Modello di pianificazione dei podcast

I modelli di pianificazione dei podcast ti aiutano a organizzarti, in modo da poterti concentrare sul creare e diffondere episodi migliori. Scopri come personalizzare un unico modello per tutte le esigenze relative ai tuoi podcast.

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Ecco, è successo quello che non doveva succedere. Quella brillante tecnica di montaggio che volevi provare durante la post-produzione (quella che avrebbe sicuramente reso virale il tuo podcast) è stata ignorata da un collega del team. È frustrante se accade una volta, ma, se tu e il tuo team non riuscite a capire come coordinare il processo di produzione, i tuoi podcast (e, in ultima analisi, il tuo pubblico) ne risentiranno. 

Per fortuna, puoi evitare che ciò accada pianificando in anticipo cosa fare. Quando lanci un podcast, di solito lo fai per coinvolgere in maniera strategica e più profonda il tuo pubblico o i tuoi clienti. La creazione di un modello digitale di pianificazione dei podcast ti consente di concentrarti sulle attività in corso e ti assicura che seguirai tutti i passaggi necessari per lanciare un grande episodio. 

Cos'è un modello di pianificazione dei podcast?

Un modello di pianificazione dei podcast è uno strumento riutilizzabile che include tutte le informazioni, le risorse e le attività che devi pianificare in maniera adeguata per realizzare i tuoi podcast. Per produrre episodi coerenti e di elevata qualità, hai bisogno di organizzarti, e un modello di pianificazione è un modo per riuscirci. Di solito, questi modelli sono suddivisi in sezioni specifiche per il tuo flusso di lavoro. 

Esistono diversi tipi di modelli che puoi realizzare per aiutarti a gestire il ciclo di vita della produzione dei tuoi podcast, come ad esempio quelli menzionati di seguito.

  • Lista delle attività di pianificazione del podcast. Questo modello include tutti gli elementi della tua lista di cose da fare per ogni podcast. Duplica il modello per ciascun episodio e usalo per rispettare le scadenze dei tempi di produzione e della condivisione. Ad esempio, puoi includere delle sezioni sulla ricerca, sul contenuto e sulla post-produzione, ciascuna con le proprie attività associate.

  • Scaletta dell'episodio del podcast. Puoi anche creare un modello di pianificazione che funge da scaletta per ciascun episodio. In questa versione probabilmente ti farebbe comodo avere delle sezioni per l'introduzione del podcast, per le domande dell'intervista e per le considerazioni di chiusura.

È necessario un modello di pianificazione dei podcast?

Se conduci un podcast, probabilmente sei una persona a cui piace iniziare le conversazioni. Ma come te la cavi con l'organizzazione? La verità è che, anche se sei un creator attento e di talento, può esserti comunque utile avere a disposizione la struttura di un modello di pianificazione dei podcast. 

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Ogni aspetto dell'episodio deve essere gestito correttamente e in un ordine specifico, e diverse cose, ad esempio i nomi delle persone e i titoli, devono essere controllate almeno tre volte. Abbiamo creato dei modelli di progetto personalizzati che includono da 18 a 20 attività per episodio. Iniziamo con una solida base di riferimento e poi personalizziamo il modello per lo specifico podcast, secondo necessità. Un aspetto estremamente importante è poter monitorare ogni passaggio in un unico posto, in modo che nulla venga tralasciato.”
Ian Faison, CEO, Caspain Studios
Da zero a dieci podcast: come Caspian Studios produce podcast B2B con Asana

Ciò è particolarmente vero se realizzi il tuo modello di pianificazione dei podcast su una piattaforma digitale, ad esempio su uno strumento di gestione dei progetti. Oltre ad aiutarti nell'organizzazione e a monitorare le scadenze, un modello digitale è utile ai seguenti scopi.

  • Ricordarti i dettagli. Piccoli dettagli, come controllare di aver scritto correttamente il nome di chi hai intervistato, possono fare una grande differenza. L'uso di un modello fa sì che queste piccole ma importanti informazioni non vengano tralasciate. 

  • Ridurre il tempo di pianificazione. Una volta creato un modello digitale di pianificazione dei podcast, puoi facilmente duplicarlo in pochi minuti e poi immergerti subito nel lavoro.

  • Tenere le informazioni sotto controllo. Collega tutti i materiali in un unico posto, in modo da avere sempre sottomano i tuoi riferimenti quando ne hai bisogno.

  • Rendere i dettagli condivisibili. Condividi facilmente i dettagli con il tuo team e con qualsiasi partner esterno, inclusi inserzionisti e influencer.

  • Aiutarti a essere coerente. È difficile seguire argomenti e pensieri casuali. Delineando il processo di creazione del podcast e definendo una scaletta di ciò che dirai esattamente in ciascun episodio, potrai restare in tema e sviluppare una routine che ti consentirà una perfetta creazione dei contenuti.

  • Adattarsi alla tua evoluzione. Man mano che cresci e ti espandi, puoi modificare il tuo modello in modo che cresca insieme alla tua azienda.

Come creare un modello di pianificazione dei podcast

Sta a te stabilire esattamente come creare il tuo modello di pianificazione dei podcast, ma in generale puoi costruirne uno seguendo questi cinque semplici passaggi.

  1. Scegli un formato digitale, ad esempio un software di gestione dei progetti, che faciliti la duplicazione e l'uso del tuo modello.

  2. Usa il tuo modello per documentare ogni attività importante. Nessuna delle cose da fare è troppo piccola. Elencando tutto in un unico posto, puoi assicurarti che nessuna attività venga tralasciata.

  3. Usa le sezioni per organizzare il lavoro. Probabilmente il tuo podcast andrà incontro alle varie fasi di pre-produzione, produzione e post-produzione. Usa le sezioni e le etichette per chiarire in quale fase ti trovi e per tenere tutti aggiornati.

  4. Salva il modello e condividilo con tutti gli stakeholder. Se collabori con fornitori, liberi professionisti o agenzie partner durante il processo di produzione del podcast, potete tutti utilizzare il modello come fonte di riferimento. 

  5. Duplica il modello e usalo per ogni nuovo episodio.

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Ogni volta che salta fuori una nuova attività ricorrente, aggiungila al tuo modello, in modo da non rischiare di tralasciarla nell'andare avanti.”
Ian Faison, CEO, Caspain Studios

Puoi anche creare modelli di podcast per ognuno dei flussi di lavoro correlati, ad esempio un modello per la ricerca relativa agli episodi, un modello di copione, una strategia sui contenuti o una checklist per contattare potenziali sponsor. 

Cosa includere nel modello di pianificazione dei podcast

Il modello di pianificazione del podcast dovrebbe riportare in dettaglio ogni elemento che va dalla pre-produzione fino alla promozione. Includi sezioni per ognuna di queste fasi, quindi suddividi ulteriormente il tuo modello in attività assegnate ai membri del team e in scadenze che ti aiutino a rispettare le tempistiche. Di seguito è riportata qualche idea di attività per iniziare.

  • Attività di pre-produzione. Elenca tutto ciò che fai prima di produrre un episodio. Ad esempio, di solito le attività di pre-produzione iniziano con la ricerca, la compilazione delle note e la firma delle liberatorie.

  • Produzione. Cosa fai ogni volta che realizzi un episodio? Per i podcast più importanti, potrebbe trattarsi di controllare lo spazio dello studio o accompagnare gli ospiti dal loro hotel allo studio di registrazione. Per quelli più piccoli, le attività di produzione includeranno i vari passaggi della registrazione, come l'attivazione di un dispositivo che blocca il rumore.

  • Istruzioni di post-produzione. Includi tutto ciò di cui tu e il tuo team avete bisogno per gestire adeguatamente gli episodi durante la fase di post-produzione, ad esempio il montaggio o lo specifico adattamento di formato necessario per poterli caricare su Spotify o YouTube.

  • Marketing. Segui le attività che sono in linea con la tua strategia di marketing sia per quanto riguarda la promozione durante la pre-produzione che la spinta pubblicitaria nella fase di post-produzione.

  • Risorse e riferimenti. Conserva tutto il materiale pertinente in un unico posto. Ad esempio, un elenco di "cosa non chiedere" per quanto riguarda ciò che non tratterai nel podcast.

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I modelli su Asana sono fondamentali per aiutarci a essere coerenti. Così sappiamo esattamente quali sono le attività che dobbiamo svolgere per far uscire l'episodio nei tempi previsti e per promuoverlo al nostro pubblico.”
Ben Wilson, Head of Content, Caspian Studios

Funzionalità integrate

  • Vista Elenco. La vista Elenco è una visualizzazione a griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista Elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e tanto altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

  • Moduli. Quando un modulo viene compilato, viene visualizzato come una nuova attività all'interno di un progetto su Asana. Raccogliendo informazioni tramite un modulo, puoi standardizzare il modo in cui il lavoro viene avviato, acquisire tutti i dati di cui hai bisogno e assicurarti che nulla venga trascurato. Invece di trattare ogni richiesta come un processo ad hoc, crea un sistema standardizzato e una serie di domande a cui tutti devono rispondere. Oppure usa la logica di ramificazione per personalizzare le domande in base alla risposta precedente di un utente. In definitiva, i moduli ti aiutano a ridurre il tempo e l'impegno necessari per gestire le richieste in arrivo, in modo tale che il tuo team possa dedicare più tempo al lavoro che conta.

  • Messaggi. Devi condividere delle informazioni che non sono traducibili in azioni? Prova i messaggi di Asana, che ti consentono di comunicare all'interno di Asana in merito alle attività di riferimento. Puoi inviare dei messaggi a persone, team e progetti, in modo che tutti siano sempre aggiornati. Collegali alle attività, ai progetti e agli obiettivi di Asana per offrire ai destinatari del messaggio maggior contesto e una visualizzazione approfondita dei dettagli.

  • Aggiornamenti sullo stato del progetto. Di' addio allo spulciare tra più strumenti per trovare informazioni sullo stato di un progetto o al partecipare a un'altra riunione per qualcosa che avrebbe potuto essere discusso in un'email. Gli aggiornamenti sullo stato dei progetti di Asana non sono solo più facili da usare, ma sono anche collegati direttamente al lavoro svolto dal tuo team. Ciò consente ai membri del team di accedere facilmente a informazioni aggiuntive sul progetto, come il piano di progetto, il piano di comunicazione, gli obiettivi del progetto, i traguardi, i risultati finali e altro ancora. In definitiva, i resoconti sullo stato del progetto riducono il lavoro manuale, centralizzano le informazioni e tengono tutti aggiornati.

App consigliate

  • Vimeo. Un testo potrà anche arrivare dritto al punto, ma le parole scritte mancano di tono, emozione ed espressività. Con il servizio di videomessaggistica di Asana, sviluppato da Vimeo, puoi dare al tuo team tutto il contesto di cui ha bisogno, senza dover programmare una nuova riunione. Registra brevi videomessaggi riprendendo te, il tuo schermo o entrambi, quindi incorpora i video in attività, progetti, messaggi e commenti per fornire ulteriori informazioni e garantire chiarezza. Asana creerà automaticamente una trascrizione della registrazione, che potrà essere letta e cercata in qualsiasi momento. Lascia un feedback, fai domande e assegna attività, il tutto senza uscire da Asana.

  • Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

  • Adobe Creative Cloud. I team creativi lavorano meglio quando possono concentrarsi sul design. Grazie all'integrazione di Asana per Adobe Creative Cloud, i team creativi e di design possono accedere facilmente alle informazioni necessarie per iniziare il lavoro, ricevere feedback dai revisori e dagli approvatori e consegnare il prodotto finale, senza uscire da Photoshop, Illustrator o InDesign. Visualizza nuove attività, condividi progetti, incorpora collegamenti di condivisione XD e inserisci il feedback fornito su Asana, tutto direttamente su Adobe Creative Cloud.

  • Canva. Con l'integrazione di Canva per Asana, potrai incorporare facilmente stupendi design di Canva per dar vita ai tuoi progetti di Asana. Dalle slide per una presentazione, alle risorse per i social media, passando per i wireframe, fino ai video, l'integrazione di Canva ti consente di raccogliere tutte le tue idee e i tuoi progetti in un unico posto, in modo da comunicare e collaborare senza problemi.

Suggerimento: usa un calendario editoriale per i social media e un modello di programmazione per coordinare e tenere traccia di dove e come condividi ciascun episodio.

Domande frequenti

A cosa serve un modello di pianificazione dei podcast?

I modelli di pianificazione dei podcast assicurano che nulla venga trascurato e ti consentono di ricordare ciascun dettaglio del processo di produzione, dall'inizio alla pubblicazione. Monitora il tuo lavoro e coordinati con i membri del tuo team e con gli stakeholder per organizzarti al meglio durante tutto il processo di pianificazione. 

Quali sono i vantaggi del pianificare i podcast con un modello?

L'utilizzo di un modello riduce il tempo trascorso per svolgere attività non necessarie (come stilare da zero una lista di cose da fare per ogni nuovo episodio del podcast). Inoltre, assicura la standardizzazione del lavoro tra tutti i team e facilita la collaborazione con gli stakeholder.

Come creare un modello di scaletta per gli episodi del podcast?

La scaletta di un episodio del podcast ne elenca tutti i dettagli. Per quanto riguarda il tuo modello, includi il copione del podcast con l'introduzione, la chiusura, gli argomenti di discussione e le note del programma. Lascia spazio per cose come gli slogan per i social media (brevi frasi tratte dagli episodi che vuoi ricondividere nei tuoi account sui social media) e i moduli personalizzati in cui gli ospiti possono inserire informazioni pertinenti sul loro lavoro.

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