Sette tipi di metodologie di miglioramento dei processi che dovresti conoscere

Se le aziende decidessero di rimanere costantemente le stesse nel tempo, molte di loro fallirebbero. L’innovazione richiede cambiamenti e se le aziende non cambiano per soddisfare le richieste dei clienti, non otterranno molta crescita. 

Questo è il motivo per cui molte organizzazioni utilizzano alcuni moduli di metodologia di miglioramento dei processi per adattare i propri processi alle richieste dei clienti.

Cos’è il miglioramento dei processi?

Il miglioramento dei processi aziendali è una metodologia con cui un team valuta i propri processi attuali e li adatta con l’intento di aumentare la produttività, semplificare i flussi di lavoro, adattarsi alle mutevoli esigenze aziendali o aumentare la redditività.

Sette tipi di metodologie di miglioramento dei processi

Esistono sette diverse metodologie di miglioramento dei processi aziendali che il tuo team può utilizzare per ridurre le inefficienze. Nella maggior parte dei casi, la metodologia scelta dipende dal motivo per cui si desidera migliorare i processi e da ciò che si sta cercando di migliorare.

1. Metodologia Six Sigma

Six Sigma è una metodologia di miglioramento dei processi che mira a ridurre al minimo le variazioni all'interno del prodotto finale. Sviluppato nel 1986 da Bill Smith, ingegnere americano e dipendente di Motorola, questo processo utilizza i dati statistici per confrontare e aiutare i dirigenti a capire come funzionano i loro processi. Un processo è considerato ottimizzato se produce meno di 3,4 difetti per un milione di cicli. 

Six Sigma viene spesso utilizzato nella produzione, principalmente perché aiuta a ridurre al minimo difetti e incongruenze. L’obiettivo è ottimizzare la coerenza, che in definitiva porta alla soddisfazione del cliente. 

Esistono due processi principali utilizzati in Six Sigma: DMAIC per i processi esistenti e DMADV per i nuovi processi. Poiché questo articolo si concentra specificamente sui miglioramenti ai processi esistenti, approfondiamo il processo DMAIC. 

Cos’è il processo DMAIC?

DMAIC è un processo Six Sigma utilizzato per ottimizzare i processi esistenti. DMAIC è l’acronimo di:

• Definire l’opportunità di miglioramento.

• Misurare le prestazioni dei processi esistenti.

• Analizzare il processo per trovare difetti e cause principali.

• Migliorare i processi affrontando le cause principali.

• Controllare i processi migliorati e valutare le prestazioni future del processo per correggere le deviazioni.

La maggior parte del miglioramento del processo DMAIC avviene durante la fase di analisi. Durante la fase di analisi di DMAIC, i team utilizzano un diagramma a lisca di pesce, o un diagramma di Ishikawa, per visualizzare le possibili cause di un difetto del prodotto. La testa del diagramma a lisca di pesce indica il problema iniziale. Poi, seguendo la spina dorsale del pesce, ogni lisca elenca diverse categorie di problemi che possono portare al problema iniziale. Questo tipo di analisi visiva è un buon modo per identificare i diversi problemi che una causa principale può creare.

2. Gestione della qualità totale (TQM)

La gestione totale della qualità (TQM) è un approccio incentrato sul cliente che enfatizza il miglioramento continuo nel tempo. Questa tecnica è spesso impiegata nella gestione della catena di approvvigionamento e nelle iniziative di soddisfazione dei clienti. 

Il TQM si basa fortemente su decisioni basate sui dati e metriche di prestazione. Durante il processo di risoluzione dei problemi, si utilizzano le metriche di successo per decidere come migliorare un processo. 

Ecco alcune delle caratteristiche principali del TQM.

• Attenzione al cliente: l’obiettivo finale del TQM è sempre quello di avvantaggiare il cliente finale. Se il tuo team si concentra sul miglioramento della qualità, chiediti in che modo tale cambiamento di processo può influire sull’esperienza del prodotto da parte dei consumatori finali.

• Coinvolgimento dell’intero team: a differenza di altre metodologie di miglioramento dei processi, il TQM coinvolge l’intero team, non solo la produzione. Di conseguenza, potresti finire per cercare modi per ottimizzare processi più incentrati sul business, come vendite e marketing, a vantaggio del consumatore finale.

• Miglioramento continuo: il miglioramento continuo in azienda è l’idea di apportare piccole modifiche con l’obiettivo di ottimizzare continuamente i processi. Quando si tratta di aziende, c’è molta variabilità e il miglioramento continuo aiuta il tuo team ad adattarsi quando le circostanze esterne cambiano.

• Processo decisionale basato sui dati: per applicare il miglioramento continuo dei processi, è necessario raccogliere continuamente dati per analizzare le prestazioni dei processi. Questi dati possono aiutare a identificare le aree in cui possono esistere inefficienze e dove concentrare le iniziative di miglioramento.

• Focalizzazione sui processi: l’obiettivo principale dell’implementazione del TQM è migliorare i processi. Altri metodi di miglioramento dei processi come Six Sigma lavorano per ridurre al minimo la quantità di difetti, mentre il TQM lavora per ridurre le inefficienze.

3. Lean manufacturing

Questo modulo di miglioramento dei processi ha molti nomi, di cui il più comune è produzione snella. Può anche essere definita produzione Lean o produzione just-in-time. Definita da James P. Womack, Daniel Jones e Daniel Roos nel libro "The Machine That Changed the World", la produzione snella evidenzia cinque principi fondamentali basati sulle esperienze degli autori nella produzione Toyota. 

I cinque principi del lean

1. ​Identificare il valore

2. Mappatura del flusso di valore

3. Creare un flusso

4. Stabilire il pull

5. Miglioramento continuo

4. Miglioramento continuo (kaizen)

La filosofia giapponese del kaizen guida il modello di miglioramento continuo. Kaizen nasce dall’idea che la vita debba essere continuamente migliorata, permettendoci di condurre vite più soddisfacenti e appaganti.

Questo stesso concetto può essere applicato all'azienda, perché finché si migliora continuamente, l'azienda può avere più successo. L’obiettivo del miglioramento continuo è ottimizzare le attività che generano valore ed eliminare gli sprechi. 

Esistono tre tipi di sprechi che il kaizen mira a rimuovere: 

• Muda (spreco): le pratiche che consumano risorse senza portare valore.  

• Mura (irregolarità): sovraproduzione che produce sprechi, come il prodotto in eccesso.

• Muri (sovraccarico): causato quando si sovraccaricano le risorse, come macchinari usurati o dipendenti oberati di lavoro.

5. Pianificare - Fare - Verificare - Agire (PDCA)

Il ciclo PDCA è un modulo interattivo di risoluzione dei problemi. Viene utilizzato per migliorare i processi e implementare il cambiamento. Il PDCA è stato creato da Walter Shewhart quando ha applicato il metodo scientifico al controllo della qualità economica. Successivamente, l’idea è stata ulteriormente sviluppata da W. Edwards Deming, che ha ampliato il concetto di Shewhart e applicato il metodo scientifico al miglioramento dei processi, oltre al controllo della qualità. 

Il ciclo PDCA prevede quattro fasi principali:

• Pianifica: decidi il problema che desideri risolvere e crea un piano per risolverlo.

• Fai: testa e implementa il piano su piccola scala.

• Verifica: esamina come sono state eseguite le azioni nella fase Fai.

• Agire: dopo aver esaminato i risultati del test, decidi se implementare o meno la modifica su una scala più ampia.

Il ciclo di Deming è un ciclo di miglioramento. Ciò significa che questi passaggi possono essere ripetuti fino a quando il team non raggiunge il risultato desiderato.

6. Analisi dei 5 perché

L’analisi dei 5 perché è una tecnica di miglioramento dei processi utilizzata per identificare la causa principale di un problema. In teoria, è un processo molto semplice: si riunisce un gruppo di stakeholder coinvolti in un fallimento e una persona chiede: "Perché è andato storto?" Ripeti questa domanda circa cinque volte fino ad arrivare alla causa principale di un problema. Un modello dei 5 perché può aiutare a strutturare questo processo in modo che i team acquisiscano le risposte in modo coerente. L’analisi dei 5 perché mira a identificare i problemi all’interno di un processo, piuttosto che l’errore umano. 

Ecco un esempio:

Problema: si è verificato un aumento dei reclami dei clienti relativi a prodotti danneggiati.

1. "Perché è successo?" Perché l’imballaggio non era sufficiente a proteggere i prodotti.

2. “Perché l’imballaggio non era sufficiente a proteggere i prodotti?” Perché il team che ha testato l'imballaggio non ha superato un certo livello di stress.

3. “Perché il team non ha testato ulteriormente l’imballaggio?” Perché gli attuali processi standard indicavano che il test era sufficiente.

4. "Perché l'attuale processo standard indicava che questo test era sufficiente?" Perché questo processo è stato creato per un prodotto precedente, non per quello attuale, che viene restituito danneggiato.

5. "Perché non esisteva un nuovo processo per il nuovo prodotto?" Perché il modello di progetto per il lancio di nuovi prodotti non include lo stress test della nuova confezione. 

Da questo esempio puoi vedere che il team ha chiesto "Perché" fino a quando non ha identificato l'errore di processo che doveva essere corretto, in questo caso aggiungendo un passaggio "stress test nuovo packaging" nel modello di lancio del prodotto. Quando si lavora con gli stakeholder in processi come questo, è importante identificare i problemi e creare insieme i passaggi successivi in modo che la produzione possa migliorare.

7. Gestione dei processi aziendali (BPM)

La gestione dei processi aziendali è un’attività di analisi e miglioramento dei processi interni dell’azienda. Proprio come qualsiasi essere organico, le aziende crescono e cambiano nel tempo. Il tuo team potrebbe aver implementato processi che funzionavano quando era piccolo, ma man mano che cresce, tali processi potrebbero non essere scalabili in modo da consentire al team di essere il più efficiente possibile. 

Nella maggior parte dei casi, la gestione dei processi aziendali aiuta i team a identificare i colli di bottiglia, automatizzare il lavoro manuale e sviluppare strategie per migliorare le inefficienze. La gestione dei processi aziendali prevede cinque fasi principali.

1. Analisi: osserva i tuoi processi attuali e mappali dall'inizio alla fine. Questa fase è comunemente nota come mappatura dei processi.

2. Modellare: definire come si desidera che sia il processo. Idealmente, avrai trovato eventuali inefficienze nella prima fase e puoi delineare come vorresti risolverle in questa fase.

3. Implementazione: metti in pratica il tuo modello. Durante questa fase, è essenziale stabilire le metriche chiave del successo per valutare se le modifiche apportate hanno avuto successo.

4. Monitoraggio: decidi se il tuo progetto ha avuto successo o meno. Le metriche di successo che hai identificato nella fase tre stanno migliorando? 

5. Ottimizzare: man mano che il processo si evolve, continua a cercare le inefficienze nel tuo processo e ottimizza continuamente mentre procedi.

Gestisci i miglioramenti dei processi per aumentare la produttività

In qualità di team leader, una delle cose più importanti che puoi portare al tuo team è una maggiore trasparenza dei processi e flussi di lavoro migliori. Se utilizzato in modo efficace, il miglioramento dei processi aumenta la produttività del team e riduce le inefficienze. 

Per aumentare la chiarezza e migliorare i processi, prova la gestione del lavoro. Gli strumenti di gestione del lavoro come Asana possono aiutarti a portare la produttività del tuo team al livello successivo, standardizzando i processi, semplificando i flussi di lavoro e mantenendo il team sincronizzato.