Come usare un’analisi degli obiettivi per raggiungere gli obiettivi aziendali

Ecco uno scenario: il tuo team sta per iniziare le iniziative di pianificazione strategica per il prossimo anno, ma non sa davvero da dove iniziare. Cosa fai?

Un’analisi degli scostamenti (nota anche come analisi delle esigenze) è il processo di confronto tra le prestazioni attuali dell’azienda e quelle desiderate. Ti aiuta a identificare il "gap" tra la situazione attuale della tua azienda e quella che desideri raggiungere. In breve, stai cercando ciò che manca.

Che cos’è l’analisi del gap?

Un'analisi degli scostamenti (nota anche come analisi delle esigenze) è il processo di confronto tra le prestazioni attuali dell'azienda e quelle desiderate. Il "gap" in una gap analysis è la differenza tra la posizione attuale della tua azienda e quella che desideri raggiungere. 

Creare un'analisi degli scostamenti può aiutare la tua azienda in diversi modi. Ecco come:

• Fare brainstorming sulle strategie. La creazione di un’analisi del gap può aiutare i team strategici a capire i potenziali piani d’azione che possono utilizzare per raggiungere i propri obiettivi. 

• Identificare i punti deboli. Se la tua azienda non ha ottenuto i risultati sperati, l’analisi dei gap può aiutare il tuo team a capire la causa principale di alcune lacune nelle prestazioni. 

• Misurare le risorse effettive. Se il tuo team ha un surplus di risorse alla fine dell'anno, un'analisi degli scostamenti può aiutare a identificare in modo specifico come tutto stava andando e come le risorse sono state allocate, in modo che possano essere utilizzate in modo più efficiente in futuro.

Vantaggi dell'utilizzo di un'analisi degli scostamenti

Creare una gap analysis è un modo per rivedere le tue strategie attuali per vedere cosa funziona e cosa è ancora necessario. Effettuarne una può aiutare la tua azienda in diversi modi, tra cui:

• Identificare i punti deboli. Se la tua azienda non ha ottenuto i risultati sperati, puoi utilizzare un’analisi degli scostamenti per aiutare il tuo team a capire la causa principale delle lacune nelle prestazioni. 

• Misurare le risorse attuali. Se il tuo team ha un surplus di risorse alla fine dell’anno, un’analisi degli scostamenti può aiutare a identificare nello specifico come sono state allocate le risorse, in modo che possano essere utilizzate in modo più efficiente in futuro.

Quando eseguire un’analisi degli scostamenti

Un’analisi degli scostamenti è un utile strumento di project management per aiutarti a identificare come andare dal punto A al punto B. Sebbene possa essere utilizzata in qualsiasi momento, puoi ottenere il massimo dalla tua analisi quando la applichi strategicamente a un progetto o a un’iniziativa specifica. Di seguito elenchiamo alcuni scenari in cui l’utilizzo di un’analisi degli scostamenti può aiutarti a raccogliere i dati contestuali necessari per migliorare la tua azienda.

Durante la pianificazione strategica

Se il tuo team sta cercando di creare un piano di crescita strategico, l’utilizzo di un’analisi degli scostamenti nelle prime fasi del processo di pianificazione strategica può aiutare a fornire al team un buon punto di partenza. Una gap analysis fornisce indicazioni basate sui dati su come il tuo team può passare dalla situazione attuale a un obiettivo finale specifico. Per esempio, se stai pianificando la strategia del prossimo trimestre, puoi utilizzare un’analisi degli scostamenti per esaminare i risultati ottenuti nel trimestre corrente. Confrontalo con gli obiettivi che avevi fissato inizialmente e sarai in grado di identificare le opportunità di miglioramento nei prossimi mesi.

Quando si verificano problemi di prestazioni

Se il tuo team è inaspettatamente sottoperformante, un’analisi degli scostamenti può essere uno strumento utile per identificare eventuali carenze. Una volta identificata la causa principale del divario nella situazione attuale, il tuo team può migliorare i processi per risolvere il problema senza interrompere la produzione. Per esempio, un project manager di una catena di montaggio potrebbe notare che la produzione non soddisfa le aspettative. Dopo aver completato un'analisi degli scostamenti, scopre che la causa principale è un problema con alcuni macchinari. Ora sa esattamente cosa correggere per migliorare la produzione.

Quando gli stakeholder hanno bisogno di ulteriore contesto

Se il tuo team sta raccogliendo informazioni sull'azienda per gli investitori o per altri requisiti aziendali, un'analisi del gap può essere uno strumento estremamente utile. In questo caso, è utile perché fornisce più informazioni contestuali rispetto ai soli numeri. Se la direzione è preoccupata che il tuo team sia sottoperformante per qualsiasi motivo, un'analisi degli scostamenti può fugare ogni preoccupazione con un piano dettagliato di come il tuo team colmerà il divario. 

Esempi di gap analysis

Il momento migliore per utilizzare un'analisi degli scostamenti è quando si è alla ricerca di modi per migliorare o ci si rende conto che qualcosa non funziona come previsto. Ecco alcuni esempi pratici di vita reale:

• Sviluppo software: le analisi degli scostamenti possono mostrare gli elementi mancanti nel software, aiutandoti a rilevare potenziali errori prima del go-to-market.

• Gestione del progetto: utilizza le analisi degli scostamenti durante le fasi di pianificazione o revisione del progetto per mostrare le aree che non sono al passo con il resto del progetto. In seguito, puoi effettuare richieste e assegnare risorse a tale lavoro, se necessario.

• Risorse umane: se fai parte di un team delle risorse umane, puoi utilizzare un’analisi degli scostamenti durante i processi di assunzione per mostrare cosa manca in un team, che a sua volta puoi cercare in un nuovo candidato. 

• Team lead: in qualità di team lead, spesso ti occupi dei problemi generali. Quindi, a volte, i dettagli sfuggono e possono causare ritardi o problemi in futuro. Un’analisi degli scostamenti può aiutarti a identificare quando potresti aver trascurato qualcosa e potrebbe essere in grado di rilevarlo prima che crei un problema più grande.

• Ricerca competitiva: le analisi competitive sono strumenti importanti per aumentare la soddisfazione dei clienti. Un modo per eseguire la necessaria ricerca competitiva è attraverso una gap analysis, in cui si esamina il divario di mercato per il proprio settore e si definiscono le strategie con cui la propria azienda può colmarlo.

I quattro passaggi di un’analisi degli scostamenti

Anche se può sembrare complesso, utilizzare il processo di gap analysis non è così complicato come sembra. Prova questo processo in quattro fasi per creare una gap analysis per il tuo team.

​1. Definisci gli obiettivi aziendali

Per confrontare le prestazioni attuali con quelle desiderate, devi prima definire il tuo stato futuro ideale o, in altre parole, definire gli obiettivi. Qualsiasi metodologia di definizione degli obiettivi funziona. Se non ne utilizzi già una, prova a utilizzare obiettivi e risultati chiave (OKR) o indicatori chiave di prestazione (KPI) per creare metriche e obiettivi aziendali mirati e specifici. Indipendentemente dal tipo di obiettivo utilizzato, assicurati che i tuoi obiettivi siano SMART: specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e con scadenza. Gli obiettivi che stai definendo qui definiscono come misurerai le prestazioni e rappresentano lo stato desiderato per la tua azienda.

2. Confronta le prestazioni attuali della tua azienda

Utilizza obiettivi, dati storici e analisi delle carenze pregresse per confrontare le prestazioni, i processi o i flussi di lavoro attuali della tua azienda e definire lo standard per il tuo modo di lavorare. 

Allo stesso tempo, valuta i tuoi processi attuali con un’analisi dei processi aziendali (BPA). Se miri a migliorare i processi come parte della tua strategia, è importante esaminare lo stato attuale del processo aziendale. Questo può aiutarti a identificare quale metodologia di miglioramento del processo dovrebbe utilizzare il tuo team per raggiungere lo stato target desiderato.

3. Analizza i dati delle lacune

Ricorda che il “gap” in una gap analysis è la differenza tra la situazione attuale della tua azienda e quella che desideri raggiungere. Ora che hai compreso la differenza, è il momento di ipotizzare diverse strategie e tattiche di cui il tuo team avrà bisogno per colmare tale divario. 

Il passaggio successivo di questo processo è garantire che i tuoi obiettivi siano effettivamente raggiungibili e non troppo lontani dalla portata del tuo team. Non è il caso di fissare un obiettivo così alto da sembrare impossibile. Allo stesso modo, è importante assicurarsi che il tuo team sia in grado di raggiungere l’obiettivo nel periodo di tempo stabilito. Se apporti modifiche alla tua attuale strategia di prestazione, il tuo team sarà ancora in grado di raggiungere gli obiettivi che hai fissato in base al periodo di tempo desiderato?

È durante questa fase che incontri i tuoi stakeholder per fare brainstorming sulle iniziative di pianificazione strategica per raggiungere i tuoi obiettivi. 

4. Compila un resoconto dettagliato

Una volta consolidati tutti i numeri e gli obiettivi aziendali, crea un piano d’azione che definisca chiaramente come il tuo team intende colmare il divario. È importante utilizzare sia i dati quantitativi, come quelli raccolti per confrontare i dati nel secondo passaggio, sia quelli qualitativi, come i processi attuali e le strategie di miglioramento dei processi precedenti. 

Qual è la differenza tra un'analisi degli scostamenti e un'analisi SWOT?

L'analisi SWOT è un tipo di gap analysis comunemente utilizzato nella gestione dei progetti per identificare i punti di forza, di debolezza, le opportunità e le minacce di un'azienda. Di solito, l'analisi SWOT viene completata tramite una matrice 2x2.

Una volta compilata, la si utilizza per identificare le lacune che emergono durante il brainstorming del team su ciascun quadrante della matrice. 

Altri strumenti comuni di gap analysis

Modello McKinsey 7S

Sviluppato da Robert H. Waterman e Tom Peters, il Framework delle 7S di McKinsey è un modello di gestione spesso utilizzato per l’analisi delle organizzazioni. L'idea è che un'organizzazione abbia bisogno di sette elementi che siano tutti allineati e che si rafforzino a vicenda. Se una parte dei sette elementi è fuori posto, può influenzare l'intera azienda. 

Le sette S di questo modello stanno per:

• Structure (struttura): come è organizzata la tua azienda. Potrebbe significare come sono suddivise le attività e come i team comunicano tra loro. 

• Strategy (strategia): l'insieme di piani che il tuo team utilizza per far progredire l'azienda. 

• Sistemi: come vengono misurate le prestazioni, insieme alle procedure utilizzate dal team per gestire l’azienda.

• Skills (competenze): le competenze che i membri del team forniscono alla tua azienda. 

• Stile: i modelli di comportamento di determinati gruppi all'interno della tua azienda.

• Personale: le persone che lavorano per te. Questo si riferisce anche alle loro caratteristiche e ai modi in cui l’azienda nutre e sviluppa il proprio team.

• Valori condivisi: i valori sono i principi fondamentali che definiscono il modo in cui la tua azienda affronta il lavoro. 

Puoi utilizzare questo modello testando la relazione tra ciascuna delle sette S. Quando cambi qualcosa nella strategia, in che modo ciò influisce sui sistemi? Eseguire un'analisi delle lacune può darti risposte concrete su come ciascuno di questi aspetti della tua organizzazione si relaziona con gli altri. 

Modello di congruenza di Nadler-Tushman

Il modello di congruenza di Nadler-Tushman è uno strumento di gestione aziendale che identifica la causa principale dei problemi di prestazioni. È stato sviluppato dai teorici organizzativi David A. Nadler e Michael L. Tushman nei primi anni '80. 

L'idea del modello Nadler-Tushman è che ci sono quattro elementi principali in un'azienda e ognuno di essi ha relazioni uniche con gli altri. 

Questi quattro elementi principali sono:

• Lavoro: tutte le singole attività che compongono le prestazioni della tua azienda. Ci sono due prospettive diverse su come guardare al lavoro: cosa viene fatto e come viene elaborato. 

• Persone: l’interazione degli individui durante il lavoro. Alcuni esempi includono un manager e il suo collaboratore diretto, o un team leader e un appaltatore.  

• Struttura organizzativa: come si organizza la tua azienda, ad esempio come viene delegato il lavoro, a cosa lavorano i team e come vengono creati i processi. 

• Cultura: è il modo in cui il tuo team implementa le norme di gruppo, le Best practice, gli ideali e i valori condivisi in tutta l'azienda.

Il modello Nadler-Tushman abbina quindi ciascuno di questi elementi in sei diverse combinazioni, in modo che i team possano analizzare le prestazioni della loro azienda. Queste sei coppie sono le seguenti:

• Lavoro e persone: esamina quali dipendenti svolgono quale lavoro. Le persone giuste stanno svolgendo le attività giuste?

• Lavoro e struttura: è il modo in cui il tuo team sviluppa i processi per completare il lavoro. La struttura e l’organizzazione sono sufficienti per definire chiaramente il lavoro da svolgere?

• Lavoro e cultura: si concentra sull’ambiente che viene creato. La tua cultura aziendale promuove abitudini che favoriscono le prestazioni?

• Persone e struttura: identifica la struttura organizzativa del tuo team. Il tuo team è organizzato in modo tale che i singoli possano dare il meglio di sé?

• Persone e cultura: si concentra sugli atteggiamenti dei dipendenti. I tuoi dipendenti lavorano in una cultura che è produttiva per loro? Sono in grado di identificare le risorse che li aiutano ad avere successo sul lavoro? 

• Cultura e struttura: questa coppia si riferisce a come la cultura e l'organizzazione aziendale possono influenzarsi a vicenda. L’organizzazione della tua azienda compete con la cultura aziendale o la aiuta? 

Analogamente al modello delle 7 S di McKinsey, quando si accoppia ciascuno degli elementi del modello Nadler-Tushman, è possibile vedere come questi due si relazionano tra loro e come la modifica di un aspetto possa influenzare l'altro.

Crea analisi degli scostamenti con uno strumento di gestione del lavoro

Le analisi degli scostamenti funzionano meglio se condivise con gli stakeholder in modo comodo e organizzato. Uno strumento di gestione del lavoro come Asana può aiutare il tuo team a organizzare le informazioni e semplificare la comunicazione con gli stakeholder, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Scopri di più su come puoi utilizzare Asana per la gestione del lavoro.