Analisi delle cause principali: come trovare soluzioni efficaci (con esempi)

"Arriviamo alla radice del problema" è un'espressione comunemente usata quando si cercano soluzioni. Questo modo di dire può essere visualizzato sotto forma di radici di alberi sotto la superficie. Le radici degli alberi non sono visibili, ma la loro crescita è evidente in superficie. A volte questa crescita è positiva e si traduce in un bellissimo albero, e a volte è negativa, danneggiando marciapiedi e fondamenta. 

Inizialmente, potresti non capire perché si verificano alcuni problemi, motivo per cui comprendere la causa principale è così importante. Condurre una RCA utilizzando strumenti come il diagramma a lisca di pesce e il metodo dei cinque perché può chiarire questioni complesse, portando a soluzioni efficaci e sostenibili. In questo articolo, parleremo di come eseguire un’analisi delle cause principali e forniremo strategie di risoluzione dei problemi per il miglioramento dei processi. 

Che cos’è l’analisi delle cause principali?

Un’analisi delle cause principali (RCA) implica la ricerca delle cause principali di un problema per identificare e implementare soluzioni. L’RCA tratta le cause alla base di un problema anziché i sintomi superficiali del problema stesso. 

Ad esempio, se la tua azienda soffre di un basso tasso di fidelizzazione, assumere più membri del team è una soluzione rapida. Con l'RCA, invece, puoi scoprire perché i membri del team non restano in azienda, in modo da poter aumentare la fidelizzazione a lungo termine. Le cause principali di un basso tasso di fidelizzazione potrebbero includere:

• Mancanza di opportunità di sviluppo professionale

• Scarsi benefit per i membri del team

• Retribuzione bassa rispetto alla fascia di mercato

• Basso morale del team

Dopo aver considerato le possibili cause principali, puoi utilizzare la ricerca per determinare una o più cause principali. Una volta comprese le cause principali, è facile implementare una soluzione. L’RCA affronta i problemi in modo sistematico invece di mettere un cerotto sui problemi e correre il rischio che il problema si ripresenti. 

Principi chiave dell’RCA

L’analisi delle cause principali può risolvere problemi ricorrenti del progetto o colli di bottiglia più grandi all’interno dei processi aziendali. Se vuoi sfruttare i vantaggi unici di questo metodo, tieni a mente questi principi chiave dell’RCA:

• Invece di correggere i sintomi di un problema, concentrati sulle sue cause principali.

• Concentrati meno su chi ha causato il problema e più su come e perché si è verificato.

• Trova prove di causa ed effetto a supporto delle cause principali che hai identificato.

• Sviluppa un piano d’azione informativo a supporto delle tue soluzioni.

• Considera come evitare che le cause principali si ripresentino in futuro.

Ricorda che un problema può avere più cause principali e non è raro che ciò accada. Termina con le cause principali che ritieni siano più accurate e preparati ad affrontarle con soluzioni efficaci. 

Come eseguire un’analisi delle cause principali

Esistono varie strategie che puoi utilizzare per identificare le cause principali nell’RCA. Utilizza i passaggi seguenti per guidare il tuo team nel processo di RCA. 

1. Definisci il problema

Per eseguire un’analisi delle cause alla radice, è necessario un problema chiaramente definito. Se ci sono più problemi da risolvere, è meglio iniziare con uno ed eseguire più RCA per trovare soluzioni per ciascuno. Affrontando un problema alla volta, avrai maggiori possibilità di trovare la causa di ogni problema e di risolverlo rapidamente.

Definire il problema implica anche mettere tutti sulla stessa lunghezza d’onda. Ad esempio, potresti voler eseguire l'RCA perché ritieni che il tuo team soffra di scarsa produttività. Ma se il tuo team non ritiene che la sua produttività sia bassa, allora non puoi andare avanti. Poiché la produttività è soggettiva, potrebbe essere necessario definire il problema in modo più misurabile e passare al secondo passaggio, in cui utilizzerai le prove per saperne di più sul problema. 

2. Raccogliere i dati

A questo punto, è necessario raccogliere prove a sostegno dell’idea che il problema esiste. Puoi anche utilizzare la ricerca aziendale per comprendere meglio i sintomi del problema. Le domande che dovresti porre durante questa fase includono:

• Da quanto tempo esiste il problema?

• Chi soffre a causa di questo problema?

• Qual è l'impatto a breve e lungo termine di questo problema?

• Quali sono i sintomi principali di questo problema?

• Quali prove abbiamo per sostenere l'idea che ci sia un problema?

Una volta che hai maggiori informazioni sull’impatto di questo problema sulla tua azienda e sui membri del team, puoi fare un brainstorming sulle potenziali cause del problema. 

3. Identifica le possibili cause principali

Identificare le possibili cause principali è la parte più importante del processo di analisi delle cause principali. Le cause che trovi in questa fase ti porteranno a una soluzione e a un piano d’azione. Le strategie comuni di risoluzione dei problemi includono:

• Diagramma di flusso causa-effetto: il modello gratuito di analisi delle cause di errore fornito di seguito presenta un diagramma di flusso causa-effetto. Questo diagramma di flusso suddivide il problema in sintomi, possibili cause e cause effettive, al fine di trovare una soluzione logica. 

• Approccio dei 5 perché: puoi anche utilizzare l’approccio dei 5 perché per arrivare alla causa principale di un problema. Invece di prendere il problema per quello che è, chiediti "perché" fino a quando non scopri un processo o un sistema che non funziona come dovrebbe. L’utilizzo di un modello dei 5 perché aiuta a strutturare il processo in modo da non accontentarsi della prima risposta che si ottiene e da poter scoprire livelli di problemi che non erano immediatamente evidenti.

4. Determina la causa principale

Per determinare la causa principale del tuo problema, dovrai esaminare il maggior numero possibile di cause principali. Una volta esaurite tutte le possibilità, poni le seguenti domande:

• Ci sono somiglianze tra le cause alla radice che ho identificato?

• Ci sono motivi per eliminare una di queste possibili cause principali?

• Quale causa principale sembra più problematica?

Analogamente alle strategie utilizzate durante la ricerca di possibili cause principali, esistono strategie che è possibile utilizzare per arrivare alla causa principale effettiva. Queste strategie includono:

• Analisi delle modalità e degli effetti dei guasti (FMEA): la FMEA è uno strumento simile all’analisi dei rischi, in cui si esaminano le possibili cause alla radice identificate e si eliminano quelle che hanno maggiori probabilità di provocare un guasto in seguito. 

• Analisi dell’impatto: utilizza un’analisi dell’impatto per valutare gli impatti positivi e negativi di ogni possibile causa principale che hai identificato. Quando crei questo elenco ipotetico di pro e contro per ogni causa, puoi sentirti più sicuro nel restringere il tuo elenco.

Potresti avere difficoltà a identificare una singola causa principale del tuo problema, e va bene così. Se pensi che il tuo problema abbia più fattori che contribuiscono, non sentirti obbligato a sceglierne solo uno da risolvere. È bello semplificare il piano d’azione, ma a volte è necessario creare più piani per affrontare un problema.

5. Implementa soluzioni

Una volta che sei sicuro delle cause principali che hai identificato, è il momento di trovare soluzioni per queste cause e agire. Le soluzioni che trovi dovrebbero affrontare la causa principale e, di conseguenza, risaliranno la catena per affrontare il problema iniziale. 

Se desideri un modo strutturato per monitorare ogni fase di questo processo, un modello di piano d’azione correttivo ti aiuta a documentare le soluzioni, assegnare le responsabilità e monitorare l’avanzamento fino a quando il problema non è completamente risolto.

Quando sviluppi soluzioni, poniti queste domande:

• Come implementeremo questa soluzione se la scegliamo?

• Quali ostacoli dovremo affrontare durante l’implementazione di questa soluzione?

• Quanto tempo ci vorrà per implementare questa soluzione?

• Chi implementerà questa soluzione?

• L’implementazione di questa soluzione potrebbe portare ad altri problemi?

Quando sei pronto a creare il tuo piano di implementazione, assicurati che sia condiviso in uno strumento che tutti gli stakeholder possono visualizzare. Un software di gestione dei progetti semplifica la collaborazione e il coordinamento dei risultati finali del tuo team, in base alle esigenze. Potrebbero essere necessarie diverse settimane per implementare il tuo piano, il che significa che alcuni dei tuoi obiettivi potrebbero dipendere da altri traguardi. Usa i diagrammi di Gantt per visualizzare le dipendenze del progetto e collaborare in tempo reale.

Modello ed esempio di analisi delle cause principali

Un modello di analisi delle cause principali semplifica l'esecuzione dell'analisi delle cause principali, perché puoi visualizzare il problema e le sue cause sottostanti in moduli di diagramma di flusso. Proprio come le radici di un albero, questo diagramma di flusso causa-effetto si espande in direzioni diverse dal problema iniziale. 

Se segui l'esempio di analisi delle cause di errore riportato di seguito, vedrai come il modello inizia con un problema e poi si suddivide nei sintomi che il problema mostra. Dai sintomi, il modello di analisi delle cause alla radice ti aiuta a determinare le possibili cause alla radice prima di stabilire le cause effettive e trovare soluzioni. 

In questo esempio, l'azienda sta riscontrando un calo delle visualizzazioni del sito web. Il flusso dell’analisi delle cause principali è il seguente:

Problema:

• Le visualizzazioni del sito web sono in calo

Sintomi:

• Riduzione della visibilità del marchio

• Mancanza di acquisti online

• Bassa autorità di dominio

Possibili cause alla radice:

• Problemi tecnici con il nostro sito web

• Classifica dei concorrenti più alta nelle SERP

• CTA deboli

• Ai clienti non piace il nostro prodotto

• I clienti non riescono a trovare il nostro sito web per effettuare acquisti

• contenuto di scarsa qualità

• Backlink irrilevanti

Cause effettive:

• Mancanza di contenuto SEO

• Il sito web non è classificato nelle SERP

• Mancanza di parole chiave pertinenti

Soluzione:

• Rinnovare il contenuto

Puoi scaricare un modello gratuito di analisi delle cause principali qui sotto e usarlo per identificare possibili cause e soluzioni per i problemi che stai riscontrando sul lavoro. Un modello di analisi delle cause radice può aiutarti a risolvere i problemi sottostanti che potrebbero non essere stati evidenti all’inizio.

Strumenti e metodi di analisi delle cause principali

L’analisi delle cause principali è una pietra miliare nell’impegno per il miglioramento continuo e la gestione dei rischi. Offre un processo sistematico per scoprire le vere cause alla base di problemi o incidenti. 

Andando oltre i sintomi, gli strumenti di analisi delle cause alla radice consentono ai team di approfondire le cause più profonde e sottostanti dei problemi. Questo approfondimento non porta solo a soluzioni temporanee, ma a risoluzioni più efficaci e a lungo termine, trasformando le sfide in opportunità di miglioramento duraturo.

Grafici di Pareto

L'analisi di Pareto, basata sul principio di Pareto (noto anche come la regola 80-20), è una tecnica decisionale che aiuta a identificare le attività o le aree problematiche con i maggiori benefici. L’analisi di Pareto è particolarmente efficace quando ci sono più cause che portano a un singolo effetto. Questo metodo è ampiamente applicato in vari settori aziendali e organizzativi, contribuendo a dare la priorità alle azioni che hanno il maggiore impatto.

I 5 perché

Il metodo dei 5 Perché è un metodo interrogativo iterativo utilizzato per analizzare le relazioni causa-effetto alla base di un problema specifico. Si tratta di porre ripetutamente la domanda "Perché?" per rimuovere gli strati di sintomi, portando alla vera causa principale di un problema. La tecnica dei cinque perché è ampiamente utilizzata nelle metodologie lean per risolvere problemi, ridurre i costi e migliorare la qualità.

Diagramma a lisca di pesce di Ishikawa

Il diagramma a lisca di pesce, noto anche come diagramma di Ishikawa, è un modo visivo per esaminare causa ed effetto. Aiuta nel brainstorming a rilevare le potenziali cause alla radice di un problema e viene utilizzato per la progettazione del prodotto e la gestione della qualità. Il diagramma di Ishikawa mostra l’effetto o il problema alla bocca del pesce, con le potenziali cause aggiunte alle “lische” più piccole.

Analisi ad albero dei guasti

L’analisi dell’albero dei guasti è uno strumento grafico che utilizza la logica booleana, in cui le risposte a ogni domanda sono “sì” o “no”, per determinare la causa dei guasti a livello di sistema. È adatto per la valutazione del rischio in settori come quello farmaceutico, aerospaziale e dell’ingegneria del software. Lo strumento organizza gli eventi in sequenze e utilizza simboli logici per mostrare le dipendenze tra gli eventi.

Modalità di guasto e analisi efficace (FMEA)

L’FMEA comporta la revisione di componenti, sottosistemi e assiemi per trovare i punti deboli in un sistema e le loro cause ed effetti. Sviluppato alla fine degli anni '50, è un metodo di analisi sia quantitativa che qualitativa utilizzato nella progettazione di prodotti, processi o servizi e per la creazione di piani di controllo per processi nuovi o modificati.

Diagramma a dispersione

Il diagramma di dispersione è uno strumento grafico che traccia coppie di dati numerici, con una variabile su ciascun asse, per esaminare la relazione tra di loro. Quando le variabili sono correlate, i punti si allineano lungo una linea o una curva. La vicinanza dei punti attorno alla linea indica la forza della correlazione. Questo strumento di analisi delle cause principali è considerato uno dei sette strumenti di qualità di base ed è essenziale per determinare le relazioni tra le diverse variabili nell’analisi delle cause principali.

Modello DMAIC

DMAIC, che sta per Define (Definisci), Measure (Misura), Analyze (Analizza), Improve (Migliora) e Control (Controlla), è un approccio strutturato utilizzato nel Six Sigma per ottimizzare i processi. Fornisce prove quantificabili dei miglioramenti ed è un metodo ripetibile e di facile comprensione per rilevare i problemi e sviluppare soluzioni. Questo modello è eccellente per i project manager e i team RCA.

Modello di checklist per report 8D

Il modello di resoconto 8D viene utilizzato per l’analisi dettagliata delle cause principali in base alle otto discipline di risoluzione dei problemi. È ampiamente utilizzato nei settori influenzati dal feedback dei clienti, come quello automobilistico e sanitario. Il modello aiuta a identificare ed eliminare il problema, concentrandosi sul "punto di fuga", che rappresenta il punto in cui il problema non è stato rilevato per la prima volta.

Analisi degli eventi e dei fattori causali

L’analisi degli eventi e dei fattori causali identifica la sequenza degli eventi e i fattori causali che hanno portato a un problema. Questa analisi si concentra sulla comprensione dell’ordine cronologico degli eventi e delle condizioni o azioni specifiche che hanno contribuito al problema. Un diagramma causa-effetto è particolarmente utile in situazioni complesse in cui più fattori interagiscono per causare un problema. 

Analisi delle modifiche

L’analisi del cambiamento è una componente chiave di un’efficace analisi delle cause principali, in particolare nella gestione della qualità e nell’impegno per il miglioramento continuo. Questo metodo prevede l’esame e il confronto della situazione o del sistema prima e dopo il verificarsi di un problema. 

Identificando ciò che è cambiato, è possibile isolare i fattori causali in modo più accurato. L’analisi delle modifiche è utile negli scenari in cui il problema è emerso a seguito di alterazioni nei processi, nei materiali, nel personale o nelle attrezzature, aiutando a individuare rapidamente la vera causa principale del problema.

Analisi delle barriere

L’analisi delle barriere è un processo di risoluzione dei problemi che esamina i controlli e le barriere che erano in atto per prevenire un incidente e il motivo per cui tali controlli di sicurezza non hanno funzionato. Analizzando la rottura o l’assenza di queste barriere, i team di analisi delle cause alla radice possono identificare errori umani, difetti del sistema e altre potenziali cause alla radice. L’analisi delle barriere contribuisce allo sviluppo di sistemi e processi più solidi, prevenendo il verificarsi futuro di problemi simili.

Suggerimenti per condurre un’analisi delle cause principali efficace

Ti sei mai chiesto come risolvere i problemi e anche come evitare che si ripetano? I metodi di analisi delle cause principali sono la chiave. Questi metodi vanno al cuore dei problemi, affrontano le loro cause sottostanti e aprono la strada a miglioramenti duraturi. 

Questo approccio non offre solo una soluzione temporanea, ma garantisce che gli stessi problemi non si ripresentino, favorendo miglioramenti continui nei processi e nei risultati.

Incoraggia la collaborazione del team

Promuovere la collaborazione del team può migliorare significativamente l’efficacia dell’analisi delle cause principali. Prospettive e competenze diverse contribuiscono a una comprensione più completa del problema e allo sviluppo di soluzioni efficaci.

Esempio: immagina un'azienda manifatturiera che deve affrontare frequenti guasti alle apparecchiature. Creando un team interfunzionale di RCA con membri provenienti dai reparti di progettazione, manutenzione e operazioni, è possibile mettere insieme le loro conoscenze per identificare la causa principale. 

Un ingegnere può individuare un difetto di progettazione, mentre un addetto alla manutenzione potrebbe identificare problemi di usura e un operatore potrebbe evidenziare errori operativi. Questo approccio collaborativo produce una definizione completa del problema, che porta a una soluzione multiforme ed efficace.

Fai domande aperte

Le domande a risposta aperta sono fondamentali nell'analisi delle cause principali. Fare domande incoraggia un’analisi dettagliata del problema, consentendo ai membri del team di considerare varie possibilità e approfondire le cause sottostanti.

Esempio: in un contesto sanitario, se c’è un aumento dei riammissioni dei pazienti, porre domande a risposta aperta come “Quali sono i fattori comuni tra questi riammissioni?” o "Come variano i nostri processi di dimissione per i pazienti che vengono riammessi?" può rivelare problemi più profondi. 

Queste domande potrebbero rivelare che alcune procedure di dimissione non vengono seguite in modo coerente, il che potrebbe essere la causa principale dell’inadeguata educazione del paziente alla dimissione.

Evita di incolpare

Un aspetto essenziale per un’analisi delle cause principali di successo è concentrarsi sul processo piuttosto che attribuire la colpa a un individuo. Concentrarsi sul "perché" e sul "come" del problema piuttosto che sul "chi" è stato responsabile crea un ambiente favorevole alla risoluzione dei problemi e al miglioramento.

Esempio: in un team di sviluppo software che subisce frequenti ritardi nei progetti, concentrarsi sul processo piuttosto che incolpare i singoli può essere più produttivo. Analizzando il "perché" e il "come", ad esempio chiedendo: "Perché si verificano questi ritardi?" o "Come possiamo ottimizzare le nostre strategie di gestione dei progetti?", potrebbe scoprire che la causa principale non è l’incompetenza individuale, ma una tempistica irrealistica o canali di comunicazione poco chiari. 

Questo passaggio dal biasimo al pensiero orientato al processo aiuta a creare un ambiente di risoluzione dei problemi più efficace e armonioso.

Trasforma le soluzioni in azioni con i flussi di lavoro

L’RCA non fornisce risultati immediati, ma arrivare alla causa principale di un problema lo risolve definitivamente. Dopo aver trovato una soluzione efficace, dovrai mettere in atto un piano. I flussi di lavoro di Asana forniscono un'unica fonte di riferimento per definire obiettivi, monitorare l'avanzamento e vedere i problemi risolversi in tempo reale.