Modello di gestione dell’evento

Immagina il momento prima dell'inizio del tuo grande evento virtuale. I tecnici hanno impostato il live streaming, i relatori sono nella sala verde e il pubblico ha già iniziato ad accedere. Qualcuno chiede: "Quando è prevista la sessione di domande e risposte?" e nessuno ha la cronologia esatta davanti a sé. Un modello di scaletta (ROS) mantiene gli organizzatori di eventi coordinati e fornisce a ogni membro del team le informazioni necessarie per offrire eventi di successo dall'inizio alla fine.

Un modello di scaletta per eventi ti offre una ripartizione ben definita, minuto per minuto, della giornata dell'evento. Il formato funziona per conferenze in presenza, eventi ibridi, webinar, podcast e live streaming. Un piano di produzione di eventi completo che dettaglia ogni orario di inizio, transizione e contingenza aiuta i team a rimanere sincronizzati, mantiene i relatori fiduciosi e mantiene il coinvolgimento del pubblico senza richiedere a nessuno di memorizzare ogni parte in movimento.

Chi trae vantaggio dai modelli di programma?

In Asana, gli organizzatori di eventi hanno condiviso il loro sollievo quando aprono un documento di gestione dello spettacolo in un progetto condiviso.

I responsabili degli eventi spesso devono bilanciare più programmi, le esigenze dei relatori e i requisiti di produzione. Senza una cronologia unificata dell'evento, anche i ritardi minori si ripercuotono sul grande giorno e causano interruzioni costose. Un modello di gestione della scaletta riunisce tutti i dettagli necessari dell'evento in un unico posto, inclusi gli orari di inizio e di fine, i titolari delle attività, i segnali di produzione e i passaggi successivi. Il team può rivedere rapidamente il piano, invece di esaminare fogli di calcolo o conversazioni email disorganizzate.

I modelli di programma dettagliato sono ideali per gli organizzatori di eventi, i produttori di webinar, gli organizzatori di conferenze e i team di marketing che gestiscono lanci di prodotti o podcast dal vivo. Anche i team di produzione, il personale addetto agli eventi e gli stakeholder traggono vantaggio quando possono vedere il quadro generale. Indipendentemente dal fatto che il processo di pianificazione si svolga su Fogli Google, Excel o direttamente su Asana, un modello di gestione del programma dell'evento ottimizza il tuo prossimo evento e mantiene il tuo team connesso.

Perché usare il modello ROS di Asana?

Il modello gratuito di gestione dell'evento di Asana va oltre l'elenco degli orari. Funziona come una roadmap in tempo reale per l'intero evento. La combinazione di una pianificazione precisa e di una gestione flessibile dei progetti consente ai team di adattarsi senza creare caos. I pianificatori riducono le comunicazioni ridondanti, allineano i team nelle varie sedi e gestiscono le modifiche man mano che si verificano, senza perdere di vista i dettagli.

I motivi per cui gli organizzatori di eventi e i team di produzione utilizzano il modello ROS di Asana includono:

• Coordinare le cronologie degli eventi in un unico spazio centralizzato

• Assegnazione di responsabilità chiare per ogni attività e transizione

• Monitorare le modifiche in tempo reale per eventi ibridi e virtuali

• Condividere immediatamente gli aggiornamenti con il personale dell'evento e gli stakeholder

• Gestire l'intero processo, dalla pianificazione al follow-up post-evento

Come usare questo modello di gestione dell'evento

Puoi creare il tuo modello di gestione dell'evento su Asana seguendo il framework mostrato qui. Il layout di esempio include sezioni per informazioni sull'evento, cronologia dettagliata, contenuti e relatori, dettagli tecnici, fornitori e logistica e piani di emergenza. Le schede in alto (Elenco, Bacheca, Cronologia, Dashboard, Calendario, flusso di lavoro, Messaggi e File) offrono diversi modi per visualizzare e gestire lo stesso progetto, consentendoti di monitorare sia i singoli dettagli che il piano generale.

Creando la tua versione con queste sezioni e viste, puoi abbinare il flusso del tuo evento specifico, sia che tu stia pianificando una conferenza dal vivo, un workshop ibrido o una sessione completamente virtuale. Questa guida dettagliata ti aiuta a impostare un modello di pianificazione degli eventi che consolida tutte le informazioni sugli eventi in un unico spazio condiviso.

Passaggio 1: crea la sezione Informazioni sull'evento

La sezione Informazioni sull'evento serve come riferimento rapido per tutto il team. Aggiungi il nome, il tipo, la data e tutti i dettagli di alto livello dell'evento, come il pubblico di destinazione o la sede. Includi una panoramica dello scopo dell'evento, in modo che tutti comprendano gli obiettivi fin dall'inizio.

Aggiungi attività per i contatti chiave, come il responsabile dell'evento, il responsabile tecnico o il coordinatore dei fornitori. Assegna ogni attività di contatto alla persona appropriata e includi il suo numero di telefono o il metodo di comunicazione preferito. Mantenere queste informazioni visibili evita ritardi quando sorgono domande urgenti.

Passaggio 2: crea una cronologia dettagliata

La cronologia dettagliata delinea il flusso dell'evento dall'inizio alla fine. Suddividi la giornata in segmenti: arrivo, osservazioni di apertura, sessioni individuali, pause e osservazioni di chiusura. Aggiungi gli orari di inizio e di fine per ciascuno e assegna la persona o il team responsabile.

Usa la scheda Cronologia per avere una visione d’insieme di ogni segmento. Regola la tempistica trascinando i segmenti in nuove posizioni per identificare i conflitti prima che si verifichino. Questa vista semplifica inoltre la comunicazione delle modifiche a tutte le persone coinvolte.

Passaggio 3: aggiungi contenuto e relatori

Nella sezione Contenuti e relatori, crea un'attività per ogni relatore, gruppo o presentazione. Includi il titolo della sessione, una struttura e qualsiasi materiale di supporto, come presentazioni o video. Allega i file direttamente all'attività in modo che siano collegati alla sessione corretta.

Assegna l’attività alla persona che fornisce il contenuto e tagga eventuali ruoli di supporto, come moderatori o personale tecnico. Utilizza le date di scadenza per impostare le scadenze per le prove, la revisione finale del contenuto o il caricamento di segmenti preregistrati.

Passaggio 4: documenta i dettagli tecnici

La sezione Dettagli tecnici raccoglie tutte le attrezzature, le piattaforme e i requisiti di configurazione. Crea attività per elementi come controlli audio, test di illuminazione, configurazioni di streaming e apparecchiature di backup. Assegnale ai membri del team appropriati, in modo che le responsabilità siano chiare.

Usa la scheda Calendario per programmare le prove tecniche insieme alle attività dell'evento principale. Ciò impedisce sovrapposizioni con le prove dei contenuti e le consegne dei fornitori. Per gli eventi virtuali e ibridi, questa sezione è fondamentale per evitare problemi tecnici dell’ultimo minuto.

Fase 5: organizzare fornitori e logistica

Le attività relative a fornitori e logistica riguardano il catering, la segnaletica, il trasporto e la sicurezza. Crea un'attività per ogni fornitore, includendo le informazioni di contatto, gli orari di arrivo e le note sulla configurazione. Assegna il punto di contatto del fornitore per facilitare la comunicazione.

Passa alla vista bacheca per monitorare l'avanzamento del fornitore, da confermato a completato. Spostando le attività tra le colonne, puoi ottenere una rapida panoramica di chi è pronto, chi è in loco e chi deve ancora intervenire.

Passaggio 6: prepara i piani di emergenza

La sezione Piani di emergenza è la tua rete di sicurezza. Aggiungi un'attività per ogni potenziale interruzione, come cancellazioni di relatori o guasti tecnici, e documenta il piano di backup. Assegna un responsabile a ogni contingenza, in modo che il team sappia chi interverrà.

Mantieni questa sezione visibile durante l'evento nella vista elenco. Quando si verificano problemi, puoi agire immediatamente senza dover cercare le istruzioni.

Passaggio 7: utilizza le schede per gestire l'evento in tempo reale

Le schede nella parte superiore del progetto ti offrono diversi modi per gestire la scaletta dell’evento. Dashboard offre una vista in tempo reale dell'avanzamento e dei colli di bottiglia. La scheda Messaggi mantiene gli aggiornamenti all'interno del progetto, in modo che siano facili da trovare. File archivia tutte le risorse in un unico posto, dai contratti alle presentazioni.

La scheda Flussi di lavoro ti consente di automatizzare gli aggiornamenti ripetitivi, come lo spostamento delle attività in "Completate" al termine di una sessione. Passando da una vista all'altra in base alle esigenze, mantieni il controllo completo dell'evento, dalla preparazione fino al follow-up post-evento.

Funzionalità di pianificazione degli eventi di Asana

Le funzionalità di Asana ti consentono di personalizzare un modello di gestione dell’evento per adattarlo al tuo flusso di lavoro di pianificazione. Le funzionalità semplificano la visualizzazione del programma, automatizzano gli aggiornamenti ripetitivi e collegano tutti i collaboratori, dalla pianificazione alla conclusione post-evento.

Puoi esplorare l’elenco completo delle funzionalità su asana.com/features.

Vista cronologia

Visualizza l’intero programma dell’evento in un layout visivo che semplifica l’individuazione di sovrapposizioni o lacune. Puoi trascinare il segmento di un relatore per modificare la tempistica senza interrompere il flusso della giornata. Una cronologia chiara previene i conflitti e migliora il coordinamento del team.

Campi personalizzati

Monitora ulteriori dettagli, come il tipo di sessione, il nome del relatore o la posizione. Aggiungi un campo “In diretta/Preregistrato” per evidenziare i segmenti che richiedono una configurazione tecnica speciale. I campi aiutano il team a visualizzare le informazioni cruciali a colpo d’occhio, riducendo le domande dell’ultimo minuto.

Dipendenze

Collega le attività in modo che il team di produzione sappia esattamente cosa deve accadere prima dell'inizio del segmento successivo. Ad esempio, "Ripristino del palco" deve terminare prima che possa iniziare "Tavola rotonda". Le dipendenze creano un flusso logico che fa sì che l'evento proceda senza intoppi.

Vista calendario

Usa la vista calendario per eventi in presenza o conferenze di più giorni. Le sessioni vengono visualizzate in formato giornaliero o settimanale, semplificando la pianificazione in base alla disponibilità dei relatori o agli orari della sede. Il layout visivo semplifica la pianificazione di eventi complessi.

App per dispositivi mobili

Accedi al modello di gestione dell’evento dal tuo telefono mentre sei in loco o dietro le quinte. L’app per dispositivi mobili ti consente di controllare i dettagli, aggiornare le assegnazioni e comunicare immediatamente con i membri del team. Questa flessibilità supporta un rapido processo decisionale durante l'evento.

Integrazioni consigliate

Le integrazioni collegano il modello di gestione di eventi e comunicazioni agli strumenti che già utilizzi, creando un’esperienza di gestione degli eventi fluida. Ti aiutano a mantenere allineati comunicazioni, file e dettagli tecnici senza lavoro manuale aggiuntivo.

Puoi consultare l’elenco completo delle integrazioni nella directory delle app di Asana.

Slack

Ricevi notifiche istantanee quando il foglio di lavoro viene modificato. Se la fascia oraria del relatore principale cambia, l'aggiornamento viene pubblicato nel canale Slack dell'evento, in modo che tutti siano informati. L’integrazione di Slack mantiene la comunicazione in un unico posto.

Zoom

Collega le riunioni o i webinar di Zoom direttamente ai segmenti del tuo piano di eventi virtuali. Il team di produzione può partecipare alle sessioni senza dover cercare i link. Questa integrazione riduce i tempi di preparazione per i segmenti online.

Fogli Google

Sincronizza Asana con Fogli Google per importare o esportare rapidamente il documento della scaletta dell’evento. Gli organizzatori di eventi possono lavorare tra gli strumenti senza digitare nuovamente i dati. L'integrazione con i fogli di lavoro supporta anche la creazione di resoconti dopo l'evento.

Dropbox

Archivia file di presentazione, immagini o video in Dropbox e collegali a segmenti specifici nel programma di produzione. I file rimangono accessibili alle persone giuste al momento giusto. Questa organizzazione previene i ritardi causati da risorse mancanti.

Vimeo

Allega video in hosting per eventi ibridi, in modo che il team possa riprodurli immediatamente se un feed live non funziona. L’integrazione di Vimeo ti assicura di avere sempre un backup pronto per i momenti chiave.

Domande frequenti sui modelli di gestione degli eventi