e la crescita individuale. 

Con suggerimenti chiari e attuabili, manager e dipendenti possono trasformare queste conversazioni in opportunità di dialogo aperto, allineamento degli obiettivi e miglioramento della produttività.

Ritagliati del tempo nel tuo calendario

Gli incontri individuali sono un momento per assicurarti che tu e il tuo team siate allineati. Le riunioni periodiche impediscono ai problemi più grandi di peggiorare, consentono di fornire un feedback immediato e regolare e promuovono una comunicazione aperta. Ma i programmi dei manager sono spesso pieni di riunioni, quindi può essere difficile trovare un momento e uno spazio dedicati per gli incontri individuali.

Una gestione efficace delle prestazioni richiede un ritmo regolare di check-in con i membri del team, ma la frequenza ottimale potrebbe variare. Mentre le riunioni bisettimanali potrebbero essere opprimenti per alcuni, una riunione ricorrente mensile spesso raggiunge il giusto equilibrio tra rimanere informati e rispettare il carico di lavoro di tutti. 

È la prima volta che pianifichi un incontro individuale? Impegnati a rispettarlo: evitare la tentazione di riprogrammare sottolinea l’importanza che dai a queste interazioni. 

Optare per un ambiente al di fuori della tradizionale sala riunioni può anche incoraggiare conversazioni individuali più naturali e produttive. Decidi se riservare una giornata per una serie di incontri individuali e avere una visione globale delle dinamiche del team, oppure se distribuirli nel corso del mese.

Sii flessibile riguardo alla struttura

Non esiste un solo modo per organizzare un incontro individuale. In effetti, molti fattori determinano il modo migliore per strutturare le riunioni affinché siano produttive, tra cui i bisogni emotivi dei tuoi collaboratori, il tuo rapporto con loro e il livello di esperienza dei membri del team.

L'elemento più importante per una riunione individuale di successo è creare uno spazio in cui le persone si sentano a proprio agio nel discutere i problemi e le preoccupazioni che hanno in mente. Queste riunioni sono principalmente per il dipendente, e la sua partecipazione è fondamentale.

Precompilare l'ordine del giorno ti assicura di trattare gli argomenti prioritari. Crea un ordine del giorno condiviso non solo per fornire un contesto prima della riunione, ma anche per consentire a entrambe le parti di assumersi la responsabilità della riunione. Definisci un intervallo di tempo per gli argomenti che sai di dover trattare.

Prepararsi per la riunione in anticipo ti consente di evitare di perdere tempo con le informazioni di base e di arrivare immediatamente alle cose che contano davvero.

Poni le domande giuste

Inizia la riunione individuale con una domanda aperta. Ciò consente di far emergere gli argomenti più importanti e di maggiore interesse. Ecco alcune domande che potresti provare:

• Come ti senti?

• A cosa stai pensando?

• Cosa ti entusiasma di più?

• Cosa ti preoccupa di più?

La sfida principale del coach è ascoltare senza filtri. Un filtro è un certo atteggiamento o pregiudizio che l'ascoltatore assume e che inibisce la sua capacità di essere presente con l'esperienza autentica dell'oratore.”

Soprattutto, pratica l'ascolto attivo. Un aspetto importante dell'essere un manager è assicurarsi che i dipendenti si sentano ascoltati, sicuri e responsabilizzati. Una volta che li hai ascoltati attentamente, aiutali a trovare le soluzioni. Scopri cosa li entusiasma, come puoi guidarli verso il successo e cosa impedisce loro di lavorare al meglio. Ecco alcune tattiche per assicurarti di creare uno spazio di fiducia:

• Per prima cosa, afferma il loro punto di vista

• Rivela le tue debolezze, i punti in cui hai avuto difficoltà

• Sii incondizionatamente dalla loro parte/team, anche (e soprattutto) quando dai loro un feedback schietto sulle opportunità di crescita

• Rispettali come persone, non solo come esecutori di attività; trattali come colleghi

Ogni poche settimane, verifica con i tuoi subordinati e con te stesso come stanno andando i tuoi colloqui individuali. Ritieni che questi blocchi di tempo siano utili? In caso contrario, ripeti il processo secondo necessità.

Come i dipendenti possono ottenere il massimo dalla loro prima riunione individuale

Gli incontri individuali sono il momento in cui puoi esprimere al tuo manager ciò che ti passa per la mente, fare brainstorming e comunicare i tuoi obiettivi futuri. Usa il tuo tempo con saggezza:

• Prima della riunione, dedica del tempo a organizzare gli argomenti di cui vorresti discutere e aggiungili all'ordine del giorno.

• Ti senti frustrato, sopraffatto, bloccato o entusiasta? Pensa al motivo per cui ti senti così e delinea eventuali soluzioni potenziali specifiche che vorresti elaborare con il tuo responsabile.

• Rimani aperto a discutere di ciò che sta andando davvero bene e di ciò per cui hai bisogno del supporto del tuo manager.

• Chiedi ciò che vuoi in parole semplici. Ricorda, nessuno può leggerti nel pensiero. Vuoi più responsabilità? Un'opportunità per gestire un membro del team junior? Discuti di queste cose in modo specifico.

Obiettivi a lungo termine e obiettivi a breve termine a confronto

Se durante il tuo incontro individuale non riesci a districarti tra i dettagli, pianifica una riunione separata per discutere di questioni tattiche o aggiornamenti di stato. In alternativa, prova ad alternare riunioni che trattano questioni tattiche e argomenti a lungo termine.

Ogni poche settimane, dai la priorità al tempo necessario per coprire gli obiettivi a lungo termine al di fuori dei normali sistemi di revisione in atto per affrontare le prestazioni. Il colloquio individuale dovrebbe concentrarsi su obiettivi e ambizioni a lungo termine. Dovrebbe anche garantire che nulla in una valutazione delle prestazioni sia una sorpresa.

Di seguito elenchiamo alcuni argomenti da trattare e alcune domande efficaci da porre durante una riunione individuale.

Domande sul ruolo:

• Qual è il tuo grafico a torta di ciò su cui stai lavorando? Come vorresti che fosse?

• Come ti vedi nel tuo ruolo?

Riflessione sulla carriera:

• Se stessi vivendo la migliore giornata di lavoro di sempre nel tuo ruolo ideale, come sarebbe il tuo programma?

• Da dove deriva la tua soddisfazione lavorativa?

• Dove hai avuto più successo in passato?

Obiettivi a lungo termine:

• Quali sono i tuoi obiettivi a lungo termine? Di quali competenze hai bisogno per raggiungerli?

• Quali ostacoli dovrai superare per raggiungere questi obiettivi?

Il feedback continuo e onesto fornito in un contesto individuale offre infiniti vantaggi, sia per il manager che per i membri del team. Tirare fuori il meglio dai dipendenti, eliminare le tensioni inutili, migliorare il flusso di lavoro, aumentare il livello di energia del team e far sentire i dipendenti apprezzati sono solo alcuni dei motivi per cui trovare il tempo sul calendario per la prossima conversazione individuale se ricopri un ruolo di leadership. Come singolo membro del team, i colloqui individuali servono per condividere un feedback aperto e onesto con un manager per costruire la carriera dei tuoi sogni.