Aggiornamenti di stato e resoconti dei progetti

Ricevere messaggi continui relativi agli aggiornamenti di un progetto può diventare rapidamente stressante e una perdita di tempo. Con le viste Panoramica e Dashboard di Asana, avrai un approccio basato sui dati per comprendere le informazioni approfondite relative a progetti e una destinazione unica per compilare, condividere e automatizzare questi aggiornamenti.

Come funzionano le viste Panoramica e Dashboard?

Panoramica e Dashboard sono viste del progetto di Asana (quindi puoi passare da una all'altra quando vuoi).

Usa la vista Panoramica per orientarti su un progetto e farlo partire. In Panoramica puoi inoltre creare bozze, condividere e visualizzare una raccolta di aggiornamenti di stato e attività relativi a un progetto.

SCREENSHOT della panoramica di un progetto e degli aggiornamenti di stato

Trascina gli elementi in evidenza nei tuoi aggiornamenti per condividere grafici o traguardi. Asana salverà il tuo modello di aggiornamento di stato se desideri utilizzare sempre lo stesso formato.

GIF dell'azione di trascinare un elemento in evidenza in un modello di aggiornamento di stato di un progetto Asana per mostrare un grafico relativo alle attività completate da un incaricato

desideri creare resoconti per più progetti contemporaneamente? Leggi il nostro articolo sulle best practice per i portfolio.

La dashboard offre una serie di grafici personalizzabili popolati da dati relativi al tuo progetto, che mostrano l'avanzamento delle attività per completamento, data di scadenza e altro. I grafici ti aiutano a rispondere a domande importanti, consentendoti non solo di prendere decisioni strategiche rapidamente, ma anche di usare i dati per motivare e comunicare queste decisioni.

SCREENSHOT della vista Dashboard su Asana, che mostra cinque diverse visualizzazioni tra istogrammi, grafici a torta, grafici burn-up e voci contabili di budget per visualizzare attività completate e non completate per sezione, incaricato e altro.

Esempi di resoconti su Asana

Su Asana, tutto è collegato. Ecco alcuni esempi di domande relative ai resoconti e come rispondere e agire sul tuo lavoro.

GIF che mostra la vista Dashboard mentre un utente personalizza i grafici dei dati relativi al progetto per visualizzare le attività non completate per priorità, poi per proiezione e infine le attività scadute per incaricato

Domanda iniziale Cosa controllare nella dashboard Come sfruttare l'approfondimento
Riusciremo a completare le priorità secondo i tempi stabiliti? Attività per stato di completamento o campo personalizzato della priorità Mettiti in contatto con l'incaricato commentando l'attività e contrassegnando tutto ciò che è a rischio nell'aggiornamento dell'avanzamento.
Quali attività sono in ritardo? Attività non completate per sezione Usa la cronologia per spostare più date di scadenza e comprendere l'impatto di questa azione, poi condividi la nuova programmazione in un aggiornamento dell'avanzamento.
C'è qualcuno sovraccaricato di lavoro? Attività non completate per incaricato Usa la vista Cronologia o Elenco per spostare il lavoro esclusivamente in quel progetto. (Usa la gestione delle risorse in un portfolio per apportare modifiche alla loro capacità su più progetti).
Come monitoriamo la differenza tra dati stimati e dati reali? Assicurati di avere campi numerici personalizzati nel progetto e controlla i totali della dashboard Sei fuori budget? Usa i dati relativi al progetto per chiedere più risorse.

Come creare un aggiornamento di stato di qualità

Pubblicazione degli aggiornamenti di stato su Asana dalla scheda Panoramica nella parte superiore di ogni progetto

  1. Imposta la data di scadenza del progetto (se esiste) in modo che venga visualizzata nel grafico di avanzamento e che renda chiara per tutti la data di scadenza definitiva.
  2. Imposta i traguardi del progetto per contrassegnare gli obiettivi più importanti o le parti fondamentali del lavoro che devono essere completate per far procedere e/o completare il progetto.
  3. Aggiorno lo stato del progetto regolarmente. Seleziona un colore (verde, giallo, rosso) per indicare se un progetto è “Nei tempi previsti”, “A rischio” o “In ritardo”.
  4. Usa il generatore di stati e gli elementi in evidenza per trascinare i dettagli nel tuo aggiornamento in base ai dati già esistenti su Asana.
    • Usa le @menzioni per congratularti coi colleghi del team e fare riferimento ad attività su Asana. Ad esempio, puoi @menzionare un'attività in cui i design definitivi sono allegati per darli come riferimento ai colleghi.
    • I membri del progetto riceveranno una notifica nella posta in arrivo quando qualcuno pubblica un nuovo aggiornamento di stato e il tuo portfolio verrà aggiornato in tempo reale, in modo che tutti vengano informati.

Ora puoi raccontare una storia coinvolgente con una rappresentazione visiva usando le informazioni già presenti su Asana, per dare agli stakeholder gli aggiornamenti chiari di cui hanno bisogno.

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