10 cose che fanno i grandi team leader

Non c’è la parola “io” in team, ma ogni grande team ha un team leader. I team leader sono responsabili di tutto, dalle operazioni quotidiane a garantire che i membri del loro team siano supportati al meglio per raggiungere i loro obiettivi. 

A seconda della struttura aziendale, potrebbe non essere chiaro quali siano le responsabilità di un team leader e in che modo questo ruolo sia diverso da quello di un project manager. In questo articolo, spieghiamo cosa è (e cosa non è) un team leader e ti diamo 10 suggerimenti per aiutarti a diventare un ottimo team leader. 

Cos’è un team leader? 

Un team leader è responsabile di guidare un team di persone durante un’iniziativa particolare o verso un obiettivo specifico. I team leader non sono necessariamente team manager: questi ruoli sono spesso separati dai ruoli di gestione delle persone. Il team leader è specificamente responsabile della creazione di un ambiente di lavoro collaborativo e della determinazione della direzione di un particolare progetto o programma. 

Un team leader fornisce indicazioni e istruzioni a un gruppo di lavoro su un progetto o un portfolio di progetti. È responsabile della delega del lavoro, della supervisione dell'avanzamento verso gli obiettivi e della formazione dei membri del team, se necessario. I team leader spesso fungono da mentori de facto per il team, anche se non hanno un titolo di manager. 

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Cosa fa un team leader?

Un team leader è responsabile di un lavoro specifico, come un progetto, un programma o un portfolio di programmi. 

Le principali responsabilità di un team leader includono:

• Organizzare il lavoro

• comunicare gli obiettivi

• collegare il lavoro al contesto

• Delegare le attività

• Dare l’esempio

• Allocazione e gestione delle risorse

• Risolvere i problemi

• Gestire l’avanzamento dei progetti

• riferire sull’avanzamento agli stakeholder

• Coaching per migliorare le competenze dei membri del team

• motivare i membri del team a raggiungere i loro obiettivi

• Coltivare i punti di forza dei membri del team e identificare le aree di miglioramento

• Rappresentare e sostenere le esigenze del team

Team leader e project manager a confronto

Spesso, le competenze di un team leader si sovrappongono a quelle di un project manager. Questo è normale: in molti team, il team leader e il project manager sono la stessa persona. 

Il modo migliore per pensare alla differenza è concentrarsi sugli obiettivi della persona. L’obiettivo di un team leader è motivare e incoraggiare i membri del team in modo che possano svolgere un buon lavoro. Un project manager è spesso più concentrato sui risultati finali e sulle attività che devono essere completate. 

Le 10 migliori competenze di un team leader

Indipendentemente dal tipo di progetto che stai conducendo, un buon team leader è in grado di gestire e comunicare con il proprio team con sicurezza. Ecco 10 competenze di cui hai bisogno per iniziare:

1. Gestione degli obiettivi

Una delle cose più importanti che puoi fare in qualità di team leader è rispondere alla domanda: perché questo lavoro è importante?

Ogni progetto supporta un obiettivo del team o dell’azienda, ma spesso gli obiettivi sono scollegati dal lavoro quotidiano. Quando i membri del team non capiscono quali obiettivi supporta il loro lavoro, sono meno motivati a svolgere un buon lavoro. 

I buoni team leader forniscono contesto, in modo che i membri del team capiscano perché il loro lavoro è importante e come si inserisce nella visione aziendale più ampia. Con questo contesto, i membri del team possono assegnare le priorità alle attività in modo più efficace e assicurarsi di portare a termine il lavoro di maggior impatto al momento giusto.

2. Far avanzare il lavoro

Una volta che il tuo team ha compreso quali sono gli obiettivi che sta supportando, ha anche bisogno di un modo chiaro per visualizzare come ci arriverà. In qualità di team leader, pensa a te stesso come al capitano della nave: sei responsabile di orientare l’equipaggio verso la destinazione e di capire esattamente come arrivarci. 

Ci sono tre elementi principali per garantire che il lavoro proceda in modo efficace:

1. Chiarire le metriche. I membri del team non possono sapere se sono sulla strada giusta se non hanno un'idea chiara di ciò a cui stanno lavorando. Quindi, prima di iniziare, imposta obiettivi intelligenti per definire come misurerai il successo e creare obiettivi misurabili.

2. Monitora lo stato di avanzamento. Non basta sapere dove stai andando, devi anche sapere dove ti trovi rispetto al tuo obiettivo. Assicurati che i membri del team abbiano un modo chiaro per visualizzare la cronologia del progetto e vedere chi sta facendo cosa e per quando. 

3. Comunica gli aggiornamenti. In qualità di team leader, è anche tua responsabilità monitorare l'avanzamento e condividere gli aggiornamenti con il team di progetto e tutti gli stakeholder interessati. Il modo migliore per farlo è con i resoconti sullo stato del progetto, che danno al tuo team un’idea chiara se il progetto è nei tempi previsti, a rischio o in ritardo.

3. Comunicazione

Come per qualsiasi posizione di leadership, i team leader devono avere ottime capacità di comunicazione. Ciò include la comunicazione con i membri del team sul lavoro, l'aggiornamento degli stakeholder del progetto sull'avanzamento e il coordinamento con eventuali partner interfunzionali per conto delle esigenze del team di progetto. In particolare, la comunicazione include sia la comunicazione verbale che non verbale. In effetti, gran parte della comunicazione avviene attraverso il linguaggio del corpo e le espressioni facciali.

Tra gli elementi importanti della comunicazione ricordiamo:

• comunicazione 1:1 o di persona

• comunicazione asincrona

• comunicazione non verbale

• Costruire un rapporto

• Feedback

• Ascolto efficace, come l'ascolto attivo

• risoluzione dei conflitti

Le abilità interpersonali come la comunicazione richiedono tempo per svilupparsi. Non preoccuparti se la comunicazione non è il tuo forte. Se stai imparando a costruire un buon rapporto, inizia con un piano di comunicazione. Un piano di comunicazione è un modello di ciò che dovrebbe essere comunicato e dove, ad esempio ciò che accade in modo asincrono nel tuo strumento di project management e ciò che viene condiviso durante le riunioni settimanali del team.  

4. Organizzazione

I team leader sono spesso project manager, ma anche se non lo sei, sei comunque responsabile dell’organizzazione del lavoro del tuo team. In qualità di team leader, guidi il tuo team verso un obiettivo finale e l’organizzazione è un elemento chiave per arrivarci. 

Pensa all’organizzazione delle informazioni come alla creazione di un’unica fonte di riferimento. Il tuo team deve poter contare su di te e fidarsi del fatto che tu abbia le informazioni di cui ha bisogno. 

Il modo migliore per creare un ottimo sistema organizzativo per tutto il team è usare uno strumento di gestione del lavoro come Asana. Asana ti aiuta a monitorare il lavoro, gestire i progetti e condividere i progressi verso i tuoi obiettivi. Quando tutti sanno esattamente chi sta facendo cosa e per quando, sono facilitati nel portare a termine lavori di grande impatto. 

5. Delegare

I migliori team leader sanno che non possono fare tutto da soli. Il tutto è maggiore della somma delle sue parti, e questo è un aspetto fondamentale anche della leadership del team. Delegare è una parte fondamentale del coaching e del mentoring. Delegare non solo ti consente di portare a termine il tuo lavoro, ma offre anche ai membri del team l'opportunità di provare nuove competenze. 

Per delegare in modo efficace, devi prima comprendere i punti di forza, i punti deboli e gli interessi di ogni membro del team. In questo modo, sai cosa dovresti assegnare loro e quali nuove competenze sono più interessati ad apprendere. Tieni presente che i membri del team a cui deleghi il lavoro potrebbero fare le cose in modo diverso da come le avresti fatte tu: parte del delegare è imparare a lasciar andare e dare ai membri del team le redini. 

Se hai problemi a delegare il lavoro, prova a creare una matrice di Eisenhower. Oppure, in caso di dubbio, segui questo semplice processo in quattro fasi:

1. Identifica il lavoro che può essere delegato.

2. Chiarisci l'urgenza e l'importanza, in modo che i membri del team possano assegnare la giusta priorità al lavoro.

3. Fornisci la formazione necessaria.

4. Fidati, ma verifica.

6. Risoluzione dei problemi

Nessun progetto si svolge senza intoppi. Ecco perché i team leader devono essere bravi a risolvere i problemi e a pensare in modo autonomo. Per farlo, esercitati a utilizzare il contesto per dare la priorità al lavoro più importante e identificare quali problemi devono essere risolti per primi, al fine di prendere la decisione migliore per il tuo team. 

Se non hai familiarità con il problem solving, prova a rispondere alle seguenti domande:

• Come affronterà il lavoro il team? 

• Qual è la cosa più importante? 

• Su cosa devono concentrarsi? 

• In che modo questa decisione influirà sul team? 

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7. Gestione del tempo

I team leader sono i migliori nella gestione del tempo; sanno perfettamente come definire le priorità del loro lavoro. Per sviluppare le tue capacità di gestione del tempo, prendi in considerazione l’implementazione di strategie e strumenti efficaci per massimizzare la tua produttività durante la giornata.

Per gli studenti o i professionisti che devono conciliare studio e lavoro, un modello di programma di studio è un modo semplice per strutturare il tempo e rimanere coerenti con gli obiettivi di apprendimento. Puoi anche incoraggiare i membri del team a fare lo stesso e a esplorare le strategie di gestione del tempo che funzionano meglio per loro. 

Se non sai da dove cominciare, prova: 

• Il metodo GTD, che si concentra sulla catalogazione delle informazioni in uno strumento esterno in modo da poter utilizzare le tue capacità intellettuali per il lavoro ad alto impatto.

• Il time blocking, che si concentra sul raggruppamento di attività simili per lavorarci tutte insieme e sulla pianificazione di tali blocchi di tempo nel calendario.

• La tecnica del pomodoro, che stabilisce una serie di sprint e pause per aiutarti a massimizzare la produttività e la concentrazione.

• Il principio di Pareto, noto anche come legge 80/20, che ti aiuta a portare a termine l’80% del tuo lavoro con il 20% dell’impegno.

• Il metodo Mangia la rana, che afferma che per svolgere al meglio il tuo lavoro, dovresti affrontare la tua attività più grande (la tua rana) all'inizio della giornata. 

8. Gestione del carico di lavoro 

In qualità di team leader, sei responsabile di aiutare il tuo team a raggiungere gli obiettivi. Parte di questo consiste nell’assicurarsi che il lavoro proceda secondo i piani e che nessuno si avvicini al burnout. Durante le riunioni del team e gli incontri individuali, chiedi ai membri del team come si sentono riguardo al loro carico di lavoro e se c’è qualcosa che devono depriorizzare, rinviare o delegare. 

In qualità di team leader, dovresti avere un'idea di ciò che i membri del tuo team hanno da fare. Ma non è qualcosa che puoi sempre tenere a mente, soprattutto quando il tuo team cresce. Prova invece a utilizzare uno strumento di gestione del carico di lavoro per monitorare ciò a cui sta lavorando ogni membro del team. Questo aspetto è particolarmente importante se i membri del team lavorano su più progetti e hanno attività di cui non sei necessariamente a conoscenza. Se tutto è in un unico posto, puoi vedere rapidamente di cosa si stanno occupando e prevenire il sovraccarico di lavoro.

9. Team building

I team leader non sono solo le menti organizzative dietro un gruppo di persone, ma sono anche responsabili di incoraggiamento e motivazione. Per essere un leader efficace, dedica del tempo al team building e assicurati che tutti si sentano parte del team. 

Il team building inizia assicurandosi che tutti comprendano gli obiettivi del team, in modo da poter avanzare insieme verso il risultato finale, ma non finisce qui. Per creare un team efficace:

• Fai un controllo settimanale o giornaliero, a seconda della durata del progetto.

• Valuta le prestazioni del team e fai il tifo per i membri del tuo team.

• Dedica del tempo alle attività di team building.

• Prova a fare domande per rompere il ghiaccio e conoscere meglio il tuo team.

10. Mentoring e coaching

Una parte importante del ruolo di un team leader è quella di fornire coaching, formazione e mentoring, ove applicabile. I membri del tuo team potrebbero essere nuovi a questo tipo di iniziativa o avere domande su come completare una determinata attività. Se sai come risolvere il loro problema, puoi fornire coaching secondo necessità; in caso contrario, indirizzali alla persona più adatta a rispondere alla loro domanda. 

Anche se sei un collaboratore individuale anziché un manager, in qualità di team leader, sei responsabile di supportare e incoraggiare i membri del tuo team di progetto. Investi nelle tue capacità di leadership e sviluppa la tua intelligenza emotiva in modo da poter supportare i membri del tuo team quando ne hanno bisogno.

Mantieni tutto organizzato con la gestione dei progetti

Non puoi svolgere il tuo lavoro in modo efficace se non hai un modo chiaro per comunicare e condividere informazioni con i membri del tuo team. Per aumentare la visibilità del tuo team, prova gli strumenti di project management. Offri ai membri del team la chiarezza di cui hanno bisogno per rimanere sincronizzati, collaborare in modo efficace e svolgere al meglio il proprio lavoro. 

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