Modello di registro problemi

Incappare in un imprevisto durante il processo di gestione dei progetti non è mai divertente. Tuttavia, documentare questi problemi può aiutarti a evitare che si ripetano.

È in queste circostanze che un registro dei problemi risulta utile. Questi registri possono aiutarti a monitorare e risolvere i problemi man mano che si verificano. Scopri come puoi aiutare il tuo team a registrare e risolvere rapidamente i problemi durante l'esecuzione di un progetto creando un modello di registro dei problemi.

Cos'è un modello di registro problemi?

Un modello di registro problemi è una bozza di registro dei problemi che puoi utilizzare per monitorare i problemi o gli imprevisti che si verificano durante un progetto. Questo strumento ti aiuta a stabilire un processo su come documentare e monitorare i problemi durante l'esecuzione del tuo progetto. E poiché è un modello, puoi riutilizzarlo per nuovi progetti in un secondo momento.

I registri dei problemi sono importanti per la gestione dei progetti, in quanto rappresentano un posto centrale nel quale documentare i problemi man mano che si verificano, e le loro soluzioni. Un registro problemi diventa una risorsa preziosa per progetti futuri, perché il tuo team ha prova documentata di come risolvi i problemi. Se un futuro project manager riscontra un problema simile, il registro dei problemi diventa la documentazione per risolvere quello specifico problema. 

Cos'è un registro problemi?

Un registro dei problemi è un documento che i project manager utilizzano per monitorare tutti i problemi che hanno un impatto negativo su un progetto. In qualità di project manager, puoi utilizzare questo strumento per monitorare i problemi e documentare le soluzioni. 

Caratteristiche principali di un modello di registro problemi

I modelli di registro problemi sono disponibili in tutte le forme e dimensioni e puoi utilizzarli in modo diverso a seconda delle operazioni uniche della tua azienda. Ad esempio, un'agenzia di marketing potrebbe utilizzare un modello di registro dei problemi per monitorare i problemi che si verificano durante un progetto di migrazione di un sito web, mentre un team IT può utilizzare lo stesso modello nel proprio lavoro quotidiano per monitorare i problemi tecnici.

A prescindere da come prevedi di utilizzare il modello di registro dei problemi, dovresti sempre includere questi cinque elementi principali:

1. il nome della persona che ha registrato il problema

2. la data in cui è stato registrato il problema

3. una descrizione del problema

4. la priorità del problema 

5. la gravità o l'impatto del problema

Puoi approfondire ulteriormente e includere informazioni come:

• il tipo di problema

• il membro del team o il team di progetto responsabile della risoluzione del problema

• lo stato della soluzione del problema

• la data stimata di risoluzione

• la data di risoluzione definitiva

Buone pratiche per l'utilizzo di un registro problemi

L'utilizzo di un registro dei problemi non è complesso o impegnativo, ma esistono alcune buone pratiche che ti consentono di ottenere il massimo dal registro dei problemi di un progetto.

• Rendi il tuo registro accessibile a tutti. Un modo semplice per assicurarti che il tuo modello di registro dei problemi sia accessibile a tutti i membri del tuo team è organizzarlo in modo tale da renderne più facile la duplicazione per progetti futuri. Prova a utilizzare un software di gestione dei progetti digitale, in modo che i membri del team possano sempre accedere al registro dei problemi quando necessario.

• Incarica membri specifici del team della soluzione. Assegnare problemi a un membro specifico del team garantisce la presenza di un punto di contatto per la loro risoluzione. Quella persona è quindi responsabile di documentare il problema, identificare le soluzioni e documentare i risultati della loro soluzione.

• Assegna dei colori alle priorità. Creando un codice di colori per i problemi, consentirai al tuo team di identificare rapidamente quali sono quelli più importanti. Il modo più comune per rappresentare le priorità è con i colori del semaforo: rosso, giallo e verde.

Come creare un modello di registro problemi

Ci sono molti tipi diversi di registri dei problemi a disposizione, alcuni in formato foglio di calcolo e altri come PDF stampabili. Sebbene funzionino bene per singoli progetti occasionali che non richiedono una collaborazione interfunzionale, non sono l'ideale per progetti complessi o che coinvolgono più team.

L'utilizzo di un modello di registro dei problemi digitale condiviso consente al tuo team di aggiornare le informazioni in tempo reale. Gestendo il modello del registro dei problemi in un software di collaborazione, il tuo team può facilmente duplicare il modello del registro dei problemi per progetti futuri e standardizzare il modo in cui lo utilizzi in tutta l'azienda.

Funzionalità integrate

• Moduli. Quando un modulo viene compilato, viene visualizzato come una nuova attività all'interno di un progetto in Asana. Raccogliendo informazioni tramite un modulo, puoi standardizzare il modo in cui il lavoro viene avviato, acquisire le informazioni di cui hai bisogno e assicurarti che nulla venga trascurato. Invece di trattare ogni richiesta come un processo ad hoc, crea un sistema standardizzato e una serie di domande a cui tutti devono rispondere. Oppure, usa la logica di ramificazione per personalizzare le domande in base alla risposta precedente di un utente. In definitiva, i moduli ti aiutano a ridurre il tempo e l'impegno necessari per gestire le richieste in arrivo, di modo che il tuo team possa dedicare più tempo al lavoro che conta.

• Automazione. Automatizza il lavoro manuale, in modo che il tuo team dedichi meno tempo alle attività improduttive e più tempo a quelle per cui lo hai assunto. Le regole su Asana funzionano sulla base di trigger e azioni, vale a dire "quando accade X, fai Y". Usa le regole per assegnare automaticamente il lavoro, modificare le date di scadenza, impostare campi personalizzati, avvisare gli stakeholder e altro ancora. Dalle automazioni ad hoc a interi flussi di lavoro, le regole restituiscono al tuo team il tempo necessario per il lavoro qualificato e strategico.

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire la coerenza in tutta l'organizzazione.

• Aggiornamenti sullo stato del progetto. Di' addio allo spulciare tra più strumenti per trovare informazioni sullo stato di un progetto o al partecipare a un'altra riunione per qualcosa che avrebbe potuto essere discussa in un'email. Gli aggiornamenti sullo stato dei progetti di Asana non sono solo più facili da usare, ma sono anche collegati direttamente al lavoro svolto dal tuo team. Ciò consente ai membri del team di accedere facilmente a informazioni aggiuntive sul progetto, come il piano di progetto, il piano di comunicazione, gli obiettivi del progetto, i traguardi, i risultati finali e altro ancora. In definitiva, i resoconti sullo stato del progetto riducono il lavoro manuale, centralizzano le informazioni e tengono tutti aggiornati.

App consigliate

• Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack.

• GitHub. Sincronizza automaticamente gli aggiornamenti dello stato delle richieste pull di GitHub con le attività di Asana. Monitora i progressi delle richieste pull e migliora la collaborazione interfunzionale tra team tecnici e non, il tutto direttamente da Asana.

• Zendesk. Con l'integrazione di Asana per Zendesk, gli utenti possono creare attività Asana in modo rapido e semplice direttamente dai ticket Zendesk. Aggiungi contesto, allega file e collega le attività esistenti per monitorare il lavoro necessario per chiudere il ticket. L'integrazione fornisce inoltre una visibilità continua su entrambi i sistemi, in modo che tutti siano sempre aggiornati a prescindere dallo strumento utilizzato.

• Jira. Crea flussi di lavoro interattivi e interconnessi tra i team tecnici e commerciali per aumentare la visibilità sul processo di sviluppo di un prodotto in tempo reale, il tutto senza uscire da Asana. Semplifica la collaborazione e il trasferimento dei progetti. Crea rapidamente ticket Jira da Asana, in modo che il lavoro passi senza interruzioni tra i team commerciali e tecnici al momento giusto.

Domande frequenti