Cos’è un team di progetto? E perché ne hai bisogno

Nella gestione dei progetti, creare il team giusto è un po’ come assemblare un mobile complicato: ci vuole lungimiranza e un’attenta pianificazione, ma se fatto correttamente fa la differenza.

Prima di poter mettere insieme un team di progetto, però, devi capire esattamente cos’è e quali tipi di ruoli devono essere ricoperti. In questo articolo, analizzeremo le basi di un team di progetto standard e ti spiegheremo come un team ben assemblato può consentire ai tuoi dipendenti di creare il loro lavoro di maggiore impatto. 

Cos’è un team di progetto?

Un team di progetto è un gruppo di persone che collaborano per completare un progetto. Di solito, i team di progetto sono interfunzionali, il che significa che sono composti da persone di diversi gruppi o reparti all'interno dell'organizzazione, che lavorano per un obiettivo comune. I team di progetto sono responsabili del completamento di un progetto in base al programma del progetto e agli obiettivi generali del progetto.

In genere, un team di progetto è composto da un project manager, che supervisiona e gestisce il team, e dai singoli membri del team che completano le attività specifiche del progetto. I membri del team di progetto possono essere interni (come i dipendenti a tempo pieno) o esterni (come i liberi professionisti). Un team di progetto può anche essere composto da altri stakeholder, tra cui persone che non gestiscono il progetto giorno per giorno né svolgono attività del progetto, ma che hanno comunque un interesse nel successo del progetto e vari gradi di capacità decisionale. 

Quali sono i ruoli comuni in un team di progetto?

Non esiste un team di progetto che fornisca una soluzione uguale per tutti. I team di progetto della tua organizzazione saranno probabilmente diversi per ogni progetto, a seconda di fattori come le dimensioni e gli obiettivi del progetto. Indipendentemente dall'obiettivo finale, avere un team con il giusto mix di competenze è fondamentale per il successo del progetto. 

Ecco i ruoli più comuni che compongono un team di progetto: 

1. Il project manager 

Il project manager, noto anche come capo progetto, è in genere responsabile del coordinamento, della supervisione e della gestione del progetto e dei membri del team. I project manager sono responsabili di garantire che il progetto si svolga senza intoppi, dalla riunione di avvio al post-mortem del progetto.

I project manager supervisionano il progetto e guidano il team definendo le aspettative, assegnando le attività e coordinando il lavoro. Svolgono il ruolo di mentori, guidando i singoli collaboratori e facilitando la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team del progetto. 

Le principali responsabilità del project manager includono:

• Lavorare con la direzione per sviluppare un piano di progetto e delineare gli obiettivi del progetto.

• Assegnare le risorse del progetto e sviluppare un piano di gestione delle risorse.

• Determinare l'ambito del progetto e mantenerlo entro i limiti definiti nel piano di gestione dell'ambito. 

• Comunicare e gestire i membri del team di progetto.

• Assegnare le attività del progetto e delegare il lavoro ai singoli membri del team. 

• Mantenere il progetto nei tempi previsti e sviluppare soluzioni quando le priorità cambiano o sorgono ostacoli.  

• Monitorare i KPI del progetto e intervenire in modo proattivo se il progetto non è sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi.

• Coordinare la comunicazione tra i membri del team e risolvere eventuali conflitti tra i team.

• Definire le aspettative e comunicare gli aggiornamenti agli stakeholder attraverso la gestione degli stakeholder.

Supponiamo che la tua agenzia di marketing stia riprogettando un sito web. Per questo progetto, il project manager sarebbe responsabile di determinare il tempo e le risorse necessarie per completare il progetto; supervisionare le operazioni quotidiane della riprogettazione, incluso fornire feedback e mantenere il progetto nei tempi previsti; e gestire i singoli membri del team del progetto. 

2. I membri del team che lavorano al progetto

Un membro del team di progetto è una persona incaricata di produrre il lavoro che contribuisce al completamento del progetto. In genere, i membri del team di progetto sono singoli collaboratori che hanno competenze specialistiche e specifiche che apportano al team e al progetto. Possono essere dipendenti a tempo pieno o part-time che lavorano internamente o come appaltatori esterni. 

Puoi pensare ai project manager come ai supervisori del progetto e ai membri del team come agli esecutori del progetto. Ricorda che i team di progetto sono in genere interfunzionali, quindi i membri del team di progetto spesso fanno parte di diversi reparti dell'organizzazione. Questi team a compartimenti stagni hanno bisogno di una tecnologia efficace per lavorare in modo interfunzionale (e produrre risultati di grande impatto), come una piattaforma di gestione del lavoro con integrazioni di strumenti. 

Le principali responsabilità dei membri del team di progetto includono:

• Produrre risultati finali e lavoro individuale che contribuisca agli obiettivi generali e al successo del progetto.

• Fornire conoscenze e feedback in base alle proprie aree di competenza.

• Collaborare con altri membri del team al lavoro del progetto.

• Completare il lavoro individuale in tempo e in base alla priorità. 

Continuiamo con il nostro esempio di riprogettazione del sito web. Per questo progetto, i membri del team potrebbero includere singoli collaboratori di reparti come design, copywriting e sviluppo. Le loro attività e i loro risultati finali potrebbero includere lo sviluppo di una nuova tavolozza di colori o di uno schema tipografico per il sito, la creazione di nuovi design per la home page, il wireframing del sito web, la creazione di nuovi testi e la codifica del sito web finale. 

3. Lo sponsor del progetto 

Uno sponsor di progetto, a volte noto come sponsor esecutivo, è la persona responsabile del successo generale del progetto. Lo sponsor del progetto è in genere un dirigente aziendale o un membro dell'alta dirigenza. Funge da promotore del progetto, aiutando ad allocare le risorse, sostenendo il progetto e assicurandone il consenso. 

Nella gerarchia del team di progetto, lo sponsor del progetto si trova al di sopra del project manager, fungendo da guida e intermediario tra il project manager e l'alta dirigenza. Mentre il project manager è coinvolto nelle operazioni quotidiane di un progetto, lo sponsor può essere coinvolto nel progetto per feedback o aggiornamenti di stato su base giornaliera, settimanale, mensile o trimestrale. 

Le principali responsabilità dello sponsor del progetto includono:

• Sostenere il progetto durante la fase di pianificazione iniziale, per ottenere il consenso e garantire i finanziamenti. 

• Allineare il progetto agli obiettivi strategici dell’azienda e dimostrare agli stakeholder come il successo del progetto fornirà valore all’azienda. 

• Nominare un project manager per guidare il progetto e fungere da mentore per il project manager durante tutto il ciclo di vita del progetto.

• Fornire indicazioni o approvazioni su decisioni di alto livello. 

• Agire come tramite tra il project manager e i membri del team di leadership senior. 

• Tenere informati i dirigenti di livello senior sull'avanzamento del progetto e sugli aggiornamenti necessari sullo stato o sui risultati finali.

• Concludere il progetto, valutando le prestazioni e assicurando una consegna di successo. 

Per concludere il nostro esempio, lo sponsor del progetto per la riprogettazione del sito web sarebbe un dirigente dell'agenzia di marketing, come un direttore creativo senior. Potrebbe essere stato il promotore del progetto e aver guidato la riprogettazione del sito web dell'agenzia. Una volta avviato il progetto di riprogettazione, il suo ruolo principale sarebbe quello di fare da mentore al project manager e mantenere l'alta dirigenza aggiornata sui progressi della riprogettazione del sito web. 

Bonus: ruoli aggiuntivi nel progetto

Un team di progetto di base è quasi sempre composto da un project manager, singoli membri del team e uno sponsor del progetto. Ma i progetti possono variare molto in termini di dimensioni e ambito, e questo significa che i project manager dovranno adattare il proprio team per soddisfare le esigenze del progetto. 

Di seguito elenchiamo alcuni ruoli che un team di progetto può includere o meno, a seconda delle dimensioni e degli obiettivi del progetto.

• Analisti aziendali: un analista aziendale è una persona il cui ruolo principale è garantire che le operazioni dell'azienda funzionino in modo efficiente e trovare aree di miglioramento. In un team di progetto, un analista aziendale aiuta a definire gli obiettivi del progetto e a garantire che il progetto fornisca valore all’azienda.  

• Team leader di progetto: per i progetti di piccole dimensioni, è sufficiente che un project manager supervisioni i membri del team del progetto. Nei progetti più grandi, tuttavia, i singoli collaboratori del team potrebbero essere strutturati in mini-team, rendendo difficile per un project manager fornire supervisione. I team leader sono persone che lavorano direttamente sotto il project manager e supervisionano il lavoro di specifici individui o mini-team all'interno della gerarchia del team di progetto. In genere, i team leader fungono da collegamento tra il project manager e i singoli membri del team. 

• Comitato direttivo del progetto: un comitato direttivo è un gruppo di persone, in genere manager senior o dirigenti di alto livello, che “guidano” il progetto fornendo indicazioni e supporto durante tutto il ciclo di vita del progetto. Non tutti i progetti hanno bisogno di un comitato direttivo, ma può essere utile per i progetti che coinvolgono molti stakeholder.

• Esperti in materia: gli esperti in materia, o SME, sono individui con conoscenze specialistiche in un campo o area di competenza specifici. Gli SME in genere collaborano con i project manager, i membri del team e gli stakeholder per fornire pareri o consigli di esperti su domande o processi relativi alla loro area di conoscenza. A seconda del loro ruolo all'interno del progetto, possono anche aiutare a sviluppare procedure, definire processi di formazione, aiutare a garantire il consenso e fornire raccomandazioni sul progetto.

• Altri stakeholder: uno stakeholder del progetto è chiunque abbia un interesse nel progetto o possa esserne influenzato. Sebbene questo in genere includa dirigenti di alto livello, possono anche essere colleghi o team interfunzionali che non lavorano direttamente al progetto, ma che sarebbero influenzati dal risultato del progetto. Gli stakeholder possono anche essere esterni, come clienti, investitori o persino azionisti. 

Tre motivi per cui la tua azienda ha bisogno di team di progetto

Ora che sai cos’è un team di progetto, potresti chiederti perché la tua organizzazione ne ha bisogno. I team di progetto possono aiutare le aziende di tutte le dimensioni a collaborare e creare, ma sono particolarmente utili per le grandi organizzazioni aziendali in cui le dimensioni del team e i colli di bottiglia della comunicazione a compartimenti stagni possono fungere da ostacoli alla collaborazione. 

I team di progetto aiutano le grandi organizzazioni a:

1. Facilitano la collaborazione interfunzionale 

È semplice buon senso: più grande è l’organizzazione, più team e membri del team ci sono. E questo può creare colli di bottiglia. Pensala in questo modo: i team a compartimenti stagni spesso hanno il loro “linguaggio”, hanno stabilito processi e strumenti, parlano in un modo specifico per il team, archiviano i loro file e svolgono il loro lavoro in determinati luoghi. Questo funziona quando i team rimangono in silos, ma se si aggiunge un po’ di collaborazione interfunzionale, ad esempio chiedendo ai membri dei team di marketing, vendite e progettazione di lavorare insieme, probabilmente si incontreranno diversi ostacoli.

Ecco perché la collaborazione interfunzionale è così importante. I team di progetto aiutano a semplificare la comunicazione e il lavoro complesso, definendo responsabilità chiare e allineando tutti i membri del team sugli stessi obiettivi strategici.  

2. Aumento dell’efficienza organizzativa

Man mano che le organizzazioni crescono, diventa sempre più difficile semplificare e produrre lavoro interfunzionale. Collegando i membri del team e riducendo i compartimenti stagni, i team di progetto massimizzano l’efficienza e riducono le ridondanze che possono costare tempo e denaro. Inoltre, i progetti di successo gestiti dai team di progetto possono fornire approfondimenti su come semplificare i processi e i flussi di lavoro, il che può portare a una maggiore efficienza aziendale a lungo termine. 

3. Promuovere il lavoro di grande impatto

Quando i membri del team hanno ruoli chiaramente definiti e sono allineati sui risultati strategici, sono in grado di concentrarsi sulla creazione di un lavoro importante. Riducendo l’attrito causato dai team in silos, i team di progetto consentono a tutti i membri della tua organizzazione di lavorare al massimo delle loro potenzialità, portando a un’impresa collaborativa e competitiva. 

Sette modi per consentire ai team di progetto di svolgere un lavoro di grande impatto 

Quando si tratta di gestire con successo un team di progetto, comprendere i ruoli e le responsabilità è importante, ma non basta. I migliori team di progetto sono collaborativi, creativi e in grado di comunicare in modo efficace. 

Ecco come creare un ottimo team di progetto e, così facendo, prepararlo a svolgere un lavoro di grande impatto e fondamentale per l’azienda. 

1. Capire come scegliere i membri giusti del team 

Il primo passo nella creazione di un team di progetto è scegliere i membri giusti. Il mix di competenze necessarie dipenderà dallo scopo e dagli obiettivi del progetto. Ad esempio, se la tua azienda sta creando un sito web per un cliente, i project manager vorranno coinvolgere un mix di membri del team creativi e tecnici, nonché dipendenti a contatto con il cliente, come i responsabili degli account. Se invece la tua organizzazione sta rivedendo il processo di onboarding, il team di progetto potrebbe essere composto da membri con ruoli più amministrativi e incentrati sull’azienda, come risorse umane, analisi aziendale e gestione del personale. 

Oltre alle competenze specializzate, è importante che i project manager pensino anche alle competenze trasversali che vorranno portare nel team, come adattabilità, comunicazione, pensiero critico e capacità motivazionali. Trovare membri del team con competenze e stili diversi che si completano a vicenda è fondamentale, poiché consentirà di creare un team dinamico che darà vita al progetto.  

2. Aiuta a definire chiaramente il piano del progetto e a coordinarsi

La chiarezza è fondamentale per il successo di un progetto. Prima di iniziare, è importante definire chiaramente gli obiettivi del progetto e le metriche di successo. In questo modo, il team di progetto sarà sulla stessa lunghezza d’onda. 

Ecco alcuni aspetti da chiarire all'inizio del progetto, per garantire che il team di progetto sia pronto per il successo:

• Gli obiettivi del progetto, o il risultato che si desidera ottenere con il progetto. Per esempio, l'obiettivo principale del progetto potrebbe essere il lancio di un blog aziendale. 

• Gli obiettivi del progetto, o i passaggi che il team del progetto intraprenderà per raggiungere gli obiettivi generali del progetto. Per continuare con il nostro esempio del blog aziendale, gli obiettivi del progetto potrebbero includere lo sviluppo di un calendario editoriale, la scelta di un sistema di gestione dei contenuti e la progettazione e lo sviluppo del blog. 

• La cronologia del progetto, che include l'intervallo di tempo generale in cui il team di progetto lavorerà e completerà il progetto. 

• L'ambito del progetto, che delinea il lavoro totale necessario per completare il progetto e include le risorse e i risultati finali.  

• Il budget del progetto, ovvero la panoramica di quanto dovrebbe costare il progetto e come allocare la spesa.

Questo dovrebbe essere un processo collaborativo: coinvolgere il team del progetto in anticipo per parlare di ciò che sembra fattibile, di quali risorse sono necessarie e di come si presenta il successo del progetto, assicura che l'intero team sia allineato. In questo modo, tutto il team può iniziare a lavorare sentendosi sicuro e fiducioso, e questo è qualcosa di cui ogni progetto ha bisogno.  

3. Definisci ruoli e responsabilità chiari per il team  

Una volta che hai contribuito a definire un piano per il progetto e a definire gli obiettivi, è il momento di definire chiaramente i ruoli e le responsabilità del team. Come per la definizione degli obiettivi del progetto, anche la determinazione delle responsabilità del team aiuta a portare chiarezza al progetto, in modo che ogni membro del team sappia esattamente di cosa è responsabile e per quando. Ciò può ridurre i potenziali problemi di comunicazione e la duplicazione del lavoro, incoraggiando al contempo la collaborazione del team. 

Per esempio, supponiamo che il progetto preveda attività di progettazione e che ci siano due grafici nel team di progetto. Il project manager dovrà determinare come suddividere le attività di progettazione, nonché assegnare le responsabilità di revisione e approvazione agli altri membri del team. Per i progetti più grandi in cui le responsabilità sembrano particolarmente confuse, la creazione di un grafico RACI può aiutare a definire e allineare le responsabilità del team.  

4. Incoraggiare la comunicazione aperta 

I team di progetto sono costituiti da relazioni e, come in ogni buona relazione, la comunicazione è fondamentale. Ecco alcuni suggerimenti su come creare una cultura della comunicazione aperta in un team di progetto.

• Sii trasparente nella comunicazione. I project manager definiscono il tono della comunicazione del loro team. Possono aiutare a facilitare una comunicazione aperta e trasparente nel loro team dando l’esempio. Ciò significa essere onesti con il team se hanno bisogno di modificare il progetto o le responsabilità, guidando con empatia e fidandosi del team per svolgere le attività senza ricorrere al micromanaging. Ciò contribuirà a creare un ambiente di team aperto e basato sulla fiducia, che si tradurrà nel modo in cui i membri del team comunicano tra loro.

• Utilizza gli strumenti di comunicazione in modo coerente. Gli strumenti di comunicazione, come Slack, Zoom o Gmail, sono alla base della comunicazione sul luogo di lavoro. Per essere davvero efficaci, tuttavia, i team devono fare di più che usare uno strumento di comunicazione: devono usarlo in modo coerente e seguire le stesse linee guida di comunicazione in tutto il team. Per impostare queste linee guida, i project manager possono collaborare con il proprio team per creare un piano di comunicazione e determinare le best practice per la comunicazione del team all'inizio del progetto. Per cosa dovrebbe essere usato il video? Quando è preferibile inviare messaggi Slack rapidi e una tantum? Impostando e seguendo queste linee guida, i team di progetto possono collaborare in modo più efficiente. E questo significa lavorare meglio e più velocemente.  

• Incoraggia la comunicazione dal basso verso l’alto. La comunicazione dal basso verso l'alto aiuta a promuovere un ambiente inclusivo e aperto, incoraggiando i membri del team che si trovano "in fondo" alla gerarchia, come i nuovi membri del team o i singoli collaboratori, a parlare e condividere i loro pensieri e idee. Per contribuire a creare uno spazio in cui i membri del team si sentano a proprio agio nel parlare, i project manager dovrebbero chiedere a diversi membri del team le loro opinioni e ringraziarli per la condivisione. 

• Gestire efficacemente i conflitti nel team. I conflitti nel team possono sembrare opprimenti, soprattutto se i project manager sono relativamente nuovi o non hanno mai affrontato molti conflitti tra team prima d’ora. Ma affrontare i conflitti non deve essere spaventoso: con le giuste strategie di risoluzione dei conflitti, i project manager possono risolvere i conflitti e incoraggiare il team ad apprendere e crescere. Possono iniziare tenendo conversazioni 1:1 con i membri del team coinvolti per arrivare alla radice del conflitto e praticare l’ascolto attivo. Una volta determinata la causa del conflitto, possono passare a una soluzione reciprocamente vantaggiosa. 

• Non temere il feedback. Il modo in cui i project manager guidano il team influisce sul modo in cui questo comunica e collabora. Essere aperti al feedback, che sia in riunioni individuali, attraverso sondaggi anonimi o in riunioni di team, segnala al team di progetto che si trova in un ambiente accogliente e lo incoraggia a fornire feedback anche ai membri del team.  

5. Assicurati che il duro lavoro del team venga riconosciuto 

I dipendenti che ricevono feedback coerenti sono più coinvolti e hanno maggiori probabilità di prosperare sul luogo di lavoro. Per garantire che i singoli membri del team si sentano apprezzati, assicurati che i project manager riconoscano il duro lavoro e i risultati del team con un feedback positivo. 

È apprezzabile che i project manager facciano semplicemente sapere ai membri del team che stanno facendo un buon lavoro, ma ci sono molti modi per riconoscere i risultati e far sentire il team apprezzato. Di seguito elenchiamo alcuni suggerimenti su come i project manager possono mostrare riconoscenza al proprio team.

• Inviare un'email o una nota che evidenzi i modi specifici in cui hanno contribuito al successo del progetto.

• Menzionare uno dei loro risultati o contributi in un canale Slack del team. 

• Condividere il feedback positivo del cliente su di loro o sul loro lavoro.

• Portali a pranzo o invia loro un piccolo regalo di ringraziamento, come il loro gelato preferito.

• Implementa un momento per condividere le vittorie settimanali durante le riunioni di progetto e chiama i dipendenti che si sono distinti quella settimana. 

• Festeggia con tutto il team con una gita di gruppo o sorprese. 

• Riconosci e festeggia il completamento dei traguardi del progetto.  

• Offri bonus specifici per il progetto o ricompense monetarie per metriche di prestazione specifiche. 

• Dai visibilità al team mettendo in evidenza il suo lavoro durante le riunioni aziendali o forum pubblici simili.

6. Aiuta il team a crescere con feedback costruttivi

La critica costruttiva è importante quanto il riconoscimento positivo. I due hanno scopi diversi: mentre il feedback positivo aumenta il morale dei dipendenti e fa sentire i membri del team apprezzati, le critiche costruttive aiutano i dipendenti a imparare e a crescere nel loro ruolo.

Ascoltare critiche costruttive può essere difficile, quindi assicurati che tutti i membri del tuo team siano diretti, specifici e attuabili quando le esprimono. Un buon feedback costruttivo fornisce al destinatario esempi specifici di come migliorare in futuro. Dovrebbe anche essere una conversazione: dai ai membri del team il tempo di porre domande e chiarire. Se puoi, empatizza con il dipendente, ad esempio fornendo un esempio di un momento in cui hai ricevuto un feedback simile e di come ti ha aiutato a migliorare. 

7. Incoraggia il team a sfruttare il successo del progetto e a imparare dalle battute d’arresto 

Il fatto che il progetto sia stato completato non significa che il lavoro sia finito. Incoraggia i tuoi collaboratori a tenere una riunione post-mortem per discutere di cosa è andato bene nel progetto e determinare cosa sarebbe potuto andare meglio. 

I post-mortem sono ottimi per imparare a gestire un progetto in modo più efficace, ad esempio per mitigare meglio i rischi o pianificare in modo proattivo gli ostacoli del progetto. Ma possono anche essere strumenti per raccogliere feedback dal team su come si sono sentiti durante il progetto dal punto di vista del team building. Incoraggia il team a fornire un feedback sincero su ciò che avrebbe potuto contribuire al successo del team. 

Team di progetto efficaci creano progetti di successo

I team di progetto gettano le basi per il successo del progetto. Facilitando la comunicazione interfunzionale, riducendo i compartimenti stagni e allineando i membri del team sui risultati del progetto, i team di progetto di successo facilitano il lavoro creativo, collaborativo e di grande impatto.