I 5 perché

La scadenza di un progetto non viene rispettata. Una campagna non raggiunge i risultati sperati. Un cliente abbandona inaspettatamente. Queste sono sfide quotidiane per i team di tutti i settori. Tuttavia, trattare i sintomi visibili spesso significa che il vero problema non viene controllato e continua a verificarsi. È qui che entra in gioco la tecnica dei 5 perché. Chiedendo "perché" cinque volte, puoi rimuovere gli strati di un problema e arrivare alla sua causa principale.

Il nostro modello dei 5 perché semplifica i processi di risoluzione dei problemi, in modo da poter smettere di tirare a indovinare e iniziare a risolvere. Che si tratti di risolvere un problema tecnico, migliorare i flussi di lavoro del team o gestire il feedback dei clienti, questo modello ti aiuta ad approfondire, strutturare il tuo pensiero e implementare cambiamenti duraturi. È veloce, facile da usare e integrato in Asana, in modo da poter collaborare in tempo reale e intraprendere azioni immediate.

Chi trae vantaggio dai modelli dei 5 perché?

Uno dei nostri product manager ha recentemente condiviso come ha utilizzato un modello dei 5 perché per scoprire il motivo per cui il lancio di un prodotto continuava a slittare. Non era solo la cronologia del team di sviluppo. L’analisi ha fatto risalire il problema a input poco chiari degli stakeholder.

La tecnica dei cinque perché è ideale per chiunque abbia bisogno di scoprire la causa principale di un problema, non solo i suoi sintomi superficiali. Tra questi rientrano:

• Team di prodotto e progettazione che risolvono problemi complessi.

• Responsabili operativi e del controllo qualità che eseguono l’analisi delle cause principali (RCA) dopo il mancato raggiungimento dei KPI.

• I team di Assistenza clienti che gestiscono reclami ricorrenti.

• Team Agile che utilizzano il metodo dei cinque perché per le retrospettive degli sprint.

• team di assistenza sanitaria, finanza e produzione concentrati sul miglioramento continuo.

Se il tuo team affronta problemi complessi e dà la priorità a soluzioni a lungo termine, questo modello fa al caso tuo.

Perché usare il modello dei 5 perché di Asana

Durante una delle nostre revisioni degli sprint, il team di progettazione ha utilizzato questo modello dei 5 perché per determinare il motivo per cui i modelli erano costantemente in ritardo. È emerso che il problema era dovuto a richieste incoerenti, una situazione che si poteva risolvere immediatamente.

Il modello di analisi dei 5 perché di Asana rende questo processo di apprendimento non solo più veloce, ma anche più facile da gestire tra i team. Non ti serve una lavagna o uno strumento separato. Tutto si trova nello stesso strumento usato per svolgere il lavoro.

Ecco perché i team usano questo modello:

• Segui un processo ben definito e ripetibile per scoprire le cause principali.

• Aggiungere contesto e organizzazione con attività, file e titolari collegati.

• Monitorare i modelli e i problemi ricorrenti nel tempo.

• Coinvolgere gli stakeholder giusti senza dover organizzare riunioni aggiuntive.

Come usare questo modello dei 5 perché

Il modello dei 5 perché è pronto all’uso. Basta duplicarlo e iniziare a diagnosticare le cause alla base del problema. Puoi esplorare altri modelli nella raccolta di modelli di Asana per supportare ogni parte del processo di gestione dei progetti.

1. Definisci il problema

Inizia con una descrizione ben definita del problema specifico che stai cercando di risolvere. Cerca di ottenere un riepilogo fattuale del problema, non un’ipotesi sulla causa principale. Per esempio: "Il cliente non ha ricevuto il resoconto in tempo".

Nel modello, questo passaggio è elencato in "Definire il problema". Usa questa sezione per allineare il tuo team su ciò che stai risolvendo e per inserire i dettagli di base pertinenti nella descrizione dell'attività. Puoi anche assegnare un titolare a questo passaggio.

2. Chiediti perché si è verificato il problema

Inizia il primo "perché" chiedendo cosa ha causato il problema iniziale. Incoraggia il tuo team a pensare in modo concreto. Ad esempio: "Perché il cliente non ha ricevuto il resoconto? Perché è stato consegnato con un giorno di ritardo."

Il modello di analisi dei cinque perché di Asana suddivide questo processo in cinque attività chiare, etichettate da "Chiedi perché 1" a "Chiedi perché 5". Per ogni passaggio, clicca sull'attività per aggiungere la tua risposta e fornire eventuali link o documentazione necessari. Assegna l’attività a un facilitatore o a un esperto in materia per confermare l’accuratezza.

3. Continua a chiedere "perché" almeno altre quattro volte

Sviluppa ogni risposta chiedendo nuovamente "perché" per raggiungere livelli di comprensione più profondi. Punta ad almeno cinque domande. In questo modo, è possibile rivelare le cause sottostanti ed evitare di fare affidamento su correzioni superficiali.

Per ogni "perché", continua a inserire il livello successivo di ragionamento nella Sezione "Chiedi perché" corrispondente. Le descrizioni delle attività ti consentono di approfondire ogni risposta, monitorando la conversazione in un unico posto. Sebbene questo strumento di analisi sia dotato di cinque perché per impostazione predefinita, puoi sempre aggiungere altre attività o sezioni secondo necessità.

4. Collabora e documenta in corso d'opera

Coinvolgi i membri del team utilizzando i commenti e le descrizioni delle attività per registrare gli approfondimenti chiave. Puoi anche assegnare i titolari a specifici elementi di follow-up per chiarire i passaggi successivi.

Utilizza i campi visibili nella vista elenco, come Causa principale, Livello di impatto e Parte responsabile, per documentare i risultati critici e assegnare responsabilità. Menziona i colleghi del team nei commenti per invitarli a fornire informazioni o coinvolgere altri che sono a conoscenza del problema.

5. Trasforma gli approfondimenti in azioni

Dopo aver identificato la causa principale di un problema, assegna le attività, imposta le scadenze e utilizza le funzionalità di automazione di Asana per implementare misure correttive che ne impediscano il ripetersi.

Concludi l'analisi compilando la Sezione "Sviluppo di soluzioni" del modello. Qui puoi registrare le correzioni proposte, monitorare lo stato della soluzione e assegnare attività di follow-up utilizzando colonne integrate come Stato della soluzione, Impegno stimato e Piano di follow-up. 

Funzionalità di Asana per la risoluzione dei problemi

I modelli sono solo l'inizio. Le funzionalità di Asana trasformano una semplice tecnica di risoluzione dei problemi in un potente strumento per il miglioramento sistemico. Le funzionalità ti aiutano a collaborare, documentare e intraprendere azioni concrete, tutto in un unico posto. Di seguito elenchiamo alcune delle nostre preferite.

Viste del progetto

Visualizza il tuo modello di analisi dei 5 perché nel formato che meglio si adatta allo stile del tuo team. Puoi scegliere un elenco per il monitoraggio passo dopo passo, una Bacheca Kanban per la collaborazione agile o una cronologia per la mappatura delle dipendenze. Le viste flessibili consentono agli stakeholder e ai facilitatori di comprendere e contribuire in modo efficace, indipendentemente dal loro stile di lavoro preferito.

Campi personalizzati

I campi personalizzati ti aiutano a classificare le cause, assegnare livelli di rischio o etichettare i problemi per reparto. Una configurazione dei campi ben strutturata offre chiarezza e semplifica l'analisi delle tendenze nel tempo. Ad esempio, etichettare le cause principali come processo, persone o strumenti rivela temi ricorrenti tra i team.

Dipendenze delle attività

Alcune cause dipendono da altre per essere pienamente comprese. Con le dipendenze delle attività, puoi creare collegamenti logici tra ogni passaggio dell'indagine dei cinque perché. La mappatura di queste relazioni supporta una struttura RCA più trasparente e migliora il flusso del progetto.

Thread di commenti e menzioni

Utilizza i commenti per documentare gli approfondimenti di ogni passaggio, soprattutto quando lavori con team diversi o in fusi orari diversi. Menziona membri specifici del team per ottenere la loro esperienza o il loro feedback. La creazione di uno spazio dettagliato e collaborativo garantisce che la RCA rimanga responsabile e trasparente.

Modelli e duplicazione delle attività

Puoi standardizzare il tuo approccio all’analisi delle cause principali duplicando un progetto dei cinque perché completato o iniziando con il modello originale. L'utilizzo di formati coerenti aiuta i team ad agire rapidamente e a sviluppare un processo affidabile per risolvere i problemi ricorrenti.

Dashboard di reportistica

Quando il tuo team completa più analisi dei 5 perché, le dashboard dei resoconti forniscono visibilità sulle tendenze a lungo termine. Usale per monitorare quali cause appaiono più frequentemente, identificare i reparti a rischio e monitorare l’efficacia delle azioni correttive nel tempo.

Integrazioni consigliate

Le integrazioni consentono ad Asana di connettersi con altre app già utilizzate dal tuo team, come Slack, Google Drive o Jira, in modo che tutto ciò di cui hai bisogno per risolvere un problema sia in un unico posto.

Le integrazioni riducono il cambio di contesto, inserendo file, aggiornamenti e conversazioni pertinenti direttamente nel tuo flusso di lavoro. Puoi consultare l’elenco completo nella nostra galleria di app.

Slack

Collega Slack al tuo progetto dei 5 perché per tenere informati gli stakeholder in tempo reale. Puoi inviare automaticamente gli aggiornamenti ai canali pertinenti quando vengono compiuti progressi, aggiunte nuove attività o identificata una causa principale. Mantenere il team allineato diventa molto più facile con la comunicazione integrata.

Google Workspace

Allega documenti importanti, fogli di calcolo e prove da Google Drive direttamente alle tue attività Asana. Avere questo materiale di riferimento nella stessa posizione dell'analisi riduce il tempo impiegato per cercare informazioni. Il risultato è un flusso di lavoro più pulito e organizzato.

Lucidchart

Crea e incorpora diagrammi visivi, come diagrammi a lisca di pesce o mappe di processo, per completare l’analisi dei 5 perché. Fornire un contesto visivo aiuta i team a comprendere più facilmente i problemi complessi. Questi diagrammi supportano anche una comunicazione più trasparente durante le revisioni del team o le analisi post mortem.

Zoom

Organizza sessioni di brainstorming o riunioni di follow-up senza uscire da Asana. Con l’integrazione di Zoom, puoi pianificare le chiamate, aggiungere link alle riunioni alle attività e collegare automaticamente le trascrizioni e le registrazioni delle chiamate al tuo progetto. È un modo semplice per mantenere le discussioni in tempo reale legate all’analisi delle cause principali.

Jira Cloud

Integra Jira con Asana per collegare le indagini tecniche ad attività RCA più ampie. Gli sviluppatori possono rimanere concentrati sul monitoraggio dei bug, contribuendo al contempo con approfondimenti al processo dei 5 perché. Collegando entrambi gli strumenti, l'analisi riflette l'intero ambito del problema.

Domande frequenti sui modelli di analisi delle cause principali dei 5 Perché