Come ripartire da zero con il reengineering dei processi aziendali

Se non è rotto, non aggiustarlo, giusto? Ma se qualcosa non funziona nel modo più efficiente possibile, a volte l’unico modo per migliorarlo è smontarlo e rimontarlo in modo leggermente diverso. Questo è il concetto alla base del reengineering dei processi aziendali. 

Cos’è il business process reengineering (BPR)?

Il BPR è la revisione completa dei processi aziendali esistenti al fine di migliorare i risultati, come profitti, qualità del prodotto, costi o velocità. Il BPR è un processo estremamente complesso che richiede il consenso dell’intera organizzazione, una pianificazione precisa e un team dedicato per andare avanti. A seconda delle dimensioni dell'azienda, il BPR può richiedere da pochi mesi a diversi anni per essere completato.

Reingegnerizzazione dei processi aziendali e miglioramento dei processi aziendali a confronto

Queste due strategie di miglioramento dei processi hanno lo stesso obiettivo finale: apportare modifiche ai processi aziendali con l’obiettivo di migliorare le prestazioni. La differenza principale è la dimensione e la portata delle modifiche apportate. 

I miglioramenti dei processi aziendali sono modifiche su scala ridotta volte a migliorare un processo specifico all'interno di un'organizzazione. Se il tuo team utilizza un modello di miglioramento continuo, probabilmente conosci già i miglioramenti dei processi aziendali. 

Il reingegnerizzazione dei processi aziendali è l'atto di modificare i processi su una scala molto più ampia. Invece di esaminare i singoli passaggi più piccoli, il BPR valuta l'azienda nel suo complesso e riconfigura il modo in cui opera l'intera azienda. 

Immaginiamo che un’auto rappresenti un’azienda e che l’auto abbia un serbatoio del gas che perde. Se il team dovesse utilizzare i miglioramenti dei processi per riparare il serbatoio del gas che perde, creerebbe un processo per aiutare a sostituire il vecchio serbatoio del gas con uno nuovo senza perdite. Il reingegnerizzazione dei processi aziendali esaminerebbe il serbatoio del gas e valuterebbe se esiste un carburante alternativo da utilizzare al posto del gas. 

Quando usare il reengineering dei processi aziendali

Il reengineering dei processi aziendali è un processo ampio e onnicomprensivo. Può essere molto costoso e, più grande è l’azienda, più impegnativo diventa il processo. Considera la differenza tra una startup di circa 25 dipendenti e una società con 2.000 dipendenti. L’azienda più grande avrà processi e flussi di lavoro molto più consolidati, mentre l’azienda più piccola può apportare modifiche più rapidamente. Se hai difficoltà a decidere se vale la pena impegnarsi, prendi in considerazione l'utilizzo di un framework di analisi costi-benefici per determinare se il BPR è adatto alla tua azienda. 

Se il tuo team passa attraverso il processo decisionale e scopre che l’unica soluzione è il processo BPR, fallo all’inizio del processo di crescita del team. Un buon motivo per avviare il processo di BPR è garantire la scalabilità delle operazioni aziendali principali. L’implementazione del BPR può aiutare creando una base per la scalabilità della tua azienda, invece di basarsi su processi inefficienti e complicati. 

Le sei fasi del BPR per la tua azienda

Il processo di reingegnerizzazione dei processi aziendali segue approssimativamente gli stessi passaggi dei normali miglioramenti dei processi. L'obiettivo di entrambe le operazioni è lo stesso: garantire che l'azienda migliori i risultati. Tuttavia, l'ambito del BPR è più ampio e ciò potrebbe influire sulla cronologia e sull'approccio. Ecco come avviare il processo di reingegnerizzazione dei processi aziendali in sei fasi.

1. Identifica il motivo del cambiamento

Rivedere il funzionamento dei processi aziendali è un'attività impegnativa, complessa e costosa. È importante identificare il motivo e capire se il processo di BPR vale il tempo e l'impegno. Qual è l'obiettivo finale? Cosa vuoi che la tua azienda realizzi con questo processo di reingegnerizzazione? Stabilire un obiettivo chiaro e definibile è un buon punto di partenza. Utilizza un framework come la metodologia degli obiettivi intelligenti per assicurarti che il motivo del cambiamento sia concreto e attuabile. In questo modo sarà anche più facile scegliere una metrica di successo più avanti nel processo. 

Il motivo dovrebbe essere estremamente chiaro per tutto il team. Ad esempio, potrebbe essere necessario ristrutturare parte della tua azienda per far posto a un nuovo team di ricerca e sviluppo. Il tuo team dovrebbe capire che il motivo della riorganizzazione è quello di lasciare il posto al nuovo team.

Prima di iniziare il processo di reingegnerizzazione, è importante confrontare i processi già esistenti. Ciò consente al team BPR di ottenere una base di riferimento delle operazioni aziendali correnti prima di apportare miglioramenti significativi. Analizzare e misurare la linea di riferimento delle operazioni aziendali offre inoltre al team BPR l'opportunità di esaminare eventuali colli di bottiglia nello stato attuale che possono influenzare la riprogettazione del processo aziendale.

2. Crea il team BPR

Il BPR è un processo complesso che dovrebbe essere gestito da un team competente ed esperto. Il team BPR dovrebbe essere composto da persone che hanno già familiarità con il funzionamento della tua azienda e comprendono i dettagli dei processi chiave. I team di reingegnerizzazione dei processi aziendali sono generalmente composti da:

• Dirigenti

• Responsabili delle operazioni dei team critici dell’azienda

• un esperto o leader di reingegnerizzazione

• project manager esperti

Il tuo team BPR sarà responsabile della gestione di molte aspettative diverse da parte di diversi stakeholder, quindi è importante che sia il tuo team che gli stakeholder possano facilmente condividere e accedere alle informazioni chiave. Per semplificare la gestione degli stakeholder, utilizza uno strumento di gestione del lavoro in collaborazione per compilare e condividere tutte le informazioni necessarie per il processo di reingegnerizzazione. 

3. Imposta gli indicatori chiave di prestazione per analizzare le prestazioni

Questo passaggio è strettamente legato al primo, quando hai determinato l’obiettivo finale del tuo impegno di reingegnerizzazione dei processi aziendali. Identificare l’obiettivo del processo di riprogettazione ti aiuta a scegliere le giuste metriche per il successo. Scegliere un KPI Aiuta a misurare le prestazioni prima e dopo la modifica del processo, in modo da poter determinare l'impatto effettivo del BPR. 

Per esempio, se il tuo team sceglie di riprogettare i processi aziendali con l’obiettivo di ridurre il tempo necessario per produrre un determinato prodotto, la metrica chiave da misurare è il tempo di sviluppo. Ricorda, confrontare gli obiettivi prima di apportare modifiche è il modo in cui il tuo team può misurare il successo.

4. Progettare uno stato futuro

Dopo aver analizzato i processi aziendali principali e confrontato lo stato attuale, è il momento di utilizzare tali informazioni per sviluppare uno stato futuro delle operazioni aziendali. Ripensa agli obiettivi che volevi raggiungere: quali sono alcune strategie che puoi implementare per raggiungere tali obiettivi?

Dai un’occhiata ai tuoi processi attuali e pensa a cosa può essere cambiato per raggiungere tali obiettivi. Utilizza la mappatura dei processi per visualizzare flussi di lavoro e processi in un unico posto. Una mappa del processo dello stato attuale può anche aiutarti durante il processo decisionale: con essa, puoi identificare chiaramente dove puoi alleviare eventuali colli di bottiglia con l’automazione o altri moduli di riprogettazione.

È importante notare che, sebbene il reengineering dei processi aziendali richieda una revisione completa delle operazioni aziendali, ciò non significa necessariamente che sia necessario eliminare ogni aspetto del processo operativo attuale. Alcuni di questi processi aziendali fondamentali potrebbero ancora essere una parte valida del tuo flusso di lavoro, ma spetta al tuo team decidere come e dove implementarli nel tuo nuovo stato futuro.

5. Testare il nuovo processo su piccola scala 

Una volta capito esattamente come sarà la riprogettazione del processo aziendale, il passaggio successivo è testarlo su piccola scala prima di implementarlo per l'intera azienda. Questo test è simile al controllo qualità di un prodotto. Proprio come si desidera che un prodotto finale soddisfi le esigenze dei clienti, osserva la tua azienda per vedere se questo processo aziendale soddisfa gli obiettivi che volevi raggiungere. 

Testare il processo su piccola scala è un’opportunità per commettere errori in un ambiente sicuro, e questo è ciò che vuoi. Un piccolo progetto pilota è a basso rischio e offre al tuo team l'opportunità di apportare facilmente modifiche prima di implementare il processo su una scala più ampia. La fase pilota può aiutare a evitare che problemi imprevisti si trasformino in fallimenti completi delle operazioni aziendali.

6. Usa la gestione del cambiamento per implementare la riprogettazione dei processi aziendali

L’implementazione della riprogettazione del nuovo processo aziendale è un passaggio cruciale che può determinare il successo o il fallimento del tuo progetto di BPR. Utilizza una strategia di gestione del cambiamento per alleviare eventuali attriti che potresti avere con il tuo team in merito all’implementazione di nuovi processi aziendali. La gestione del cambiamento è il processo di preparazione del team al cambiamento aziendale. Come esseri umani, siamo naturalmente contrari al cambiamento, quindi è importante aiutare il tuo team lungo il percorso. Nel processo di riprogettazione, puoi iniziare in anticipo indicando chiaramente la strategia aziendale alla base dell’impegno di reingegnerizzazione del tuo team. 

Una volta implementato il processo riprogettato, il passaggio successivo è monitorare e misurare gli stessi KPI stabiliti nel passaggio tre. Mantieni i contatti con i membri principali del team operativo dell'azienda per tenere sotto controllo le prestazioni del nuovo processo e per sapere se i membri del team hanno problemi. Da qui, puoi implementare un modello di miglioramento continuo per le operazioni principali della tua azienda. 

Reingegnerizzazione dei processi aziendali in azione

Prima di implementare una nuova soluzione, il team dei contenuti di Digital Studios di Discovery Inc. monitorava la produzione di video con fogli di calcolo e thread di email. I video non venivano mai  completati, altri si perdevano nelle unità e la creazione di resoconti era difficile. Era difficile per loro condividere le informazioni con i team interfunzionali perché le informazioni erano sparse in diversi strumenti.

Il direttore senior delle operazioni creative globali, Mike Singer, ha sfruttato questa opportunità per implementare un nuovo processo per far fluire la produzione.

Prima di Asana, non esisteva un processo pulito e coerente e i progetti non venivano aggiornati nei fogli di calcolo man mano che procedevano. A volte si perdevano e scomparivano. Assumevamo appaltatori per fare enormi progetti di pulizia semestrali.”

Il team di Digital Studios di Discovery Inc. ha implementato Asana per gestire il processo di produzione dei contenuti. Questo li ha aiutati ad automatizzare i passaggi, gestire la produzione di migliaia di video contemporaneamente e migliorare significativamente la collaborazione.

La riprogettazione radicale del processo di produzione dei contenuti ha permesso al team di passare rapidamente dal lavoro in ufficio al lavoro da casa durante la pandemia di COVID-19 senza perdere un colpo. 

Con il nuovo flusso di lavoro per la produzione di contenuti, il team ha chiarezza sullo stato dei progetti e può produrre in modo efficiente migliaia di video ogni mese.