Diagramma del flusso di lavoro: simboli, usi ed esempi

Quando si tratta di gestire il lavoro, è fondamentale visualizzare le attività e mantenere i membri del team connessi attraverso diversi stili di comunicazione. È qui che entra in gioco il diagramma di flusso di lavoro. 

Un diagramma di flusso del lavoro può aiutare a prevenire deviazioni e colli di bottiglia del progetto, comunicando obiettivi e scadenze in modo visivo. Che tu utilizzi un diagramma di flusso di lavoro durante l’onboarding dei nuovi assunti o per semplificare casi d’uso e testimonianze, è un ottimo modo per visualizzare le attività e i flussi di dati.

Abbiamo raccolto alcune delle informazioni più importanti sui diagrammi di flusso di lavoro, da cosa sono a come crearne uno, e abbiamo incluso esempi utili. 

Che cos’è un diagramma di flusso di lavoro?

Un diagramma di flusso, noto anche come diagramma del flusso di lavoro, fornisce una panoramica grafica di un processo o di un sistema aziendale. Di solito, questi diagrammi vengono utilizzati per visualizzare progetti complessi dopo aver completato le fasi iniziali di ricerca e pianificazione del progetto. Una volta creato un diagramma di flusso di lavoro, si avrà una visione dettagliata delle attività e delle dipendenze di alto livello in base alla cronologia e agli obiettivi generali del progetto. 

Diagramma di flusso di lavoro a confronto con altre mappature di processo

I diagrammi di flusso di lavoro condividono molti aspetti di altri diagrammi in UML (Unified Modeling Language), un linguaggio standard per specificare, visualizzare, costruire e documentare gli artefatti dei sistemi software. Tuttavia, i diagrammi di flusso di lavoro differiscono leggermente da altri diagrammi di mappatura dei processi e UML. Qui li confrontiamo con alcuni tipi comuni per mostrare come: 

Mappatura dei processi aziendali

I diagrammi di flusso di lavoro sono strettamente correlati alla mappatura dei processi aziendali. La differenza tra i due è che una mappa di processo in genere delinea i passaggi in dettaglio, mentre un diagramma di flusso di lavoro fornisce una rappresentazione visiva degli stessi. L'obiettivo di un diagramma di flusso del lavoro è aiutare i membri del team a comprendere le loro attività, gli obiettivi, i ruoli e le responsabilità all'interno del progetto a livello generale.

Diagrammi di flusso dei processi

I flussi di lavoro e i diagrammi di flusso vengono spesso confusi. I due termini possono sembrare simili, ma un flusso di lavoro è solo un tipo di diagramma di flusso. Puoi anche usare i diagrammi di flusso per visualizzare altri processi, come i grafici PERT e la documentazione di processo.

Diagrammi di attività

I diagrammi di attività sono un altro tipo di diagramma di flusso che delinea il flusso di una serie di attività all'interno di un sistema. Vengono utilizzati per tradurre le funzioni di un sistema aziendale in informazioni più comprensibili per coloro che non comprendono a fondo il funzionamento del back-end. In altre parole, un diagramma di attività è un modo semplice per visualizzare i processi tecnici. Su Asana, per esempio, puoi disegnare un diagramma delle attività per creare un progetto come segue:

• L’utente clicca sul pulsante per creare un progetto 

• Il nuovo progetto viene avviato

• L'utente personalizza il progetto con nomi e funzionalità diversi

• L'utente salva il progetto e lo aggiorna quando necessario

Diagrammi di flusso dei dati

I diagrammi di flusso dei dati seguono i dati attraverso un sistema operativo o un processo, mentre i diagrammi di flusso di lavoro seguono il lavoro stesso. Invece di inserire azioni, ad esempio, in un diagramma di flusso dei dati si inseriscono metriche, risultati o altri punti dati che si desidera rappresentare.

Quando usare i diagrammi di flusso di lavoro

Un diagramma di flusso di lavoro è una rappresentazione visiva di un processo, che si tratti di un nuovo processo che stai creando o di un processo esistente che stai modificando. Per esempio:

• Un processo per semplificare il percorso del cliente e-commerce.

• Un progetto per aumentare la fidelizzazione e la soddisfazione dei clienti.

• Un processo per automatizzare e ottimizzare le attività manuali che coinvolgono i dati dei clienti. 

Un diagramma di flusso di lavoro si colloca tra la mappa dei processi aziendali (che creerai prima dell’avvio del progetto) e l’automazione dei processi aziendali (che utilizzerai per ottimizzare e semplificare i processi). Questo perché la mappa fornisce le fasi dettagliate del processo di cui gli stakeholder hanno bisogno per iniziare a lavorare, mentre un diagramma del flusso di lavoro è una rappresentazione visiva di alto livello che può aiutare a chiarire gli obiettivi generali durante il processo.

Gli elementi di un diagramma di flusso di lavoro

Per capire come funziona un diagramma di flusso di lavoro, devi prima comprendere i componenti che compongono un flusso di lavoro. Questi includono input, output e trasformazioni, che aiutano a comunicare i risultati finali nel minor tempo possibile.

Una volta compresi questi componenti, sarai in grado di leggere correttamente un diagramma di processo del flusso di lavoro e crearne uno tuo. I componenti principali di un diagramma di flusso di lavoro includono:

• Input: un’azione che influisce sul passaggio successivo

• Trasformazioni: una modifica dell’input

• Risultati: il risultato dopo la trasformazione 

Questi componenti sono rappresentati da forme e frecce, tra cui:

• Ovali: rappresentano i punti di inizio e di fine di un processo. 

• Rettangoli: rappresentano le istruzioni su azioni e passaggi. 

• Rombi: rappresentano le decisioni chiave durante la creazione del processo.

• Cerchi: rappresentano un salto nelle azioni e possono indicare i passaggi da ignorare (in determinate situazioni).

• Frecce: connettori che rappresentano le dipendenze tra tutte le forme e le azioni. 

Insieme, questi componenti istruiscono il lettore su come seguire il percorso corretto e ottenere il risultato desiderato.

Tipi di diagrammi di flusso di lavoro

Quando si tratta di visualizzare i processi, ci sono diversi formati di diagrammi di flusso di lavoro tra cui scegliere. Ognuno offre vantaggi unici che possono aiutarti a definire il tuo prossimo processo. Il tipo di diagramma che scegli dipenderà dal processo su cui stai lavorando e dalle tue esigenze per quel processo. 

Dai flussi di processo alle corsie, ecco i quattro diversi tipi di diagrammi di flusso di lavoro che puoi utilizzare per la tua analisi del flusso di lavoro.

1. Diagramma di flusso del processo

Uno strumento di diagramma di flusso di processo è il design standard per i flussi di lavoro. In questo diagramma, tutti i componenti sono mappati cronologicamente, rendendolo una rappresentazione visiva di base di un processo. Questo tipo di diagramma fornisce una panoramica generale delle singole attività e degli obiettivi senza entrare troppo nei dettagli.

Ideale per: team che desiderano una rappresentazione visiva di alto livello di un nuovo processo, che possa essere compreso rapidamente da qualsiasi stakeholder o reparto.

2. Diagramma swimlane

Anche il diagramma swimlane è un layout di flusso di lavoro molto utilizzato, sebbene le corsie differiscano in modo significativo dai diagrammi di flusso di processo. Un diagramma swimlane suddivide il flusso di lavoro in flussi o unità più piccoli. Questi flussi sono interconnessi ma separati per evidenziare le interazioni e le possibili inefficienze. Ciò crea visibilità e offre un'immersione più profonda nel flusso di lavoro complessivo del processo.

Ideale per: team che lavorano su processi complessi con molti livelli interconnessi ma indipendenti. 

3. Diagramma di notazione per la modellazione dei processi aziendali (BPMN)

Il diagramma BPMN utilizza notazioni uniformi che sia gli stakeholder aziendali che quelli tecnici possono facilmente interpretare. È un tipo di linguaggio di modellazione unificato che utilizza simboli standardizzati per comunicare i diversi passaggi.

I diagrammi BPMN si concentrano sulle informazioni ricevute internamente e su come vengono interpretate. Ecco perché vengono comunemente utilizzati per le modifiche ai processi interni che non influiscono sui clienti esterni.

Ideale per: team che lavorano al miglioramento dei processi in diversi reparti. 

4. Diagramma SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customers)

Il SIPOC è un tipo di diagramma swimlane che si concentra sull'analisi di più parti diverse di un flusso di lavoro. 

A differenza di un diagramma tradizionale che organizza i dati in ordine sequenziale, un diagramma SIPOC dà la priorità a chi crea e riceve i dati del processo. SIPOC si concentra su come i dati vengono ricevuti internamente ed esternamente, motivo per cui viene utilizzato per i processi associati all’esperienza del cliente.

Ideale per: team che desiderano concentrarsi su come i dati vengono ricevuti internamente ed esternamente.

Come creare un diagramma di flusso di lavoro (con esempio)

Per creare un diagramma di flusso di lavoro, inizia a mettere insieme i componenti principali del processo. Per farlo, riunisci input, output, trasformazioni e risultati finali del processo. 

Mappa i componenti del flusso di lavoro sul diagramma utilizzando frecce, cerchi, rettangoli, ovali e rombi per rappresentare ogni punto dati. 

1. Seleziona il tipo di flusso di lavoro

Per selezionare il tipo di flusso di lavoro più adatto a te, considera le funzioni necessarie per il tuo processo. È un processo complesso con più stakeholder, per cui è più adatto un diagramma swimlane? Oppure è un processo relativamente semplice, più adatto a un diagramma di flusso del processo semplicistico?

Sebbene sia possibile modificare il flusso di lavoro in corso d’opera, è più facile decidere il tipo di flusso di lavoro in anticipo. In questo modo, saprai esattamente quanto è complesso o semplice il tuo flusso di lavoro.

2. Determina i punti di inizio e fine

Successivamente, determina i punti di inizio e fine del tuo flusso di lavoro (rappresentati da ovali sul diagramma).

Per determinare questi punti, considera quando inizia e quando termina il processo. C’è un’azione che attiva il processo? Allo stesso modo, esiste un'azione o un passaggio che termina il processo? Questi punti di riferimento ti aiuteranno a comunicare in modo efficace quando il processo inizia e finisce.

3. Raccogli le informazioni necessarie

Per raccogliere informazioni, mettiti in contatto con gli stakeholder per comprendere ogni parte del processo. Potresti organizzare una riunione di avvio con vari reparti e responsabili per raccogliere i dettagli e le approvazioni necessarie per iniziare a creare il diagramma di flusso di lavoro.

Poiché ogni processo è diverso, anche le informazioni che devi raccogliere varieranno. Considera i passaggi necessari per completare il processo, gli stakeholder coinvolti e qualsiasi altro dettaglio significativo che aiuterà a informare i lettori.

4. Elimina le inefficienze

Il passaggio finale prima di creare il tuo flusso di lavoro visivo è considerare ed eliminare eventuali inefficienze che potrebbero sorgere. Assicurati di analizzare le inefficienze prima di progettare il tuo flusso di lavoro, in modo da poter prevenire eventuali problemi, piuttosto che affrontarli in tempo reale. Le inefficienze specifiche possono variare, ma possono includere una mancanza di risorse, problemi con lo sviluppo del prodotto o qualsiasi altro ostacolo che potrebbe sorgere durante il processo.

Documenta queste inefficienze in un registro delle modifiche nell'ambito del processo di controllo delle modifiche. In questo modo sarai in grado di comunicare questi problemi agli stakeholder, dare priorità alle inefficienze e monitorare se sono state risolte. 

5. Progetta il tuo flusso di lavoro

Infine, inizia a costruire il tuo flusso di lavoro. Raccogli le informazioni sull'unità, i punti dati e le efficienze e mappali sul diagramma scelto nel primo passaggio. Poiché ogni processo è diverso e ogni diagramma è costruito in modo diverso, il tuo sarà probabilmente unico nel suo genere. Ecco solo un esempio di come potrebbe essere un diagramma di flusso di lavoro:

Una volta progettato il tuo flusso di lavoro, rivedilo con gli stakeholder per assicurarti che sia accurato e appropriato per la situazione. Questo è un ottimo modo per garantire che tutte le inefficienze siano state considerate e che le risorse siano state specificate correttamente.

Utilizza i flussi di lavoro per mappare i processi

La visualizzazione dei flussi di lavoro può aiutarti a comunicare in modo efficace i risultati finali agli stakeholder e alla leadership. Inoltre, è un ottimo modo per allineare più reparti diversi su un determinato processo. 

Per migliorare ulteriormente i tuoi flussi di lavoro, prova un software di gestione dei flussi di lavoro. Dall’automazione delle attività alla comunicazione semplificata, Asana può aiutarti.