Il segreto per smettere di procrastinare al lavoro

Fotografia del viso della collaboratrice Julia MartinsJulia Martins7 luglio 20218 minuti di lettura
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Se hai trovato questa pagina, probabilmente stai cercando un modo per smettere di procrastinare, ma non ci sono scorciatoie per trovare la motivazione. Questo perché la procrastinazione non deriva dalla mancanza di motivazione, ma dalla mancanza di chiarezza. 

Noi di Asana abbiamo particolarmente a cuore la chiarezza, poiché raggiungerla è fondamentale per ottenere buoni risultati. Il problema è che non è una cosa scontata. La chiarezza si ottiene con strumento dedicato e un buon framework che eliminino i compartimenti stagni e consentano di dedicarsi al lavoro più importante e di maggior impatto. In questo articolo, ti spieghiamo come la mancanza di chiarezza sull'importanza del lavoro porta alla procrastinazione e cosa fare per perdere questa abitudine. 

Perché procrastiniamo al lavoro

Cos'è la procrastinazione?

La procrastinazione è l'abitudine di ritardare o rimandare un lavoro facendo cose meno importanti o distraendosi con attività che non hanno a che fare con il lavoro, come controllare i social media o guardare la TV. 

La procrastinazione è una forma di incoerenza temporale, che consiste nel preferire inconsciamente una gratificazione immediata alle potenziali ricompense future. Anche se sai che non dovresti procrastinare perché hai una consegna imminente, è più allettante fare qualcosa ora per sentirsi immediatamente gratificati che lavorare per un obiettivo a lungo termine. 

Parte della soluzione è trovare una gratificazione immediata anche nei progetti che si protraggono nel tempo. Come team leader, puoi esprimere il tuo apprezzamento e dare feedback sul lavoro di ogni giorno. Con Asana, abbiamo fatto un ulteriore passo avanti e abbiamo aggiunto le celebrazioni direttamente nello strumento. Dopotutto, a chi non piacerebbe vedere un unicorno che vola sul proprio schermo di tanto in tanto?

Animali celebrativi che attraversano lo schermo dopo il completamento di un traguardo di progetto nella vista Elenco (vista in stile foglio di calcolo) in Asana.

Procrastinare non significa essere pigri

Le ragioni per cui le persone tendono a procrastinare al lavoro sono svariate. Le più comuni sono: 

  • pigrizia

  • mancanza di autocontrollo

  • paura di fallire

  • cattive abitudini

  • perfezionismo 

  • avere la sensazione che il lavoro non sia urgente

  • confusione riguardo alle disposizioni 

  • dialogo interno negativo 

  • paura di fronte a progetti complessi o impegnativi

  • multitasking

Quasi tutte queste ragioni derivano da un unico ostacolo che porta alla procrastinazione sul lavoro: la mancanza di chiarezza. Se hai preso l'abitudine di procrastinare, è probabile che tu non abbia chiaro il motivo per cui il tuo lavoro è importante. Questa non è pigrizia, ma è un problema risolvibile. 

Ottieni chiarezza con Asana

Il problema della procrastinazione

L'incoerenza temporale gioca un ruolo fondamentale nella procrastinazione. Spesso, il tuo lavoro contribuisce a un progetto più grande o a uno scopo dell'organizzazione. Ma a seconda del tuo ruolo, quell'obiettivo può sembrare lontano dal tuo lavoro quotidiano. Senza capire perché il tuo lavoro è importante, è difficile trovare la motivazione per portarlo a termine. 

Quello che manca è la chiarezza. Quando comprendi l'importanza e il collegamento tra il lavoro che stai svolgendo e l'impatto che ha sul tuo team o organizzazione, la motivazione aumenta. Tuttavia, non è un risultato così semplice da ottenere. Infatti, secondo la nostra ricerca, solo il 26% dei dipendenti ha una comprensione molto chiara di come il proprio lavoro sia collegato agli obiettivi aziendali. 

Capire come il tuo lavoro contribuisce al raggiungimento degli obiettivi aziendali ti permettere di acquisire maggiore consapevolezza di come i tuoi sforzi influiscono sul team e sull'azienda. Questo semplifica il processo decisionale. Puoi dare la priorità alle attività importanti in base alle iniziative che hanno maggior impatto sugli obiettivi aziendali. Assicurati però che questi obiettivi non siano troppo lontani o utopistici. Per combattere la procrastinazione, hai bisogno di avere una visione chiara di come il tuo lavoro si collega agli obiettivi aziendali. 

Leggi: Come creare una piramide strategica con gli obiettivi di Asana

Risolvere il problema della chiarezza

Per risolvere i problemi relativi alla chiarezza, puoi fare una di queste due cose: 

  1. Definire gli obiettivi del team o del reparto. Se tu o i membri del team avete difficoltà a comprendere come il lavoro di ciascuno si collega agli obiettivi aziendali generali, considera la possibilità di creare obiettivi a livello di reparto o team. In questo modo, sarà più facile collegare il lavoro agli obiettivi del team e comprenderne l'impatto. 

  2. Collega chiaramente il tuo lavoro personale agli obiettivi aziendali. Anche se non puoi definire gli obiettivi del team o dell'azienda, trova un modo per vedere come il tuo lavoro è direttamente collegato agli obiettivi aziendali di più ampio respiro. Per esempio, capire come influisce su un progetto che contribuisce al raggiungimento di un obiettivo aziendale più ampio può aiutarti a comprenderne meglio l'impatto. Per farlo, puoi avvalerti di una piattaforma di gestione degli obiettivi, come Asana.

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Sette suggerimenti per smettere di procrastinare

Per combattere la procrastinazione al lavoro, definisci gli obiettivi a breve termine del team o del reparto oppure collega il tuo lavoro personale agli obiettivi aziendali generali. Prova questi sette suggerimenti per iniziare. 

1. Collega il lavoro agli obiettivi

Il modo migliore per smettere di procrastinare è comprendere come il tuo lavoro contribuisce al raggiungimento degli obiettivi del team e dell'azienda. Quando si raggiunge questo livello di chiarezza, il lavoro acquisisce un altro significato. Invece di lavorare per il gusto di lavorare, starai contribuendo a una visione più ampia. 

Idealmente, questa visione dovrebbe appassionarti. Ma se non è così, comprendere semplicemente come il tuo lavoro si collega a qualcosa di più ampio, conferisce ai tuoi sforzi un significato diverso. Questo ti aiuterà a combattere la procrastinazione, e il lavoro che in genere rimandi ora avrà un valore chiaro. 

2. Definisci le priorità

È inevitabile che le scadenze cambino. Le cause possono essere svariate, come lo slittamento del progetto, un altro progetto che diventa prioritario o il tuo team leader che ridistribuisce le risorse in base a esigenze dell'ultimo minuto. Ma se sai qual è il lavoro importante, è più facile gestire attivamente le priorità. Inoltre, quando le scadenze e le tempistiche cambiano, hai la certezza di consegnare un lavoro che produce risultati significativi. 

Definire le priorità è un buon metodo anti-procrastinazione perché ti aiuta a capire facilmente quali sono i lavori più importanti. Se le priorità sono chiare, sai che non stai lavorando ad attività non rilevanti. Invece di avere la sensazione di perdere tempo, comprendi perché il tuo lavoro conta.

Leggi: Quattro modi per gestire tempi stretti e priorità mutevoli

3. Usa gli obiettivi per combattere il perfezionismo

A volte, i procrastinatori cronici sono, in realtà, perfezionisti. In questo caso, la pressione di consegnare un lavoro perfetto genera stress, il che può portare alla procrastinazione. Ma il perfezionismo, come altri tipi di procrastinazione al lavoro, può essere risolto con la chiarezza.

Concentrati sull'impatto

Se hai una tendenza eccessiva al perfezionismo, può essere utile avere un'idea chiara dell'impatto del tuo lavoro. Invece di puntare alla perfezione, concentrati sul completamento delle attività per supportare gli obiettivi aziendali nel miglior modo possibile. Di seguito, ti spieghiamo che cosa intendiamo.

Supponiamo che tu stia lavorando a un video didattico per la home page del tuo sito web. Molte persone lo vedranno, il che scatena il panico del perfezionista che è in te. Questo perché ti stai concentrando sul risultato e pensi a tutte le persone che vedranno il video. Invece, concentrati sugli obiettivi e sull'impatto del tuo lavoro. L'obiettivo del video è quello di comunicare i vantaggi del prodotto dell'azienda a persone che non lo conoscono e di avere un impatto educativo. Riorientando le tue priorità in base all'impatto, riduci la pressione del perfezionismo e ti metti subito all'opera. 

Definisci che cosa significa "completato"

Un'altra buona strategia per liberarti dal perfezionismo è quella di definire il significato di "completato". Questa tecnica viene utilizzata dai team Scrum per portare avanti il lavoro rapidamente. Definendo e attenendosi a ciò che significa "completato", stabilisci il punto in cui puoi smettere di lavorare, anche se il lavoro non è perfetto al 100%. Nel dubbio, ricorda che un lavoro terminato è meglio di un lavoro perfetto. 

Leggi: Cos'è Scrum? Che cos'è e perché funziona così bene

4. Suddividi le iniziative grandi in attività più piccole

A volte, è difficile prevedere come e quando verrà completato un progetto grande e, di conseguenza, si è tentati di rimandarlo. L'ambito dell'iniziativa rende difficile mettere insieme tutti gli aspetti e collegarli agli obiettivi di più ampio respiro. Invece di farti sopraffare dall'enormità dell'attività (o del progetto), suddividi il lavoro in parti più piccole, poi usa uno strumento di project management per monitorarlo e organizzarlo.

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Anche dividere lavori più grandi in attività più piccole può essere utile, perché probabilmente, in una grande iniziativa, ci saranno più persone responsabili dei diversi aspetti. Per esempio, se stai scrivendo un ebook, sei responsabile della bozza, della stesura e della revisione. Ma, probabilmente, c'è qualcun altro che si occupa del design e un revisore che dovrà dare la propria approvazione. Suddividendo l'iniziativa "Creare un ebook" in più attività, non solo sarà più facile iniziare, ma saprai anche chi fa cosa e per quando. 

Leggi: Guida ai grafici RACI ed esempi

5. Registra tutte le attività da svolgere

Anche se non stai lavorando a iniziative complesse, è comunque utile fare un elenco di tutte le attività che devi svolgere. Senza un modo chiaro di visualizzare il lavoro che hai in programma, è facile perdere l'orientamento e dimenticarsi di quello che c'era da fare. Sei in buona compagnia. Infatti, secondo la nostra ricerca, ogni settimana non viene rispettato il 26% delle scadenze. 

Fare un elenco di tutte le cose da fare è una tattica ispirata dal metodo Detto, fatto!. Quando sai chiaramente quali sono le tue attività, puoi organizzarle, assegnare la priorità e svolgerle più facilmente. Assicurati di monitorare il tuo lavoro in un'app per creare liste di cose da fare, non una checklist scritta. Anche se è divertente depennare le attività da una lista, monitorare il tuo lavoro in un'app ti aiuterà a ordinarlo e definire le priorità, aggiungere ulteriore contesto alle cose da fare importanti e condividerle con i membri del team. 

Per creare una lista virtuale di cose da fare perfetta, leggi il nostro articolo sui 15 segreti per creare una lista di cose da fare davvero efficace.

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6. Definisci le scadenze

Senza sapere chiaramente quando le attività devono essere completate, si è tentati di rimandarle. Definire le scadenze ti consente di capire esattamente quando un'attività deve essere completata e, di conseguenza, puoi organizzarti per portarla a termine in tempo. Dopotutto, non si può fare un buon lavoro se non si conosce la scadenza.

Una volta registrate tutte le tue cose da fare in uno strumento dedicato, assicurati che ognuna abbia una scadenza. Questa è anche un'occasione per individuare le attività non prioritarie. In questo caso, rimandale a quando potrai occupartene o delegale a qualcun altro.

Non farlo solo una volta. Classifica rapidamente le attività a fine giornata e imposta una data di scadenza per ogni nuova attività. In questo modo, quando il giorno successivo tornerai al lavoro, potrai portare a termine i tuoi compiti senza esitazioni.

7. Prova queste strategie di gestione del tempo

Quando si hanno le idee chiare, è più facile sentirsi motivati. Eppure, ci sono ancora giorni in cui si ha bisogno di un po' di aiuto in più per concentrarsi su un'attività. In questo caso, prova una strategia di gestione del tempo per ridurre il multitasking e raggiungere lo stato di flow

  • Metodo Detto, fatto! Questo metodo si basa sull'idea che più informazioni immagazziniamo mentalmente, meno siamo produttivi e concentrati. Invece di fare affidamento sulla memoria, la metodologia Detto, fatto! suggerisce di raccogliere tutte le informazioni relative al lavoro in una fonte di riferimento esterna e organizzata. 

  • Tecnica del pomodoro. La tecnica del pomodoro alterna sessioni di lavoro e pause. Un pomodoro è una sessione di lavoro di 25 minuti, dopo la quale si fa una pausa di cinque minuti. Dopo quattro pomodori, si può fare una pausa più lunga. Con sedute di lavoro brevi, è più facile essere produttivi e non perdere la motivazione.

  • Time blocking. Il time blocking è una strategia di gestione del tempo che ti permette di pianificare ogni parte della tua giornata. Ti aiuta a suddividere in modo efficace la settimana lavorativa in blocchi di tempo durante i quali controllare le email, lavorare ai progetti, fare una pausa o addirittura sport.

  • Timeboxing. Il timeboxing è una strategia di gestione del tempo basata su obiettivi che ti aiuta ad aumentare la produttività e ridurre gli indugi. Quando crei un blocco di tempo ("timebox"), ti poni l'obiettivo di completare un'attività entro un determinato lasso di tempo.

  • Regola dei due minuti. La regola dei due minuti è una strategia di gestione del tempo semplice: se un'attività può essere completata in meno di due minuti, svolgila subito. Questo metodo si focalizza sulle piccole attività e si basa sulla convinzione che se ce ne sbarazziamo rapidamente, avremo più tempo ed energie per dedicarci alle cose più importanti.

Leggi: Diciotto suggerimenti per la gestione del tempo, strategie e soluzioni rapide per ottenere il massimo dal tuo lavoro

Smetti di procrastinare e crea chiarezza

Puoi costringerti a smettere di procrastinare e adottare l'atteggiamento "fallo e basta", ma queste strategie sono efficaci solo a breve termine, nella migliore delle ipotesi. A lungo andare, il modo migliore per smettere di procrastinare è quello di mettere in relazione il tuo lavoro agli obiettivi di più ampio respiro. 

Come altre competenze di crescita personale, smettere di procrastinare richiede tempo. Se si tratta di un'abitudine che hai sviluppato negli anni, non aspettarti che sparisca da un giorno all'altro. Dedicati invece a creare chiarezza, sia per te che per il tuo team, per un certo periodo di tempo. Un po' alla volta, scoprirai che la motivazione aumenta se comprendi perché il tuo lavoro è importante.

Hai bisogno di altri consigli? Segui questi 12 suggerimenti per aumentare la produttività.

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