Modello post mortem

I migliori project manager sono consapevoli che la consegna dell'ultimo risultato finale non è sinonimo di completamento del progetto. Una volta terminato il lavoro, il tuo team potrebbe dedicare un po' di tempo per la valutazione di cosa ha funzionato e di cosa invece potrebbe essere migliorato, con il post mortem del progetto.

Spesso, le riunioni post mortem vengono saltate perché non contemplano necessariamente nessun risultato finale. Tuttavia, quando il processo post mortem viene definito in un modello, tali riunioni non richiedono nessuno sforzo e diventa più facile gestirle alla fine di ogni singolo progetto.

Cos'è il post mortem di un progetto?

Il post mortem di un progetto è un tipo di riunione che viene tenuta alla fine del progetto, per valutare cosa ha funzionato come si deve e cosa invece potrebbe essere migliorato. Per il tuo team è l'opportunità ideale per festeggiare i successi più importanti, riflettere sul flusso di lavoro ed esaminare i miglioramenti del processo che potrebbero tornare utili in vista del progetto successivo.

Cos'è un modello post mortem?

Un modello post mortem è uno strumento utilizzato per creare uno schema strutturato per le riunioni post mortem al termine di ogni progetto. I team possono utilizzarlo per pianificare la riunione post mortem, raccogliere idee mentre i membri valutano il progetto appena terminato e per organizzare le azioni da attuare in vista del progetto successivo.

Come creare un modello post mortem

Un modello post mortem viene utilizzato prima e durante una riunione post mortem. L'obiettivo della riunione è di esaminare con i membri del team tre cose: cosa ha funzionato durante il progetto, cosa non ha funzionato e cosa il team potrebbe migliorare per la volta successiva.

Con questo in mente, il tuo modello post mortem dovrebbe includere i punti elencati di seguito.

• Cosa ha funzionato

• Cosa non ha funzionato

• Cosa migliorare per la volta successiva

• Azioni da attuare

• Priorità delle azioni da attuare

• Responsabile di ciascuna azione da attuare

Motivi per l'utilizzo di un modello post mortem

L'utilizzo di un modello post mortem può aiutare a definire procedure efficaci nella tua azienda, in modo da promuovere una cultura della riflessione e miglioramenti continui. I modelli post mortem sono più adatti ai team che utilizzano metodologie di gestione dei progetti Agile, dato che molte di queste prevedono processi di miglioramento continuo. Di seguito indichiamo alcuni altri modi in cui un modello post mortem può essere di aiuto al tuo team.

• Implementazione delle migliori pratiche: mano a mano che acquisisci esperienza con le riunioni post mortem, sarai in grado di scoprire le strategie che ti consentiranno di gestirle in maniera più efficiente. Potrai modificare facilmente il tuo modello post mortem per adattarlo in tempo reale alle esigenze del team, e quindi le migliori pratiche saranno pronte per il tuo prossimo progetto non appena aggiornerai il modello.

• Adattabilità dei modelli: molti team utilizzano i modelli come punto di partenza per diverse strategie. Se non hai familiarità con il processo post mortem, puoi usare un modello per iniziare. Con il tempo, alcuni team giungeranno alla conclusione che determinati processi funzionano meglio nel loro caso. Anche se la tua organizzazione utilizza un modello post mortem standard, i diversi team possono adattarlo in base alle loro esigenze.

• Coerenza: se organizzi una riunione post mortem retrospettiva dopo ogni progetto, per il tuo team diventerà una cosa naturale. Un modello post mortem aiuta a garantire la coerenza di tali riunioni, e il team inizierà ad apprezzarne la frequenza. A questo punto, si aspetterà la riunione al termine di ogni progetto, e tutti saranno in grado di fornire un feedback più specifico per contribuire a migliorare il progetto successivo.

Quando utilizzare un modello post mortem

I modelli post mortem sono particolarmente utili in situazioni specifiche. Di seguito elenchiamo alcune delle situazioni migliori per il loro utilizzo.

• Per le riunioni post mortem: i modelli post mortem sono intesi come complemento delle riunioni post mortem. Utilizza un modello post mortem per monitorare le eventuali azioni da attuare e le decisioni future, e i risultati finali che emergono durante la riunione.

• Risposta agli incidenti: se il tuo team registra un'interruzione o un grave incidente, è importante esaminare la situazione a posteriori in modo che sia in grado di indentificare la causa alla base del problema. L'utilizzo di un modello post mortem può aiutare il tuo team a seguire le medesime fasi ogni volta che è necessario gestire una risposta agli incidenti.

• Automazione dei flussi di lavoro post mortem: alcuni software per la gestione digitale dei progetti consentono di collegare sondaggi e moduli ai progetti e ai modelli. Se il tuo team utilizza dei sondaggi o dei questionari post mortem prima di una riunione post mortem, sarai in grado di compilare i punti di discussione più importanti prima dell'inizio della riunione. In questo modo riuscirai a semplificarla e a snellire la fase post mortem del tuo progetto. 

Funzionalità integrate

• Vista Bacheca. La vista Bacheca è una vista in stile bacheca Kanban che mostra le informazioni del tuo progetto in colonne, le quali sono in genere organizzate in base allo stato del lavoro (come Da fare, In corso e Fatto) e delle quali puoi modificare i titoli in base alle esigenze del tuo progetto. All'interno di ogni colonna, le attività vengono visualizzate come schede, con una varietà di informazioni associate, tra cui titolo dell'attività, data di scadenza e campi personalizzati. Monitora il lavoro da una fase all'altra e ottieni informazioni a colpo d'occhio sullo stato del tuo progetto.

• Moduli. Quando un modulo viene compilato, viene visualizzato come una nuova attività all'interno di un progetto in Asana. Raccogliendo informazioni tramite un modulo, puoi standardizzare il modo in cui il lavoro viene avviato, acquisire le informazioni di cui hai bisogno e assicurarti che nulla venga trascurato. Invece di trattare ogni richiesta come un processo ad hoc, crea un sistema standardizzato e una serie di domande a cui tutti devono rispondere. Oppure, usa la logica di ramificazione per personalizzare le domande in base alla risposta precedente di un utente. In definitiva, i moduli ti aiutano a ridurre il tempo e l'impegno necessari per gestire le richieste in arrivo, di modo che il tuo team possa dedicare più tempo al lavoro che conta.

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione. 

• Aggiungere attività a più progetti. Il lavoro è interfunzionale per natura. I team devono essere in grado di operare in modo efficace con i vari reparti. Ma se ogni reparto ha il proprio sistema di archiviazione, il lavoro si blocca. Asana semplifica il monitoraggio e la gestione delle attività in più progetti. Ciò non solo riduce il lavoro duplicato e aumenta la visibilità tra i team, ma aiuta anche il tuo team a visualizzare le attività nel contesto, vedere chi sta lavorando a cosa e mantenere team e attività connessi.

App consigliate

• Jira. Crea flussi di lavoro interattivi e interconnessi tra i team tecnici e commerciali per aumentare la visibilità sul processo di sviluppo di un prodotto in tempo reale, il tutto senza uscire da Asana. Semplifica la collaborazione e il trasferimento dei progetti. Crea rapidamente ticket Jira da Asana, in modo che il lavoro passi senza interruzioni tra i team commerciali e tecnici al momento giusto. 

• Zendesk. Con l'integrazione di Asana per Zendesk, gli utenti possono creare attività Asana in modo rapido e semplice direttamente dai ticket Zendesk. Aggiungi contesto, allega file e collega le attività esistenti per monitorare il lavoro necessario per chiudere il ticket. L'integrazione fornisce inoltre una visibilità continua su entrambi i sistemi, in modo che tutti siano sempre aggiornati a prescindere dallo strumento utilizzato. 

• Gmail. Con l'integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività di Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata da Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, così che nulla ti sfugga. Hai bisogno di fare riferimento a un'attività di Asana mentre componi un'email? Invece di aprire Asana, usa l'add-on di Asana per Gmail per cercare quell'attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail.  

• Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack. 

Domande frequenti