Cosa sono i colli di bottiglia nella gestione dei progetti? Tre modi per identificarli

Pensa all’ultima volta che uno dei tuoi progetti è stato ritardato. Che tu stessi aspettando un feedback, lottando per far funzionare un sistema obsoleto o cercando di destreggiarti tra revisioni e approvazioni, la maggior parte dei ritardi nei progetti sono causati da un fenomeno: i colli di bottiglia.

Come il collo di una bottiglia rallenta il flusso dell’acqua, un collo di bottiglia nella gestione dei progetti influisce sul flusso di lavoro di un progetto. In un processo di produzione, un collo di bottiglia è abbastanza facile da individuare: di solito è un luogo fisico in cui il processo di produzione generale rallenta a causa di una macchina lenta o di materie prime. Nella gestione dei progetti, è un po’ più complicato individuare e risolvere i colli di bottiglia.

Quindi, diamo un'occhiata a cosa sono esattamente i colli di bottiglia nella gestione dei progetti, come puoi identificarli e cosa puoi fare per contenerli quando si verificano.

Cosa sono i colli di bottiglia nella gestione dei progetti?

Un collo di bottiglia è qualsiasi punto di congestione in un progetto che causa ritardi nel flusso di lavoro. I colli di bottiglia nella gestione dei progetti riducono il ritmo del progetto a causa della capacità limitata.

Esistono due tipi di colli di bottiglia nella gestione dei progetti:

• Colli di bottiglia basati sulle prestazioni: questo tipo di colli di bottiglia si verifica quando un membro del team o l’intero team non raggiunge il livello di prestazioni richiesto. Il più delle volte, non è colpa dei colleghi del team, ma è la mancanza di risorse o di chiarezza a causare questo tipo di colli di bottiglia. Se riscontri un collo di bottiglia basato sulle prestazioni, parla con il tuo team e scopri perché sta faticando a portare a termine il lavoro. È molto probabile che assumere personale aggiuntivo, esternalizzare attività semplici o stabilire una migliore comunicazione all'interno del team possa alleviare questo collo di bottiglia.

• Colli di bottiglia basati sui sistemi: un sistema o un software obsoleto, lento o obsoleto può rallentare il flusso di lavoro e creare un collo di bottiglia nel processo. I colli di bottiglia basati sui sistemi possono essere cose come stampanti lente, sistemi di archiviazione manuale o un software di gestione del lavoro che non si adatta alle esigenze del tuo progetto. L'aggiornamento a un nuovo software potrebbe essere tutto ciò che devi fare per rimettere in carreggiata il tuo flusso di lavoro.

Identificare il tipo di collo di bottiglia è il primo passo per risolverlo. Una volta che sai se si tratta di un collo di bottiglia basato sui sistemi o sulle persone, puoi approfondire per individuare esattamente la causa del problema.

Come identificare i colli di bottiglia

Un'analisi dei colli di bottiglia, nota anche come analisi delle cause principali, è l'approccio migliore per identificare i colli di bottiglia e trovare il modo di risolverli. Ci sono tre passaggi da seguire per identificare il collo di bottiglia, trovare soluzioni e monitorare le prestazioni.

Passaggio 1: definisci i processi e identifica i colli di bottiglia

Il modo migliore per identificare e prevenire i colli di bottiglia è definire i flussi di lavoro. Puoi farlo utilizzando un software di gestione del lavoro come Asana, che ti consente di studiare il tuo progetto in diverse viste, che si tratti di una Bacheca Kanban, un diagramma di Gantt o un elenco di attività. 

Un altro strumento comunemente utilizzato per l’analisi dei colli di bottiglia è il diagramma a lisca di pesce. Conosciuto anche come diagramma di Ishikawa, questa rappresentazione grafica del tuo progetto è lo strumento di brainstorming perfetto per la risoluzione dei problemi. 

In un diagramma a lisca di pesce, la testa del pesce rappresenta il problema o il collo di bottiglia che si sta cercando di risolvere. Le spine rappresentano diverse categorie e attività associate. Mappando il processo in un diagramma a lisca di pesce, sarà più facile per il tuo team identificare la causa principale del collo di bottiglia.

Tieni presente che è facile perdersi in un diagramma a lisca di pesce. Il collo di bottiglia potrebbe avere più di una causa potenziale, quindi visualizza questo diagramma con cautela ed evita di perderti in un labirinto.

Per creare un diagramma a lisca di pesce su Asana, puoi utilizzare l'integrazione Lucidchart. Questo ti consente di creare il diagramma, condividerlo con il tuo team e salvarlo per una revisione futura.

Una volta visualizzati i processi, il tuo team dovrà studiarli attentamente e rivederli per individuare i punti di forza e di debolezza. Potresti scoprire che il lavoro si sta accumulando perché il tuo team di qualità è a corto di personale (basato sulle prestazioni) o che un vecchio software perde continuamente dati importanti (basato sui sistemi).

Passaggio 2: implementa le soluzioni

Una volta individuata la causa dei colli di bottiglia, puoi determinare come affrontarli. Ciò può includere la creazione di un piano d’azione dettagliato, l’assegnazione di attività ai membri del team e l’aumento dell’utilizzo della capacità assegnando risorse al progetto. Ecco alcuni esempi di soluzioni che puoi implementare per diversi scenari di colli di bottiglia:

• Lavoro arretrato a causa di un team a corto di personale: se il tuo team è sovraccarico di lavoro, forse c'è un modo per esternalizzare alcune delle attività più semplici. In alternativa, un tirocinante potrebbe dare una mano, potresti chiedere supporto a un altro team nei momenti di crisi o dare una mano tu stesso se il tuo programma lo consente. Per i progetti futuri, puoi prendere in considerazione l'espansione del team con nuove assunzioni o la pianificazione di più tempo per il progetto, per evitare colli di bottiglia.

• I tempi di risposta dei clienti sono troppo lenti: aspettare regolarmente il feedback dei clienti può causare un collo di bottiglia nel processo di consegna. Pianifica una riunione con il tuo cliente e scopri come raggiungerlo al meglio quando è necessario un feedback. Forse preferisce ricevere i risultati finali in blocco, oppure continua a non vedere le tue email e ha bisogno che tu scriva l’oggetto in lettere maiuscole. Una volta individuata la causa del collo di bottiglia, sarai più preparato per risolverlo.

• Il software di gestione dei progetti obsoleto causa problemi: ogni project manager probabilmente concorderà sul fatto che un software obsoleto è un vero e proprio incubo. Che si tratti di un software che non salva automaticamente i tuoi progressi, che è difficile da navigare o lento da caricare, una rapida analisi del ROI potrebbe essere tutto ciò di cui hai bisogno per giustificare l'aggiornamento del tuo software di gestione dei progetti a uno strumento più affidabile.

• Il tuo team svolge molte attività duplicate: il lavoro duplicato non solo rallenta il processo, ma provoca anche attrito e frustrazione tra i membri del team. Usa uno strumento di gestione del lavoro per delineare chiaramente chi è responsabile di cosa, definire le dipendenze e assegnare le attività man mano che procedi.

Mano a mano che un’organizzazione cresce, le comunicazioni iniziano a incontrare dei colli di bottiglia. A Hope for Haiti, questo tipo di inefficienze ci ha colpito negativamente: quando non funzioniamo come un meccanismo ben oliato, non aiutiamo quante persone vorremmo, ed è nostra responsabilità migliorare questo aspetto del nostro lavoro.”

• La microgestione rallenta il processo: un manager o uno stakeholder che continua a interferire con il progetto rallenterà il processo. In questo caso, organizza una riunione con la persona per discutere della definizione dei confini e ricordale che delegare il lavoro e fidarsi del team è parte di ciò che porterà al successo sia il team che il progetto ad avere successo.

Una volta implementata la soluzione, si spera che rimanga solo un passaggio: monitorare e valutare il funzionamento della soluzione.

Passaggio 3: valuta le prestazioni

Dovrai monitorare e valutare le prestazioni del tuo piano d’azione per assicurarti di aver gestito con successo i colli di bottiglia in questione. Monitora l'avanzamento del tuo progetto e confronta la qualità e la velocità dei processi con quelle precedenti all'implementazione della soluzione. 

Puoi anche utilizzare questa valutazione per ottenere informazioni preziose per la gestione futura dei colli di bottiglia. Ricorda che non si tratta necessariamente di prevenire i colli di bottiglia: a una certa dimensione del progetto, sono praticamente inevitabili. Ciò che è veramente importante è dedicare il proprio tempo a identificarli e gestirli in modo proattivo. Avere il processo di lavoro ben definito può consentire al tuo team di dedicarsi a un’attività diversa mentre il collo di bottiglia è congestionato e di tornare su di essa in un secondo momento, in modo che il lavoro non si fermi mai.

Come contenere un collo di bottiglia una volta che si è verificato

In base alla complessità del collo di bottiglia, potresti essere in grado di contenerlo rapidamente riorganizzando i membri del team o assegnando più risorse a una fase specifica del tuo flusso di lavoro. Tuttavia, a volte un collo di bottiglia richiederà più attenzione per raggiungere una risoluzione. Se non affronti un collo di bottiglia non appena lo identifichi, le conseguenze possono essere costose e sfibranti.

Ecco come puoi contenere un collo di bottiglia una volta che si è verificato.

1. Non lasciarlo mai inattivo: anche se può sembrare una buona soluzione per ridurre al minimo la quantità di lavoro che deve passare attraverso il collo di bottiglia, questo approccio può portare a tempi di elaborazione ancora più lunghi e creare un effetto a catena che potrebbe rallentare l'intero progetto. Mantieni sempre il collo di bottiglia a piena capacità, risolvendo al contempo il problema a tutta velocità.

2. Ridurre la pressione sul collo di bottiglia: invece di ridurre al minimo la quantità di lavoro che deve passare attraverso il collo di bottiglia, puoi ridurre la pressione sul collo di bottiglia assicurandoti che il lavoro arrivi nelle migliori condizioni possibili. Supponiamo che il collo di bottiglia sia un manager che deve rivedere i documenti prima che possano essere condivisi con gli stakeholder. Concentrati sul far arrivare questi documenti al manager con pochi o nessun errore, per semplificare la sua vita e accelerare il flusso di lavoro.

3. Elabora il lavoro in batch: a seconda del progetto e del collo di bottiglia, potresti essere in grado di ridurre lo sforzo raggruppando lavori simili. Fai attenzione alle dimensioni dei lotti: mantienili il più piccoli possibile per rendere il lavoro effettivamente più facile e non più stressante.

4. Proteggi il morale del team: quando le cose si complicano, il tuo team può perdere concentrazione, fiducia e motivazione. È importante comunicare in modo efficace con il tuo team come prevedi di contenere il collo di bottiglia. Nel frattempo, fai sapere loro come possono supportare il progetto.

5. Pensare fuori dagli schemi: se possibile, aumenta la capacità del collo di bottiglia. Potresti non essere in grado di far lavorare il responsabile più velocemente per far esaminare quei documenti, ma forse c'è un altro responsabile che può aiutarti e accelerare il processo di lavoro. Tieni sempre gli occhi aperti per trovare soluzioni alternative: pensare fuori dagli schemi è ciò che rende la gestione dei progetti così divertente!

6. Non compromettere la qualità: saltare i passaggi, affrettare le modifiche e completare il lavoro in grandi quantità può farti risparmiare tempo e portarti al traguardo più velocemente. Tuttavia, se comprometti la qualità del tuo lavoro, rischi di dover rifare il progetto, perdere clienti o minare la fiducia del tuo team. Non compromettere mai la qualità del tuo lavoro solo per superare un collo di bottiglia: non ne varrà la pena nel lungo termine.

La cosa più importante è evitare i tempi di inattività. Avere il tuo team seduto senza nulla da fare causerà frustrazione e aumenterà ulteriormente la durata complessiva del tuo progetto. Mantieni sempre le cose in movimento e includi il tuo team nel processo di risoluzione dei problemi.

Utilizza un software di gestione dei progetti per gestire i colli di bottiglia

Per quanto vorremmo evitarli del tutto, i colli di bottiglia si verificano. Quando si verificano, cerca di mettere da parte il tuo perfezionismo e riunisci il tuo team per trovare modi orientati alla soluzione per contenere il lavoro che si sta accumulando. 

Con gli strumenti giusti, puoi ridurre al minimo i colli di bottiglia anche in un ambiente Agile. Crea cronologie o bacheche Kanban per i tuoi progetti, in modo che il tuo team abbia sempre una rappresentazione visiva del proprio carico di lavoro e possa facilmente modificare attività, dipendenze e date di scadenza in tempo reale.