Stai usando il time blocking per il tuo calendario? Ecco perché dovresti iniziare a farlo subito

La settimana scorsa, probabilmente hai dovuto ridefinire la priorità delle tue attività, riprogrammare il tuo calendario e forse anche lavorare fino a tardi per portare a termine un compito. Sei in buona compagnia. Infatti, secondo studi recenti, l'87% dei knowledge worker lavora due ore in più al giorno rispetto al 2019. Eppure, ogni settimana, oltre un quarto delle scadenze non viene rispettato. Ogni giorno ci destreggiamo tra mille richieste e attività che ci portano via tempo e creano solo confusione.

Per fortuna, c'è una soluzione: il time blocking.

Con il time blocking, puoi riprendere il controllo del tuo calendario in modo da concentrarti su ciò che conta davvero. Può aiutarti a dirigere la tua attenzione su ciò che conta, in modo da dare sempre la priorità al lavoro giusto al momento giusto. Inoltre, con i modelli di gestione del tempo, puoi trovare del tempo per te, per una pausa, un pranzo o dedicarti alle attività essenziali che spesso trascuriamo perché ci sentiamo in dovere di essere sempre operativi.

Cos'è il time blocking?

Il time blocking è una strategia di gestione del tempo che ti consente di programmare ogni parte della tua giornata. Ti aiuta a suddividere in modo efficace la settimana lavorativa in intervalli di tempo durante i quali controllare le email, lavorare ai progetti, fare una pausa o addirittura sport.

Come la maggior parte delle strategie di gestione del tempo, il time blocking è un modo per riappropriarti delle tue giornate e farti un'idea del tempo che dedichi alle tue attività. Secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro, il 71% dei knowledge worker dichiara di aver sofferto di burnout almeno una volta nel 2020. Inoltre, il 32% afferma che il fatto di non riuscire a staccare la spina dal lavoro è la principale causa di burnout. Programmando dei blocchi di lavoro, potrai completare le attività importanti, ma riuscirai anche a ritagliare del tempo per riposare e prenderti cura di te.

Come funziona il time blocking

Per creare un blocco di tempo, raggruppa le attività simili e decidi in quale momento della giornata le svolgerai. Il time blocking si basa su due principi fondamentali:

1. I blocchi di tempo devono essere programmati visivamente sul calendario per evitare di interrompere o rimandare il lavoro.

2. Le attività simili devono essere raggruppate in un unico blocco di tempo.

Per esempio, puoi iniziare creando un blocco di tempo di un'ora alle 9:00 per rispondere alle email. Poi, puoi crearne uno dalle 10:00 alle 11:30 per dedicarti al progetto principale della giornata, ad esempio revisionare e finalizzare una presentazione per il lancio di un prodotto sul mercato. Puoi creare un altro blocco di tempo dalle 11:30 alle 12:30 per il pranzo, e così via.

Organizzare il tuo calendario in blocchi di tempo non solo ti permette di trovare del tempo da dedicare alle cose importanti, come rispondere alle email o completare delle attività, ma ti aiuta anche a ridurre il cambio di contesto. Quante volte ti è capitato di rispondere alle email o di occuparti di un progetto più ampio tra un'attività e l'altra? Con il time blocking, invece, puoi decidere quando occuparti delle attività chiave per poterti concentrare sul lavoro di maggiore impatto.

Time blocking e timeboxing a confronto

Il timeboxing è un'altra utile strategia di gestione del tempo, ma funziona in modo leggermente diverso dal time blocking. Ecco le principali differenze:

• Per creare un blocco di tempo, dovrai scegliere un momento della giornata in cui svolgere una serie di attività, come controllare le tue email, parlare con i clienti o scrivere.

• Per usare la tecnica del timeboxing, dovrai assegnare a ogni attività un blocco di tempo con un'ora di inizio e di fine.

Se osservi un calendario creato con il time blocking, vedrai che è suddiviso in blocchi di tempo più grandi che raggruppano attività simili. Per esempio, potrebbe esserci un blocco dalle 15:00 alle 16:30 per "rivedere i feedback sul progetto grafico" dei diversi progetti che hai creato. Invece, su un calendario suddiviso in slot con il metodo del timeboxing vedresti tutte le attività programmate. Quindi, potresti avere un'attività dalle 15:00 alle 15:15 per "rivedere i feedback sull'immagine del banner di Facebook" e un'altra dalle 15:15 alle 15:30 per "rivedere l'immagine dell'home page in base ai feedback sul progetto grafico", e così via.

Organizzare il tuo calendario con il metodo del timeboxing può essere particolarmente utile devi completare un lavoro entro dei limiti di tempo prestabiliti o se vuoi aumentare la produttività frenata dal tuo perfezionismo.

Time blocking e batching a confronto

Il batching è uno degli aspetti del time blocking e consiste nel raggruppare e collegare le attività simili per poterle completare tutte assieme. Svolte singolarmente, queste attività spesso ci portano via molto più tempo di quanto pensiamo, ma poiché le portiamo a termine velocemente, non ce ne accorgiamo. Raggruppare le attività può aiutarti a dedicare meno tempo alle singole attività e a quelle ad hoc, e a capire come lo impieghi e a cosa rivolgi la tua attenzione

Per esempio, supponiamo che tu stia gestendo il calendario editoriale per i social media della tua azienda. Ogni lunedì devi classificare i post della settimana, condividere il riepilogo dei post della settimana precedente e assicurarti che il team dei designer non sia in ritardo sul lavoro della settimana successiva. In genere, queste attività devono essere svolte appena possibile nell'arco della giornata.

Raggruppandole, invece, aumenterai la tua produttività e riuscirai a dedicarti alle attività del giorno. Il passaggio finale consiste nel programmare queste attività nel tuo calendario, che poi diventerà un blocco di tempo.

Time blocking e monitoraggio del tempo a confronto

Il time tracking consiste nel registrare il tempo dedicato ai progetti, di solito ai fini della fatturazione. Solitamente, è utilizzato più per scopi commerciali che come strategia di gestione del tempo. Infatti, di solito viene utilizzato da organizzazioni, come agenzie creative o studi legali, e da team composti da freelance o lavoratori a contratto, che fatturano in base al tempo impiegato per fornire i propri servizi. Se stai pensando di provare anche tu, esistono un sacco di ottimi strumenti e integrazioni che possono aiutarti a familiarizzare con il monitoraggio del tempo.

Il time blocking può aiutarti offrendoti una visione chiara di quanto tempo hai dedicato a un'iniziativa. Assicurati solo di rispettare i blocchi di tempo o di aggiornarli se qualcosa cambia.

Chi dovrebbe provare il time blocking?

Il time blocking non sarà efficace se il tuo calendario è occupato quasi interamente da riunioni. Invece, se hai molti momenti liberi, puoi usare questa strategia per gestire meglio la tua attenzione e concentrazione. Come afferma la legge di Parkinson, "il lavoro si prolunga fino a riempire il tempo disponibile per il suo completamento", quindi il time blocking è un ottimo modo per riprendere il controllo sul tuo calendario e programmare le attività in modo consapevole.

Il time blocking è particolarmente utile se:

• lavori spesso a più attività contemporaneamente

• hai bisogno di concentrarti su un'attività e di ridurre le distrazioni

• vuoi gestire il tuo tempo e le tue energie sul lavoro in modo più consapevole

• vuoi avere un'idea precisa del tempo che dedichi quotidianamente a ogni attività

• hai una mole eccessiva di lavoro

Se è la prima volta che provi a usare il time blocking, immagina che ogni blocco sia una sessione di lavoro continua che ti permette di portare avanti i progetti importanti e di immergerti nel deep work.

Cos'è il deep work?

Il termine "deep work" è stato coniato da Cal Newport, uno dei maggiori sostenitori moderni del time blocking. Questo metodo è stato adottato nel corso della storia, da numerose personalità importanti, a partire da Benjamin Franklin, uno dei suoi primi sostenitori. Tuttavia, fu Newport il primo a collegare il time blocking al deep work nell'era digitale. Secondo Newport, il time blocking permette di programmare blocchi di tempo prolungati in cui ci si può immergere completamente nel lavoro, senza interruzioni o distrazioni.

Sette suggerimenti per iniziare subito a usare il time blocking sul tuo calendario

Il time blocking è semplice da attuare, ma può essere una strategia difficile da implementare e da seguire a lungo termine. Con questi sette suggerimenti, puoi riprendere il controllo sul tuo calendario. In più, potrai farti un'idea delle difficoltà che potresti incontrare in ogni fase del processo.

1. Individua le attività del giorno

Come per la maggior parte delle strategie di gestione del tempo, il primo passo è quello di identificare le attività che devi necessariamente svolgere in un dato giorno o settimana. Se non lo fai già, esercitati a tenere e aggiornare una lista delle cose da fare più importanti.

Ricorda che non basta sapere solo quali sono le tue attività della giornata, ma anche a quali dare priorità. Quindi, individua quelle più importanti per assicurarti di portarle a termine quel giorno. L'ideale sarebbe trovare uno strumento che ti permetta di aggiungere dettagli e contesto al tuo lavoro, come la priorità di una certa attività, eventuali allegati o documenti importanti, collaboratori e altro ancora.

Potenziale insidia

Anche con il time blocking ci possono essere giorni in cui non si riesce a terminare tutto il lavoro. Se non sai a cosa dare la priorità, non puoi avere un'idea chiara di quali attività devi completare oggi e quali puoi rimandare a domani.

2. Individua il momento della giornata nel quale la tua produttività è maggiore

Creare un blocco di tempo significa pianificare quando ti dedicherai a un'attività, che si tratti di rispondere alle email, partecipare a riunioni o controllare cosa c'è da fare. I blocchi di tempo sono utili di per sé, ma puoi aumentarne l'efficacia trovando il momento della giornata in cui la tua produttività è più alta.

Pensa a quando la tua produttività è maggiore. Lavori meglio al mattino? Se è così, potresti programmare il lavoro che richiede più energia prima di pranzo, sia che si tratti di attività che richiedono concentrazione o di riunioni. Nel primo pomeriggio ti viene sonno? Programma attività più leggere, come rispondere alle email, in modo che la produttività non ne risenta. Le energie ritornano nel tardo pomeriggio? Riprendi le tue attività importanti in questo momento della giornata e assicurati di ridurre al minimo le distrazioni che potrebbero interrompere il tuo lavoro.

Potenziale insidia

Dopo aver sperimentato il metodo del time blocking per alcuni giorni, valuta come ti senti alla fine della giornata. Senti di non avere più energie? Se è così, probabilmente hai calcolato male il momento in cui rendi meglio. Provaci di nuovo riprogrammando i tuoi blocchi di lavoro.

3. Se possibile, raggruppa le riunioni

Anche le riunioni possono essere programmate tenendo conto dei momenti di maggiore produttività. Dover partecipare a riunioni spalmate nell'arco di una giornata può influire negativamente sul tuo rendimento. Noi di Asana lo chiamiamo "programma gruviera". Non solo riduce la tua produttività, ma ti impedisce di rispettare il tuo programma giornaliero. Passare da una riunione all'altra interromperà continuamente il tuo lavoro, impedendoti ti concentrarti su ciò che stai facendo e di goderti i momenti di pausa.

Proprio come per le attività, puoi programmare un blocco di tempo anche per le riunioni. Invece di sparpagliarle nel corso della giornata, cerca di organizzarle una dopo l'altra, intervallandole da pause per riposare e ricaricare e, quindi, per avere più tempo per concentrarti sul lavoro. In alternativa, considera se investire in uno strumento che monitori questo aspetto per te come Clockwise.

Potenziale insidia

Potrebbe capitare che le riunioni vengano programmate al di fuori del tuo blocco di tempo ideale. Fa parte del gioco. Il time blocking è una strategia che ti aiuta ad avere consapevolezza del tuo tempo, ma non può garantirti che tutta la giornata vada secondo i tuoi piani. Per garantirne l'efficacia, cerca di organizzare il tuo calendario in modo flessibile e riprogramma le attività se necessario.

4. Pianifica i tuoi blocchi di tempo

Una volta individuati i tuoi momenti di maggiore produttività e stabilito un blocco di tempo per le riunioni, è il momento di pianificare e creare il resto dei tuoi blocchi di tempo. Pensa alle priorità della giornata e programma nel tuo calendario una fascia oraria per concentrarti su ciascun gruppo di attività. Va bene anche dedicarsi alle stesse attività più di una volta al giorno: per esempio, potresti prevedere due o tre blocchi di tempo per controllare e rispondere ai messaggi.

Potenziale insidia

Ti consigliamo di programmare i tuoi blocchi di tempo in modo che siano ben visibili e ti consentano di rispettare gli impegni. Ma se nel tuo calendario non c'è un momento libero, può essere difficile per i membri del team programmare riunioni all'ultimo minuto o contattarti per parlare di cose importanti.

Per evitare questa situazione, potresti assegnare un'etichetta a ogni blocco di tempo sul tuo calendario, come "Tempo per la concentrazione" per quello del mattino, "Tempo per le attività personali" per il pranzo e "Non programmare: blocco di lavoro" per quello del pomeriggio durante il quale ti dedichi al deep work. Vedendo il tipo di blocco di tempo che hai programmato, sarà più facile per i membri del team sapere quando contattarti.

5. Programma blocchi di tempo per le attività personali

Il time blocking non è solo un modo per programmare le attività lavorative: ti permette anche trovare ogni giorno del tempo per te. Così come per le attività lavorative, creare un blocco di tempo per le attività personali può aiutarti a rispettarle. Oltre al pranzo, concediti delle pause veloci per te o per qualsiasi altra attività quotidiana, come andare a prendere i bambini a scuola o andare in palestra nel primo pomeriggio.

Potenziale insidia

Non tutti i blocchi di tempo personali devono necessariamente prevedere un'attività. Potresti lasciarne uno libero per decidere sul momento se vuoi fare una passeggiata, controllare i social media, pulire il tuo appartamento o chiamare tua madre. Questo ti permetterà di fare qualsiasi cosa ti sembri più rigenerante in quel momento. Non ci sono risposte sbagliate (non preoccuparti, non lo diremo a tua madre).

5. Preparati a gestire interruzioni o imprevisti

Il time blocking si rivela inefficace quando non si prevedono dei momenti per gli imprevisti, come attività non pianificate che devono essere completate il prima possibile o riunioni dell'ultimo minuto programmate durante un blocco di tempo dedicato a un lavoro importante. Vorresti poter partecipare a queste attività, ma senza compromettere l'organizzazione della tua giornata.

Se queste situazioni sono frequenti, ti suggeriamo di programmare un blocco di tempo flessibile nel pomeriggio per gestire eventuali attività non pianificate. In alternativa, se uno dei tuoi blocchi di tempo del mattino viene interrotto, puoi spostare le attività alle quali stavi lavorando nel blocco flessibile del pomeriggio.

Potenziale insidia

Assicurati che un'eventuale attività non programmata abbia effettivamente la priorità su quella alla quale lavorando. Spesso, un lavoro imprevisto sembra urgente, ma questo non significa che sia più importante di quello a cui stai lavorando. Non perdere mai di vista le tue priorità e riorganizza il programma di conseguenza.

6. Pianifica per recuperare il tempo perso

Anche al più esperto in time blocking capita di perdere tempo durante il giorno. A volte non si può fare a meno di controllare un messaggio su Slack o un'email urgente, oppure di rispondere a una telefonata. Se lavori da casa, sarà un coinquilino, un bambino o un animale domestico a distrarti. Non preoccuparti, è del tutto normale!

Prova a dedicare alcuni blocchi di tempo alle attività che richiedono concentrazione e altri al deep work. È più facile rimettersi a lavorare se si viene interrotti quando si controlla la posta elettronica o durante le attività quotidiane. Ma se pianifichi un blocco di tempo per il deep work, ti suggeriamo di silenziare tutte le notifiche e di attivare la modalità "Non disturbare".

Potenziale insidia

Trovare la strategia migliore che ti aiuti a ridurre le distrazioni non è sempre facile. Continua a riorganizzare i tuoi blocchi di tempo a seconda delle necessità. Alla fine, probabilmente, scoprirai che questa è la tecnica che ti fa perdere meno tempo.

7. Apporta tutte le modifiche che ritieni necessarie

Come per tutte le strategie di gestione del tempo, dovresti modificare e adattare i tuoi blocchi di tempo finché il risultato non ti soddisfa. Non avrai una giornata perfetta la prima volta che userai questa tecnica, ma dai tempo al tempo e fai quello che ti sembra giusto. Ricorda: questa strategia è efficace solo se soddisfa i tuoi obiettivi e le tue esigenze, quindi ottimizza ciò che funziona e scarta le strategie che non ti aiutano a migliorare la produttività.

Potenziale insidia

Se il time blocking non fa per te, non preoccuparti. Prova un'altra tecnica di gestione del tempo, come il timeboxing, una strategia orientata agli obiettivi in cui a ogni attività viene assegnata una data di inizio e una di fine. Per saperne di più, leggi la nostra guida al timeboxing.

Esempio di time blocking

Il calendario di ogni persona è diverso, quindi anche ogni calendario organizzato in blocchi di tempo sarà leggermente diverso. Ecco come potrebbe essere il tuo implementando le sette strategie illustrate sopra:

Passaggio successivo: decidi come gestire il tempo libero

Il time blocking può aiutarti ad avere più consapevolezza del tuo tempo. Dedicando momenti specifici alle attività importanti, puoi concentrarti per portare a termine il lavoro invece di perdere tempo ed energie svolgendo più attività contemporaneamente e procrastinando. Ma come tutte le strategie di gestione del tempo, il time blocking è efficace solo se si ha un'idea chiara di ciò che si deve fare e per quando.

Per ulteriori suggerimenti su come organizzare e gestire il tuo lavoro, dai un'occhiata al nostro articolo su come creare una lista delle cose da fare efficace.