Modello di programma dell’evento

Quando gli eventi non vanno come previsto, raramente è a causa di un grosso problema. Sono le decine di piccole cose che vengono trascurate. Dagli ordini del giorno non allineati alle scadenze di configurazione non rispettate, anche un leggero ritardo può influire sull'intera giornata dell'evento. Ed è qui che entra in gioco il modello di programma dell'evento.

Con Asana, puoi pianificare ogni fase del tuo evento, dalla preparazione al post-mortem, in un'unica cronologia condivisa. Questo modello di evento include tutto ciò di cui hai bisogno per assegnare i ruoli, gestire la logistica e raggiungere facilmente i traguardi chiave. Che tu stia organizzando un ritiro aziendale o il lancio di un prodotto, questo modello ti aiuterà a farlo con successo.

Chi trae vantaggio dai modelli di pianificazione degli eventi?

In Asana, abbiamo osservato i team degli eventi passare da fogli di calcolo disorganizzati a un lavoro di squadra collaborativo, il tutto utilizzando un unico e semplice modello. Se stai gestendo più stakeholder, cronologie dei fornitori o finestre di consegna rigorose, questo modello di pianificazione degli eventi è stato creato per te. È ideale per:

Organizzatori e coordinatori di eventi

Usa il modello di pianificazione di eventi per definire l'intero ordine del giorno e coordinare fornitori e collaboratori.

Team di marketing e comunicazione

Sincronizza le cronologie dei messaggi interni ed esterni, in modo che annunci, inviti e follow-up avvengano in tempo.

Team esecutivi e operativi

I modelli di pianificazione degli eventi aziendali consentono di pianificare e monitorare i traguardi, come la preparazione della tavola rotonda o le prove, in un unico posto.

Team addetti alla sede e alla logistica

Anticipa la configurazione fisica, le consegne e le transizioni del giorno assegnando attività e fasce orarie.

Perché usare il modello di pianificazione degli eventi di Asana?

Prima di utilizzare questo modello, il team di marketing per eventi di un cliente dedicava più tempo a confermare le iscrizioni dei fornitori che a finalizzare i dettagli dell'evento. Tuttavia, con il modello, tutto il team ha potuto verificare ogni conferma e scadenza utilizzando una vista cronologia condivisa.

Questo modello gratuito di pianificazione degli eventi è abbastanza flessibile per le grandi conferenze e abbastanza dettagliato per un evento fuori sede di un singolo team.

Vantaggi dell'utilizzo di questo modello:

• Pianifica ogni fase del tuo evento con cronologie e dipendenze

• Assegna attività per l’allestimento, i relatori, il catering e le comunicazioni

• Gestione dell'ordine del giorno con sezioni di attività per ora o funzione

• Condividi un piano centralizzato con collaboratori interni ed esterni

• Personalizzare il modello per eventi aziendali, virtuali o ibridi

Come utilizzare un modello di programma dell'evento

Abbiamo progettato questo modello di programma dell'evento per semplificare il processo di pianificazione dall'inizio alla fine. Ogni sezione del foglio di lavoro riflette una fase di esecuzione, mentre le colonne ti aiutano a monitorare i titolari delle attività, le date di scadenza e le priorità a colpo d’occhio. Che tu stia gestendo eventi aziendali o podcast del marchio, puoi adattare questo modello a tutti i tipi di eventi.

Passaggio 1: imposta i dettagli generali dell'evento

Inizia dalla sezione Dettagli generali dell'evento. Aggiungi il nome, la descrizione e le date principali dell'evento. Organizza assegnando i ruoli ai titolari, impostando un tipo di evento e taggando le categorie chiave.

Assicurati di inserire qui un budget approssimativo per l'evento. Se stai lavorando con un modello di budget, collegalo all'attività o utilizza il campo degli allegati per mantenere tutti i dati finanziari facilmente accessibili.

Passaggio 2: crea la cronologia dettagliata dell'evento

La sezione Cronologia dettagliata funge da ordine del giorno in tempo reale. Suddividi l'evento in blocchi temporali: preparazione, sessioni, pause e smantellamento. Per gli eventi di più giorni, utilizza una Sezione per ogni giorno o parte della giornata.

La vista cronologia di Asana funziona come un diagramma di Gantt per aiutarti a visualizzare le dipendenze nella cronologia dell'evento. La vista cronologia ti consente di evitare facilmente la sovrapposizione delle attività e di identificare tempestivamente le lacune nella pianificazione.

Passaggio 3: organizza fornitori e risorse

Nella sezione Gestione fornitori e risorse, crea un'attività per ogni partner esterno. Utilizza la colonna Stato fornitore per monitorare lo stato di ciascun fornitore: confermato, in attesa o in corso. Aggiungi le date di scadenza per ogni risultato finale e assegna contatti interni per supervisionare passaggi di consegne, approvazioni o problemi che devono essere risolti.

Passaggio 4: completa la checklist dell'evento

Utilizza la sezione Checklist delle attività per elencare tutti i risultati finali. Pensa a segnaletica, materiali, conferme di partecipazione o prenotazioni di viaggio. Applica i campi della priorità e del livello di rischio per contrassegnare le attività critiche. Insieme all'itinerario dell'evento nella cronologia, questa sezione aiuta il tuo team a eseguire il piano senza lasciarsi sfuggire nulla.

Passaggio 5: aggiungi i contatti chiave

Crea voci in Contatti chiave per ogni persona coinvolta nell'evento. Includi lead interni, fornitori e coordinatori della sede. Usa i campi personalizzati per indicare reparti, ruoli o categorie di attività.

Puoi anche collegare questa sezione all'elenco degli ospiti o al calendario degli eventi per semplificare il coordinamento. Avere le informazioni di contatto in un unico posto semplifica notevolmente i passaggi di consegne e le modifiche dell'ultimo minuto.

Passaggio 6: condividi e collabora con il tuo team

Invita i membri del team come collaboratori alle attività o a intere sezioni. Se utilizzi strumenti di project management come Asana, assegnare ruoli e monitorare lo stato diventa un'operazione naturale.

Per le grandi campagne o il marketing degli eventi, collega le attività di pianificazione al calendario di sensibilizzazione o alla pianificazione dei social media. Puoi anche duplicare questo progetto come un semplice modello di pianificazione degli eventi da riutilizzare per i programmi ricorrenti.

Passaggio 7: personalizza ed espandi

Aggiungi colonne come "Titolare della sessione" o "Requisiti AV", oppure usa le etichette per le sessioni di approfondimento. Per gli eventi virtuali o ibridi, prendi in considerazione l'aggiunta di una Sezione "Configurazione tecnica" con il proprio modello di cronologia.

Se gestisci più eventi contemporaneamente, collega questo progetto al tuo portfolio di modelli di pianificazione degli eventi più ampio, in modo che il tuo team possa monitorare la logistica e le esigenze di risorse sovrapposte.

Funzionalità di pianificazione degli eventi di Asana

Le funzionalità di Asana trasformano questo modello di pianificazione degli eventi in un centro di controllo in tempo reale per il tuo evento. Abbiamo progettato questo modello con alcune delle nostre funzionalità preferite, ma puoi personalizzare il tuo per adattarlo alle tue esigenze specifiche. Consulta il nostro elenco completo delle funzionalità per trarre ulteriore ispirazione.

Vista cronologia

Visualizza il piano dell'evento in un layout in stile Gantt. La vista cronologia mostra come la preparazione, l'esecuzione e la conclusione sono collegate.

Campi personalizzati

Aggiungi campi per tipo di sessione, titolare del budget, priorità o fornitore. Puoi ordinare e filtrare le attività in base a questi campi per vedere cosa richiede attenzione per primo.

Dipendenze

Contrassegna le attività che dipendono da altre prima che possano iniziare. Questo ti aiuta a vedere i potenziali ritardi nella pianificazione, come quando hai bisogno della presentazione di un relatore prima della stampa finale.

Incaricati delle attività

Assicurati che ogni attività abbia un titolare, dalle piccole attività di logistica ai grandi risultati finali. I membri del team sanno esattamente di cosa sono responsabili e puoi individuare gli elementi non assegnati secondo necessità.

Moduli

Utilizza i moduli per raccogliere proposte di sessioni, domande degli ospiti o informazioni sui fornitori. Puoi convertire automaticamente i moduli inviati in attività all'interno del tuo progetto senza bisogno di ulteriori immissioni manuali.

Automazione (regole) Imposta le regole per assegnare automaticamente le attività, spostare gli elementi allo stato "pronto" una volta approvati o informare gli stakeholder quando qualcosa cambia. L'automazione fa risparmiare tempo sul lavoro ripetitivo.

Integrazioni consigliate per i modelli di programma dell'evento

Le integrazioni estendono la pianificazione degli eventi collegando Asana agli strumenti che già utilizzi. Visita l’hub delle integrazioni delle app per trovare le piattaforme che il tuo team utilizza ogni giorno.

Google Calendar

Sincronizza le attività e le scadenze con il tuo calendario per non perdere di vista le tempistiche degli eventi. 

Slack

Invia promemoria, aggiornamenti e notifiche nei canali Slack del tuo team. Riceverai aggiornamenti in tempo reale quando le attività vengono completate o sono scadute.

Google Drive Allega contratti con i fornitori, planimetrie, ordini del giorno e kit di branding, in modo da poter archiviare tutte le risorse in un'unica posizione condivisa.

Zoom

Aggiungi link di Zoom a sessioni di eventi virtuali o pianifica chiamate direttamente dal tuo progetto Asana.

Gmail

Trasforma le email relative agli eventi in attività con l’add-on di Asana per Gmail. Puoi assegnare attività o impostare date di scadenza direttamente dalla posta in arrivo.

Jira Cloud

Se i tuoi eventi riguardano lanci di prodotti o attivazioni tecniche, sincronizzali con Jira per allineare le cronologie di sviluppo al programma dell'evento.

Domande frequenti sui modelli di programma dell’evento