Spiegazione dell’analisi dei processi aziendali (BPA)

Molti di noi hanno routine ripetibili nelle giornate lavorative. Nella gestione dei progetti, potremmo avere una serie di passaggi per ogni nuova richiesta di progetto. O una sequenza per delegare e assegnare gli elementi. Questi sono i nostri processi, gruppi di attività in sequenze specifiche che compongono flussi di lavoro ricorrenti. Se ben fatto, il processo aziendale dovrebbe fungere da guida, mostrando ai dipendenti come operare e creare in modo da avvantaggiare sia l’azienda che il proprio lavoro.

Ma non sono uno strumento da impostare e poi dimenticare. Nel tempo, i processi possono non funzionare più o diventare obsoleti. È necessario rivederli e analizzarli regolarmente per determinare se sono ancora efficaci. In caso contrario, è bene cercare opportunità per migliorarli. Queste revisioni, o analisi dei processi aziendali, sono molto vantaggiose per la tua azienda. Le analisi dei processi aziendali di successo possono generare più entrate, stimolare la crescita e semplificare le operazioni aziendali. 

Cos’è l’analisi dei processi aziendali (BPA)?

L’analisi dei processi aziendali, o BPA, è un metodo progettato per aiutarti a rivedere i tuoi processi. I processi sono gruppi ripetibili di attività o passaggi in un flusso di lavoro che producono un determinato risultato. Ad esempio, potresti avere un processo di onboarding per i nuovi assunti o un processo per la revisione degli obiettivi trimestrali. Esistono anche processi aziendali più ampi, come i processi decisionali utilizzati nelle sessioni di pianificazione. 

Le BPA rientrano nell'ambito della gestione dei processi aziendali (BPM), che comprende l'analisi dei processi aziendali, la loro manutenzione e il loro miglioramento. Nell'analisi dei processi aziendali, un analista aziendale esamina i processi esistenti e determina se sono ancora efficaci o se potrebbe essere il momento di un aggiornamento.

Analisi dei processi aziendali e analisi aziendale a confronto

Il principale elemento di differenziazione tra una BPA e un'analisi aziendale è che la BPA si concentra esclusivamente sui processi, mentre un'analisi aziendale completa esamina l'azienda nel suo complesso. 

Per esempio, se desideri aggiornare il processo per il monitoraggio delle finanze, avrai bisogno di una BPA. L’analista aziendale esaminerà i passaggi e le azioni intraprese dal team per monitorare budget, acquisti e entrate. Se, tuttavia, sei più interessato a determinare la redditività dell’azienda, utilizzeresti un’analisi aziendale completa per esaminare le tue finanze.

Perché dovresti condurre un'analisi dei processi aziendali?

L’analisi dei processi aziendali può avere un impatto enorme sulla tua azienda. Analisi solide vanno oltre gli input e gli output per determinare i valori fondamentali dei processi e mostrare dove ci sono opportunità di miglioramento. 

Tra i numerosi vantaggi, le analisi dei processi aziendali possono aiutarti a:

• Identificare le lacune: le analisi dei processi aziendali mostrano i collegamenti mancanti nelle operazioni più importanti. Spesso, questi influiscono direttamente sui profitti, soprattutto quando si esaminano i processi di assunzione, fatturazione o chiusura delle trattative.

• Delineare tutte le risorse disponibili: se non sai quando dire di no a un nuovo progetto, un’analisi dei processi aziendali può aiutarti. Delinea tutte le risorse disponibili per ogni processo di cui avresti bisogno, in modo simile alla pianificazione della capacità. In questo modo, conosci la tua capacità e disponibilità per il lavoro aggiuntivo.

• Creare nuovi processi che si allineino alla cultura e al clima attuali: a volte, i cambiamenti culturali o ambientali influiscono in modo significativo sui processi aziendali. Prendiamo la pandemia di COVID-19. In primo luogo, i team hanno dovuto capire come gestire un team da remoto e poi come tornare in ufficio in sicurezza, con molti cambiamenti nel frattempo. I BPA ti aiutano a creare un processo completamente nuovo quando il clima attuale lo richiede.

• Ridurre ridondanze, inefficienze e colli di bottiglia: secondo la nostra ricerca, nel 2021 l'operatore della conoscenza medio ha dedicato 129 ore a lavoro duplicato. Uno spreco di tempo! I BPA ti aiutano a migliorare il tuo processo per ridurre o eliminare il lavoro duplicato. Mostrandoti le opportunità di aggiungere modelli riutilizzabili o di affidarti all'automazione, puoi ridurre il lavoro superfluo.

• Migliorare l’adozione da parte dei dipendenti: migliori sono i tuoi processi, più persone li useranno. Analizzando regolarmente i tuoi processi, ottieni due risultati: dimostri ai tuoi dipendenti che tieni al loro modo di lavorare e rendi i flussi di lavoro più efficienti.

• Creare un flusso di processo migliore: in definitiva, il tuo processo dovrebbe continuare a cambiare con il tuo lavoro. Le analisi dei processi aziendali creano un modello di processo migliore per i tuoi processi, che è un modo complicato per dire che rendono più facile creare modifiche e aggiornamenti di routine in tempo reale.

Le cinque fasi dell'analisi dei processi aziendali

L'implementazione di un ciclo di analisi dei processi aziendali nel tuo team richiederà alcuni aggiustamenti. Ricorda che la maggior parte delle BPA non sarà gestita direttamente da te, a meno che tu non sia un analista aziendale. Questo è un compito che probabilmente vorrai affidare a un consulente o, a seconda delle tue esigenze, creare un ruolo interno dedicato. Indipendentemente da come avvii l’analisi dei processi aziendali nella tua azienda, seguendo questi cinque passaggi, puoi costruire una solida base per farla attecchire e crescere.

1. Verifica come i tuoi processi si inseriscono nel quadro generale

I tuoi processi dovrebbero tutti portare a iniziative e obiettivi aziendali più ampi. I processi sono il “come” della tua attività: è così che raggiungiamo i nostri obiettivi. Ma dovrebbero essere collegati al tuo "perché". Per esempio, se la dichiarazione di visione della tua azienda è quella di offrire a tutti nel mondo un accesso più facile all’assistenza sanitaria, ogni processo che crei dovrebbe supportare questo obiettivo. 

Il primo passo del BPA sarà quello di rivedere i processi esistenti e vedere come si adattano ai flussi di lavoro, ai reparti e, in definitiva, a quegli obiettivi a lungo termine che supportano la mission aziendale.

2. Raccogli informazioni su ciò che sta accadendo ora

Questa è la fase di raccolta dei dati. Prima di poter analizzare i tuoi processi, devi sapere esattamente come funzionano. Il modo migliore per farlo è parlare con le persone che li usano di più. Intervista gli stakeholder chiave, crea sondaggi e rivedi i KPI e le metriche associati. Questo passaggio richiederà un po' più di tempo rispetto ad altri, ma vale la pena comprendere appieno il processo prima di apportare modifiche. 

Per esempio, se stai analizzando come il tuo team di prodotto valuta e classifica i backlog di prodotto, ti consigliamo di intervistare gli sviluppatori responsabili. Ti consigliamo inoltre di esaminare gli indicatori chiave di prestazione dei processi attuali, ad esempio quanti elementi rimangono nel backlog dopo il completamento di uno sprint Agile. 

3. Analizza e mappa i dati

È arrivato il momento dell’analisi. Qui dovrai compilare tutti i tuoi dati, tra cui:

• Tutte le fasi del processo

• diagrammi di processo pertinenti

• i membri del team coinvolti

• le attuali metriche di successo e KPI

Puoi utilizzare la mappatura dei processi aziendali per creare un layout visivo dei tuoi processi e flussi di lavoro, in modo che sia più facile rivederli. La mappatura dei processi ti aiuta a creare un diagramma di flusso o un'altra mappa visiva delle sequenze e dei passaggi correnti, in modo da poter visualizzare meglio i processi. In questo layout, è più facile identificare modelli e lacune nel flusso del processo. 

4. Identifica le opportunità di miglioramento

Durante la fase di analisi, identificherai ridondanze e lacune. Queste sono le aree principali di miglioramento. Per esempio, supponiamo che la tua analisi mostrato che gli sviluppatori trascorrono 3 giorni a pianificare un backlog degli sprint. Sulla base dei colloqui con gli stakeholder e dell’analisi dei programmi delle riunioni, ti rendi conto che i diversi fusi orari stanno causando il ritardo. In questo caso, nuove opzioni tecnologiche che favoriscono la comunicazione asincrona renderebbero più facile per il team comunicare e ridurre la quantità di tempo dedicato alla comunicazione.  

5. Apporta modifiche

Il miglioramento dei processi aziendali (BPI) è il momento in cui si agisce su tutto ciò che si è appreso. Dopo la BPA, utilizzerai i BPI per adattare e apportare modifiche ai tuoi processi con particolare attenzione all’aumento della redditività. Un BPA è la tua guida alla scoperta, che ti mostra i pro e i contro dei processi aziendali. L’ultimo passaggio consiste nell’utilizzare tutte queste informazioni per implementare modifiche che migliorano i processi o aiutano a crearne di nuovi.  

Come si esegue un’analisi dei processi aziendali?

L’analista aziendale che incaricherai di eseguire la BPA avrà probabilmente i propri metodi e strumenti di analisi dei processi aziendali preferiti, ma di seguito ne elenchiamo alcuni comuni.

• Analisi delle cause principali: utilizza questa analisi per identificare le basi dei tuoi processi e assicurarti che si ricolleghino agli obiettivi più ampi della tua azienda.

• Analisi SWOT: SWOT è un acronimo che significa Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats (punti di forza, punti di debolezza, opportunità e minacce). Questa può essere un’analisi utile perché fornisce approfondimenti sul successo dei processi e su dove possono migliorare.

• Analisi delle lacune: le analisi delle lacune mostrano cosa manca nei processi rispetto agli obiettivi aziendali più ampi.

Quali strumenti dovresti utilizzare per un'analisi dei processi aziendali?

Per condurre una BPA, è necessario uno strumento efficace di analisi dei processi aziendali, in grado di mantenere tutti i dati in un'unica fonte di riferimento. Uno strumento di project management è la soluzione migliore, poiché consente di automatizzare le attività, creare resoconti e inviare aggiornamenti di stato in tempo reale. Ciò garantisce che tutti gli stakeholder possano vedere l’analisi dei processi aziendali in tempo reale e che funzioni in linea con tutte le automazioni dei processi aziendali. 

Quando dovresti usare l'analisi dei processi aziendali?

La maggior parte dei processi aziendali trae vantaggio dal miglioramento continuo, ma ci sono situazioni in cui una BPA è più utile di altre. 

L'analisi dei processi aziendali è la soluzione migliore:

• Per processi più vecchi e potenzialmente obsoleti.

• quando si nota un calo della produttività o un alto turnover in alcune aree;

• Quando si lancia un nuovo prodotto o una nuova struttura del team per determinare se è praticabile a lungo termine.

L’immagine hero non celebrata delle operazioni aziendali

L’analisi dei processi aziendali offre una sbirciatina dietro le quinte delle operazioni aziendali. Ti mostrano come lavori tu, il tuo team e la tua azienda. Queste informazioni sono una miniera d'oro di possibilità: utilizza i risultati della tua analisi dei processi aziendali per aumentare la produttività e migliorare i flussi di lavoro. O chissà, la tua prossima grande strategia di crescita potrebbe trovarsi proprio all’interno dei tuoi processi esistenti.