Cos’è il flusso di processo? E come puoi visualizzarlo

Sta cercando un modo per migliorare il processo di svolgimento del lavoro? Rivedere il flusso di processo potrebbe essere la soluzione. 

Un flusso di processo è una serie di passaggi che tu e il tuo team seguite per raggiungere l'obiettivo. Visualizzare i flussi di processo può aiutarti a scoprire ridondanze, attività ripetitive e colli di bottiglia.

Puoi visualizzare i flussi di processo utilizzando cronologie o diagrammi di flusso di lavoro. Scopri di più sull’origine dei flussi di processo, su cosa sono i diagrammi di flusso del processo e su come utilizzarli per migliorare l’efficienza del tuo team. 

Che cos’è il flusso di processo?

Un flusso di processo è un modo di visualizzare ogni passaggio successivo che il tuo team deve affrontare quando lavora per raggiungere un obiettivo. Visualizzando questi passaggi in un diagramma o in un diagramma di flusso, tutti possono capire facilmente in quale ordine devono completare le attività.

Migliorare i processi è fondamentale per portare a termine più velocemente il lavoro di maggiore impatto. Oggi, gli operatori della conoscenza mancano oltre il 25% delle scadenze ogni settimana, e i processi poco chiari sono uno dei principali fattori che contribuiscono a questo. Chiarendo chi sta facendo cosa e per quando, puoi consentire al tuo team di comprendere il contesto del proprio lavoro e di svolgere le proprie attività in modo più efficace.

Esempio di flusso di processo

Indipendentemente dalla descrizione del tuo ruolo, c'è un semplice flusso di processo che tutti conoscono: la richiesta di ferie. Questo processo è piuttosto lineare ed è un ottimo esempio di come puoi visualizzare un ordine successivo di attività:

• Passaggio 1: richiedi il tuo permesso retribuito.

• Passaggio 2: il tuo manager esamina la tua richiesta.

• Passaggio 3: il tuo manager decide se approvare o meno la tua richiesta.

• Passaggio 4: ricevi un'email sulla decisione del tuo manager.

• Passaggio 5: la tua richiesta viene approvata o rifiutata.

Idealmente, i flussi di processo come quello sopra sono accessibili a tutti. In questo modo, il tuo team sa dove trovare i flussi di processo per tutti i tipi di flussi di lavoro e può fare riferimento a tali informazioni quando lavora su processi nuovi o non familiari.  

A cosa serve un flusso di processo?

I flussi di processo sono più che semplici grafici. Sono uno strumento incredibilmente utile nella gestione dei progetti, che puoi utilizzare per analizzare, ottimizzare e standardizzare i processi nuovi e quotidiani. 

Ecco quattro modi in cui i flussi di processo possono avere un impatto positivo sulla gestione della tua azienda:

Pianificare e documentare i processi

Processi poco chiari portano a membri del team non coinvolti, a un morale basso e ad attività che vengono trascurate. Al contrario, la mappatura dei processi offre al tuo team una migliore comprensione di come funzionano i processi aziendali. Se i membri del team hanno domande su chi dovrebbero contattare o su cosa succederà dopo nel progetto, possono fare riferimento a un'unica fonte di riferimento su cui possono fare affidamento.

• Ad esempio, invece di chiedere al tuo team di monitorare i propri progressi in luoghi diversi, mappa il tuo processo in un unico posto. Utilizza un software di gestione del lavoro per semplificare le attività e l’avanzamento del tuo team.

Standardizza i processi

I diagrammi di flusso sono un ottimo strumento per standardizzare o semplificare i processi. Invece di reinventare la ruota ogni volta che inizi un nuovo progetto o perdere tempo a creare un nuovo flusso di processo, il tuo team può fare riferimento al flusso di processo standardizzato e attenersi ad esso. Ciò impedisce al tuo team di dimenticare attività o correre rischi inutili.

• Ad esempio, come nell'esempio precedente della richiesta di ferie, la creazione di un diagramma o di un diagramma di flusso che spieghi un processo standardizzato renderà molto più facile per il tuo team capire cosa sta succedendo. Quando vedono il quadro generale, probabilmente si sentiranno più apprezzati e meno stressati dal processo.

Analizzare i processi per ottimizzarli

Quando definisci il flusso di processo, potresti renderti conto che ci sono ridondanze o attività ripetitive che puoi omettere. Potresti anche scoprire rischi di processo che puoi comunicare al tuo team in modo che ne sia a conoscenza. Ciò migliorerà sia l'efficienza che l'efficacia dei tuoi processi.

• Ad esempio: supponiamo che, dopo aver esaminato un nuovo flusso di processo, uno stakeholder noti che è possibile saltare un passaggio nel processo di comunicazione. Potresti essere in grado di risparmiare tempo prezioso nella cronologia, omettendo questo passaggio e ottimizzando il flusso del processo.

Aumentare la responsabilità del team

Quando tutti i membri del team sanno esattamente quali sono le loro attività e quando devono essere completate, il processo può fluire senza intoppi. Un buon diagramma di flusso del processo offre inoltre ai membri del team una visione chiara di eventuali dipendenze importanti del progetto, vincoli di risorse o date di scadenza di cui devono tenere conto.

• Per esempio: se stai creando un articolo per il tuo blog senza un flusso di processo, potresti imbatterti in ostacoli. Forse il tuo team non è in grado di portare a termine il lavoro in tempo o spesso si verificano problemi di comunicazione. Se definisci e visualizzi chiaramente il processo, tutti sanno quando è il loro turno e chi contattare se mancano le risorse.

I diagrammi di flusso di processo vengono in genere utilizzati per definire processi semplici. 

Cos’è un diagramma di flusso del processo (PFD)?

Un diagramma di flusso di processo è un modo per visualizzare il flusso di processo. A seconda del tipo di flusso di processo che stai rappresentando, puoi chiamarli diagrammi di flusso top-down, diagrammi di flusso schematici o diagrammi di flusso di processo.

Da dove proviene il diagramma di flusso del processo?

Il diagramma di flusso del processo (PFD) è stato introdotto per la prima volta da Frank Gilbreth, Sr., ingegnere industriale ed esperto di efficienza. L'American Society of Mechanical Engineers (ASME) adottò il concetto negli anni '20. 

Oggi, i flussi di processo sono ancora utilizzati nell'ingegneria chimica e di processo, ma sono anche strumenti popolari nella produzione e nelle aziende (dove sono spesso chiamati flusso di processo aziendale o BPF).

Per visualizzare il flusso di processo, puoi utilizzare una serie di simboli e notazioni che definiscono e descrivono in dettaglio ogni attività. L’International Organization for Standardization (ISO) ha creato i simboli PFD più comunemente noti. Sebbene alcune aziende utilizzino i propri simboli, l'utilizzo di simboli standardizzati rende molto più facile per tutti seguire il diagramma di flusso del processo senza ulteriori istruzioni.

Se vuoi saperne di più sui diversi tipi di diagrammi di flusso e simboli, leggi il nostro articolo sui tipi di diagrammi di flusso, i simboli e come leggerli. 

Cinque passaggi per documentare il flusso di processo di un’azienda

Puoi creare diagrammi di flusso dei processi aziendali o diagrammi di flusso di lavoro in cinque semplici passaggi.

• Passaggio 1: seleziona il tipo di diagramma. A seconda della complessità del processo, puoi creare un semplice diagramma di flusso del processo o scegliere una visualizzazione più complessa come il diagramma swimlane.

• Passaggio 2: determina i punti di inizio e fine. Indica quali azioni attivano l'inizio e la fine del processo, in modo da poter comunicare efficacemente queste fasi ai colleghi del team o agli stakeholder.

• Passaggio 3: raccogli le informazioni necessarie. Collabora con il tuo team e gli stakeholder per raccogliere i dettagli e le approvazioni necessari per creare il tuo diagramma. Scopri che tipo di risultati finali sono associati a ogni passaggio, in modo da poter definire il tempo necessario al tuo team per completare le proprie attività.

• Passaggio 4: elimina le inefficienze. Analizza il diagramma per scoprire eventuali ridondanze o attività ripetitive che potrebbero rallentare il team o causare colli di bottiglia. 

• Passaggio 5: progetta il diagramma. Ora puoi progettare il tuo processo aziendale o il diagramma di flusso di lavoro. Mappali nel tipo di diagramma che hai scelto nel primo passaggio e poi rivedilo con il tuo team e gli stakeholder per assicurarti che tutto sia accurato. 

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