Fare di più con meno: come migliorare l’efficienza operativa

Considera questo: come si presenta quando “lavori”? Hai un processo o un ordine prestabilito per fare le cose? Questo processo è stato impostato dal tuo responsabile? Il tuo modo di lavorare è il più efficiente? 

Il più delle volte, i membri del team sono formati per fare le cose in un certo modo. I manager stabiliscono questi processi per aumentare l'efficienza operativa. Ma cos’è l’efficienza operativa?

Ecco cosa devi sapere. 

Cos’è l’efficienza operativa?

L'efficienza operativa è la capacità di un team di fornire un prodotto finale di qualità con meno risorse. È misurata da un "rapporto di efficienza" tra ciò che si investe nel progetto, spesso indicato come input, e ciò che se ne ottiene, chiamato output. 

Gli input, come i costi operativi, le persone o le ore lavorate, sono le risorse che investi per far sì che un progetto abbia successo. Gli output sono il risultato finale della tua iniziativa, come i risultati finali o un obiettivo raggiunto dal tuo progetto. 

L’efficienza operativa è spesso utilizzata dalle aziende manifatturiere, ma può avvantaggiare qualsiasi tipo di team o modello di azienda. Nella gestione dei progetti, l’efficienza operativa può aiutarti a misurare, e quindi migliorare, il rapporto di efficienza dei tuoi progetti. Nel tempo, questo massimizza l'utilizzo delle risorse per migliorare i margini di profitto e i risultati della tua azienda. In altre parole, puoi ridurre la quantità di risorse investite per ottenere un prodotto finale di qualità. 

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Efficienza operativa e produttività operativa

I termini efficienza operativa e produttività operativa sono talvolta usati in modo intercambiabile, ma hanno un significato leggermente diverso nel contesto. L’efficienza operativa è il processo di generazione dello stesso output con meno risorse. La produttività operativa è il processo di generazione di più output con la stessa quantità di risorse. 

Diamo un’occhiata a un esempio di ciascuna di queste con un team:

Un team di produzione di 20 persone crea regolarmente 100 capi in un’ora. Implementare una strategia efficiente dal punto di vista operativo significherebbe ridurre il team a meno di 20 persone, pur continuando a creare 100 capi in un'ora. La produttività operativa consiste nel trovare modi per semplificare il processo in modo che 20 persone possano realizzare più di 100 capi in un’ora.

Ottimizzare l’efficienza operativa del tuo team: quattro passaggi

Ottimizzare l’efficienza operativa può aiutare il tuo team in molti modi, tra cui la riduzione dell’errore umano, l’aumento della redditività e la riduzione dei costi di produzione complessivi. Ecco come iniziare:

Passaggio 1: stabilisci una linea di base

Il primo passaggio consiste nell'identificare le principali funzioni del team che desideri semplificare. Quali sono gli obiettivi che questo team sta cercando di raggiungere? Quali sono gli indicatori chiave di prestazione (KPI) o le metriche che questo team monitora regolarmente? Puoi utilizzare le risposte a queste domande per identificare l’output di base del team, che utilizzerai per calcolare l’efficienza operativa.

Come equazione, l'efficienza operativa è calcolata dall'output (ricavi, vendite, lead, ecc.) diviso per l'input (risorse, numero di ore lavorate, numero di membri del team, ecc.). Quando crei questo rapporto, assicurati che le unità che scegli siano le più adatte per il team che desideri semplificare.

Ad esempio, se stai cercando di creare un team di acquisizione dei talenti più efficiente dal punto di vista operativo, le entrate non sarebbero la migliore unità di misura da monitorare. Una misurazione migliore sarebbe il numero di offerte fatte ai candidati durante le ore che i reclutatori hanno trascorso a reperire risorse. 

Dopo aver scelto le migliori unità di misura, utilizza questo rapporto come strumento di benchmarking.

Esempio di definizione di una linea di base

Un team di content marketing composto da 5 persone attualmente crea 20 articoli in un mese

• Input: 5 membri del team

• Risultato: 20 articoli

• Rapporto di riferimento: 4:1

Passaggio 2: standardizza i processi

Questo passaggio è il punto in cui inizierai ad aumentare l’efficienza all’interno dei tuoi processi operativi. Inizia osservando le operazioni aziendali attuali e il modo in cui i membri del team completano le loro attività. 

Ecco alcune domande da porsi:

• Quanto del lavoro del tuo team è facilmente ripetibile, come le attività amministrative o la corrispondenza? 

• I membri del tuo team completano le loro attività nello stesso modo? 

• Riesci a identificare eventuali colli di bottiglia nei tuoi processi attuali?

L’automazione è la migliore amica dell’efficienza operativa. Se stai cercando di semplificare i processi, identifica le attività facilmente ripetibili che puoi automatizzare. I lavoratori dedicano il 13% del loro tempo alla pura duplicazione del lavoro. Si tratta di un semplice miglioramento del processo che può ridurre rapidamente eventuali inefficienze o errori umani che richiedono tempo.

La creazione di processi aziendali standardizzati è un modo semplice ed economico per semplificare i flussi di lavoro operativi. Questo può aiutare a creare un prodotto finale più uniforme, riducendo al contempo il tempo necessario per ottenere risultati.

Esempio di standardizzazione dei processi

Un team di content marketing composto da 5 persone attualmente non ha un processo standard per la creazione degli articoli. Ecco alcuni modi in cui il team può ottimizzare il proprio flusso di lavoro:

• Creare modelli per il lavoro ripetibile: gli autori di contenuti concordano un processo di scrittura e un flusso di lavoro coerenti con dipendenze e cadenze di revisione. Tutti sanno di quale passaggio sono responsabili e a chi devono consegnare i loro testi per la revisione.

• Trovare opportunità di automazione: il team utilizza uno strumento per stabilire le dipendenze e indirizzare il lavoro alla persona corretta non appena le attività dipendenti vengono completate. Ciò riduce al minimo la necessità di comunicare avanti e indietro per quanto riguarda lo stato dell'articolo.

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Passaggio 3: monitora il carico di lavoro dei dipendenti

Quando implementi un nuovo processo standardizzato, assicurati di monitorare il carico di lavoro del tuo team per prevenire il burnout. Con i nuovi processi arriva un cambiamento nel flusso di lavoro, ed è importante monitorare il carico di lavoro del tuo team man mano che procedi. Le modifiche ai processi richiedono un periodo di adattamento, ed è importante assicurarsi di dare ai membri del team sia il tempo adeguato per adattarsi, sia la possibilità di completare le attività al di fuori della modifica, per mantenere il loro carico di lavoro equilibrato.

Se noti che il carico di lavoro del tuo team sta iniziando a essere sovraccaricato dai nuovi flussi di lavoro, modifica il processo per assicurarti che i membri del team non svolgano troppo lavoro contemporaneamente. La ricerca dell’efficienza operativa può anche significare miglioramento continuo lungo il percorso. 

Se il nuovo processo dimostra che il carico di lavoro del team è costantemente troppo pesante, prenditi il tempo necessario per modificare gli obiettivi o i processi. Ciò eviterà il burnout, ma ti darà anche un’aspettativa più realistica di quali risultati puoi aspettarti in futuro. Usa questo nuovo rapporto come base per i futuri processi decisionali, man mano che il tuo team si occupa di nuovi progetti.

Esempio di monitoraggio del carico di lavoro dei dipendenti

Un team di content marketing composto da 5 persone sta cercando di raggiungere l'obiettivo di 25 articoli in totale in un mese. 

Ecco come un manager potrebbe monitorare la quantità di lavoro dei dipendenti:

• Modificare i processi: il team dei contenuti identifica che la preparazione di nuovi articoli sul sito web richiede la maggior parte del tempo. Dopo aver monitorato la disponibilità del team di produzione web, il team decide di riassegnare la fase di staging del processo di produzione dei contenuti al team di produzione web, poiché ha più ore a disposizione.

• Modificare gli obiettivi: con il team di produzione web che ora gestisce la fase di preparazione, il team di content marketing non deve più preoccuparsi di quel passaggio del processo. Il team modifica i propri obiettivi a 30 articoli al mese invece di 25.

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Passaggio 4: definisci nuovi obiettivi per il tuo team

Confronta l’output del tuo team che opera secondo il nuovo processo con il rapporto di riferimento. Se il rapporto tra output e input è aumentato, è un segno che la tua strategia di ottimizzazione ha funzionato. 

Ora è il momento di fissare nuovi obiettivi per il tuo team. Come accennato in precedenza, l'efficienza operativa è un'opportunità di miglioramento continuo. Dopo aver stabilito la tua linea di base, prova a fare il possibile per aumentare l'efficienza. Dopo un determinato periodo di tempo deciso dal tuo team, ricomincia il processo e cerca di aumentare ulteriormente l'efficienza.

Vantaggi della misurazione dell’efficienza operativa

Il processo di efficienza operativa richiede tempo e lavoro, quindi qual è il vantaggio? Ecco quattro vantaggi principali dell’implementazione di strategie di efficienza operativa.

Risparmiare tempo con l’automazione dei processi

Esaminare l’efficienza operativa del tuo team aiuta a scoprire le opportunità per automatizzare i processi ripetitivi e che richiedono tempo. Se il tuo team utilizza un sistema di gestione del lavoro come Asana, puoi utilizzare le dashboard per avere una panoramica dei tassi di completamento delle attività in tutti i tuoi progetti, in tempo reale. Queste informazioni semplificano l'identificazione e l'implementazione delle opportunità di automazione.

Tornando all'esempio di un team di content marketing, uno scrittore potrebbe dover ricevere l'approvazione finale dell'ufficio legale prima di pubblicare i propri contenuti. Utilizzando l'automazione dei processi aziendali (BPA) e i giusti strumenti di gestione del lavoro, questo team può informare automaticamente il team legale che è necessaria una revisione non appena una bozza è completa. 

Ridurre al minimo l’errore umano attraverso l’automazione

L'automazione può anche aiutare il tuo team ad assicurarsi che tutto ciò che deve essere fatto sia completato. Creando un flusso di lavoro completo, puoi stabilire tutti i passaggi necessari per un progetto in anticipo e automatizzare ogni passaggio lungo il percorso. 

Usando l'esempio precedente, un autore di contenuti non dimenticherà mai di inviare la sua bozza al team legale per la revisione, poiché è una parte automatizzata del processo. Non appena un redattore contrassegna la sua bozza come completa, il reparto legale riceve una notifica, assicurandosi che questa revisione non venga trascurata.

Ridurre al minimo l'errore umano aiuta il tuo team a produrre prodotti migliori, il che a sua volta aumenta la soddisfazione e la fidelizzazione dei clienti. Utilizzando l’efficienza operativa per ottimizzare e automatizzare i flussi di lavoro, puoi ottenere risultati di qualità superiore con minori spese operative.

Ridurre il lavoro superfluo

Secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro di Asana, il 60% del tempo di un dipendente viene dedicato solo ad attività superflue, come la ricerca di approvazioni dagli stakeholder, la ricerca di informazioni o la comunicazione sul lavoro. Ridurre queste attività dà al tuo team più tempo da dedicare al lavoro qualificato per cui è stato assunto.

I dipendenti sono una risorsa preziosa e ottimizzare il loro tempo è una parte importante della gestione delle operazioni. Ridurre il lavoro superfluo ti consente di produrre gli stessi risultati di qualità con meno passaggi e coordinamento manuale.

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