Come fornire un feedback efficace su un progetto in sette passaggi

Quando non hai esperienza nel fornire feedback sui progetti, può sembrare un’attività incredibilmente scoraggiante. Tuttavia, come ogni abilità, dare un feedback efficace può essere migliorato e perfezionato nel tempo. 

Il feedback sul progetto è una conversazione sulle prestazioni di un membro del team che dovrebbe portare a un chiaro passo successivo verso il suo miglioramento. Questo tipo di feedback è in genere condiviso da un project manager, che può essere o meno il responsabile diretto dei membri del team. Concentrandoti su dettagli specifici del progetto, piuttosto che su feedback a livello di carriera su larga scala, puoi creare fiducia tra te e il tuo team di progetto. Se fatto bene, il feedback di progetto può essere determinante per migliorare i risultati finali e accelerare la crescita professionale del tuo team.  

I sette passaggi seguenti offrono alcuni esempi efficaci di feedback di progetto per aiutarti a definire il processo di feedback e preparare il tuo team al successo. 

1. Scegli il momento giusto

Il tempismo è un aspetto fondamentale quando si fornisce un feedback sul progetto. Per farlo nel modo giusto, chiedi ai membri del team quando preferiscono ricevere un feedback. Preferiscono riceverlo immediatamente? Preferiscono incontrarsi alla fine della settimana per discutere dei progetti in corso? 

Quando dai un feedback, immagina di condurre un brainstorming. Incoraggia il tuo team a proporre idee e a condividere i propri pensieri durante la sessione di feedback. Una sessione di feedback sul progetto ben programmata e pianificata può generare nuove idee che fanno avanzare il progetto.  

Cerca di trovare un sano equilibrio tra feedback faccia a faccia e comunicazione asincrona o offline. Potresti pensare che il feedback faccia a faccia sia sempre migliore, ma alcuni membri del team preferiscono prima leggerlo per iscritto e poi discuterne. Chiedi ai membri del team se hanno una preferenza e come puoi creare un'esperienza di feedback positiva per loro. Questo è particolarmente importante nell'era del lavoro da remoto, in cui potresti non vedere i membri del team di persona ogni giorno.

2. Usa il tipo corretto di feedback

Sapere che tipo di feedback dare è metà della battaglia del processo di feedback. Scenari diversi richiedono tipi di feedback diversi e, in qualità di team leader, devi riconoscere quale tipo è più appropriato per la situazione. 

Non tutti i tipi di feedback sono pertinenti o addirittura appropriati. Se sei a capo di un team di progetto ma non gestisci effettivamente le persone con cui lavori, potresti voler evitare alcuni tipi di feedback più pesanti, come le valutazioni delle prestazioni. D'altra parte, se sei contemporaneamente il responsabile del progetto e il team leader, sta a te decidere se vuoi raggruppare il feedback sul progetto, professionale e sulle prestazioni, o separarli in diverse sessioni di feedback. 

I sei tipi di feedback

• Feedback formale: questo tipo di feedback è appropriato per le riunioni pianificate che hai specificamente designato per il feedback, come le revisioni trimestrali. Entrambe le parti dovrebbero conoscere gli argomenti della conversazione e arrivare preparate con pensieri e domande. 

• Feedback informale: il feedback informale può variare dall’offrire complimenti per un lavoro ben fatto all’apportare una rapida modifica a un progetto. Questo tipo di feedback di progetto è più complicato perché può essere spontaneo, quindi considera il contesto prima di dare un feedback informale. 

• Feedback positivo: il feedback positivo è fondamentale quanto quello costruttivo. Assicurati di elogiare i membri del team per il loro ottimo lavoro. In questo modo, ricorderai al tuo team che noti sia gli aspetti positivi che quelli negativi. 

• Feedback di incoraggiamento: simile al feedback positivo, puoi utilizzare il feedback di incoraggiamento per dare una spinta al membro del tuo team. Stanno lavorando a un progetto difficile o sembrano un po’ esausti? Ricorda loro quanto sono importanti e apprezzati. Farà molto. 

• Feedback lungimirante: il feedback lungimirante si concentra sulle soluzioni future piuttosto che sulle correzioni passate. Questo tipo di feedback è più un approccio proattivo per il miglioramento basato su osservazioni passate. Per esempio, se un membro del team ha difficoltà a gestire il tempo, potresti consigliargli uno strumento di organizzazione del calendario piuttosto che soffermarti su un progetto in ritardo. 

• Feedback costruttivo: la critica costruttiva è il miglior tipo di feedback per aiutare i membri del team a crescere. Offrire critiche costruttive implica analizzare un progetto, identificare un'opportunità di miglioramento e fornire una raccomandazione dettagliata su come migliorare.

3. Sii diretto

Essere diretti non significa essere duri. Piuttosto, dimostra che ti impegni ad aiutare i membri del tuo team a crescere. 

Cerca di evitare il feedback sandwich. Questo è un approccio in cui si “inserisce” la critica costruttiva tra due elogi. Sii invece diretto con il tuo feedback. Ciò contribuirà a promuovere una sana collaborazione all'interno del team. Essere diretti non significa essere brutalmente onesti. Includi sempre esempi e condividi il tuo feedback in prima persona. Questo ti aiuta a concentrarti su dettagli specifici e su come li hai percepiti, in modo che tu e il membro del tuo team possiate concentrarvi sull'identificazione e l'implementazione di soluzioni al feedback.

4. Fornisci consigli specifici per migliorare

Il miglior tipo di feedback sul progetto è quello che può essere messo in pratica, ovvero quando dai al membro del team una raccomandazione applicabile ai progetti futuri. Dare consigli è ciò che rende la critica costruttiva, piuttosto che distruttiva.

Il "perché" nel feedback di progetto è fondamentale. Supponiamo che tu stia dando un’occhiata a un’email che un membro del team sta per inviare e consigli di modificare il linguaggio. In questo caso, assicurati di spiegare il motivo per cui strutturi le email in un certo modo o perché eviti determinate parole. 

5. Incoraggia il feedback verso l’alto

Per i membri del team, una sessione di feedback dovrebbe terminare con una comprensione approfondita di come possono migliorare. Pertanto, in qualità di project manager, dovresti sempre dare spazio alle domande dopo aver fornito il feedback. 

Dovresti anche valutare il feedback positivo sulle responsabilità del project manager, come la tempestività e la chiarezza. Ricorda che il feedback è bidirezionale e dovresti sempre incoraggiare il tuo team a fornire feedback al top management. Quando ricevi feedback come project manager, non aver paura di porre domande come:

• Il mio feedback è stato utile?

• C’è qualcos’altro che posso fare per te in futuro?

• C’è un modo specifico in cui preferisci ricevere feedback?

Consulta regolarmente i membri del team per vedere se puoi migliorare il modo in cui fornisci feedback.

6. Effettua un follow-up con un riepilogo

Dopo le riunioni formali di feedback e le valutazioni delle prestazioni, dovresti sempre effettuare un follow-up con un riepilogo dei punti principali.  Un riepilogo aiuterà sia te che il membro del team a elaborare meglio le informazioni. Un esempio di follow-up potrebbe essere simile a questo: 

“Ciao ____,

ti ringrazio per aver trovato il tempo di parlare con me oggi della tua performance. Per fare un rapido riepilogo dei punti principali, abbiamo discusso: 

• Punto A

• Punto B

• Punto C

• Punto D

Se qualcosa non è chiaro, non esiti a contattarmi. E, come sempre, non esiti a contattarmi in caso di domande o feedback. 

Grazie per l’impegno. 

Ti auguro una buona giornata!" 

Un'email come questa conferma che entrambe le parti sono sulla stessa lunghezza d'onda e che tutti i feedback sono stati compresi. 

7. Incoraggia il feedback continuo

Una volta padroneggiata l’arte di dare un feedback efficace, non sembrerà più un “feedback”, ma una collaborazione continua tra te e il tuo team. 

Ogni volta che incontri i singoli membri del team, fai domande su cosa stanno facendo o se ci sono progetti particolarmente impegnativi. Questi tipi di domande ti diranno se i membri del team sono sovraccarichi di lavoro o potrebbero beneficiare di una maggiore formazione interna. Porre queste semplici domande ti darà enormi approfondimenti sulla felicità e la produttività del tuo team. 

Seguendo questi passaggi, inizierai a vedere il feedback sui progetti integrato nel tuo processo quotidiano.

Strategie di feedback efficaci e inefficaci

I project manager utilizzano una serie di tecniche e iniziative quando forniscono feedback sui progetti ai loro team.

Framework "Fai, prova e considera"

Il framework "Fai, Prova e Considera" suddivide il feedback sul progetto in tre diverse categorie, ognuna destinata a suscitare risposte diverse dai membri del team di progetto. 

• Feedback “Fai”: questo tipo di feedback è obbligatorio e verrà utilizzato per i progetti che hanno implicazioni più ampie per l’organizzazione. Di conseguenza, somministra il feedback "Da fare" con parsimonia e solo quando l'impatto del progetto va oltre il tuo team o ha effetti irreversibili. 

• Feedback "Prova": suggerisce un possibile passo successivo per un progetto ma lascia il processo decisionale al team. Gli esempi includono l’esplorazione dei potenziali aspetti negativi di un progetto o l’approfondimento della ricerca. Usa questa strategia quando pensi che il risultato finale sia buono, ma potrebbe essere più forte o più raffinato. 

• Feedback “Considera”: il più potente dei tre, il feedback “Considera” chiede semplicemente al tuo team di riflettere su modi alternativi di pensare. Spetta al team decidere se prendere a cuore o meno il tuo suggerimento. 

Modello di feedback McKinsey

La società di consulenza gestionale McKinsey & Company ha progettato questo modello di feedback per aggiungere struttura al feedback del progetto, in modo che possa fluire facilmente sia verso l'alto che verso il basso. Il modello McKinsey afferma che il feedback dovrebbe essere:

• Specifico 

• basato sui fatti

• meno personali 

• inconfutabile 

• Da implementare 

Utilizzando le caratteristiche di cui sopra, dovresti strutturare il tuo feedback nel modo seguente: 

"Quando hai fatto [X], mi sono sentito [Y]. In futuro, ti consiglio di fare [Z]." 

Combinando un’azione specifica con una sensazione risultante e una reazione suggerita, sei in grado di incorporare tutti gli elementi di cui sopra. Sebbene questo linguaggio si applichi principalmente alla risoluzione dei conflitti, puoi modificarlo in base alle tue esigenze specifiche di feedback.

Feedback SMART

Probabilmente hai già sentito parlare degli obiettivi SMART, ma sapevi che puoi applicare questi principi anche al feedback sui progetti? Per rinfrescarci la memoria, l'acronimo sta per: 

• Specific (specifico)

• Measurable (misurabile) 

• Achievable (Raggiungibile) 

• Realistic (realistici)  

• Time-bound (Con scadenza)

Tutti questi attributi si riferiscono a feedback costruttivi, in quanto dovrebbero essere specifici per il progetto, misurabili, raggiungibili, realistici e con scadenza. 

La prossima volta che dai un feedback sul progetto, ripeti prima l’acronimo SMART nella tua testa per assicurarti di spuntare tutte le caselle. Se qualcosa non va, potrebbe essere necessario modificare la strategia di feedback. 

Il metodo COIN

COIN è l’acronimo di Context (contesto), Observation (osservazione), Impact (impatto) e Next steps (passaggi successivi). Il modello è utile per strutturare le sessioni di feedback in modo che siano meno conflittuali e più costruttive. Il processo si articola in quattro passaggi: 

1. Contesto: il passaggio "contesto" ti consente di impostare la scena e spiegare il motivo della conversazione. In questa fase, sottolinea l'obiettivo finale del progetto in modo che si capisca perché il feedback è importante. 

2. Osservazione: poi, comunica al membro del team cosa hai osservato nel suo lavoro. Puoi dare sia feedback positivi che critiche costruttive, ma assicurati di essere sempre diretto. 

3. Impatto: la fase "impatto" approfondisce il valore del feedback. Spiega in che modo i tuoi suggerimenti aiuteranno ad avvicinare il progetto all'obiettivo dichiarato. 

4. Prossimi passi: forse la fase più importante, quella dei "prossimi passi", dovrebbe delineare alcuni modi attuabili per il miglioramento del membro del team. Cerca di essere il più specifico possibile, ad esempio incoraggiando la collaborazione con un altro team o consigliando un nuovo strumento da provare. 

Vantaggi del feedback nella gestione dei progetti

Il feedback sul progetto è importante perché accelera i processi, aiuta i membri del team a crescere, porta a risultati più solidi e può aiutare a creare fiducia tra i team. 

L'implementazione di un ciclo di feedback regolare nelle operazioni quotidiane garantisce una maggiore produttività e risultati più nitidi. Continua a leggere per scoprire i vantaggi di un ciclo di feedback per il tuo team. 

Risparmio di tempo a lungo termine

Se il feedback sul progetto è incluso nella tua attività quotidiana, non dovrai preoccuparti che i progetti vadano fuori strada a causa delle revisioni. Includere il feedback durante tutto il ciclo di vita del progetto aiuterà a limitare le sviste e a mantenere i flussi di lavoro senza intoppi. Controllando costantemente la qualità, eviterai battute d'arresto dovute a revisioni importanti.

Migliora la cultura del team

La comunicazione e la collaborazione sono al centro di un buon feedback sul progetto. Se il tuo team si scambia regolarmente feedback, noterai una cultura più affiatata all'interno del team e dell'ambiente di lavoro. E un ulteriore vantaggio? I membri del team avranno approfondimenti sui progetti degli altri, il che li aiuterà a generare nuove idee per il loro lavoro individuale. 

Crea un prodotto finale migliore

Quando si tratta di creare un prodotto di successo, più menti ci sono, meglio è. Il feedback sul progetto consente più brainstorming e collaborazione nel processo di creazione, che a sua volta porterà sempre a un risultato finale solido.  

Alimenta la crescita professionale

Fornire un feedback positivo e costruttivo può fare miracoli per i membri junior del team che cercano di affinare le proprie competenze e raggiungere diversi traguardi nella loro carriera. Se fatto bene, il feedback sul progetto dovrebbe insegnare al destinatario qualcosa di più ampio su come si presenta il successo nel team. Questa conoscenza è fondamentale per stimolare la crescita professionale. 

Porta a una comunicazione più chiara

In qualità di team leader, sei tu a stabilire le modalità di comunicazione all'interno del tuo team. Se fornisci regolarmente feedback chiari e onesti, noterai che questo si ripercuoterà sulla comunicazione quotidiana del tuo team sul luogo di lavoro. 

La comunicazione è parte integrante di qualsiasi cultura aziendale, quindi è fondamentale che tu dia l'esempio di una comunicazione chiara attraverso il tuo feedback. 

Migliora le prestazioni con il feedback sul progetto

Un feedback regolare è fondamentale quando si tratta di produrre risultati significativi. Non solo garantisce la qualità dei risultati finali, ma consente anche una collaborazione costante e la condivisione di approfondimenti. L'implementazione del feedback nel ciclo di vita del progetto farà miracoli nel processo e nella crescita professionale del tuo team.

Non è mai troppo tardi per implementare un ciclo di feedback nelle tue operazioni quotidiane. Se fornire feedback regolari sui progetti è un nuovo passo per il tuo team, uno strumento di gestione del lavoro come Asana può aiutarti a creare un piano d’azione e a far decollare la tua strategia di feedback.