Cos’è un diagramma SIPOC? 7 passaggi per mappare e comprendere i processi aziendali

Prima di poter migliorare un processo aziendale o eseguire un’analisi del processo aziendale, è necessario comprenderlo. E spesso il modo migliore per comprendere un processo è quello di disegnarlo. È qui che entrano in gioco i diagrammi SIPOC. Sebbene i processi aziendali possano essere complessi, i diagrammi SIPOC sono un modo semplice per visualizzare come ogni parte del processo si integra con le altre.

Cos'è un diagramma SIPOC? 

Un diagramma SIPOC offre una visione di insieme di un processo documentando i suoi fornitori, risorse, risultati e clienti. Visualizza come tutti i partecipanti al processo ricevono materiali o dati dagli altri e viene spesso utilizzato per migliorare o comprendere i processi che influiscono sull’esperienza del cliente.

I diagrammi SIPOC non hanno lo scopo di fornire troppi dettagli, ma piuttosto di offrire agli stakeholder una mappa di processo di alto livello per aiutarli a prendere decisioni e a fare brainstorming sulle idee di miglioramento. In questo modo, i diagrammi SIPOC sono solo uno strumento per la gestione dei processi aziendali (BPM). Il BPM è uno strumento per il miglioramento continuo dei processi aziendali. Implica l’indagine sui processi, la pianificazione di come migliorarli e l’implementazione di tali miglioramenti con iniziative strategiche.

Quali sono gli elementi di SIPOC?

La sigla SIPOC sta per questi cinque componenti:

• Suppliers (Fornitori): le fonti di input per il processo

• Inputs: le risorse necessarie per il funzionamento del processo

• Processo: le fasi di alto livello del processo

• Output: i risultati del processo

• Customers (clienti): coloro che ricevono i risultati o i vantaggi del processo

Diagramma SIPOC vs. diagramma di flusso di lavoro

I diagrammi di flusso di lavoro forniscono una mappa grafica di un processo o di un progetto aziendale. Un diagramma SIPOC è un tipo di diagramma di flusso di lavoro che si concentra su chi crea e riceve materiali o dati durante un processo aziendale. 

Alcuni diagrammi di flusso di lavoro sono organizzati con ogni fase del processo mappata cronologicamente. Tuttavia, un diagramma SIPOC non definisce le dipendenze (ovvero le attività che devono essere completate prima di altre). Invece, visualizza chi crea i materiali del processo, come tali materiali alimentano il processo e chi riceve gli output del processo. 

A cosa serve un diagramma SIPOC? 

I diagrammi SIPOC vengono spesso utilizzati nella gestione snella dei progetti come parte della metodologia di miglioramento dei processi Six Sigma. Six Sigma mira a ridurre al minimo i difetti e le incoerenze in un prodotto finale; per questo motivo, funziona bene per migliorare la produzione o qualsiasi processo associato all’esperienza del cliente. Un componente fondamentale di Lean Six Sigma è il processo DMAIC, che sta per definire, misurare, analizzare, migliorare e controllare. Un diagramma SIPOC entra in gioco durante la fase di "definizione" del processo DMAIC.

Ma anche se non stai conducendo un progetto Six Sigma o utilizzando la gestione snella dei progetti, un diagramma SIPOC può comunque essere utile. Può aiutarti a: 

Spiegare un processo aziendale 

Poiché un diagramma SIPOC fornisce una panoramica di alto livello senza dettagli specifici, è utile per il pubblico che non ha familiarità con il processo aziendale. In questo modo, è un ottimo modo per introdurre i nuovi dipendenti a un processo o comunicare i dettagli chiave del processo che hanno un impatto diretto.

Mantenere allineati i membri del team

I diagrammi SIPOC sono semplici da creare, quindi puoi redigerne uno come punto di partenza per il tuo brainstorming di miglioramento del processo, per inquadrare la discussione sulla risoluzione dei problemi e assicurarti che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda.

Chiarire le parti di un processo

Quando crei un diagramma SIPOC con il tuo team, ti viene richiesto di identificare le informazioni chiave come i contatti dei fornitori, le specifiche del progetto e i clienti target. In questo modo, la creazione di un diagramma SIPOC ti aiuta a comprendere i processi e quindi a migliorarli. 

Creare un diagramma SIPOC con il tuo team può aiutarti a rispondere alle seguenti domande: 

• Come possiamo semplificare questo processo? 

• Stiamo offrendo un prodotto di qualità ai nostri clienti? 

• Possiamo migliorare il modo in cui gestiamo i nostri fornitori? 

• I nostri fornitori stanno fornendo ciò di cui abbiamo bisogno? 

• Conosciamo le persone dei nostri clienti e i dati demografici in cui rientrano?

• Ci sono inefficienze che possiamo migliorare quando creiamo il nostro prodotto?   

Ricorda che un diagramma SIPOC è solo uno degli strumenti a tua disposizione per la gestione dei processi. Man mano che analizzi e migliori i processi aziendali, dovrai creare un sistema più solido per rimanere organizzato. Prima di immergerti nel miglioramento dei processi, scegli uno strumento di project management che ti consenta di assegnare titolari e scadenze chiare, visualizzare le dipendenze e comunicare con il tuo team in un unico posto. Con Asana, puoi persino creare un diagramma SIPOC come una Bacheca Kanban, quindi condividere e aggiornare il diagramma in tempo reale. 

Come creare un diagramma SIPOC in sette passaggi

Utilizzare il modello SIPOC è semplice, ma in realtà è una best practice non seguire l’acronimo in ordine. Ti consigliamo di iniziare con la sezione "processo", poiché è spesso il punto più semplice da cui partire, ma puoi anche lavorare a ritroso dai "clienti" ai "fornitori". Per questo motivo, i team a volte chiamano questo strumento diagramma COPIS. 

Ecco come creare un diagramma SIPOC: 

1. Scegli un processo

Seleziona il processo che desideri visualizzare con il tuo diagramma SIPOC. Può trattarsi di un nuovo processo aziendale che desideri implementare o di un processo esistente che desideri ottimizzare. La creazione di un diagramma SIPOC può aiutarti a comprendere il processo, a fare brainstorming di idee per il miglioramento e a fornire una panoramica di alto livello del processo per aiutare gli stakeholder a prendere decisioni. 

Per esempio, immagina di voler migliorare la spedizione e la consegna del tuo prodotto. Un diagramma SIPOC può aiutarti a identificare le inefficienze, assicurarti di gestire i fornitori nel miglior modo possibile e determinare se stai fornendo un prodotto di qualità ai clienti. 

2. Definire il processo: P

Invece di completare il diagramma SIPOC in ordine, spesso è più facile iniziare con la sezione “P” e definire prima il processo. Suddividi il processo in 4-5 passaggi di alto livello, ognuno con la propria azione e il proprio soggetto. Se lo desideri, puoi organizzare questi passaggi come un diagramma di flusso, con ciascuno che alimenta l’altro. 

Per continuare con il nostro esempio di spedizione del prodotto, il processo può essere suddiviso nelle seguenti fasi: 

1. Il cliente effettua il check-out

2. Fattura inviata al magazzino

3. Il team del magazzino prepara la spedizione

4. La società di distribuzione ritira la spedizione

5. La società di distribuzione trasporta la spedizione a destinazione 

Se il processo è lungo e contiene molti passaggi diversi, prova a raggruppare insieme i lotti di passaggi più piccoli. Ad esempio, potresti utilizzare la fase più ampia fase "Fattura inviata al magazzino" per sostituire tutti i dettagli relativi al trasferimento delle informazioni dalla piattaforma di e-commerce al magazzino di spedizione. Ricorda che lo scopo di un diagramma SIPOC è fornire una panoramica di alto livello, non una vista dettagliata. 

3. Elencare gli output: O

Identifica gli output del processo. Questo ti aiuta a capire cosa ottieni dalle risorse che investi nel processo e cosa ricevono effettivamente i clienti. Gli output possono essere materiali, prodotti, servizi o informazioni, in sostanza tutto ciò che tu, i membri del team interno o i clienti ottenete dal processo. Idealmente, i risultati dovrebbero corrispondere alle esigenze dei clienti. 

Nell’esempio di SIPOC della spedizione del prodotto sopra riportato, i risultati sono: 

• I clienti ricevono il prodotto entro un determinato periodo di tempo

• La tua azienda riceve denaro per il prodotto

4. Identificare i clienti: C

I clienti sono le persone che ricevono i risultati o beneficiano del processo. Tieni presente che i clienti non devono essere esterni: possono anche includere colleghi e stakeholder interni. Usiamo un esempio diverso invece dello scenario di spedizione. Supponiamo che tu stia preparando il ritiro annuale della tua azienda. In questo scenario, i clienti e gli stakeholder sono i membri del team che partecipano all’evento. 

Per l’esempio della spedizione, potresti elencare i seguenti clienti: gli acquirenti online (che ricevono il prodotto) e la tua azienda (che riceve denaro per il prodotto). 

5. Elenca gli input: I

Gli input sono le risorse necessarie per il corretto funzionamento del processo. Simili agli output, possono essere materiali, prodotti, servizi o informazioni. Elencare i fornitori degli input ti aiuta a comprendere i requisiti delle risorse per il processo e a determinare se stai ricevendo i materiali di cui hai bisogno dai tuoi fornitori.    

Per il processo di spedizione del prodotto, ciò potrebbe includere le informazioni di spedizione e pagamento del cliente, i servizi di pagamento online, i servizi di imballaggio, i materiali di imballaggio, lo spazio di magazzino e i camion per la consegna. 

6. Identificazione dei fornitori: S

I fornitori sono coloro da cui si ottengono gli input del processo. Questo passaggio ti aiuta a capire con quanti fornitori stai lavorando e se li stai gestendo nel modo più efficiente. 

Nel nostro esempio di spedizione del prodotto, ciò potrebbe includere quanto segue: 

• Clienti: forniscono informazioni sulla spedizione e sul pagamento

• Membri del team di magazzino: offrono servizi di imballaggio

• Produttore di imballaggi: crea materiali di imballaggio

• Società di locazione magazzini: fornisce lo spazio di magazzino

• Servizi di consegna: fornire camion per la consegna

7. Condividi il tuo diagramma

Un diagramma SIPOC è pensato per essere condiviso. È uno strumento molto utile per aiutare te, il tuo team e gli stakeholder a capire come funziona un processo aziendale. Ciò significa che per ottenere il massimo beneficio dalla tua mappa SIPOC, non dovresti solo condividerla, ma anche assicurarti che sia facilmente accessibile. 

Uno dei modi migliori per condividere le informazioni è utilizzare uno strumento di project management, perché consente di organizzare le informazioni e le attività del progetto in un unico posto. Ciò significa che invece di inviare una dozzina di email separate, puoi condividere un’unica versione del tuo diagramma con ogni stakeholder, quindi comunicare con tutti su un unico thread. 

Nel dubbio, disegnalo

I diagrammi SIPOC sono un modello utile da tenere nella cassetta degli attrezzi per il miglioramento dei processi. Sono semplici da creare, facili da condividere e forniscono informazioni chiave per aiutare i responsabili delle decisioni a comprendere i processi aziendali a livello generale. Inoltre, creare un diagramma SIPOC con il tuo team può aiutarti a chiarire come ogni parte del processo si integra con le altre e come puoi semplificare le cose per rendere i processi aziendali il più efficaci possibile.