Otto suggerimenti per una macrogestione efficace

Alzi la mano chi ha mai pensato: "Sarà più veloce se lo faccio da solo".

Se siamo onesti, probabilmente abbiamo avuto tutti quell’impulso. Quando qualcosa è stressante e si avvicina una data di scadenza, la tua reazione istintiva potrebbe essere quella di prendere il controllo del lavoro del membro del tuo team. Ma questo modello di gestione in realtà riduce la creatività e soffoca la generazione di idee. Potresti averlo sentito definire con un altro nome: microgestione.

L'antidoto al micromanagement è il macromanagement. Invece di un "modello di comando", la macrogestione utilizza un "modello di insegnamento" per aiutarti a responsabilizzare i membri del tuo team.

Essere un macro manager significa dare ai dipendenti le redini. Questa strategia di gestione può aumentare l’autonomia, la responsabilità e il coinvolgimento del tuo team. Ma anche se ci sono molti vantaggi, imparare a essere un macro manager richiede tempo e impegno. Se vuoi iniziare, continua a leggere. 

Cos’è la macrogestione? 

La macrogestione è uno stile di leadership non invasivo che offre ai dipendenti controllo e autonomia sul proprio lavoro. Invece di fornire un feedback direttivo sulle singole attività, i macro manager collegano il lavoro del loro team a obiettivi strategici più ampi. Chiarendo la direzione da prendere, i macro manager consentono ai membri del team di capire facilmente il modo migliore per arrivarci.

L'obiettivo finale di un macro manager è aiutare i propri collaboratori a imparare da soli. Per farlo, si concentra sui risultati e sugli obiettivi e consente ai propri dipendenti di decidere il modo migliore per raggiungerli. 

Cosa fa un macro manager? 

I macro manager abbracciano il quadro generale. Danno ai dipendenti il controllo sulle decisioni e consentono ai membri del team di usare la loro creatività per svolgere al meglio il proprio lavoro. Piuttosto che ossessionarsi con i dettagli, i macro manager promuovono l’allineamento collegando il lavoro del team direttamente a obiettivi strategici più ampi.

Il modo migliore per farlo è spiegare il "perché" dietro gli obiettivi del team. I membri del tuo team sanno già a cosa devono lavorare, ma chiarire perché il loro lavoro è importante li aiuta a stabilire meglio le priorità.

Di seguito sono elencate le abilità fondamentali che un macro manager dovrebbe possedere.

• Definizione degli obiettivi e capacità di comprendere il quadro generale

• Delegare il lavoro

• Dare il controllo ai dipendenti

• guidare dando l’esempio

• Creare fiducia

Macrogestione e microgestione a confronto

Proprio come macro e micro sono opposti, così lo sono anche macro e microgestione. I macro manager sono leader orientati ai risultati che si concentrano su obiettivi a lungo termine. Offrono ai loro team il contesto necessario per lavorare efficacemente e prendere decisioni. In questo modo, i membri del team sono autorizzati a prendere l’iniziativa e a decidere come svolgere al meglio il proprio lavoro.

I micromanager sono l'opposto: questi leader danno la priorità ai dettagli a breve termine. I micromanager sono orientati ai risultati e in genere sono molto direttivi su come e quando il lavoro deve essere svolto. Sebbene ci siano alcuni vantaggi, senza un approccio attento, la microgestione può portare a:

• mancanza di autonomia

• Supervisione eccessiva

• Priorità agli obiettivi a breve termine rispetto alla visione a lungo termine

• morale del team ridotto

• superlavoro

• burnout

Pro e contro della macrogestione

Imparare a gestire in modo macro può essere scoraggiante. Dare a qualcun altro il controllo del lavoro di cui sei responsabile inizialmente è scomodo e richiede molta fiducia.

Affidarsi alla macrogestione significa condividere la responsabilità con il team e assumere un ruolo più di coaching e mentoring. Questo è entusiasmante sia per te che per il membro del team, ma comporta anche alcuni inconvenienti.

Insidie comuni della macrogestione

• I nuovi manager potrebbero sentirsi a disagio o non abituati a questo stile.

• Richiede una maggiore lungimiranza da parte del manager.

• Non è l’ideale per risultati a breve termine.

• Alcuni membri del team troppo abituati ai micromanager potrebbero avere difficoltà con un macro manager.

Ma come puoi immaginare, con una preparazione e una pianificazione sufficienti, i pro superano di gran lunga i contro:

I vantaggi della macrogestione

• Dà autonomia ai dipendenti.

• I membri del team possono sviluppare le proprie capacità.

• Aumenta il coinvolgimento dei dipendenti.

• Potenzia la motivazione intrinseca.

• Può portare a un pensiero più creativo e “fuori dagli schemi”.

• È più adatto a una strategia a lungo termine.

• Promuove l'allineamento strategico.

• Aumenta la responsabilizzazione.

• enfatizza la trasparenza e la chiarezza.

• Valorizza la creatività, la curiosità e la collaborazione.

Confronto tra macrogestione e altri stili di gestione

Esistono diversi stili di gestione, e ognuno ha i suoi vantaggi e svantaggi. I migliori leader adattano il loro stile di gestione a ogni membro del team e a ogni situazione. 

Ciò richiede tempo e pratica. Per iniziare a combinare il tuo stile di gestione, leggi l’articolo sugli 11 stili di leadership più comuni. Probabilmente stai già usando alcune di queste pratiche, mentre altre potrebbero essere ottime aggiunte alle tue abitudini quotidiane. 

Gestione macro di un team da remoto

La pandemia di COVID-19 ha accelerato il passaggio al lavoro ibrido e abbiamo visto sempre più team passare alla collaborazione virtuale. Proprio come un team che lavora in presenza, i team virtuali possono trarre vantaggio da una varietà di stili di gestione. Ma la macrogestione offre una serie di vantaggi per i team che lavorano da remoto. 

I membri dei team virtuali o ibridi tendono a valorizzare la flessibilità, che è uno dei principali vantaggi della macrogestione. Infatti, secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro, il 35% degli operatori della conoscenza ha affermato che avere un approccio flessibile all'orario di lavoro è fondamentale per migliorare l'equilibrio tra lavoro e vita privata.

La macrogestione da remoto può dimostrare quanto ti fidi dei membri del tuo team e mostrare ai tuoi dipendenti quanto apportano al team, anche se non vi incontrate regolarmente di persona. I membri del team che lavorano da remoto possono trovarsi in fusi orari diversi o avere orari flessibili, quindi dare loro le redini consente anche di pianificare il proprio lavoro nel modo che ritengono più opportuno.

Otto suggerimenti per essere un buon macro manager

La macrogestione è un ottimo modo per responsabilizzare i tuoi dipendenti e dare loro maggiore autonomia. Molti manager ritengono che la macrogestione aumenti la creatività e il coinvolgimento del team. Ma prima di provare questo stile di gestione, dai un’occhiata a otto suggerimenti per implementare efficacemente l’approccio di macrogestione. 

1. Fornisci contesto

Un elemento chiave della macrogestione è dare ai dipendenti un'idea chiara del tuo obiettivo finale. Se hai intenzione di dare loro il volante, devono sapere dove stanno andando. 

In Asana, la chiamiamo la piramide della chiarezza, ed è un modo per allineare tutti i membri del tuo team allo scopo generale del lavoro che stai svolgendo. Affinché il tuo team sia efficace mentre lo gestisci a livello macro, ha bisogno di un quadro chiaro di chi sta facendo cosa e per quando. Comprendendo quali iniziative supporta il loro lavoro e a quali obiettivi mirano tali iniziative, possono definire le priorità ed eseguire il loro lavoro in modo più efficace. 

In particolare, assicurati che sappiano:

• in che modo il loro lavoro contribuisce agli obiettivi del team e dell'azienda;

• quali sono le attività più importanti

• quali date di scadenza non possono mancare

• quali sono le attività o le date di scadenza flessibili 

2. Crea chiarezza e responsabilizzazione

Vedere chi sta facendo cosa e per quando è metà della battaglia: coordinare effettivamente il lavoro è l'altra metà. La macrogestione consiste nel collegare il lavoro quotidiano a obiettivi più ampi, quindi assicurati che il tuo team abbia un modo chiaro per accedere agli aggiornamenti e alle informazioni sulle attività in tempo reale. Collegando le persone, i processi e i risultati in un unico posto, tutti possono vedere l’impatto strategico che stanno generando.

Il modo migliore per farlo è utilizzare strumenti di reportistica, in particolare la reportistica universale. La funzionalità di reportistica universale utilizza i dati integrati negli strumenti che già utilizzi, quindi non è necessario alcun lavoro manuale aggiuntivo per generare **Approfondimenti** sorprendenti. Con Asana, hai accesso diretto alle dashboard dei progetti e dell’organizzazione per visualizzare le informazioni del team in tempo reale.

3. Chiarisci ruoli e responsabilità

Spesso, i manager sono quelli che guidano il loro team e ne dirigono le attività. Come macro manager, il tuo obiettivo è fare il contrario: lasciare che siano i tuoi dipendenti a guidare e supportarli se e quando ne hanno bisogno. Tuttavia, affinché il tuo team sia il più efficace possibile, deve capire esattamente chi è responsabile di cosa. 

Chiarire ruoli e responsabilità richiede tempo, ma i benefici sono molteplici. Secondo la nostra ricerca, i dipendenti potrebbero risparmiare 6 ore e 5 minuti ogni settimana (290 ore all'anno) attraverso processi migliorati, ad esempio definendo chiaramente ruoli e responsabilità.

Se non l’hai già fatto, chiarisci ruoli e responsabilità a livello di team, di progetto e interfunzionale. Ogni attività dovrebbe avere un solo responsabile, in modo che i membri del team sappiano a chi rivolgersi in caso di domande o dubbi. Registra questi ruoli e responsabilità in un documento condiviso, ad esempio in un grafico RACI, in modo che i membri del team abbiano qualcosa a cui fare riferimento. 

4. Sii curioso

Sappiamo tutti quanto possa essere demotivante presentare una nuova idea o un suggerimento a un manager, per poi vederla scartare immediatamente. In effetti, un tale scenario è il micromanaging da manuale, perché implica che il tuo manager abbia già una risposta pronta, senza di te.

Uno dei modi migliori per responsabilizzare il tuo team e aumentarne l’autonomia è ascoltare e fare domande. Ogni volta che affronti una nuova conversazione, assicurati di farlo con curiosità e di porre domande per saperne di più. Cerca di evitare di avere già le risposte in mente: pratica invece l’ascolto attivo per assicurarti di ascoltare le idee del tuo team.

A volte, i tuoi dipendenti potrebbero dare un suggerimento che non rientra negli obiettivi strategici più ampi del tuo team. In tal caso, invece di bocciare le loro idee, condividi il contesto generale e collabora con i membri del team per trovare soluzioni innovative. Invece di presentare la soluzione da solo, sfrutta questa opportunità per condurre una sessione di brainstorming. Non si sa mai: potresti arrivare a una soluzione alla quale non avresti pensato!

5. Lascia spazio al flusso 

In qualità di macro manager, devi essere pronto a lasciare che i membri del tuo team prendano il controllo del loro tempo. In particolare, incoraggiali a creare blocchi di tempo di concentrazione e a disattivare le notifiche ove necessario. 

Questo è qualcosa che manca in questo momento. Secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro, otto intervistati su dieci (80%) dichiarano di lavorare con la posta in arrivo o altre app di comunicazione aperte. Come risultato della lotta contro le continue distrazioni, quasi tre dipendenti su quattro (72%) sentono la pressione di dover essere multitasking durante il giorno.

Incoraggiando i dipendenti a disattivare le notifiche quando sono in stato di flusso, non solo dai loro più tempo per concentrarsi, ma dimostri anche la tua fiducia in loro. Non è necessario essere in contatto per l’intera giornata lavorativa per sapere che i membri del team stanno facendo un buon lavoro. 

Per riuscirci, la chiarezza è fondamentale. Assicurati che i tuoi strumenti di comunicazione abbiano un modo non solo per disabilitare le notifiche, ma anche per far sapere al tuo team quando le notifiche sono disabilitate. In questo modo, saprai di non aspettarti una risposta immediata e avrai anche un’idea generale di quando il membro del team sarà di nuovo online e disponibile. 

6. Rimani presente

La macrogestione offre ai dipendenti il controllo del proprio lavoro, ma è comunque necessario essere disponibili per la risoluzione dei problemi e il supporto, se necessario. Il tuo ruolo di macro manager è quello di incoraggiare, supportare e istruire. Non dimenticare di dare l’esempio e di definire lo standard di lavoro per il tuo team. 

Uno dei modi migliori per essere presente per il tuo team è creare un sistema per gestire e coordinare il lavoro. Quando tutti sanno chi sta facendo cosa e per quando, i membri del team hanno visibilità e chiarezza su quale lavoro deve essere svolto e chi ne è responsabile. Questo è di fondamentale importanza per la maggior parte dei membri del team: secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro, quasi il 70% dei membri del team si sentirebbe più preparato a raggiungere obiettivi personali con processi chiari per gestire il lavoro.

È qui che entra in gioco la gestione del lavoro. Gli strumenti di gestione del lavoro consentono di organizzare le attività, i progetti e i processi del team, in modo da restare sincronizzati e rispettare le scadenze. Dare ai membri del team la visibilità di cui hanno bisogno per lavorare al meglio ti consente anche di fare un passo indietro e fidarti di loro per quanto riguarda i processi. 

7. Ottieni una visione di alto livello del lavoro del tuo team

Il più grande svantaggio della macrogestione è che i tuoi dipendenti potrebbero sentirsi non supportati. Parte dell’essere un macro manager efficace è sapere quando farsi da parte, ma assicurati che il tuo team sappia che può sempre rivolgersi a te per ricevere aiuto. 

Prima di delegare o assegnare un lavoro, assicurati che il tuo team comprenda in che modo il proprio lavoro contribuisce al raggiungimento di obiettivi strategici più ampi. Quando i membri del team comprendono gli obiettivi che il loro lavoro supporta, sono più in grado di stabilire le priorità e di eseguire il lavoro in modo efficace.

Quindi, una volta assegnato il lavoro, ottieni una panoramica dei progetti del tuo team con la gestione del portfolio di progetti (GPP). La GPP è la gestione centralizzata di più progetti. Ti offre una visione di alto livello del lavoro del tuo team senza rimanere impelagato nei dettagli. In particolare, presta attenzione a:

• Quanto sono sviluppati i piani di progetto (i progetti hanno una direzione?)

• quanto sono chiari i loro obiettivi e le metriche di successo (il loro lavoro è quantificabile?)

• Come coinvolgono gli stakeholder (le persone giuste sono a conoscenza del lavoro?)

• come sta andando ogni progetto (lo stato del progetto è nei tempi previsti, a rischio o in ritardo?)

8. Affronta il burnout

In qualità di manager, è tua responsabilità definire lo standard per il comportamento dei membri del tuo team. Una parte importante di questo è rendere chiaro che dovrebbero prendersi del tempo per sé stessi e prevenire il sovraccarico di lavoro. Il sovraccarico di lavoro e lo stress ripetuti portano al burnout, che attualmente è ai massimi storici. Nel 2019, l’Organizzazione mondiale della sanità ha classificato il burnout come fenomeno professionale, che viene causato da uno stress cronico sul luogo di lavoro. E nel 2020, 7 intervistati su 10 (71%) hanno sofferto di burnout almeno una volta nell'ultimo anno.

Oltre a incoraggiare i membri del tuo team a prendersi del tempo quando ne hanno bisogno, assicurati che lavorino solo sulle attività più importanti. Un ottimo modo per farlo è utilizzare una matrice di Eisenhower. Una matrice di Eisenhower ordina il lavoro in base all'urgenza e all'importanza, suddividendo le attività in quattro categorie: 

• Urgente e importante

• Urgente ma non importante

• Non urgente ma importante

• Non urgente e non importante

Per affrontare e prevenire il burnout, chiarisci che ti fidi dei membri del tuo team per portare a termine il lavoro di maggiore impatto. Dai ai tuoi dipendenti la possibilità di dare la priorità al lavoro che deve essere svolto, delegare le attività che qualcun altro può svolgere e posticipare il lavoro con priorità bassa. 

La "macro" della macrogestione 

Assicurati che i membri del tuo team comprendano non solo su cosa devono lavorare, ma anche perché quel lavoro è importante. Dopotutto, quando affidi il lavoro ai membri del tuo team, vuoi assicurarti che abbiano tutto il necessario per avere successo. 

Un software di gestione del lavoro come Asana aumenta la visibilità, promuove la chiarezza e fornisce ai membri del team gli strumenti necessari per lavorare efficacemente. Se vuoi iniziare a usare la macrogestione, prova Asana oggi stesso.